Структура организации управления строительной фирмы

Анализ экономической  эффективности: [6, с. 391]

Анализ финансово-хозяйственной  деятельности предприятия, определение  тенденций и закономерностей  в развитии компании;

Ключевые показатели эффективности коммерческой деятельности на основе бухгалтерской отчетности и финансовых документов.

Предварительное определение  критических точек: минимально допустимого  объема продаж, минимальных цен для  достижения безубыточности предприятия  и др.

Анализ потенциальных  источников сокращения затрат, структуры  постоянных расходов;

Экспресс-оценка основных потерь организации в стоимостном  выражении на основе данных по АФХД.

Анализ эффективности  системы планирования:

Взаимодействие  планов: продаж - производства - прибыли - финансов - инвестиций;

Оценка эффективности  существующего механизмов формирования бюджета и контроля исполнения бюджета, адекватность системы сбора и  обработки данных и первичных  форм;

В зависимости от сложившейся ситуации количество блоков исследования может быть различным. По желанию клиента может быть проведен углубленный анализ по любому из представленных блоков вопросов. [6, с. 392]

Служба маркетинга может быть организована в четырех  основных вариантах структур - функциональная структура, структура , ориентированная  на товары, на рынки и региональная структура. Выбор той или иной структуры опосредован особенностями  производственной и сбытовой деятельности предприятия, ассортиментом выпускаемой  продукции, расположением обслуживаемых  клиентов предприятия и т.п. Однако на практике наибольший интерес представляет взаимодействие службы маркетинга с  другими службами предприятия и  ее роль и место в структуре  управления предприятием.

Создание на предприятии  службы маркетинга потребует соответствующего изменения организационной структуры  управленческих служб и установления новых функциональных связей между  подразделениями предприятия. Возможный  вариант структур управленческих служб  предприятия, ориентирующего свою деятельность на маркетинг, представлен на рис. 1.

Организационно  служба маркетинга должна быть подчинена  непосредственно директору предприятия, что обеспечивает независимость  ее положения по отношению к другим подразделениям и объективную оценку возможностей предприятия при разработке его маркетинговой политики. В  своей деятельности служба маркетинга должна взаимодействовать с подразделениями  предприятия, участвующими в достижении его производственно-коммерческих целей.

Рис. 1. Взаимодействие службы маркетинга с подразделениями  предприятия

При взаимодействии с отделом главного конструктора и главного технолога служба маркетинга предоставляет следующие данные:

- количественные  и качественные требования потенциальных  и существующих потребителей  новой продукции;

- план мероприятий  по коммерческой реализации и  техническому обслуживанию продукции; [6, с. 393]

- стоимостные ограничения  на цену изделия, определяемые  рынком и производителями аналогичной  продукции.

Конструкторские и  технологические отделы взаимодействуют  со службой маркетинга по всем вопросам, связанным с оценкой продуктивности новых решений по разработке и  производству перспективной продукции, и обеспечивают службу маркетинга сведениями:

- о реальном состоянии  и возможностях предприятия в  области конструирования новой  техники и технологии;

- об уровне квалификации  специалистов;

- о конструкторских,  ресурсных и прочих ограничениях;

- о прочих факторах, влияющих на эффективность работы  службы маркетинга.

Взаимодействие  службы маркетинга с отделом технического контроля осуществляется по вопросам повышения качества и надежности продукции.

С экономическими отделами и бухгалтерией служба маркетинга предприятия  взаимодействует при: [6, с. 394]

- разработке планов  внедрения передовой техники;

- организации производства;

- определении экономической  эффективности новой продукции  и технологии;

- анализе работы  предприятия;

- разработке перспективных  и текущих планов социально-экономического  развития предприятия.

Взаимодействие  службы маркетинга с отделом материально-технического снабжения осуществляется при подготовке договоров на приобретение необходимой  для производства материально-технической  продукции и управления ее запасами.

Взаимодействие  с ОАСУП (отдел автоматизированных систем управления производством) осуществляется по вопросам организации и ведения  автоматизированных коммерческих баз  данных, проведения расчетов, обеспечивающих процесс конъюнктурно-экономических  исследований.

C юридическим отделом  служба маркетинга взаимодействует  по вопросам правового обеспечения  производственно-коммерческой деятельности  предприятия. [6, с. 396]

В соответствии с  основными направлениями деятельности служба маркетинга ряд функций своих  подразделений может выполнять  во взаимодействии с внешними предприятиями  и организациями (специализированные организации по маркетинговым исследованиям  и т.д.).

В последнее время  в строительстве нашли широкое  применение программы автоматизации  сметных расчетов, однако управление финансами в строительстве далеко не исчерпывается составлением и  расчетом строительных смет и выпуском на их основе актов выполненных работ (процентовок).

Строительство является весьма специфической отраслью, и  автоматизированные системы управления должны учитывать основные его особенности. Как правило, расчеты в строительстве  происходят за возводимый объект. На одном  объекте может быть несколько  организаций-исполнителей работ, одна строительная организация может  выполнять работы на нескольких объектах, по разным объектам данная организация  может быть как генподрядной, т.е. отвечать за объект в целом и вести  с заказчиком и с другими исполнителями  все расчеты, так и субподрядной - выполнять определенный набор работ  и получать оплату за них от генподрядной организации, в том числе и  от своей вышестоящей. Заказы на возведение объектов определенным образом ранжируются (федеральные, муниципальные, ведомственные, контрактные) и сведения о их выполнении должны формироваться в соответствующих  разрезах. По объектам могут быть получены авансы (например, для оплаты материалов), полученные авансы необходимо учитывать  в дальнейших взаиморасчетах между  участниками строительства. [6, с. 398]

Планово-экономическим  и финансовым подразделениям строительных организаций необходимо разбираться  в этой довольно запутанной картине, проводить учет, анализ и на этой основе принимать рациональные решения  по управлению финансовыми операциями. Представляется, что значительно облегчить эту работу могут автоматизированные системы, реализующие следующие основные функции.

В разрезе возводимого  объекта необходимо обрабатывать все  составленные сметы, расшифровывать сметную  стоимость по отдельным работам, отслеживать выполненные в соответствии с оформленными актами объемы работ  с их возможной расшифровкой по отдельным  работам, составлять суммарные акты по выполненным объемам работ  за месяц в разрезе генподряда и субподряда. Должен формироваться  план выполнения работ с учетом фактически произведенной оплаты. Показатели по объекту необходимо получать в разрезе  субподрядных организаций, причем все  акты по данному субподрядчику должны попадать в общий список актов  по объекту и, наоборот, если данные по субподрядчику введены в общие  акты по объекту, то должна быть возможность  сформировать акты по этому субподрядчику. Необходимо сортировать виды выполняемых  заказов и типы пообъектных договоров: генподрядных, прямых и субподрядных.

При работе с организациями  следует выделять вышестоящих заказчиков, заказчиков просто, подрядчиков вышестоящих  и подрядчиков на выполнение определенных комплексов работ.

Для планово-экономических  и финансовых служб строительных организаций необходимо оперативно формировать акты выполненных работ  за месяц на основании составленных смет или без них (расчет по факту) по собственным силам и по субподрядчикам в базовых и реальных ценах  с учетом аванса, услуг, выпускать  суммарные акты по всем выполненным  за месяц работам; составлять реестр выполненных работ (генподряд, субподряд, собственные силы); определять фактически произведенную оплату по авансам  и актам выполненных работ; формировать  планы выполнения по объектам, по субподрядчикам и в целом по организации; составлять справки о стоимости выполненных  работ по заказчику, расшифровывать выполненные на объекте работы и  т.д. [6, с. 398]

На основании  обработки полученных документов должны формироваться как плановые, так  и фактические сводные показатели: объемы работ по объектам и исполнителям, фактическая оплата работ по организации  за период, данные по взаиморасчетам с  заказчиками и субподрядчиками, распределительные письма, показывающие, какие суммы из причитающихся  генподрядчику за данный период времени, необходимо перечислить субподрядным организациям-соисполнителям, накопительные  ведомости, показатели задолженности  подрядчиков и заказчиков и т.д.

Автоматизация поставленных учетных задач и последующий  анализ всей информации по выполняемым  строительной организацией работам  позволит службам управления подготовить, а руководителям на этой основе принять  своевременные и обоснованные решения, и в результате добиться даже в  сложных современных условиях стабилизации своего финансового состояния.

Планирование и  учет фактического выполнения работ  по строительству объектов на различных  уровнях управления (СУ, трест) можно  осуществлять с помощью программы "С-План", разработанной НТЦ "Гектор". В программу вводятся данные актов  выполненных работ, рассчитанных в  программе "Сметчик-строитель" в  разрезах генподряда, субподряда, а  также полученные авансы, удерживаемые с субподрядчиков услуги, данные по фактической оплате. [6, с. 399]

Программа позволяет:

-выпускать суммарные  акты по всем выполненным за  месяц работам;

-настраиваться  на различные способы расчета  дополнительных начислений (накладные  расходы, плановые накопления  и др. по желанию пользователя);

-отслеживать фактически  произведенную оплату по авансам  и актам выполненных работ;

-составлять реестр  выполненных работ (генподряд,  в том числе субподряд, собственные  силы);

-формировать планы  выполнения по объектам, по субподрядчикам  и в целом по организации;

-составлять справки  о стоимости выполненных работ  по заказчику, распределительные  письма, расшифровывать выполненные  на объекте работы;

-проводить расшифровку  стоимости выполненных работ.  На основании обработки полученных  документов можно формировать  как плановые, так и фактические  сводные показатели: объемы работ  по объектам и исполнителям, фактическую  оплату работ по организации  за период, данные по взаиморасчетам  с заказчиками и субподрядчиками  и т.д.

Получаемые финансовые показатели могут быть увязаны с  информацией, обрабатываемой в системе  бухгалтерского учета. [6, с. 399]

Многообразие применяемых  в строительстве отчетных форм приводит к необходимости разработки программ, ориентированных на применение в  тех или иных структурных подразделениях организации. Так, для нужд плановых служб на различных уровнях управления (СУ, трест) разработана программа "Учет выполнения". В программу вводятся характеристики возводимых объектов, включая структуру выполняемых  работ (госзаказ, прямые договора, капитальный  ремонт, новое строительство и  т.д.), объемы фактического выполнения по генподряду и субподряду, данные по проведенной оплате (в том числе  по оплате выполнения работ, оплате материалов по счетам). Программа позволяет  получать следующие основные выходные формы:

-сведения о задолженности  заказчиков и подрядчиков;

-ведомости выполнения  работ в соответствии со структурой  работ;

-накопительные  ведомости выполнения, оплаты работ  и задолженности заказчиков.

Получаемая в  программе информация также связана  с системой бухгалтерского учета.

С точки зрения теории управления проектами современное  строительство представляет собой  сложную динамическую систему, нуждающуюся  в постоянном регулировании в  связи с изменяющимся состоянием. Управление инвестиционно-строительной деятельностью в настоящее время  у нас в стране сильно осложнилось  из-за неразвитости цивилизованных рыночных отношений, экономической нестабильности, несоответствия старой организационной  структуры новым экономическим  отношениям и т.д. К числу таких  негативных факторов следует отнести  и недостаточную информационную поддержку и несогласованность  информационных потоков на разных стадиях  инвестиционно - строительной деятельности.

На стадии реализации проекта состав обрабатываемой информации определяется в основном уровнем  управления, по сути нет передачи и  агрегирования информации от уровня к уровню, т.е. отсутствует мониторинг проекта.

Для решения задач  проектирования и управления строительством необходимо использовать современные  методы управления сложными инвестиционными  проектами на основе иерархических  систем моделей, позволяющих получать и обрабатывать информацию о текущем  состоянии проектов и выполняемых  программ на данный момент, прогнозировать их возможное развитие и вносить  корректирующие изменения на всех уровнях  управления. [6, с. 340]

Специалистами научно-технического центра "Гектор" разработана автоматизированная система проектирования и управления строительством "Календарь", основой  которой служит иерархическая совокупность сетевых моделей строительства.

Система обеспечивает комплексное решение задач на различных уровнях управления: от пообъектного расчета объемов СМР, потребности в финансовых, материально-технических  и людских ресурсах до формирования на этой основе программы работ строительной организации в разрезе заказчиков, направлений строительства, строек, исполнителей и т.д. Учитывается  принятая технология выполнения работ, ресурсные и другие ограничения.

Система "Календарь" использует нормативную базу по строительству: сметные и производственные нормы  расхода материалов, машин, механизмов, труда и заработной платы. Обеспечена совместимость и обмен информацией  на основных стадиях инвестиционного  цикла: проект, инженерная подготовка производства, управление строительством объекта, управление производственной программой, включая контроль за фактическим  выполнением проекта.