Анализ использования информационных технологий в гостинице

14 — информация о загрузке номерного фонда и бронированиях, подтверждения бронирований;

15 — резервирование с указанием количества и типа заказываемых номеров, информации о группе, информация о внесении авансовых платежей;

16 — выставление счетов клиентам, изменение расценок на гостиничные услуги;

17 — информация о платежах, полученных службами, сведение бухгалтерских проводок за отчетный период и формирование отчетов.

 

 

 

 

 

 

Рис. 2. Информационные потоки в системе «Эдельвейс/Medallion

Рассмотрим некоторые экранные формы системы .

Основное рабочее окно программы представляет собой план комнат. В нем отображается перечень номеров и дат. В окне наглядно представлена информация о резервировании и занятости номеров.

Диалоговое окно «Карточка  резервирования», вызываемое из модуля плана комнат, предназначено для  ввода информации о бронировании номера и о потенциальном госте.

Как только номер зарезервирован на имя гостя, появляется возможность работать с его лицевым счетом. Существуют разные типы счетов: гостя, группы, внутренний. В счет гостя вносится информация о стоимости оказанных услуг и их оплате. Он может быть распечатан. Возможен безналичный расчет.

Необходимо анализировать  статистику работы гостиницы. В системе имеются средства, обеспечивающие наглядное представление результатов. Для этого предназначен модуль «Статистика» (рис. 3).

Компания «ЛИБРА Интернешнл» (официальный дистрибьютор компании Hotel Information Systems — www.hotelinfosys.com на территории России, стран СНГ и Балтии), www.libra-russia.ru, представляет пакет следующих систем :

♦ epitome PMS — система управления гостиницей. Основные функции:

• бронирование номеров;
• поселение и выписка;
• ведение счетов гостей;
• контроль состояния номерного фонда;
• ведение ночного аудита;
• функции консьержа;
• ведение кассовых операций;
• пакетная организация тарифов;
• учет дополнительных услуг;
• управление доходами;
• электронная почта;

♦ epitome POS — система управления рестораном;

♦ Libra F&B — система управления питанием;

♦ Core — система корпоративного управления;

♦ Core CRO — система центрального бронирования;

♦ epitome BI — система бизнес-аналитики.

 

 

 

Рис. 3. График бронирований

 

ДЛЯ перечисленных систем можно настроить интерфейсы с внешними приложениями.

Интерфейс ~ это компьютерная программа, обеспечивающая интеграцию компонентов программного комплекса автоматизации гостиницы на уровне обмена данными.

Обычно компоненты программного комплекса автоматизации гостиницы  являются функционально обособленными специализированными программами, предназначенными для эксплуатации в разных подразделениях. Интерфейс обеспечивает передачу данных из одной системы в другую. Это позволяет минимизировать дублирование информации в системах гостиницы.

Интерфейсные программы  могут разрабатываться для следующих систем:

♦ бухгалтерских (передача финансовых данных из системы управления гостиницей);

♦ систем телефонной тарификации (начисление на счет гостя сумм за пользование телефоном);

♦ систем управления энергосбережением (контроль микроклимата в номере);

♦ систем управления гостевыми факсами (начисление на счет гостя сумм за получение и отправку факсовых сообщений);

♦ систем интерактивного телевидения;

♦ систем тарификации Интернета в номерах;

♦ систем электронных дверных замков (контроля доступа);

♦ электронных мини-баров;

♦ систем управления рестораном (начисление на счет гостя сумм, проведенных по точкам продаж, обслуживание клубных карт);

♦ систем электронных сейфов (активация гостевых сейфов, начисление на счет гостя стоимости услуги пользования персональным сейфом);

♦ телефонных станций (открытие и закрытие телефонного соединения в номере, установление ограничений использования телефона, индикация гостевых сообщений, обновление статуса номера горничной, управление голосовой почтой, отображение на дисплее оператора фамилии гостя и номера комнаты).

Важной частью программного комплекса автоматизации гостиницы является модуль бронирования номеров через Интернет. Он позволяет увеличить загрузку отеля, сократить затраты на бронирование за счет отказа от посредников и привлечения потенциальных клиентов на сайт гостиницы. В этом случае информация о бронировании номера автоматически передается в систему управления гостиницей и высылается подтверждение. Это облегчает работу менеджеров.

Процесс бронирования номеров  через Интернет включает следующие  этапы (рис. 4).

1. Гостиница выделяет квоту номеров для свободной продажи в Интернете.

2. Клиент заходит на сайт гостиницы и ищет номер.

3. Клиент заполняет форму бронирования и через Интернет отправляет данные в систему управления гостиницей.

4. Система обрабатывает заказ и отправляет предварительное подтверждение с условиями предоплаты, а клиент заносится в лист ожидания.

5. После получения соответствующих гарантий (предоплата, гарантийное письмо и т. д.) клиенту высылается подтверждение брони.

6. Бронь заносится в график загрузки, а изменения в статусе номерного фонда автоматически отражаются на сайте.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 4 . Бронирование номеров через  Интернет

 

Оплата забронированного номера возможна через Интернет или  посредством кредитной карты.

При выборе гостиничных систем следует выяснить, как они будут  взаимодействовать между собой. В подавляющем большинстве случаев  специализированные гостиничные системы  достаточно функционально обособлены, они разработаны для разных целей, имеют разную специфику, эксплуатируются  разным персоналом в разных службах  и требуют различных знаний. Следовательно, структура базы данных, дизайн экранных форм и подход к отчетности в каждой системе могут быть специфическими.

Большинство гостиничных  интерфейсов работает в реальном режиме времени (online), некоторые функционируют в режиме периодического экспорта-импорта информации. Согласование режима передачи, формата и системного расположения передаваемых между системами данных являются ключевыми вопросами для создателей интерфейсных программ и их пользователей — специалистов гостиницы.

Хотя число интерфейсов  в PMS постоянно увеличивается, наиболее популярными прикладными программами  являются: "Текущая продажа", "Управление энергетическими ресурсами ", "Телефонные счета ", "Система электронного запирания ", "Встроенные бары и  демонстрация видеофильмов ".

Данные, собранные с помощью  модуля "Текущая продажа", важны  для точной и своевременной работы модулей "Расчеты с клиентом"и "Финансовые отчеты". Эти данные служат для сравнительного анализа и отчетности по нему.

Контроль за гостиничными номерами через модуль "Управление энергетическими ресурсами" привел к снижению расхода электроэнергии и, соответственно, экономии средств на ее оплату.

Модуль "Телефонные счета" позволяет гостинице контролировать внутренние, местные и междугородные  разговоры и определять стоимость  разговора. В результате введения данного  интерфейса гостиничная телефонная система, традиционно являвшаяся расходной  статьей, превратилась в серьезный  источник доходов.

"Система электронного  запирания" позволяет контролировать  условия и возможность проникновения  в номера. По выезде гостя из  номера код, открывающий номер  гостиницы, заменяется непосредственно  через компьютер, которым управляет  служба портье. Такая техника  повышает безопасность проживающих  гостей, улучшает контроль и степень  загрузки номерного фонда. 

Интерфейс "Встроенные бары и демонстрация видеофильмов" позволяет  контролировать использование установленных  в номерах мини-баров и мониторов внутригостиничной телевизионной сети. Этот интерфейс взаимодействует с модулем "Расчеты с клиентом "

Сегодня трудно представить  себе отель, в котором тысячи задач  по ежедневному ведению бизнеса  велись бы вручную. Системы управления — это мозг отеля, без которого он не сможет жить. Существует множество  видов систем электронного управления отелем, и выбирая одну из них, мы должны спросить себя, насколько она адаптируема с теми инновационными продуктами IT, которые уже становятся необходимостью.

В настоящее время основная инновация в сфере систем электронного управления – такие интернет-технологии, когда пользователь (сотрудник отеля) напрямую обращается к веб-сервису и может получить всю информацию о своем отеле в сети. На российском рынке в настоящий момент такими системами являются Opera Fidelio и Epitome PMS. «Основная инновация Epitome PMS, в позиционировании этой системы как части огромного гостиничного комплекса, в максимальной интеграции со сторонними системами», - говорит Сергей Фомин, генеральный директор Libra Hospitality - компании, предоставляющей эффективные бизнес-решения и комплексные услуги для автоматизации предприятий гостиничной отрасли, официального партнера и дистрибьютора в России компании SoftBrands.

Но процесс распространения  и модернизации несомненно приведет к тому, что очень скоро подобных систем станет больше. Появятся системы, которые можно будет получать по подписке (SAAS- технологии). Особенно это будет интересно для сезонных отелей (курортные, горнолыжные). Такие технологии позволят не тратить деньги собственника на покупку дорогостоящего софта, а оплачивать небольшие суммы из операционных расходов за реализованные брони. Таким образом, подобные системы станут доступными для отелей любого формата, включая мини-отели.

 

 

 

1.3 Правовое регулирование защиты информационных технологий в России

 

 

 

Отличительной особенностью современности является переход  от индустриального общества к информационному, в котором главным ресурсом становится информация. В этой связи информационная сфера, представляющая собой специфическую сферу деятельности субъектов общественной жизни, связанную с созданием, хранением, распространением, передачей, обработкой и использованием информации, является одной из важнейших составляющих не только России, но и современного общества любого развивающегося государства.

Проникая во все сферы  деятельности общества и государства, информация приобретает конкретные политические, материальные и стоимостные  выражения. С учетом усиления роли информации на современном этапе, правовое регулирование  общественных отношений, возникающих  в информационной сфере, является приоритетным направлением процесса нормотворчества  в Российской Федерации (РФ), целью  которого является обеспечение информационной безопасности государства.

Конституция РФ является основным источником права в области обеспечения  информационной безопасности в России.

Согласно Конституции  РФ:

• каждый имеет право на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, на тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений (статья 23);
• сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются (статья 24);
• каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом, перечень сведений, составляющих государственную тайну, определяется федеральным законом (статья 29);
• каждый имеет право на достоверную информацию о состоянии окружающей среды (статья 42).

Основоположным законодательным  актом в России, регулирующим отношения  в информационной сфере (в том  числе связанные с защитой  информации), является Федеральный  закон «Об информации, информатизации и защите информации», принятый в 1995 году.

Предметом регулирования  данного Закона являются общественные отношения, возникающие в трех взаимосвязанных  направлениях:

формирование и использование  информационных ресурсов;

создание и использование  информационных технологий и средств  их обеспечения;

защита информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации.

В Законе даны определения  важнейших терминов в информационной сфере. Согласно статье 2 Закона , информация – это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Одним из существенных достижений Закона является разграничение информационных ресурсов по категориям доступа. Согласно Закону, документированная информация с ограниченным доступом по условиям ее правового режима подразделяется на информацию, отнесенную к государственной  тайне, и конфиденциальную.

В Законе дан перечень сведений, которые запрещено относить к  информации с ограниченным доступом. Это, прежде всего законодательные  и другие нормативные правовые акты, устанавливающие правовой статус органов  государственной власти, органов  местного самоуправления, организаций  и общественных объединений; документы, содержащие информацию о чрезвычайных ситуациях, экологическую, демографическую, санитарно-эпидемиологическую, метеорологическую  и другую подобную информацию; документы, содержащие информацию о деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления, об использовании бюджетных средств, о состоянии экономики и потребностях населения (за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне).