Разработка организационной структуры на примере сети супермаркетов цифровой техники ООО «Кей»

Разработка положения об отделах представляет собой одну из самостоятельных задач организационного регламентирования системы управления. Решающее значение этой задачи определяется требованием правильной эффективно налаженной работы внутри отдела, необходимостью четкого разделения прав и обязанностей между отдельными работниками. Положение об отделах также должно соответствовать законодательству. Большое внимание отводится построению единой типовой структуры, которая охватывает все аспекты деятельности отдела, поскольку положение об отделах в известной степени определяет положение о должностях работников отдела, их обязанностях, правах и ответственности, которые должны быть также строго регламентированы. Правильное соотношение полномочий и ответственности, четкая регламентация деятельности руководителей и исполнителей в организации является непременным условием эффективного развития организаций.

В связи с этим разработка таких инструкций, в которых последовательно указаны этапы работ и конкретные исполнители, ответственные за выполнение каждого этапа, приобретает наиболее важное значение.

Сначала опишем положения о структурных подразделениях. Рассмотрим отдел маркетинга, отдел закупок, отдел продаж, отдел программного обеспечения, а также производственный отдел.

Положение об отделе маркетинга.

1. Общие положения отдела маркетинга:

1.1. Отдел маркетинга является самостоятельным структурным подразделением предприятия.
1.2.              Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия.
1.3.               Отдел подчиняется непосредственно коммерческому директору предприятия.
1.4.              Руководство отдела маркетинга:

1.4.1.              Отдел возглавляет руководитель отдела маркетинга, назначаемый на должность приказом коммерческого директора предприятия.

1.4.2. Начальник отдела маркетинга имеет 4 заместителя.

1.4.3. Обязанности заместителей определяются начальником отдела маркетинга.
1.4.4. Заместители и руководители структурных подразделений в составе отдела маркетинга, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом коммерческого директора предприятия по представлению начальника отдела маркетинга.

2. Структура отдела маркетинга:

2.1. Состав и штатную численность отдела маркетинга утверждает коммерческий директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению начальника отдела маркетинга.

2.2. В состав отдела входят бюро изучения рынка сбыта и спроса, бюро планирования, бюро стимулирования сбыта, бюро оперативного управления.

2.3. Начальник отдела маркетинга распределяет обязанности между сотрудниками отдела и утверждает их должностные инструкции.

3.Функции отдела маркетинга:

Сбор информации о конкурентах, определение уровня конкуренции в секторе выпускаемой продукции, выявление сильных и слабых сторон конкурентов, составление прогнозов развития рынка, проведение анализа существующих сетей сбыта, снабжения, ассортимента продукции, финансового состояния предприятия и эффективности финансового управления,  формирование новых потребностей с целью расширения рынка и поиск новых форм применения выпускаемой продукции, разработка предложений по созданию принципиально новой продукции и т.д.

4. Права отдела маркетинга:

4.1. Давать указания структурным подразделениям предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела и вытекающим из функций, которые перечислены в настоящем положении.

4.2. Представительствовать в установленном порядке от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными организациями, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями.
4.3. По согласованию с директором предприятия или коммерческим директором привлекать экспертов и специалистов в области маркетинга для консультаций, подготовки заключений, рекомендаций и предложений.

4.4. Вносить предложения руководству предприятия о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц предприятия по результатам проверок.
4.6. Вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников отдела, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.

5. Ответственность отдела маркетинга:

5.1.Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций отдела несет начальник отдела маркетинга.

5.2. На начальника отдела маркетинга возлагается персональная ответственность в случае:
5.2.1.Несоответствия законодательству издаваемых отделом инструкций, приказов.
5.2.2.Представления недостоверной информации, использование которой привело к осложнению взаимоотношений с контрагентами предприятия, уменьшению прибыли, а также причинению ущерба деловой репутации предприятия.

5.2.3.Необеспечения или ненадлежащего обеспечении руководства предприятия информацией по вопросам работы отдела маркетинга.

5.2.4.Несвоевременного, а также некачественного исполнения документов и поручений руководства предприятия.

5.2.5.Утечки информации, являющейся коммерческой тайной.

5.2.6. Несоблюдения трудового распорядка сотрудниками отдела.

5.3.Ответственность сотрудников отдела маркетинга устанавливается должностными инструкциями.

Положение об отделе закупок.

1. Общие положения отдела закупок:

1.1. Отдел закупок является самостоятельным структурным подразделением предприятия.
1.2. Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия.
1.3. Отдел подчиняется непосредственно коммерческому директору предприятия.
1.4. Руководство отдела закупок:

1.4.1. Отдел возглавляет начальник отдела закупок, назначаемый на должность приказом коммерческого директора предприятия.

1.4.2. Заместители и руководители структурных подразделений в составе отдела закупок, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом коммерческого директора предприятия по представлению начальника отдела закупок.

2. Структура отдела закупок:

2.1. Состав и штатную численность отдела закупок утверждает коммерческий директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению начальника отдела закупок.

2.2. В состав отдела входят руководитель отдела закупок, менеджеры по закупке ПК и оргтехники, менеджеры по закупке компьютерных программ, менеджер по закупке комплектующих.

2.3. Руководитель отдела закупок распределяет обязанности между сотрудниками отдела и утверждает их должностные инструкции.

3.Функции отдела закупок:

Определение потребности в материальных ресурсах, исследование рынка поставщиков по интересующей продукции, поиск наиболее квалифицированных поставщиков, предоставление необходимых услуг до и после продажи; заключение договоров и контроль исполнения; идентификация продукции, уточнение количества, подготовка отчетов; контроль над контактами с поставщиками.

4. Права отдела закупок:

4.1. Давать указания структурным подразделениям предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела и вытекающим из функций, которые перечислены в настоящем положении.

4.2. Требовать и получать от структурных подразделений предприятия материалы, необходимые для осуществления деятельности отдела.

4.3. Представительствовать в установленном порядке от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными организациями, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями.
4.4. По согласованию с директором предприятия или коммерческим директором привлекать экспертов и специалистов в области закупок для консультаций, подготовки заключений, рекомендаций и предложений.

4.5. Вносить предложения руководству предприятия о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц предприятия по результатам проверок.
4.6. Вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников отдела, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.

5.Ответственность отдела закупок:

5.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом полномочий, предусмотренных настоящим положением, несет начальник отдела.

5.2. На начальника отдела возлагается персональная ответственность за:
5.2.1. исполнение полномочий отдела предусмотренных настоящим положением;

5.2.2. за визируемые и подписываемые документы;

5.2.3. своевременное, а так же качественное исполнение документов и поручений;

5.3. Ответственность работников отдела устанавливается должностными инструкциями.

Положение об отделе продаж.

1. Общие положения отдела продаж:

1.1. Отдел продаж является самостоятельным структурным подразделением предприятия.
1.2. Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия.
1.3. Отдел подчиняется непосредственно коммерческому директору предприятия.
1.4. Руководство отдела продаж:

1.4.1. Отдел возглавляет начальник отдела продаж, назначаемый на должность приказом коммерческого директора предприятия.

1.4.2. Заместители и руководители структурных подразделений в составе отдела продаж, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом коммерческого директора предприятия по представлению начальника отдела продаж.

2. Структура отдела продаж:

2.1. Состав и штатную численность отдела продаж утверждает коммерческий директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению начальника отдела продаж.

2.2. В состав отдела входят руководитель отдела продаж, менеджеры по продаже компьютеров и оргтехники, менеджер по выдаче и доставке товара, менеджер торгового зала (подчиненными которого являются продавцы-консультанты).

2.3. Руководитель отдела продаж распределяет обязанности между сотрудниками отдела и утверждает их должностные инструкции.

3.Функции отдела продаж:

Обеспечение успешной коммерческой деятельности предприятия по сбыту продукции, подготовка и заключение договоров с покупателями на продажу продукции, составление заявок на необходимые материалы для осуществления функций сбыта, проведение мероприятий по ликвидации необоснованных расходов по сбыту продукции, реализация программы скидок, проведение мероприятий по выдаче и доставке товара покупателям, а также продажа в торговых залах.

4. Права отдела продаж:

4.1. Запрашивать от структурных подразделений и сотрудников компании информацию, документацию и материалы, необходимые для выполнения функций отдела продаж.

4.2. Вносить на рассмотрение непосредственного руководителя предложения по совершенствованию деятельности отдела продаж.

4.3. Права, предоставленные отделу, реализует руководитель отдела продаж, а также работники отдела в соответствии с установленными должностными инструкциями.

4.4. Директор по продажам имеет персональное право:

4.4.1. Участвовать в подборе работников отдела на вакантные должности.

4.4.2. Вносить предложения по совершенствованию деятельности других подразделений компании.

4.4.3. Участвовать в подготовке и согласовании планов и бюджета компании, касающихся деятельности отдела продаж.

4.4.4. Давать подчиненным работникам указания, обязательные для исполнения.

4.4.5. Присутствовать на совещаниях и участвовать в обсуждении вопросов, входящих в компетенцию отдела.

4.4.6. Определять функции и обязанности работников отдела продаж.

5.Ответственность отдела продаж:

5.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций, предусмотренных настоящим положением, несет начальник отдела продаж.

5.2. Начальник отдела продаж несет ответственность за:

5.2.1. Невыполнение планов продаж.

5.2.2. Несвоевременную и/или некачественную подготовку документов, связанных с деятельностью отдела продаж.

5.2.3. Предоставление недостоверных сведений по вопросам, входящим в его компетенцию.

5.2.4. Несоблюдение работниками отдела трудовой дисциплины.

5.3. Начальник отдела продаж за совершение правонарушений в процессе своей деятельности привлекается к ответственности в порядке, установленном трудовым, административным, уголовным законодательством.

5.4. Ответственность специалистов отдела продаж устанавливается их должностными инструкциями.

Положение об отделе программного и технического обеспечения.

1. Общие положения программного обеспечения:

1.1. Отдел программного обеспечения является самостоятельным структурным подразделением предприятия.
1.2. Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия.
1.3. Отдел подчиняется непосредственно коммерческому директору предприятия.
1.4. Руководство отдела программного и технического обеспечения:

1.4.1. Отдел возглавляет руководитель отдела программного и технического обеспечения, назначаемый на должность приказом коммерческого директора предприятия.