Аудит учета труда и заработной платы

     Гарантии  – это средства, способы и условия, с помощью которых обеспечивается осуществление предоставленных  работникам прав в области социально-трудовых отношений.

     Компенсации – это денежные выплаты, установленные  в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими  трудовых или иных обязанностей, предусмотренных  ТК РФ и другими федеральными законами.

     Помимо  общих гарантий и компенсаций, предусмотренных  ТК РФ (гарантии при приеме на работу, переводе на другую работу, по оплате труда  и др.), работникам предоставляются  гарантии и компенсации в следующих  случаях:

• при направлении в служебные командировки – работнику гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой;
• при переезде на работу в другую местность – работодатель обязан возместить работнику расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества, расходы по обустройству на новом месте жительства;
• при исполнении государственных или общественных обязанностей – государственный орган или общественное объединение, которые привлекли работника к исполнению этих обязанностей, выплачивают работнику за время исполнения обязанностей компенсацию в размере, определенном ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ;
• при совмещении работы с обучением – работодатель предоставляет дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка;
• при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска – с сохранением места работы и среднего заработка;
• в некоторых случаях прекращения трудового договора – в связи с ликвидацией организации либо сокращением численности или штата работников организации увольняемому работнику выплачивается выходное пособие в размере среднемесячного заработка, а также за ним сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше дух месяцев со дня увольнения (за вычетом выходного пособия); на время проведения медицинского обследования за работником, обязанными согласно ТК РФ проходить такое обследование, сохраняется средний заработок по месту работы; при временной нетрудоспособности работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности, их размеры устанавливаются ФЗ.

     Виды, объемы и условия предоставления работникам гарантий и компенсаций  в указанных случаях определяются федеральными законами.

     Аналогичным образом рассчитывается заработок  работника, принятого на работу в  режиме неполного рабочего дня.

     Ненормированное рабочее время - рабочее время, устанавливаемое  для отдельных работников, труд которых  не может быть четко учтен по времени, а оценивается только по результатам  работы. Применяется в основном в  сочетании с комиссионной системой оплаты труда, т.е. оплатой труда  по конечному результату.

     Гибкий (скользящий) режим рабочего времени - режим, при котором отдельные  работники с согласия администрации  могут регулировать продолжительность  своего рабочего времени как в  сторону увеличения, так и в  сторону уменьшения.

     Трудовым  законодательством Российской Федерации  предусматриваются три основных вида учета рабочего времени: поденный, недельный, суммированный.

     При поденном учете рабочего времени  учитывается количество отработанных работниками дней за рабочую неделю при условии одинаковой продолжительности  ежедневной работы.

     Недельный учет рабочего времени применяется  в случаях, когда законом установлена  продолжительность рабочей недели (например, 40 часов), а продолжительность  ежедневной работы в организации  определяется графиком в пределах установленной  недельной нормы. При использовании  данного метода учитывается общее  число отработанных часов за учетный  период - неделю.

     Суммированный учет рабочего времени применяется, если условия производственного  процесса (работы) не позволяют установить для определенной категории работников ежедневную или еженедельную продолжительность  рабочего времени, предусмотренную  законом. В этом случае продолжительность  рабочего дня или недели может  отклоняться от нормы, но суммарное  количество часов работы по графику  за учетный период должно соответствовать  нормативу.

     Независимо  от того, какой вид учета рабочего времени применяется, отделом кадров ежемесячно заполняется табель учета  использования рабочего времени (форма  № Т-12 или № Т-13), но об этом в  следующем параграфе. 

     1.3 Документальное оформление  расчетов по оплате  труда. 

     В соответствии со ст. 136 ТК РФ заработная плата должна выплачиваться работникам не реже чем каждые полмесяца в  день, установленный правилами внутреннего  трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором.

     Начисление  и распределение заработной платы  по указанным ранее группам персонала  осуществляется на основе первичных  учетных документов (табелей учета  использования рабочего времени, сменных  рапортов о выработке, листков о  простоях, нарядов на сдельную работу и др.). Все первичные учетные документы поступают в бухгалтерию, где их группируют по производствам, цехам, подразделениям организации, а внутри них – по видам произведенной продукции (работ, услуг), а также по статьям общепроизводственных и общехозяйственных расходов. Сгруппированные учетные документы служат основанием для отнесения сумм начисленной оплаты труда на соответствующие счета.

     Для учета рабочего времени установлены  следующие унифицированные формы  первичной учетной документации:

     - табель учета рабочего времени  и расчета оплаты труда (Т-12);

     - табель учета рабочего времени  (Т-13).

     Сущность  табельного учета заключается в  ежедневной регистрации явки работников на работу, ухода с работы, случаев  неявок с указанием причин опозданий, времени простоя, сверхурочной работы и т.д.

     Табель  учета рабочего времени и расчета  оплаты труда применяется для  учета времени, фактически отработанного  и/или неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением  работниками установленного режима рабочего времени, для получения  данных об отработанном времени, расчета  оплаты труда, а также для составления  статистической отчетности по труду.

     При раздельном ведении учета рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда допускается применение раздела 1 «Учет рабочего времени» табеля по форме Т-12 в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда».

     Форма Т-12 составляется в одном экземпляре уполномоченным на это ответственным  лицом, подписывается руководителем  структурного подразделения и работником кадровой службы. Заполненная форма  передается в бухгалтерию, которая  использует табель в качестве основания  для начисления оплаты труда работникам организации.

     Табель  учета рабочего времени (Т-13) применяется  для учета рабочего времени и  используется при автоматизированной обработке учетных данных. Данная форма также составляется в оном экземпляре уполномоченным на это ответственным лицом, подписывается руководителем структурного подразделения и работником кадровой службы. Заполненная форма передается в бухгалтерию, которая использует табель в качестве основания для начисления оплаты труда работникам организации.

     Для учета расчетов с персоналом по оплате труда установлены следующие  унифицированные формы первичной  учетной документации:

     - расчетно-платежная ведомость (Т-49);

     - расчетная ведомость (Т-51);

     - платежная ведомость (Т-53);

     - журнал регистрации платежных  ведомостей (Т-53а);

     - лицевой счет (Т-54)

     - лицевой счет (свт) (Т-54а);

     - записка-расчет о предоставлении  отпуска работнику (Т-60);

     - записка-расчет при прекращении  (расторжении) трудового договора  с работником (увольнении) (Т-61);

     - акт о приеме работ, выполненных  по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения  определенной работы (Т-73).

     Для расчета и выплаты заработной платы работникам организации применяются  расчетно-платежная ведомость, расчетная  ведомость и платежная ведомость.

     Одновременно  сведения о начислениях и выплатах заработной платы работникам следует  отражать в их лицевых счетах.

     При применении расчетно-платежной ведомости  по форме Т-49 другие расчетные и  платежные документы по формам Т-51 и Т-53 не составляются. Расчетно-платежная  ведомости являются оправдательными  документами, подтверждающими факт выплаты заработной платы работникам организации.

     Выдача  наличных денежных средств из кассы  организации может производиться  по оформленным надлежащим образом  платежным и расчетно-платежным  ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого работника. Ведомости всех трех видов составляются в одном экземпляре в бухгалтерии.

     Для расчета заработной платы и последующей  ее выплаты бухгалтерия должна использовать данные из следующих первичных документов:

     - табеля учета рабочего времени  и расчета оплаты труда (Т-12) или табеля учета рабочего  времени (Т-13). Использование той  или иной формы зависит от  того, какая именно форма ведется  в организации;

     - личной карточки работника (Т-2)

     Закрытых  нарядов на работу, актов приемки  работ, сменных рапортов о выработке, листков о простоях, нарядов на сдельную работу и др.

     Разрешение  на выплату заработной платы подписывается  руководителем организации или  уполномоченным им на это лицом.

     В формах № Т-49 и № Т-51 расписка (подпись) в получении денег должна быть сделана получателем только собственноручно чернилами или  шариковой ручкой. При получении  денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается. В расчетно-платежной ведомости (Т-49) и платежной ведомости (Т-53) по истечении срока выплаты против фамилий работников, не получивших заработную плату, в соответствующих  графах делается отметка «Депонировано».

     В конце ведомости указываются  суммы выплаченной и депонированной заработной платы. На выданную сумму  заработной платы составляется расходный  кассовый ордер (КО-2), номер и дата которого проставляются на последней  странице ведомости. Депонированные суммы  сдаются в банк, и на сданные  суммы составляется один общий расходный  кассовый ордер.

     Для учета и регистрации платежных  ведомостей по произведенным выплатам работникам организации используется журнал регистрации платежных ведомостей (Т-53а), который ведется работником бухгалтерии.

     Расчетные ведомости заполняются по данным лицевых счетов работников по форме  № Т-54 и № Т-54а.

     Лицевой счет формы № Т-54 заполняется  работником бухгалтерии и применяется  для отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику. Эта  форма применяется для записи всех видов начислений и удержаний  из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных  работ, отработанного времени и  документов на разные виды оплат.

     Для расчета причитающейся работнику  заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска  применяется унифицированная форма  № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».