Исследование организации и методики учёта основных средств и анализа их состояния и обеспеченности

   Инвентарный номер обозначается на жетоне, который  прикрепляется к объекту. В отдельных случаях инвентарный номер обозначается краской, например на обратной стороне ковров, или иным способом. Когда объект является сложным, т. е. включает те или иные обособленные элементы, составляющие вместе одно целое, на каждом элементе должен быть обозначен инвентарный номер, присвоенный этому сложному объекту.

   Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в данной организации. Номера инвентарных объектов, выбывших или ликвидированных за ветхостью, не должны присваиваться другим, вновь поступающим объектам основных средств в течении пяти лет, начиная с года следующего за годом списания. Арендованные основные средства учитываются у арендатора под инвентарными номерами, присвоенными им арендодателем.

   Инвентарные номера указываются в первичных  документах, которыми оформляется поступление  объектов основных средств, их перемещение  внутри организации, выбытие из организации, и в регистрах аналитического учета.

   Аналитический учет основных средств бухгалтерией ведется в инвентарных карточках:

• инвентарная  карточка учета основных средств  ф. ОС-6 (для учета зданий, сооружений, передаточных устройств, машин и  оборудования, инструментов, производственного  и хозяйственного инвентаря, транспортных средств) (приложение Д);

• инвентарная  карточка учета основных средств  ф. ОС-8 (для учета животных, многолетних  насаждений и капитальных расходов по улучшению земель) (в исследуемом РОВД не ведётся);

• инвентарная  карточка группового учета основных средств ф. ОС-9 (для учета библиотечных фондов) (не имеет применения в РОВД г. Кличева).

   Инвентарные карточки открываются на основании  первичных документов, которыми оформляется  поступление основных средств в  организацию, и технической документации и хранятся в картотеке бухгалтерии. Карточки в картотеке располагаются по субсчетам основных средств с подразделением внутри них по материально-ответственным лицам..

   С целью сохранности инвентарных  карточек они регистрируются в описи ф. ОС-10 (приложение Е). В РОВД опись ведется в одном экземпляре. Записи в ней производятся в разрезе групп основных средств без указания года открытия карточек. Для каждой группы отводится соответствующее количество страниц. Нумерация ведется по каждой группе, начиная с номера 1. При выбытии и перемещении объектов в графе описи "Примечание" указывается дата (число, месяц, год) и документ, свидетельствующий о выбытии (последний момент не учитывается в данном учреждении).

   В карточках ф. ОС-6 указываются характерные признаки объектов: чертеж, модель, тип, марка, заводской номер, дата выпуска (изготовления), дата и номер акта ввода в эксплуатацию, краткая индивидуальная характеристика объекта. В тех случаях, когда в составе оборудования, приборов, вычислительной техники и т. д. имеются драгоценные металлы, в карточках указывается перечень деталей, в составе которых имеется драгоценный металл, наименование детали и масса металла по данным технической документации (паспортов, формуляров, руководств по эксплуатации, этикеток и т. д.). При приобретении импортного оборудования, покупке или безвозмездном получении приборов и оборудования, которые уже находились в эксплуатации, часто в документах отсутствуют сведения о содержании драгоценных металлов. В этом случае учет их осуществляется в соответствии с письмом Комитета по драгоценным металлам и драгоценным камням при Совете Министров № 05/807 от 19 октября 1993 г. "О порядке организации первичного учета драгоценных металлов в приборах, оборудовании и иной технике".

     В карточках отражается также  перемещение основных средств  внутри организации.

   Во  всех инвентарных карточках ф. ОС-6 отражаются: инвентарный номер объекта (кроме библиотечного фонда), его первоначальная (восстановительная) стоимость, отметки об оприходовании и выбытии объекта, источник приобретения, ставятся подпись лица, заполнившего карточку, и дата заполнения.

   Кроме того, в этих карточках предусмотрены  графы для отражения затрат по капитальному ремонту, достройке, реконструкции, модернизации объекта.

   В свою очередь каждое материально-ответственное лицо должно вести инвентарный список находящихся под его ответственностью основных средств ф. ОС-13 (отклонения, имеющиеся по данному участку работы указаны выше) (приложениеЖ).

   Данные аналитического учёта  должны быть тождественными записям синтетического учёта.  

     2.3 Синтетический учёт  основных средств 

   Синтетический учёт предполагает отражение наличия  и движения основных средств на счетах, а также в регистрах бухгалтерского учёта. Необходим он также для  сверки данных, полученных из аналитического учёта и подготовки информации к предоставлению бухгалтерской отчётности.

   Таким образом для проверки правильности записей аналитического учёта ведётся  оборотная ведомость по счёту 01 «Основные  средства» ф.326. Ведомость составляется по каждому субсчёту в разрезе материально-ответственных лиц (приложения И, К). Остатки на конце месяца сверяются с   Главной книгой (Л).

   Учет  операций по выбытию и перемещению  основных средств ведется в накопительной  ведомости ф. № 438 (журнал-ордер № 6) (приложение М). Записи в накопительную ведомость производятся по каждому документу. При этом в графе "Итого" записывается сумма выбывшего и перемещенного имущества, которая должна равняться сумме записей по дебету субсчетов. По окончании месяца итоги по субсчетам записываются также в Главную книгу.

   В свою очередь Главная книга (приложение Л)представляет собой таблицу, в  которую в конце каждого месяца разносятся итоги журналов-ордеров. Здесь для записей по одному счёту  открывается отдельная страница (по необходимости для каждого субсчёта), а для записей за месяц предназначена одна строка.

   Отражение сумм по дебету счёта производится с указанием корреспондирующих  кредитуемых счетов и номеров  журналов-ордеров, из которых производится запись. Кредитовый оборот показывается общей суммой  за месяц. После отражения оборотов по каждому счёту подсчитывается остаток на конец месяца. На основании Главной книги заполняется бухгалтерский баланс (приложение Н).

     Бухгалтерский баланс – это годовой итог деятельности учреждения. Он представляет собой таблицу, в которой на конкретную дату отражается наличие (состояние) средств и источников их формирования в стоимостном (денежном) измерении. Информация по основным средствам, которую отражают в балансе, показывает остатки объектов на начало года и на конец, сумму начисленной амортизации и остаточной стоимости. Эти данные должны быть взаимоувязаны следующим образом:

Строка 01 = строка 610 + строка 620   (на начало и на конец периода).

   Также отчётной формой по основным средствам является ф. № 5 «Отчёт о движении основных средств» (приложение П). Здесь отражаются остатки фондов на начало года и на конец (в разрезе субсчетов), а также сумму поступивших в отчётном периоде (по статьям, в том числе и с указанием суммы переоценки) и выбывших (с той же аналитикой). Данный отчёт является обязательным, так как позволяет использовать данные для проведения анализа основных средств по источникам поступления и направлениям выбытия объектов основных средств.

   В этой связи необходимо отметить огромный недостаток работы финансового отдела. Большинство синтетических регистров ведётся в обычных тетрадях форматом А*4, где разлинеиваются листки и записываются необходимые сведения (все накопительные ведомости, журналы-ордера, главная книга и многое другое). Средство на закупку документов имеются, однако приобретение так и не осуществляется. Это большая ошибка начальника финансовой службы, ведь этот процесс тормозит работу бухгалтерии, делая её менее эффективной; увеличивает процент роста ошибок в учёте и время, потраченное на их устранение. 
 

   2.4 Учёт амортизации  и ремонта основных  средств 

   В процессе эксплуатации основные средства постепенно изнашиваются. Они утрачивают свои первоначальные свойства, физические качества, технико-эксплуатационные возможности, теряют свою стоимость.

   В соответствии с Положением о порядке  начисления амортизации основных средств и нематериальных активов (далее - Положение по амортизации) по основным средствам бюджетных организаций начисляется амортизация. В Положении по амортизации дано два её определения:

     1. Амортизация как процесс перенесения  стоимости основных средств и нематериальных активов или части стоимости основных средств на стоимость продукции (работ, услуг), вырабатываемой с их использованием в процессе предпринимательской деятельности в течение срока полезного использования каждого объекта.

     2. Амортизация не используемых  в предпринимательской деятельности объектов основных средств (полной их стоимости или части) и нематериальных активов представляет собой процесс потери вследствие изнашивания их стоимости, которая списывается за счет соответствующего источника в течение нормативного срока службы каждого объекта.

   По  отношению к основным средствам  и нематериальным активам бюджетных организаций амортизация рассматривается лишь как процесс потери стоимости не используемых в предпринимательской деятельности объектов в течение нормативного срока службы.

   Нормативный срок службы - период амортизации отдельных объектов основных средств и нематериальных активов (полных лет, месяцев).

   Нормативный срок службы амортизируемых объектов основных средств определяется в соответствии с Временным республиканским классификатором амортизируемых основных средств и нормативных сроков их службы. По видам основных средств, не включенных в этот классификатор, нормативный срок службы устанавливается комиссией организации по проведению амортизационной политики на основании технической документации организаций-изготовителей, а при ее отсутствии - экспертным путем. Состав комиссии по проведению амортизационной политики, ее функции и регламент работы утверждаются руководителем организации. Однако это достаточно гибкая процедура, вызывающая множество разногласий, особенно между бухгалтерами и налоговыми инспекторами. В настоящее время в республике разрабатывается Сборник нормативных сроков службы амортизируемых основных средств. Возможно этот факт поможет решить возникающие проблемы.

   Нормативный срок службы объектов основных средств, ранее находившихся в эксплуатации, определяется при приобретении каждым новым собственником с момента ввода объектов в эксплуатацию. В этом случае комиссия вправе понижать нормативные сроки службы вдвое, но не ниже чем до двух лет.

   Положением  по амортизации предусмотрены три  способа расчета годовой суммы амортизации: линейный, нелинейный (метод суммы лет, метод уменьшаемого остатка), производительный.

   В бюджетных организациях используется линейный способ, сущность которого заключается  в равномерном (по годам) начислении амортизации в течение нормативного срока службы объекта. Амортизация начисляется один раз в конце года до полного погашения стоимости объекта или его выбытия.

   Годовая сумма амортизации определяется исходя из амортизируемой стоимости объекта основных средств и нормы амортизации, исчисленной исходя из нормативного срока службы. Годовая норма амортизации (в процентах, с двумя знаками после запятой) - это величина, обратная нормативному сроку службы. Для получения более точных результатов Министерство финансов рекомендует рассчитывать годовую норму амортизации с плавающей запятой (шестью знаками после запятой).

   По  вновь введенным в эксплуатацию объектам в конце года начисляется  годовая сумма амортизации независимо от того, в каком месяце года эти  объекты введены в эксплуатацию.

   По  выбывшим объектам в году выбытия  объекта амортизация не начисляется.

   По  самортизированным объектам амортизация  не начисляется с года, следующего за годом, в котором остаточная стоимость объекта стала равной нулю.

   Амортизируемой  стоимостью основных средств является:

•  при неизменных условиях функционирования объектов - стоимость, по которой они числятся в бухгалтерском учете, т. е. первоначальная или восстановительная стоимость;

• при  изменении способов и методов  начисления амортизации, других условий функционирования объектов - недоамортизированная (остаточная) стоимость;

• при реконструировании (модернизировании) объектов – остаточная стоимость на дату ввода объекта после реконструкции (модернизации)

Годовая норма амортизации рассчитывается двумя способами. Первый предполагает использование восстановительной стоимости: