Операции  по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих  бухгалтерский регистрах: журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета); главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме ведения бухгалтерского учета. 

      

 

2. Аудит расчетов с подотчетными лицами

    2.1 Подготовительная деятельность, последовательность и содержание отдельных этапов аудиторской проверки

 

       Подготовительная  деятельность до начала проверки предполагает получение аудитором материалов заседаний акционеров и отчетности по хозяйственной деятельности, выяснение направления и масштаба работы, проведение беседы с администрацией и персоналом бухгалтерии, получение необходимой информации от банков, налоговой службы и других организаций, с которым клиент имеет деловую связь.

       В результате предварительного ознакомления аудитор делает вывод о степени  деловой безупречности клиента  и принимает решение о проведении аудиторской проверки или отказе от нее.

      После принятия решения о проведение аудиторской  проверки, перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен составить примерную  программу изучения документов в  зависимости от состояния данного  раздела учета на предприятии. Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами можно использовать вопросник, приведенный в Приложении 1 .

      По  результатам проведенного опроса у  аудитора должно сложиться определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Представленный вопросник позволяет сделать аудитору целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он в последствии определит достоверность отчетных данных.

      Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур. Основными контрольными процедурами являются:

     Процедура 1.1.1 — проверка соответствия подотчетных  лиц, получающих наличные деньги их кассы  на хозяйственные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия.

     Процедура 1.1.2 — проверка получения подотчетных  сумм денежных средств лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

     Процедура 1.1.3. — проверка соответствия фактического расходования подотчетных сумм целям на которые они выданы.

     Процедура 1.1.4. — наличие подотчетных лиц  в штате предприятия.

     Процедура 1.1.5. — проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли  предприятия. В случаях, когда решением руководителя предприятия сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет чистой прибыли, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетных сумм удержан подоходный налог, а также начислены все соц. фонды.

     Процедура 2.1.1 — проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных  к авансовым отчетам.

     Процедура 2.1.2. — проверка наличия приказов о направлении работников в командировку.

     Процедура 2.1.3 — проверка правильности возмещения командировочных расходов. Нормы возмещения командировочных расходов определяются в соответствие с нормативными документами, действующими на период действия командировки:

     Процедура 2.1.4. — проверка правильности ведения  учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

     Процедура 2.2.1 — проверка удержания подоходного  налога с сумм превышения командировочных  расходов сверх установленных норм.

     Процедура 3.1.1 — проверка правильности отражения  в учете НДС по приобретенными подотчетным лицами материальным ценностям. НДС выделяется и относится на счет 19 лишь при покупке ТМЦ у организаций оптовой торговли при наличии приходного кассового ордера, накладной и счета-фактуры с выделенной отдельной строкой НДС При покупки ТМЦ в розничной торговой сети суммы НДС не выделяются и относятся на себестоимость вместе с их стоимостью.

     Процедура 4.1.1 — проверка соответствия фактических  размеров представительских расходов сметам. Представительские расходы — это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

      Включение представительских расходов в себестоимость  продукции (работ, услуг) производится в пределах смет, утвержденных руководителем предприятия, которые не должны превышать нормативно утвержденных норм, и только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата, место, программа проведения деловой встречи (приема), список приглашенных с обоих сторон.

     Процедура 4.1.2 — проверка правильности ведения  аналитического учета представительских  расходов в пределах и сверх норм.

     Процедура 5.1.1 — проверка правильности выведения  остатков на конец отчетного периода  по расчетам с подотчетными лицами. Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто.

     Процедура 6.1.1 — проверка соответствия записей  в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7.

      Проверка документов по расчетам с подотчетными лицами по форме осуществляется аудитором с использованием специальной карточки, приведенной в Приложении 2.

      При тестировании документов на наличие  ошибок аудитору достаточно выявить  пять одинаковых нарушений, чтобы сделать вывод о значительном распространении данной ошибки. Дальнейший поиск таких несоответствий можно опустить.

       Для проверки правильности отражения  операций по расчетам с подотчетными лицами аудитор контролирует арифметическую точность и отслеживает взаимоувязку данных аналитического и синтетического учета. Схема такого анализа приведена на рис. 1

Рис. 1 Схема проверки взаимоувязки аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами (15)

      При проверке расчетов по содержанию аудитору следует помнить следующие ключевые моменты.

      1. Соответствие дат и сумм, указанных  в документах относящихся к  одной командировке или одному  авансовому отчету.

       2. Соответствие предоставленных документов  правилам оформления, установленных  действующими законодательными актами.

       3. Правильность отнесения проверяемых  сумм на бухгалтерские счета.

  2.2 Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами

 

     Основные  нарушения (злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку) в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

      1. Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм:

      1) Отсутствует приказ руководителя, устанавливающий порядок выдачи работникам подотчетным средств;

      2). В приказе о порядке выдачи подотчетных средств не установлен круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет, или не указаны размеры подотчетных сумм, а также сроки их возращения;

      3) Выдача денежных средств лицам,  не указанным в списке лиц,  которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги и хозяйственно-операционные расходы;

      4) Выдача денежных сумм из кассы   под отчет лицам, не являющимся  работниками предприятия; 

      5) Выдача денег под отчет лицам,  не рассчитавшимся по ранее выданным авансам;

      6) Списание подотчетных сумм за  счет чистой прибыли предприятия; 

      7) Несоответствие фактического расхода  подотчетных сумм целям, на  которые они были выданы;

      8) Допускается передача полученных  под отчет наличных денег одним  работником другому;

      2. Нарушения при оформлении командировочных расходов:

      1) Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в  командировку;

      2) Отсутствие командировочных удостоверений  с отметкой в месте пребывания  в командировке;

       3) Несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

       4) Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных  норм;

      5) Отсутствие аналитического учета  командировочных расходов в пределах  норм и сверх норм;

      3. Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов:

        1). Нарушение порядка удержания подоходного налога и начисления фондов социального страхования и обеспечения с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;

       2) Некорректное выделение налога  на добавочную стоимость в суммах командировочных расходов;

      4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами:

        1) Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;

      2) Списание на затраты сумм налога  на добавленную стоимость от  стоимости материальных ценностей,  приобретенный через подотчетных  лиц у изготовителей, в оптовой  торговле;

      5. Нарушения порядка учета представительских расходов:

      1) Несоответствие фактического размера  представительских расходов утвержденной смете (или ее отсутствие);

      2) Отсутствие учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм;

      6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами:

      1) Некорректное составление бухгалтерских  проводок по операциям расчетов  с подотчетными лицами;

      2) Неправильное выведение остатков  на конец отчетного периода;

       3) Журнал-ордер № 7 ведется не  по каждому подотчетному лицу и выданной сумме одновременно;

      4) Несоответствие записей в авансовых  отчетах и журнале-ордере №  7 или других регистрах;

      7. Нарушения в форме и реквизитах первичных документов

      Нарушения, связанные с несоблюдением порядка  выдачи денег под отчет возникают вследствие несоблюдения основных принципов, установленных пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций. В соответствие, с которым выдача наличных денег под отчет должна осуществляться на основании приказа руководителя организации, в котором должен быть зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выданы. Запрещается выдача наличных денег под отчет работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным подотчетным средствам, а также не допускается передача выданных под отчет денег одним работником другому.