Анализ использования информационных технологий в гостинице

3. Создать комплексную  систему, работающую в режиме  реального времени, предоставляющую  оперативную отчетность на любом  уровне в любой момент времени.  Обеспечить руководство ГК необходимой  информацией для оперативного  принятия управленческих решений.

 

Система «Эдельвейс» решает следующие задачи:

 

· Обеспечение уровня обслуживания клиентов Гостиничного Комплекса в  соответствии с новейшими отраслевыми  стандартами индустрии гостеприимства.

· Повышение эффективности  работы персонала, организация взаимосвязи  подразделений.

· Возможность продуктивного  использования накапливающихся  данных по клиентам и организациям.

· Проведение успешной маркетинговой  политики, достигая при этом повышения  уровня заполняе-мости ГК, увеличение доходов и совершенствования планирования.

· Осуществление постоянного  контроля за действиями персонала.

 

Центральной системой в данном комплексе автоматизации является Система управления гостиницей, которая  предназначена в первую очередь  для сбора, хранения и анализа  всевозможных данных о функционировании всех подразделений предприятия  в целом. Кроме того, PMS (Property Management system) также осуществляет автоматизацию нескольких подразделений ГК, непосредственно связанных с управлением номерным фондом: отдел бронирования, отдел портье, служба горничных, отдел продаж.

Модуль ведения счетов данной системы позволяет вести  как счета клиентов самой гостиницы (проживающих гостей), так и индивидуальные и корпоративные счета клиентов всего ГК, а также - внутренние счета  предприятия, что позволяет аккумулировать доходы всего комплекса и другие статистические данные в единой базе данных предприятия для последующего их анализа.

 

Система автоматизации телекоммуникационных услуг

 

Тарификационная система  учета телефонных звонков и пользования  интернета из номеров и офисов гостиницы в сочетании с однонаправленными  интерфейсами обеспечивает передачу данных о звонках и трафике интернета  в PMS. Также возможно развертывание  Wi-Fi зоны с использованием любых точек доступа любого производителя для предоставления гостям беспроводного доступа в сеть Интернет из номеров гостиницы, холла, ресторана и конференц-залов.

 

Система контроля доступа

 

Система обеспечивает предварительную  выписку и выписку по факту  ключей-карт для гостей и обслуживающего персонала, контроль доступа в общие  комнаты (конференц-залы, сауны, и др.). Ведется рабочий журнал по выдаче всех карт и всех событий комплекса  управления с полной детализацией. Позволяет использовать ключ-карту  гостя в системе внутреннего  кредита.

 

Система управления предприятием

 

Управление финансами, бухгалтерский  и налоговый учет по российским и  западным стандартам, управление взаимоотношениями  с клиентами, персонал, зарплата, логистика, полный управленческий учет и т.д.

 

Система платного / интерактивного телевидения

 

Система обеспечивает тарификацию  просмотра платных каналов и  в сочетании с однонаправленным интерфейсом передачи данных о просмотрах в PMS. Также поддерживает дополнительные функции по обслуживанию гостей на высоком уровне ( приветствие гостя, заказ услуг из номера и др.).

 

Интегрированная телекоммуникационная система

 

Интегрированная телекоммуникационная система состоит из следующих  крупных подсистем:

- Структурированная кабельная система (СКС) - физическая реализация среды передачи данных - кабели информационные, телевизионные, электрические, коммутационное оборудование.

- Локальная вычислительная сеть (ЛВС)- «мозг» среды передачи данных, активное оборудование сети, сервера, ПК.

- Внутренняя телефонная сеть гостиницы - она вынесена в отдельную подсистему вместе с автоматической телефонной станцией (АТС), терминалами (телефонными аппаратами) и специальным оборудованием.

 

Единое расчетно-платежное  пространство

 

На базе представленного  программного комплекса настраивается  единое расчетно-платежное пространство. Уникальность данного решения заключается  в высокотехнологичном информационном обмене в режиме реального времени  между специализированными системами. Предлагаемая схема работы позволяет  организовать обслуживание посетителей  на принципиально новом качественном уровне:

 

· организовать расчеты с  использованием различных платежных  механизмов (наличные, кредитные карты, карты постоянных клиентов, гостевые карты);

· повысить качество обслуживания посетителей;

· сократить время обслуживания посетителей;

· повысить безопасность посетителей;

· использовать индивидуальный подход к обслуживанию посетителей;

· обеспечить функционирование объекта 7 дней в неделю, 24 часа в  сутки;

· получить возможность устанавливать  различные схемы расчетов, системы  скидок, маркетинговые акции, «специальные»  мероприятия и т.д.

· предоставлять особые возможности (в т.ч., кредиты) постоянным клиентам;

· значительно сузить возможности  для злоупотреблений со стороны  персонала .

 

Программа Эдельвейс позволяет  оперативно, в любое удобное для  пользователя время переносить данные в бухгалтерские программы. На данном этапе реализованы стыковки с  программами 1С:Бухгалтерия (версии 7.7 и 8.0) и Microsoft® Dynamics NAV. Стыковка осуществлена на базе импорта-экспорта данных.

Интеграция с 1С:Бухгалтерия базируется на внешней обработке данных, предназначенной для оперативного переноса информации из АСУ гостиницы в бухгалтерскую программу. Обработка позволяет путем XML-обмена загружать из Эдельвейс/Medallion в типовые конфигурации программы 1С:Бухгалтерия элементы справочников «Контрагенты», «Договоры контрагентов», «Номенклатура», а также формировать документы:

 

· «Оказание услуг» (в  «1С:Бухгалтерия 8.0» - «Реализация товаров и услуг»);

· «Услуги сторонних организаций» (в «1С:Бухгалтерия 8.0» - «Поступление товаров и услуг»);

· «Приходный кассовый ордер», «Расходный кассовый ордер» (в «1С:Бухгалтерия 7.7» для отражения наличных оплат возможно формирование документа «Операция»);

· Документ «Операция» для  отражения оплаты по кредитным картам.

 

Пользователь может корректировать загруженные документы и элементы справочников. Обработка отражает бухгалтерские  операции с юридическими и физическими  лицами.

 

Загружаются данные:

 

· по наличным оплатам;

· по оказанию услуг клиентам;

· по оплатам кредитными картами;

· по возвратам денег клиенту  за нереализованные услуги;

· по комиссионному вознаграждению посредническим фирмам.

 

АСУ «Эдельвейс» поддерживает функции управления станцией:

 

Room status - данная функция позволяет работникам этажной службы изменять статусы комнат (убрана - грязная - готова к заселению) набором специального кода на телефонном аппарате. Для успешной реализации данной функции на АТС должны быть запрограммированы специальные префиксы и согласованы номера статусов, которые будут набираться на телефонных аппаратах горничными.

Check In/Check Out - возможность автоматически открывать/перекрывать связь при заезде/выезде гостя. Исключает несанкционированные звонки из незаселенных номеров.

Guest name - передача на станцию фамилии гостя при поселении. В дальнейшем эта фамилия отображается на дисплеях телефонных аппаратов, когда гость звонит из номера на другой телефон, установленный в гостинице.

Automatic Wake-Up - возможность установить средствами АСУ "Эдельвейс" побудки (напоминания) для гостя.

Message Waiting - включение индикатора "Вам сообщение" на телефонном аппарате в номере при внесении в АСУ "Эдельвейс" сообщения для гостя.

VIP - передача на АТС  статуса гостя "VIP" при установки одноименного признака в карточке гостя в программе.

Language - передача на АТС идентификатора языка пользователя, выбранного для него в карточке резервирования, при поселении через АСУ "Эдельвейс". Может использоваться для отображения на дисплеях телефонных аппаратов, для выбора языка при прослушивании запрограммированных в станции сообщений и т.п.

 

2.3 Рекомендации по совершенствованию  информационных технологий

 

 

После изучении технической базы отеля «Центральый» и, а также ознакомления с организацией работы, можно сделать определенные выводы.

Поскольку большинство (около 85%) клиентов ГК, приезжие из других городов, у них возникает потребность  пользоваться междугородней и международной  телефонной связью, затраты на которую  весьма существенны.

Так, отель «Центральный» пользуется услугами ОАО «Центртелеком». Тарифы на обычную междугороднюю и международную связь довольно высоки. Но современные технологии не стоят на месте и сейчас есть возможность звонить в другой город или даже страну намного дешевле - с помощью технологии «IP-телефония».

IP-телефония.

Успешная деятельность любого предприятия невозможна без постоянного  оперативного обмена информацией с  партнерами, клиентами, собственными филиалами. Международные телефонные переговоры и пересылки факсимильных сообщений  становятся весомой частью расходных  статей бюджета и существенно  отражаются на результатах работы. IP-телефония - это технология передачи голоса и факсимильных сообщений  через сети, использующие протокол IP, в том числе через сеть Интернет. Основное преимущество IP-телефонии - в  несколько раз меньшая стоимость  связи. Чтобы воспользоваться данной услугой, не требуется ни компьютер, ни доступ в сеть Интернет. Все, что  нужно - это телефонный аппарат с  возможностью переключения в режим  тонального набора. ОАО «Центртелеком» предоставляет услугу IP-телефония. Для ее использования необходимо приобрести карту IP-телефонии номиналом 100, 300 или 500 единиц (одна единица эквивалента 1 рублю), либо заключить договор с ОАО «Центртелеком».

IP-телефония обладает  множеством преимуществ, среди  которых: более низкая цена, лучшее  качество и минимальные вложения  в оборудование.

Еженедельно клиенты ГК делают около 20 телефонных звонков (примерно по пять-семь минут) по межгороду и  за границу, используя услуги ОАО  «Центртелеком», стоимость которых составляет от 10 до 30 рублей за минуту и больше. Средняя стоимость за 1 минуту разговора - примерно 18 рублей. В результате получаем, что ежемесячные расходы составляют 2000 рублей. В год - 24000 рублей.

 

 

Проанализируем стоимость  предоставления телефонной связи через IP-телефонию. По тарифам ОАО «Центртелеком», которые приведены в таблице 4, средняя стоимость 1 минуты разговора составляет примерно 18 рублей. При внедрении технологии «IP-телефония» гостиница «Олимп» могла бы тратить на международные телефонные разговоры в месяц - 3,38*5*20=338 рублей, в год - 338*12= 4056 рублей. В итоге - 19944 рублей экономии в год.

Подводя итог вышесказанному , можно сделать вывод, что внедрение технологии «IP-телефония» значительно сокращает расходы ГК на телефонную связь. Если сравнить расходы фирмы на международные и междугородние разговоры по обычной телефонной линии и расходы при использовании IP-телефонии, следует сделать вывод о том, что IP-телефония обойдется почти в 5 раза дешевле. В абсолютном выражении экономия от использования предложенной в работе технологии составит 19944 рублей в год. Это означает, что у ГК появятся высвободившиеся денежные средства, которые могут быть использованы более эффективно.

В связи с изложенным, представляется целесообразным использование IP-телефонии в деятельности гостиничного комплекса, как более эффективного и экономного средства коммуникации.

Доступ в INTERNET

Гостиница «Олимп» для  выхода в Интернет пользуется услугами провайдера НГТС. В месяц расходы  составляют приблизительно 6000 рублей. Скорость передачи данных очень низкая (64 кбит/сек). Такая низкая скорость весьма затрудняет работу администраторов.

Webstream - это быстрый Интернет по обычному телефону.

- Высокоскоростной доступ  к сети Интернет (до 24 Мбит/с) по  обычному телефону;

- услуга предоставляется  по существующей телефонной линии  (возможно подключение с прокладкой  провод при отсутствии телефона);

- свободная телефонная  линия;

- постоянный доступ к  сети Интернет;

- одновременный доступ  в сеть Интернет с нескольких  компьютеров по одной абонентской  линии;

- главным преимуществом  является возможность оперативно  организовать широкополосный доступ  практически в любую точку  города.

Webstream обеспечивает передачу данных на скоростях, достаточных для эффективной работы с различными данными, в том числе цифровым видео или мультимедиа. Скорость доступа в сеть в 50 раз больше обыкновенного модемного доступа. Расходы на интернет в месяц составляют около 6000 рублей. Подключение к WEBSTREAM составляет 2000 рублей. Безлимитный тариф будет обходиться в месяц 2500 рублей.

Экономия от использования WEBSTREAM составляет 1500 в первый месяц, 3500 в последующие и 40000 в год. Кроме того значительно повышается эффективность работы администратора, благодаря более высокой скорости передачи данных. Также появится возможность оказания услуги «выход в интернет из гостиничного номера». Стоимость услуги будет составлять 150 рублей в час. В настоящее время многие клиенты интересуются такой возможностью. По примерным подсчетам и проведенным опросам клиенты будут пользоваться интернетом около 5 часов в сутки.

Экономическая выгода от внедрения  данной услуги

5 часов * 7 дней = 35 часов  в неделю.

5 часов * 30 дней = 150 часов  в месяц.