Оптимизация использования времени руководителя

20

Российская Международная Академия Туризма

ЦЕНТРАЛЬНЫЙ ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ И ЭКОНОМИКИ ТУРИСТСКОГО БИЗНЕСА

Курсовая работа

По курсу: Основы менеджмента

На тему: Оптимизация использования времени руководителя

Выполнила: студентка 2 курса  

группы 070138 ТМ

Специализация: менеджмент туризма

Ротарь В. В.

Проверил: преподаватель Шатохин С. А.

Сергиев Посад

2009

Содержание

Введение

1 Теоретические основы использования рабочего времени руководителя

  1.1 Значение фактора времени

  1.2 Время и содержание работы руководителя

  1.3 Принципы эффективного использования времени

  1.4 Применение методов тайм-менеджмента в работе руководителя

2 Анализ причин дефицита времени

  2.1 Анализ причин, связанных с руководителем

  2.2 Анализ причин, не зависящих от руководителя

3 Рекомендации по оптимизации времени руководителя

Заключение

Список использованной литературы

Реферат

Тема данной курсовой работы: «Оптимизация использования времени руководителя».

Актуальность данной работы состоит в том, что непрерывная перестройка организационных структур, децентрализация управления, модернизация технологий, стилей и методов руководства усиливают значение роли руководителя. Сегодня эффективный труд руководителя – это тесное сочетание мастерства, которому можно и нужно научить, и таланта организатора, с которым нужно родиться и который нужно развивать и совершенствовать. Постоянный дефицит времени при возрастающей интенсивности труда – явление, характерное для большинства руководителей во всем мире. И сегодня, как никогда, актуален вопрос – как научиться экономить и эффективно организовывать время тех, кто реализует функции управления.

Объектом исследования является система управления временем.

Предметом исследования служат методы оптимизации времени руководителя. 

Цель работы: разработать рекомендации по оптимизации использования времени управляющего.

В соответствии с поставленными целями, были определены следующие задачи:

          определить значение фактора времени и содержание работы руководителя;

          провести анализ причин дефицита времени;

          подготовить рекомендации по улучшению рационального использования рабочего времени руководителя;

Ключевые слова: тайм-менеджмент, анализ, постановка целей, планирование, делегирование, "воры времени".

Данный курсовой проект состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы, который включает в себя девять источников информации. Общий объем работы составляет тридцать страниц.

В первой главе определяется значение фактора времени, а также содержание работы руководителя. Кроме этого, рассматриваются принципы эффективного использования времени.

Во второй главе рассматриваются и анализируются причины дефицита времени, которые являются следствием неграмотных действий руководителя, а также причины, независящие от личности руководителя.

В третьей главе приводятся рекомендации по оптимизации использования времени руководителя.

В конце курсовой работы будет сделано заключение, в котором будут приведены краткие выводы.

Введение

Данная курсовая работа выполнена на тему: «Оптимизация использования времени руководителя».

Актуальность данной работы состоит в том, что непрерывная перестройка организационных структур, децентрализация управления, модернизация технологий, стилей и методов руководства усиливают значение роли руководителя. Сегодня эффективный труд руководителя – это тесное сочетание мастерства, которому можно и нужно научить, и таланта организатора, с которым нужно родиться и который нужно развивать и совершенствовать.

Постоянный дефицит времени при возрастающей интенсивности труда – явление, характерное для большинства руководителей во всем мире. И сегодня, как никогда, актуален вопрос – как научиться экономить и эффективно организовывать время тех, кто реализует функции управления.

Объектом исследования является система управления временем.

Предмет исследования: методы оптимизации времени руководителя.

Цель работы: разработать рекомендации по оптимизации использования времени управляющего.

В соответствии с поставленными целями, были определены следующие задачи:

          определить значение фактора времени и содержание работы руководителя;

          провести анализ причин дефицита времени;

          подготовить рекомендации по улучшению рационального использования рабочего времени руководителя;

Данная тема была выбрана, потому что в наше время ценится тот руководитель, который знает свое дело, умеет хорошо управлять и добиваться поставленных целей, независимо от его внешности и образования. Это главный стандарт настоящего руководителя.

Но даже при наличии всех выше перечисленных навыков руководитель не будет успешным, если он не будет правильно организовывать своё время и рабочий день. Ведь такой ресурс как время стоит на ряду со многими другими ресурсами: людьми, финансами и сырьём. Менеджер всегда находится в трёх измерениях в настоящем, прошлом и будущем. Время – необратимо. Его нельзя накопить, умножить или передать. Оно проходит безвозвратно.

Постоянный дефицит времени при возрастающей интенсивности труда - явление, характерное для большинства руководителей во всем мире. И перед каждой экономически развитой страной сегодня стоит вопрос: как научиться экономить время тех, кто реализует функции управления.

Здесь было бы уместно процитировать высказывания разных авторов о значении времени: Алан Лэкейн: “Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь; тот, кто держит в руках своё время, держит в руках свою жизнь”; Питер Друкер: “Время – самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим”; Ульрих Зиверт: “Умение распоряжаться временем наряду с правильным руководством и техникой влияния на людей выступает фактором, который предопределяет Ваш успех и неудачу”.

Таким образом, мы можем смело сказать, что успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием – временем.

1 Теоретические основы использования рабочего времени руководителя

1.1 Значение фактора времени

Трудно воспитать делового человека, если он не научится ценить время. Человек, остро чувствующий ценность даже самого крошечного промежутка времени, успевает многое, и кажется, что он не суетится и не спешит. Замечено, что людям, умеющим работать, времени хватает, его у них больше, чем у других. Вспомним тезис А. Чехова: «Если хочешь, чтобы у тебя было мало времени, ничего не делай».

Власть над временем дается только тому, кто обрел власть над собой, овладел умением управлять собой, с уважением относится ко времени. Вместе с тем каждый человек постоянно своей жизнью подтверждает величайший парадокс времени: сколько бы его ни было отпущено, почти всем его не хватает.

Изучение бюджета времени немецких управляющих показало, что только 8% из них не нуждаются в дополнительном времени, тогда как остальным опрошенным требуется от 10 до 100% добавочного времени, В общей сложности 65% руководителей показали, что могли бы с толком использовать 20% и более (до 100%) дополнительного времени — а это один или два дополнительных рабочих дня в неделю.

Известный эксперт по рационализации труда А. Макензи опросил в течение своей консультационной деятельности тысячи менеджеров и пришел к следующим выводам -  из каждых ста менеджеров:

      лишь один имеет достаточно времени;

      десятерым требуется на 10% больше времени;

      сорока менеджерам нужно 25% дополнительного времени;

      остальным не хватает 50% времени.

Парадокс времени гласит: «Мало кто имеет достаточно времени, и все же каждый располагает всем временем, которое у него есть».

Именно в деловом мире наиболее часто употребляют поговорку «Время—деньги», однако о значении времени можно сказать следующее:

      время необратимо;

      время нельзя умножить;

      время нельзя накопить;

      время нельзя передать;

      время проходит безвозвратно.

Удачливые руководители обладают различными чертами характера и качествами, но одно качество объединяет их всех: они сознательно и системно используют свое время и высвобождают себя, для выполнения истинно управленческих функций и для досуга.

Временем как ресурсом каждый человек располагает изначально в равном количестве. Но результаты его использования у разных людей различны. Постоянный недостаток времени при напряженном трудовом ритме — явление, наблюдаемое у большинства руководителей во всем мире. Поэтому перед каждой страной стоит сегодня вопрос: как научиться экономить время деловых людей, и прежде всего руководителей?

Руководитель должен уметь ценить фактор времени. К сожалению, в любой сфере труда можно увидеть, что немало рабочего и нерабочего времени расходуется непродуктивно. Можно сказать, что нередко еще мы попросту растрачиваем время.

Работа в учреждениях часто начинается лишь после 30-минутной раскачки, много времени уходит на перекуры, личные телефонные разговоры. Заседания и совещания нередко начинаются и заканчиваются с опозданием.

Видный теоретик управления Платон Михайлович Керженцев подчеркивал, что время для нас является ценностью особого рода. Его нельзя скапливать и сберегать, оно течет беспрерывно и ежесекундно ускользает от нас. Время неиспользованное погибает безвозвратно.

1.2 Время и содержание работы руководителя

Деятельность руководителя складывается обычно из отдельных этапов процесса управления. Исходя из этого, мы получим следующий перечень задач управления:

1.      Составление плана деятельности, куда входит постановка задач на предстоящий период работы и программирование необходимых для их выполнения мероприятий.

2.      Организация деятельности как в масштабе всего предприятия, так и в рамках его функциональных подразделений.

3.      Планирование ресурсов рабочей силы, ее подбор, ознакомление с производством и обучение.

4.      Руководство персоналом, его мотивирование, информирование и сотрудничество с ним.

5.      Принятие решений.

6.      Контроль за выполнением поставленных задач и за эффективностью работы.

7.      Совершенствование деятельности организации в целом.

Можно заметить, что в задачи управления не включена важнейшая составная часть деятельности — выполнение запланированных мероприятий. Естественно, что выполнение этих мероприятий тоже следует планировать, но задача управления не содержит в себе функций руководителя, которые предусматривали бы его практическое участие в непосредственном осуществлении работ. Другое дело, если руководитель сам в рамках своего рабочего времени пожелает принять участие в той или иной практической работе. Время, используемое разного уровня руководителями на управление и личное участие в выполнении заданий, может в зависимости от ситуации колебаться. Однако удельный вес времени, используемого на задачи управления, возрастает по мере перехода к высокому уровню производства.

Названные выше задачи, входящие в должностные обязанности руководителя, направлены на управление деятельностью организации и людьми. Сами руководители указывают следующий перечень своих задач:

1.      Планирование своей работы по управлению и выполнению заданий.

2.      Планирование использования своего рабочего времени.

3.      Контроль и совершенствование своей эффективности.

4.      Поддержание своей мотивированности.

5.      Самосовершенствование для выполнения задач сегодня и в будущем.

6.      Поддержание и совершенствование качества своей жизни.

1.3 Принципы эффективного использования времени

Мы, казалось бы, теряем минуты, а незаметно проходит вся жизнь. И поэтому так важно уделять внимание в наше стремительно летящее время разумному использованию этого, так быстро ускользающего ресурса.

Отметим, что люди достаточно давно были озабочены управлением своим временем. По мнению С. Кови, автора бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей. Возврат к этике характера», существует уже четыре поколения, занимавшихся управлением временем.

Первая волна характеризовалась записками/памятками, попытками упорядочить и систематизировать все, что требует от нас затрат времени и сил.