Информационное обеспечение управления предприятием

5)    Возможность вести статистику  расходов по подразделениям, мотивируя  их к

снижениям расходов

    

3.3          Внедрение  автоматизированной информационной  системы

 

Внедрение системы автоматизации управления, как и любое серьезное

преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным

процессом. Тем не менее, некоторые  проблемы, возникающие при внедрении

системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные

методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к

ним значительно облегчают процесс  внедрения и повышают эффективность

дальнейшего использования системы. Далее приведены основные проблемы и

задачи, возникающие в большинстве случаев при внедрении систем управления и

рекомендации по их решению.

Основные проблемы и задачи, требующие  особого внимания при их решении  в

Техническом университете:

1)    Отсутствие постановки  задачи менеджмента на предприятии;

2)    Необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия;

3)    Необходимость изменения  технологии бизнеса в различных  аспектах;

4)     Сопротивление сотрудников  предприятия;

5)    Временное увеличение  нагрузки на сотрудников во  время внедрения системы;

6)     Необходимость в  формировании квалифицированной  группы внедрения и

сопровождения системы, выбор сильного руководителя группы.

Теперь опишем эти пункты подробнее. Отсутствие постановки задачи менеджмента

в ОАО «ТУ КубГТУ» является наиболее значимым и сложным. На первый взгляд, его

тема перекликается с содержанием  второго пункта, посвященного реорганизации

структуры предприятия. Однако, на самом  деле, он является более глобальным и

включает в себя не только методологии  управления, но также философские и

психологические аспекты. Дело в том, что большинство руководителей  управляют

своим подразделением, только исходя из своего опыта, своей интуиции, своего

видения и весьма неструктурированных  данных о его состоянии и динамике. Как

правило, если руководителя попросить описать в каком-либо виде описать

структуру деятельности своего предприятия  или набор положений, исходя из

которых он принимает управленческие решения, дело достаточно быстро заходит  в

тупик.

Грамотная постановка задач менеджмента  является важнейшим фактором, влияющим

как и на успех деятельности предприятия  в целом, так и на успех проекта

автоматизации. Например, совершенно бесполезно заниматься внедрением

автоматизированной системы электронного документооборота, если сам

документооборот не поставлен в организации должным образом, как определенный

последовательный процесс.

К сожалению, на настоящий момент в  России до конца не сложился национальный

подход к менеджменту, и в  данный момент российское управление представляет

собой гремучую смесь из теории западного менеджмента (которая во многом не

является адекватной существующей ситуации) и советско-российского  опыта,

который, хотя и во многом гармонирует  с общими жизненными принципами, но уже

не отвечает жестким требованиям  рыночной конкуренции.

Поэтому, первое, что необходимо сделать  для того, чтобы проект внедрения

автоматизированной системы управления оказался удачным - максимально

формализовать все те контуры управления, которые собственно Вы планируете

автоматизировать. В большинстве  случае, для осуществления этого не обойтись

без привлечения профессиональных консультантов, но по опыту, затраты  на

консультантов просто не сопоставимы  с убытками от проваленного проекта

автоматизации. Однако нужно не ошибиться  в выборе консультантов, но это уже

отдельный сложный вопрос.

Необходимость в частичной реорганизация  структуры и деятельности предприятия.

Прежде чем приступать к внедрению  системы автоматизации на предприятии  обычно

необходимо произвести частичную  реорганизацию его структуры  и технологий

ведения бизнеса. Поэтому, одним из важнейших этапов проекта внедрения,

является полное и достоверное  обследование предприятия во всех аспектах его

деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования,

строится вся дальнейшая схема  построения корпоративной информационной

системы. Несомненно, можно автоматизировать все, по принципу "как есть",

однако, этого не следует делать по ряду причин. Дело в том, что в  результате

обследования обычно фиксируется  большое количество мест возникновения

необоснованных дополнительных затрат, а также противоречий в организационной

структуре, устранение которых позволило  бы уменьшить производственные и

логистические издержки, а также  существенно сократить время  исполнения

различных этапов основных бизнес-процессов. Как сказал, кто-то из великих,

нельзя автоматизировать хаос, ибо  в результате этого получится

автоматизированный хаос. Под термином реорганизация я даже не имею в  виду

реинжиниринг в его классическом западном понимании, с полной перестройкой

всей внутрихозяйственной и коммерческой деятельности. Реорганизация может

быть проведена в ряде локальных  точек, где она объективно необходима, что не

повлечет за собой ощутимый спад активности текущей коммерческой деятельности.

Необходимость в изменении технологии работы с информацией, и принципов

ведения бизнеса. Эффективно построенная  информационная система не может  не

внести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования и

контроля, а также управления бизнес-процессами.

Во-первых, одними из самых важных для руководителя особенностей корпоративной

информационной системы, являются модули управленческого учета и  финансового

контроллинга. Теперь каждое функциональное подразделение может быть

определено как центр финансового  учета, с соответствующим уровнем финансовой

ответственности его руководителя. Это в свою очередь повышает ответственность

каждого из таких руководителей, и  предоставляет в руки высших менеджеров

эффективный инструментарий для чёткого  контроля исполнения отдельных планов и

бюджетов.

При наличии информационной системы, руководитель способен получать актуальную

и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании, без  временных

задержек и излишних передаточных звеньев. Кроме того, информация подаётся

руководителю в удобном виде "с листа" при отсутствии человеческих факторов,

которые могут предвзято или  субъективно трактовать информацию при передаче.

Однако справедливо было бы заметить, что некоторые руководители не привыкли

принимать управленческие решения  по информации в чистом виде, если к ней не

приложено мнение человека, который  ее доставил.

    

3.4          Использование  Интернет технологий

 

Почему мы должны использовать технологии Internet, Intranet для интеграции

информационных ресурсов в корпоративных  сетях. Поскольку Internet базируется

на стандартизированных технологиях, применяемых к глобальным сетям, почему бы

не воспользоваться этими технологиями при работе в корпоративных сетях?

Intranet как раз и предлагает  использование Internet-технологий в

корпоративных сетях. В локальной сетевой среде все преимущества Internet

могут быть реализованы с использованием стандартных инструментальных средств

Internet. Например, классическая задача  связи "один-ко-многим" решается  с

применением Internet-средств даже внутри локальной сети. Intranet-решения

позволяют быстро создавать локальные, защищенные сетевые системы с  реальной

технологией "клиент-сервер", которые  доступны для освоения, как

подготовленному специалисту, так  и обычному рабочему персоналу компании.

WEB-серверы могут посылать и принимать сообщения электронной почты, собирать

данные и отвечать на запросы, кодировать сообщения в зависимости от

требований по защите информации. Компании могут использовать внутренние WEB-

серверы для всех операций, которые  обычно осуществляются в киберпространстве.

При этом основным программным инструментом конечных потребителей информации

становится какой-либо из броузеров (например, NETSCAPE компании Netscape или

EXPLORER компании Microsoft). В общем случае, любая информация, в том числе

из баз данных, которую можно  получить в печатном виде, может  быть

представлена с помощью языка  описания документов (HTML).

Результаты оказались весьма многообещающими:

-       подобная реализация  технологии "клиент-сервер" улучшает  защиту данных

корпорации (конечный пользователь обращается к базам данных только с помощью

броузера);

-       все приложения  разрабатываются и сопровождаются  в обрабатывающем

центре (нет необходимости в  сопровождении приложений на компьютерах

пользователей);

-       решается вопрос  удаленного доступа в смысле  неоднородности

технической базы конечного пользователя;

-       решается вопрос  работы по коммутируемым каналам  связи

и т.д.

В самом обобщенном виде информационная система - это  набор связанных  между

собой компонентов, который собирает,  обрабатывает, сохраняет и

распространяет информацию для  поддержки  деятельности организации. На уровень

информационных  систем  влияет два фактора:

1)    уровень научно-технического  развития в организации, т.е.  насколько

современны используемые технологии;

2)    люди и существующая  в организации культура.

В Техническом университете существует реальная возможность с любого

практически компьютера выйти в глобальную сеть Интернет, причём в любое

время. Это говорит только о высоком  уровне научно-технического развития

организации. Однако эти возможности  используются не всеми. Большинство

сотрудников даже не имеют представление  об Интернет. Другими словами культура

организации необходимо повышать до уровня научно-технического развития.

Например, подразделение Компьютер-колледж  может обучить весь персонал

Технического университета за очень  минимальную плату (компенсацию  расходов).

Последний фактор является определяющим, поскольку именно от  него будет

зависеть первый. Действительно,  усложнение  информационных систем растет

пропорционально росту формализации культуры и  увеличению размера

организации. Например, на малой фирме  с ограниченным кругом задач, где в

ходу простые и неформальные  отношения рядовых сотрудников  с  ее

управляющими зачастую отсутствует  потребность в сложных информационных

системах. И, наоборот, в больших  организациях с сильно разветвленной

структурой такие системы  являются жизненной необходимостью. Основная задача

информационной системы для  менеджера - поддержка принятия решений  и

управление потоками входящей/исходящей  информации (рисунок 15).

    

Рисунок 15. Общая схема информационных систем

В разряд информационных систем входят также и  источники  информации. Это

могут быть различные справочники, разработки, в том  числе и выполненные  на

лазерных дисках. Но самый большой  объем  данных может предоставить лишь

глобальная сеть Интернет.

На сегодняшний день совокупный объем информации  в  Сети  подсчитать

невозможно. Его можно сравнить разве что с совокупным объемом  информации во

всех библиотеках мира. А какую  конкретно пользу может принести Сеть,

например, менеджеру Компьютер-колледжа? Во-первых, это  наиболее быстрый  и

надежный способ передачи информации на значительные расстояния.  Во-вторых,

это самый дешевый способ проведения маркетинговых исследований. И, наконец,

в-третьих - это возможность заявить  о себе на весь мир  с минимальными

затратами - такую массовость охвата не может предоставить ни одно

периодическое издание в мире.

Интернет развивается настолько  быстро, что уже превратился в  новый вид

коммуникаций, так же как в свое время появилось телевидение  и телефон.

Вероятность найти требуемую информацию в  Интернет я по собственному опыту

свожу приблизительно к 80 %. Так как  большинство пользователей Сети

используют операционную систему Windows 95, в  которой основные манипуляции

производятся мышью, а расстояния между информационными банками  могут

измеряться десятками тысяч километров, то  появилось выражение “информация на

расстоянии щелчка мыши”. И это  действительно так!

    

4         ОРГАНИЗАЦИЯ  БЕЗОПАСНОСТИ ЖИЗНИДЕЯТЕЛЬНОСТИ

  

 

4.1           Значение  и задачи безопасности

труда

 

Безопасность жизнедеятельности  – это система научных знаний о сохранении

жизни, здоровья и обеспечении безопасности человека при любых видах  его

деятельности и в любой сфере  обитания.

Вопросы обеспечения безопасности труда на производстве, сохранения здоровья и

жизни людей всегда занимали значительное место в трудовом законодательстве и

внимании к ним, по мере развития общества, постоянно возрастало. Основным

документом, регулирующим общие вопросы  безопасности труда в России, является

документ, принятый 6.08.1993г., №56001 «Основы  законодательства Российской