Аналіз, облік та аудит в системі економічних відносин

3.  Організація облікового процесу безготівкових грошових розрахунків

Ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової і статистичної звітності на ДП «Житомирський лікеро-горілчаний завод» здійснюється на підставі нормативно-правових документів, що розробляються органами, на які покладено обов'язки регулювання у країні питань обліку і звітності. Це дає змогу вести бухгалтерський облік і складати фінансову звітність за єдиними принципами й формою і таким чином забезпечувати порівнянність облікової інформації. Однак це не означає, що підприємство, виходячи з конкретних умов господарювання, не може вибирати найбільш прийнятні для нього форми ведення обліку.

Термін «облікова політика», визначений Законом України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні», означає сукупність принципів, методів і процедур, що використовується підприємством для складання та подання фінансової звітності. Однак облікова політика визначає також способи організації та ведення бухгалтерського обліку на підприємстві, з урахуванням конкретних умов його діяльності [27].

Облікова політика ДП «Житомирський лікеро-горілчаний завод» має враховувати такі важливі фактори: форму власності та організаційно-правову структуру ДП «Житомирський лікеро-горілчаний завод»; вид економічної діяльності, що зумовлює особливості та умови облікової роботи; параметри ДП «Житомирський лікеро-горілчаний завод» за обсягами діяльності, номенклатури продукції, чисельності працюючих тощо; відносини з податкового системою, наявність пільг та умови їх отримання; умови забезпечення підприємства ресурсами та умови реалізації готової продукції; матеріально-технічне забезпечення обліково-аналітичної роботи підприємства та рівень забезпеченості кваліфікованими обліковими працівниками; умови організації та стимулювання праці, відповідальності тощо.

Облікову політику ДП «Житомирський лікеро-горілчаний завод» визначає самостійно в особі його генерального директора та головного бухгалтера відповідним наказом чи розпорядженням з обов'язковим розкриттям в окремих розділах методичних принципів побудови бухгалтерського обліку, техніки його ведення та складання фінансової і статистичної звітності, організації роботи бухгалтерської служби. Чинне законодавство надає широкі права стосовно формування облікової політики.

ДП «Житомирський лікеро-горілчаний завод» самостійно визначає параметри та напрями облікової політики; обирає форму бухгалтерського обліку як певну систему регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з дотриманням єдиних методологічних засад та з урахуванням особливостей господарської діяльності й наявної технології обробки облікових даних; розробляє систему і форми управлінського обліку, звітності й контролю господарських операцій, визначає права працівників на підписання бухгалтерських документів; затверджує правила документообороту і технологію обробки облікової інформації, додаткову систему рахунків і регістрів аналітичного обліку; може виділяти на окремий баланс філії, представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи, які зобов'язані вести бухгалтерський облік, з наступним включенням їх показників до фінансової звітності підприємства.

У формуванні облікової політики визначальна  роль належить генеральному директору і головному бухгалтеру. Від їх компетенції та взаємостосунків залежить успішне здійснення (провадження) облікової політики підприємства. Головний бухгалтер або особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку підприємства, має певні обов'язки, зокрема забезпечує дотримання на підприємстві встановлених єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку, складання і подання в установлені терміни фінансової і статистичної звітності; організовує контроль за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій; бере участь в оформленні матеріалів, пов'язаних з нестачею та відшкодуванням втрат від нестачі, крадіжки і псування активів підприємства; забезпечує перевірку стану бухгалтерського обліку у філіях, представництвах, відділеннях та інших відокремлених підрозділах підприємства.

У свою чергу керівник підприємства зобов'язаний створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку, забезпечити неухильне виконання всіма підрозділами, службами та працівниками, причетними до бухгалтерського обліку, правомірних вимог бухгалтера щодо дотримання порядку оформлення та подання до обліку первинних документів.

Формуючи облікову політику, необхідно  керуватися основними принципами бухгалтерського  обліку та фінансової звітності: обачності, повного висвітлення, автономності, послідовності, безперервності, нарахування та відповідності доходів і витрат, превалювання сутності над формою, історичної (фактичної) собівартості, єдиного грошового вимірника та періодичності. Принцип послідовності безпосередньо стосується облікової політики підприємства. Обрана облікова політика застосовується підприємством із року в рік. У будь-якому разі вона має залишатися незмінною принаймні протягом календарного року (з 1 січня по 31 грудня).

Зміна облікової політики можлива  у випадках, передбачених національними  положеннями (стандартами) бухгалтерського  обліку, у зв'язку зі змінами в  законодавстві, розробкою та застосуванням  нових методів ведення обліку або суттєвими змінами в умовах роботи чи у структурі підприємства. Якщо такі зміни відбулися, то про це ґрунтовно повідомляється у пояснювальній записці до річної звітності. Документ, що регламентує облікову політику підприємства – Наказ про облікову політику (Додаток Г)

Бухгалтерський облік у ДП «Житомирський лікеро-горілчаний завод» ведеться безперервно з дня реєстрації підприємства до його ліквідації. Успішне ведення бухгалтерського обліку на підприємстві великого мірою залежить від вдало вибраної форми обліку та належної організації роботи бухгалтерії як структурного підрозділу підприємства. Організаційна форма побудови обліку на підприємстві визначається його особливостями, територіальним розміщенням його структурних підрозділів, системою управління, рівнем самостійності структурних підрозділів, чинною системою контролю та звітності.

Відповідальність за організацію  бухгалтерського обліку на підприємствах  та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних  документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності покладається за Законом на керівника (власника) підприємства. Для забезпечення ведення бухгалтерського обліку підприємство самостійно обирає форми його організації.

Бухгалтерія як структурний підрозділ ДП «Житомирський лікеро-горілчаний завод» — складова адміністрації тісно взаємопов'язана з усіма виробничими підрозділами і службами підприємства. Склад бухгалтерії встановлюється штатним розписом і налічує 12 особи: головний бухгалтер, заступник бухгалтера і 2 бухгалтера. На кожного працівника бухгалтерії покладені певні обов’язки, відповідно посадовим інструкціям (Додаток Д).  Взаємовідносини бухгалтерії з оперативно відокремленими підрозділами підприємства полягають у тому, що перша отримує від них потрібну для обліку і контролю документацію і, у свою чергу, забезпечує їх економічною інформацією про результати їхньої роботи. Характер цих взаємовідносин визначає організацію бухгалтерського обліку, яка може бути централізованою або децентралізованою.

Для зберігання грошових коштів і  здійснення безготівкових розрахунків ДП «Житомирський лікеро-горілчаний завод» відкрило рахунки в Ф-Я АТ «УКРСІМБАНК», на п / р № 26003210475 МФО №300335, Житомирський філіал. У процесі відкриття рахунків клієнтам банки керуються Інструкцією № 3 «Про відкриття банками рахунків у національній та іноземній валюті», затвердженою Постановою Правління НБУ від 18 грудня 1998 р. № 527 (далі — Інструкція № 3). Ця Інструкція визначає порядок не тільки відкриття, а й переоформлення та закриття поточних, депозитних рахунків у національній та іноземній валюті, а також бюджетних рахунків у національній валюті України.

Поточний рахунок — це рахунок  підприємства, відкритий в уповноваженій  установі банку (за вибором підприємства) для зберігання грошових коштів і  проведення розрахунків у безготівковій формі.

При відкриття поточного рахунку ДП «Житомирський лікеро-горілчаний завод» були зібрані та подані до установи банку такі документи: заяву встановленого зразка про відкриття рахунка. Її підписали керівник і головний бухгалтер підприємства; копію свідоцтва про державну реєстрацію підприємства, засвідчену нотаріально; копію рішення про створення; копію належним чином зареєстрованого статуту (положення), засвідчену нотаріально; копію документа, що підтверджує взяття підприємства на податковий облік; картку зі зразками підписів осіб, засвідчену нотаріально (до цієї картки включено також зразок відбитка печатки підприємства); копію документа про реєстрацію підприємства в органах Пенсійного фонду України [34].

ДП «Житомирський лікеро-горілчаний завод» всі розрахунки з іншими підприємствами  здійснює в безготівковій формі. Банківські операції щодо поточного рахунку ДП «Житомирський лікеро-горілчаний завод» проводяться на підставі розрахунково-платіжних документів установленої форми.

Найпоширенішими з них є: платіжні доручення (Додаток Е) , платіжні вимоги, платіжні вимоги-доручення, розрахункові чеки, заяви на виставлення акредитиву, об’яви про внесення готівки, грошові чеки тощо. Форми цих документів затверджені НБУ.

Об’ява про внесення готівки використовується для оформлення операцій із зарахування готівки на поточний рахунок підприємства.

Об’ява складається з трьох частин: перша — власне об’ява — залишається в банку, друга — квитанція — повертається підприємству для підтвердження внеску, а третя — ордер — додається до виписки банку з поточного рахунка ДП «Житомирський лікеро-горілчаний завод».

Грошовий чек — наказ банку  власника рахунка про видачу готівки  з його поточного рахунка пред’явникові  чека в сумі, зазначеній в останньому.

Платіжне доручення — доручення (наказ) банку про перерахування з поточного рахунка підприємства в безготівковій формі певних сум на рахунок одержувача (постачальнику, підряднику, казначейству, фондам соціального страхування та ін.).

Платіжна вимога-доручення —  розрахунковий документ, який виписується одержувачем (постачальником, підрядником) і подається у свій банк з метою одержання коштів за товарно-матеріальні цінності, роботи, послуги. Таку ж мету має і вимога-доручення, але вона надсилається платникові та після його згоди на оплату (акцепту) він передає її у свій банк як доручення.

Можуть застосовуватися й інші розрахунково-платіжні документи, але за обов’язковим призначенням. Усі вони підписуються керівником і головним бухгалтером і засвідчуються гербовою печаткою підприємства.

Підставою для відтворення операцій з наявності й руху грошових коштів на субрахунку 311 є виписка банку (Додаток Ж). У ній реєструються всі операції з надходження та списання коштів з поточного рахунка та показується їх залишок на початок і кінець дня. До виписки додаються розрахунково-платіжні документи, на підставі яких проведено операції.

Одночасно виписка є й регістром  аналітичного обліку.

Таким чином, виписка — це другий примірник записів з поточного рахунка підприємства, які здійснює банк.

На сьогоднішній день єдиної форми  виписки не встановлено, тому в різних банках вона буде неоднаковою, але обов’язково  слід вказувати залишки коштів на початок і кінець дня, операції з  надходження та списання коштів, код  банку (МФО), коди банків кореспондентів і кореспондуючі поточні рахунки з кожної операції.

Обробляючи виписку банку, бухгалтери ДП «Житомирський лікеро-горілчаний завод» приймають до уваги, що для банку рахунки підприємства пасивні, а для підприємства активні, тому операції з зарахування коштів на рахунок для банку — це кредит, а для підприємства — дебет, а під час списання — навпаки.

Дані виписки банку на підприємстві перевіряються по суті й арифметично. У разі виявлення помилки про  це обов’язково повідомляється банк, який їх виправляє в наступних виписках. Бухгалтерія підприємства  ДП «Житомирський лікеро-горілчаний завод» відображає на рахунку 31 всі операції, які оформлені у виписці, навіть якщо вони помилкові. На підставі виправлень банку бухгалтерія підприємства ДП «Житомирський лікеро-горілчаний завод» також здійснює виправлення записів з рахунка 31. Таким чином, записи у виписці й на рахунку 31 мають бути ідентичними.

Об’єктом організації обліку безготівкових грошових потоків та операцій на поточному рахунку є грошові кошти підприємства в національній та іноземній валюті, які містяться в банку на різних рахунках, їх наявність і рух. Одиницею обліку є окремий рахунок.

Для організації первинного обліку грошових коштів у банку доцільно поділити процес обліку на три складові: надходження, вибуття та наявність. Щодо кожного з наведених напрямів організацію здійснюють відокремлено.

Для визначення облікових номенклатур  первинного обліку з надходження  грошей складають таблицю, форма  якої наведена в табл. 2.7, де визначено основні дані, котрі потрібно буде відобразити в носіях.

Таблиця 2.7

Облікові номенклатури первинного обліку надходження грошей на поточний рахунок у банку