Анализ технологии учета расчетов с покупателями и заказчиками

 

 

В настоящее время для автоматизации бухгалтерского учета ООО «Типография РОСТ» используют программу 1С:Бухгалтерия 7.7.

С помощью нее организация ведет количественно-суммовой учет,  формирует все первичные документы, а также отчетность.

Для расчета заработной платы, отчислений, страховых и пенсионных взносов используется система 1С:Зарплата и Кадры 7.7.  Данные по заработной плате автоматически загружаются в 1С:Бухгалтерия 7.7.

Для формирования и сдачи отчетности в организации используется система «СбиС++».  Данные из 1С:Бухгалтерия автоматически попадают  в «СбиС++».  А уже оттуда все отчеты отправляются в ИФНС, Росстат, Пенсионный Фонд и в другие инстанции.

Для расчетов с банком, то есть обмена платежными поручениями и банковскими выписками используется онлайн-система «Интернет-Банк НБД». Чтобы оплатить покупку материалов или основных средств бухгалтер заносит данные в систему и нажимает кнопку «Отправить платеж». В конце дня из банка приходит выписка, в которой отражаются операции по расчетному счету. 

8.2  Технология обработки информации по расчету с покупателями и заказчиками

В настоящее время в ООО «Типография РОСТ» используется только безналичный расчет с покупателями и заказчиками.

Безналичные расчеты — это платежи, осуществляемые без использования наличных денег, посредством перечисления денежных средств по счетам в кредитных учреждениях и зачетов взаимных требований.

Оплата может производиться двумя способами: предоплата и оплата после отгрузки.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.8.2.1. Схема документооборота при предоплате.

 

При предоплате с покупателем заключается договор, после чего ему выставляется счет.

Для того, чтобы выписать счет в пункте меню «Документы» выбрать «Счет». Заполнить шапку и табличную часть и нажать кнопку печать.

 

 

Рис. 8.2.2.Экранная форма счета.

 

 

 После  перечисления денег на расчетный счет из системы «Интернет-Банк НБД» автоматически выгружается выписка банка, в которой отражена оплата.

Чтобы просмотреть выписку банка нужно в пункте меню «Журналы» выбрать «Банк» и найти необходимую выписку.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.8.2.3. Экранная форма выписки банка.

 

При этом  в системе 1С:Бухгалтерия отражается проводка Дт 51   Кт 62.2, если в рублевом эквиваленте и Дт 51 Кт 62.7, если в валюте. Когда бухгалтер подтвердил оплату, на производстве начинается выполнение работ. По завершению производства менеджер по продажам звонит покупателю и предупреждает о том, что на следующий день будет отгрузка. На следующее утро бухгалтер по отгрузке выписывает товарную накладную, товарно-транспортную накладную и счет-фактуру, и производит отгрузку.

Для того, чтобы выписать товарную накладную в пункте меню «Документы» нужно нажать «Учет товаров, реализация», далее выбрать «Отгрузка товаров, продукции». Выбрать плательщика, договор, тип цен, налоги, заполнить табличную часть, нажать кнопку «Записать» и нажать «Торг-12». Распечатав товарную накладную, нужно снова вернуться к экранной форме, нажать кнопку «Действия», выбрать «Ввести на основании» и в появившемся окошке выбрать «Счет-фактура выданный»

 

 

Рис.8.2.4. Экранная форма товарной накладной.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

.

Рис.8.2.5. Экранная форма счет-фактуры выданного.

 

Она отражается в системе 1С:Бухгалтерия проводкой Дт 62.1 Кт 90.1, если учет происходит в рублях и Дт 62.6  Кт 90.1, если в валюте. При этом в программе автоматически происходит зачет авансов. Он отражается проводкой Дт 62.2  Кт 62.1. При списании себестоимости отгруженной продукции производится проводка Дт 90.3  Кт 43. НДС отражается проводкой Дт 90.3 Кт 68. В конце месяца бухгалтер делает оборотно-сальдовую ведомость по счету 62.2.

Чтобы сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету 62.2 в пункте меню «Отчеты» нужно выбрать  «ОСВ по счету», в появившемся окне выбрать период, счет и, если необходимо, выбрать контрагента и договор. Далее нажать кнопку «Сформировать».

Для формирования книги продаж в пункте меню «Отчеты» выбрать «Книга продаж», указать период и нажать кнопку «Сформировать».

 

 

Рис.8.2.6. Экранная форма  оборотно-сальдовой ведомости по счету 62.2.

 

Рис.8.2.7. Экранная форма формирования книги продаж.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.8.2.8. Схема документооборота при оплате после отгрузки.

 

При оплате после отгрузки с покупателем вначале заключается договор. После этого в порядке очереди начинается выполнение работ. По завершению производства менеджер по продажам оповещает клиента о том, что в ближайшее время будет отгрузка. В день отгрузки бухгалтер выписывает товарную накладную, товарно-транспортную накладную, счет-фактуру, для отражения НДС и выписывает счет.

При этом в учете производятся следующие записи: Дт 62.1  Кт 90.1, если расчет происходит в рублях и Дт 62.6  Кт 90.1, если расчет происходит в валюте. При списании себестоимости отгруженной продукции производится проводка Дт 90.3  Кт 43. НДС отражается проводкой Дт 90.3  Кт 68. Через определенный срок покупатель оплачивает счет, что находит свое отражение в выписке банка. При этом в учете производятся записи: Дт 51  Кт 62.1.

 

 

 

9 ТЕХНОЛОГИЯ СОПРОВОЖДЕНИЯ АИС. СОХРАНЕНИЕ ДАННЫХ

В ООО «Типография РОСТ» сопровождение всех систем возложено на системного администратора.

В круг типовых задач системного администратора обычно входит:

• подготовка и сохранение резервных копий данных, их периодическая проверка и уничтожение;
• установка и конфигурирование необходимых обновлений для операционной системы и используемых программ;
• установка и конфигурирование нового аппаратного и программного обеспечения;
• создание и поддержание в актуальном состоянии пользовательских учётных записей;
• ответственность за информационную безопасность в компании;
• устранение неполадок в системе;
• планирование и проведение работ по расширению сетевой структуры предприятия.

Системный администратор осуществляет свои функциональные обязанности на основании трудового договора.

Резервное копирование системы происходит в автоматическом режиме с помощью системы «Effector Saver».

Также системный администратор осуществляет парольную аутентификацию и антивирусную защиту.

Кроме того, работник изучает новые возможности системы и внедряет их, по мере необходимости.

Сопровождение технических средств также осуществляется системным администратором.

Для обновления СПС «Гарант» в организацию еженедельно приходит курьер.  

10 АНАЛИЗ ТЕХНОЛОГИИ ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ

Изучив технологию учетов расчетов с покупателями и заказчиками в ООО «Типография РОСТ» можно выявить достоинства и недостатки существующей технологии.

К достоинствам можно отнести:

• использование системы 1С:Предприятие, одной из самых используемых и удобных средств для ведения бухгалтерского учета;
• полная автоматизация учета;
• сдача отчетности в электронном виде с помощью системы «СБиС++»;
• расчет с банком с помощью системы «Интернет-Банк НБД»;
• свой информативный сайт;
• высокая квалификация работников организации.
• своевременное обновление систем, что позволяет бухгалтерам качественно выполнять свою работу;
• в организации соблюдаются нормы САНПиН по организации рабочих мест.

К недостаткам можно отнести устаревшую версию системы 1С: Предприятие 7.7, которая не поддерживается уже несколько лет, вследствие чего снижается производительности труда. Так же недостатком является недостаточно полная учетная политика и общая должностная инструкция для всех работников бухгалтерии.

В результате проведенного анализа в ООО «Типография РОСТ» и выявления достоинств и недостатков существующей организации я могу рекомендовать организации приобрести новую версию 1С:Предприятие 8.2 или 1С:Предприятие 8.3 и Windows 7, для усовершенствования работы бухгалтерии и усовершенствовать учетную политику, добавив туда необходимы пункты. Кроме того, необходимо разработать должностную инструкцию для заместителя главного бухгалтера. 

11 ОХРАНА ТРУДА И ПРОТИВОПОЖАРНАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ

В соответствии с санитарно-эпидемиологическими требованиями работнику необходимо предоставлять комфортные условия труда. В комфортных условиях улучшается самочувствие и продуктивность выполнения рабочих задач. Эмоциональное состояние человека также напрямую зависит от дизайна помещения и личного рабочего места. В ООО «Типография РОСТ» каждому работнику предоставляется отдельное рабочее место, оборудованное ПК.

Мебель, оргтехника, осветительные приборы и даже канцелярские принадлежности выдержаны в одном стиле. В офисном здании установлено мягкое освещение.

Нет никаких строгих рекомендаций по организации рабочих мест офисных работников, конкретному расположению офисной мебели, а так же оргтехники, однако для обеспечения нормальных условий деятельности человека нормируются параметры микроклимата. Нормы производственного микроклимата установлены ГОСТ 12.1.005-88 ССПТ. «Общие санитарно-гигиенические требования к воздуху рабочей зоны». Они едины для всех организаций и всех климатических зон. Параметры микроклимата в рабочей зоне соответствуют оптимальным макроклиматическим условиям.

В соответствии с действующими нормами температура в помещении поддерживается в пределах 22-25°С, а относительная влажность воздуха 40-60%.

Уровень посторонних шумов, проникающих в служебные помещения, определяется в соответствии с действующими нормами, не более 40 дБ.

На рабочем месте в светлое время суток предусматривается естественное одностороннее боковое освещение. При этом экран дисплея развернут боком к окну. Окна снабжены светорассеивающими шторами.

Искусственное освещение создает хорошую видимость информации на экране видеотерминала и рабочих материалов на столе. Для освещения рабочего места работника применяется комбинированное освещение (общее и местное). Для исключения засветки экрана прямыми световыми потоками светильники общего освещения с люминесцентными лампами располагаются сбоку от рабочего места под потолком параллельно линии зрения сотрудника организации. Местное освещение обеспечивается светильниками, устанавливаемыми непосредственно на рабочем столе ниже или на уровне линии зрения работника, чтобы не вызывать ослепления.

Служебные помещения имеют естественное освещение, которое оказывает благоприятное психологическое воздействие на человека. Световые лучи попадают на рабочую поверхность письменного стола под утлом более 50° от горизонтальной линии обзора; поле зрения человека охватывает примерно 45% объектов во всех направлениях, и любой свет в этих границах должен рассеиваться.

Для поддержания нормального микроклимата применяются кондиционеры.

Конструкция рабочего места и взаимное расположение всех его элементов соответствуют антропометрическим, физиологическим и психологическим требованиям, а также характеру работы.

Работник имеет в своем распоряжении средства оргтехники: компьютер; принтер; средства для вычислительных операций, настольная лампа; средства для связи и системы информации телефон; телефакс; инвентарь: корзина для бумаг; лампа настольная; комплект необходимой мебели: Компьютерный стол, кресло, шкаф для документов и бумаг; шкаф для одежды.

Основным инструментарием работника являются канцелярские принадлежности: бумага, ручки, карандаши, маркеры, ластик, стикеры.

Компьютер со следующими программами: Windows XP, Microsoft Office со всеми вложенными программами и другие программы применяемые в работе.

Компьютерный стол - основа рабочего места. Согласно требованиям СанПиН 2.2.2.542-96 и ГОСТ 50923-96, компьютерный стол удовлетворяет необходмым условиям.

Важными составными частями современного кабинета (офиса) являются компьютеры, принтеры, мониторы, автоответчики, факсы, средства связи. При использовании на рабочем месте профессионального персонального компьютера предусмотрены зоны размещения процессора, дисплея, клавиатуры и печатающего устройства. Электрические шнуры  вынесены за пределы рабочей зоны столешницы, хорошо закреплены и проходят по кабельному каналу.

В соответствии с «Инструкцией о мерах противопожарной безопасности на территории ООО «Типография РОСТ» в организации установлен противопожарный режим - правила людей, порядок организации рабочего процесса и содержания помещений, обеспечивающие предупреждение нарушений требований пожарной безопасности и тушение пожаров, которые необходимо соблюдать на территории организации.

Сотрудники обязаны неукоснительно соблюдать требования, установленные инструкцией.

На территории ООО «Типография РОСТ» запрещается курить вне специально отведенного места, применять открытый огонь, использовать неисправное электрическое оборудование, подключать несколько электропотребителей к одному источнику электропитания, держать закрытыми запасные выходы и т.д.