Информационное обеспечение управления предприятием

документооборота и как она  меняется по годам.

Таблица 3

                        Анализ структуры документооборота                       

    

Наименование

 

 документа Количество документов Темпы роста, %

1997 1998 1999 

в 1998

 

к 1997 

в 1999

 

к 1998

Входящие 

124 

203 

240 

164 

118

Исходящие 

384 

402 

358 

105 

89

 

Приказы

 

в том числе:

 

- по основной деятельности

 

- по командировкам

 

- по личному составу 

870

 

157

 

215

 

498 

648

 

116

 

178

 

354 

894

 

156

 

222

 

516 

74

 

74

 

83

 

71 

138

 

134

 

125

 

146

 

Внутренние

 

в том числе:

 

- финансовые

 

- служебные 

3841

 

1492

 

2349 

2597

 

973

 

1624 

1972

 

1272

 

700 

68

 

65

 

69 

76

 

131

 

43

Итого в год: 

5219 

3850 

3464 

74 

90

В среднем за день 

18 

13 

12 

72 

92

Выручка от реализации, тыс.р. 

7663 

11315 

15132 

148 

134

 

 

Из таблицы, где представлены технико-экономические  показатели видно, что

выручка от реализации возрастала из года в год на 148 и на 134 процента

(таблица 2), а общее количество  документов в организации сокращалось до

уровня 74 и 90 процентов от предыдущего  года (таблица 3). Ниже на рисунке эти

изменения наглядно представлены (рисунок 8).

    

Рисунок 8. Изменение выручки от реализации и общего количества документов

При более подробном рассмотрении последней таблицы, где анализируется

структура документооборота видно, что  потоки внутренних документов сильнее

сокращались, чем возрастали потоки входящих и исходящих документов (таблица

3). Ниже на рисунке эти изменения  представлены (рисунок 9).

    

 

 

 

 

Рисунок 9. Изменение количества документов

Использование локальной сети позволяет  обмениваться сообщениями между

сотрудниками организации в  виде электронной почты. Это как  раз примерно в два

раза сокращало количество служебных  записок из года в год. Возросла деловая

активность организации, выручка  от реализации и соответственно растут потоки

входящих и исходящих документов. Причём в последнем году потоки исходящих

сообщений резко сократилось за счёт использование глобальной сети Интернет.

Проанализировав более подробно изменение объёма документооборота, определим:

-         какие  подразделения наиболее сильно  загружают документами руководителя

-         есть ли  характер сезонности работы и  если есть, то определим

пиковые значения

В ОАО «Технический университет  КубГТУ» много разнообразных подразделений, но

для анализа объёма документооборота следует брать только основные

подразделения. К числу таких  подразделений можно причислить:

-             Бухгалтерия;

-             Административный отдел;

-             Школа абитуриентов;

-             Подготовительные курсы;

-             Лицей;

-             Компьютер-колледж.

Ниже в таблице представлена группировка видов документов по основным

подразделениям (таблица 4). В этой таблице анализируется не только динамика

общего количества документов по годам, но и производится анализ по основным

подразделениям. В результате можно  определить основные потоки информации в

Техническом университете. Именно эти  потоки документов необходимо в первую

очередь автоматизировать

Таблица 4

                 Группировка видов документов по подразделениям                

      Подразделение 1997 1998 1999

Кол. % Кол. % Кол. %

Административный отдел 765 15 621 16 754 22

Бухгалтерия 1392 27 1073 28 1272 37

Школа абитуриентов 909 17 718 19 446 13

Подготовительные курсы 715 14 537 14 345 10

Лицей 582 11 410 11 273 8

Компьютер-колледж 551 10 319 8 259 7

Прочие 305 6 172 4 115 3

Итого: 5219 100 3850 100 3464 100

 

 

Представленные выше в таблице  результаты сравнений объёма документооборота по

подразделениям (таблица 4) наглядно отображены ниже на рисунке (

рисунок 10).

Из рисунка видно, что общее  снижение объёмов документооборота произошло в

подразделениях. В административном отделе и в бухгалтерии количество

документов наоборот возросло. Это  является наоборот положительным моментом,

так как при большой деловой  активности в бухгалтерии увеличился поток

финансовых документов, а в административном отделе увеличились объёмы

входящих и исходящих документов.

Однако, если удастся создать такую  систему документооборота, которая приведёт

к сокращению потоков документов из бухгалтерии или административного  отдела,

то это приведёт к более значительным результатам.

    

Рисунок 10. Динамика объёма документооборота по подразделениям

Ниже в следующей таблице  произведён анализ объёма документооборота в течение

одного года на примере 1999 года (таблица 5). Здесь разбивка происходит

помесячно для выявления сезонности.

Таблица 5

                 Выявление сезонности в объёме  документооборота                

    

Месяцы

 

Года Виды документов

Входящие Исходящие Приказы Внутренние

Январь 12 35 57 177

Февраль 22 30 78 200

Март 27 25 130 165

Апрель 23 28 84 175

Май 14 24 96 122

Июнь 18 53 84 78

Июль 23 42 34 94

Август 17 29 23 120

Сентябрь 25 69 69 183

Октябрь 18 38 47 165

Ноябрь 17 44 108 182

Декабрь 24 44 79 211

 

 

Из представленной выше таблицы  видно, что в летний период снижается

активность организации, так как  большинство сотрудников именно в этот период

уходят в отпуска (таблица 5). Так  как основные подразделения в  Техническом

университете занимаются образовательной  деятельностью, то из таблицы видно

резкое увеличение активности подразделений  в начале учебного года с 1

сентября и снижение в период летних и осенних каникул. Ниже на рисунке эти

изменения наглядно представлены (рисунок 11).

    

 

 

 

 

Рисунок 11. Динамика объёма документооборота в течение года

В период весенних каникул нет снижения активности, так как в этот период идёт

более интенсивная подготовка школьников, абитуриентов к выпускным экзаменам  и

к поступлению в вуз.

В результате проведённого анализа  в этом подразделе выявлено, что  основные

потоки информации идут через бухгалтерию  и административный отдел. Также  я

определил, что наблюдается некоторая  сезонность работ, связанная с учебными

каникулами. В результате внедрения в Техническом университете локальной сети

и попытка автоматизировать частично документооборот выявлено общее  снижение

потока документов. Исходя из полученных результатов можно сделать вывод  о

необходимости дальнейшего совершенствования  системы документооборота и

внедрения современных информационных комплексных систем.

    

2.4          Анализ  материально-технического обеспечения

 

Оснащение различной техникой, позволяет  экономить управленческие и накладные

расходы, проводить более эффективное  внутрифирменное планирование, управление

и контроль. Обеспечить руководителя как можно быстрее необходимой  ему

достоверной информацией для принятия оперативных решений возможно с  помощью

новейших технических средств. Руководитель в своей деятельности использует

различные технические средства для  принятия управленческих решений.

1)    Телекоммуникационная  связь (телефон, факс, пейджер,  почта, электронная

почта, локальная сеть, глобальная сеть Интернет)

2)    Вычислительная техника  (персональный компьютер, калькулятор)

3)    Копировально-множительная  техника (принтер, сканер, ксерокс,  ризограф)

4)    Информационные системы  (телевидение, газеты, журналы)

Посредством этих технических средств  руководитель принимает в короткое время

обоснованные и правильные решения. Поэтому важно не только определить наличие

этих средств, но и проанализировать их качественный уровень. Немаловажным

здесь является уровень подготовленности персонала, способность его

использовать все возможности  современных технических средств.

В Техническом университете установлена телефонная мини АТС, позволяющая

параллельно подключить городской  телефон в несколько отделов  и выполнять

следующие функции:

1)    внутренние телефонные  звонки

2)    перевод входных звонков  из города на другие внутренние  номера

3)    при занятости городской  линии устанавливать автоматически  очередь на

выход в город.

Ниже в таблице представлена характеристика телефонной сети ОАО  «Технический

университет КубГТУ» (таблица 6).

Таблица 6

                      Характеристики работы телефонной сети                     

     Характеристика 1997 1998 1999

Количество городских номеров 

2 

3 

4

Количество внутренних номеров 

28 

37 

46

Количество звонков в день 

140 

370 

830

Ожидание выхода в город в  часы пик, мин. 

2 

6 

22

 

 

Данные из таблицы подтверждают частые жалобы сотрудников, о невозможности

дозвониться до города в часы пик. Это примерно с 10 часов до 12 часов  и с 14

часов до 16 часов. Если в Техническом  университете выход в город

осуществляется автоматически, то клиентам дозвониться с города практически

невозможно. В последнее время  количество жалоб стало возрастать со стороны

клиентов, контрагентов о перегруженности  телефонной линии Технического

университета. Из-за не решаемости проблемы Лицей установил себе в

подразделение дополнительный телефон из своих средств.

Такая ситуация, конечно же, негативно  сказывается на работу руководителей

подразделений. Эта потеря времени  руководителем, это снижение имиджа

организации, потеря потенциальных  клиентов. Многие руководители подразделений

остаются специально вечерами, чтобы  провести звонки в город или оставляют  на

визитках, буклетах свои домашние телефоны.

В то время, когда в обществе есть электронная почта  Интернет, многие

сотрудники продолжают использовать факс. В организации находится  три факса: в

приёмной, в отделе сервиса и  ремонта и в отделе международных  отношений.

Использование факса иногда нельзя трактовать как недостаток, так как  у

получателя факса может не быть электронной почты. Однако использование  факса,

при описанной выше проблеме, часто парализует телефонную систему на 2 – 3

часа.

Появление локальной сети и глобальной сети Интернет в1996 году и дальнейшее

её развитие положительно повлияло на работу персонала ОАО «Технический

университет КубГТУ». Сократились  затраты времени и средств так как локальная

сеть позволяла:

1)    Быстро производить  переустановку программного обеспечения

2)    Сократить расходы на  приобретение дискет, CD-ROMов, принтеров,  жестких

дисков

3)    Посылать и получать  электронную почту

4)    Поучать и использовать новейшую информацию из глобальной сети Интернет.

5)    Сократить обслуживаемый  персонал

Все компьютеры в организации соединены  по топологии «звезда». В организации

четыре выделенных сервера:

-       Технический  университет

-       Два учебных  сервера в Компьютер-колледже

-       Web-сервер Интернет  отдела программирования

В приложении Б представлена устройство локальной сети ОАО «Технический

университет КубГТУ». Из этого рисунка  видно, что отделы соединены 10

Мегабитной связью, а проректора и главы отделов 100 Мегабитной связью. Однако

не все отделы подключены к локальной  сети. К числу не подключенных к

локальной сети относится:

1)    Отдел рекламы

2)    Управление отдела сетевых  технологий

3)    Компьютерный класс  на 10 машин в 205 аудитории

4)    Отдел эксплуатации

5)    Морально-устаревшие компьютеры  в отделах

Потери от не использования сети очевидны. Так, например, в Компьютер-колледже

есть два компьютерных класса по 10 компьютеров в каждом. Один из них

подключён к локальной сети с  возможностью выхода в глобальную сеть Интернет,

другой не подключён, хотя в плане  развития локальной сети в ОАО  «Технический

университет КубГТУ» стоял даже на первом месте. Приведём сравнение  в чём

проявляются потери:

1)    Время плановой переустановки  программного обеспечения на всех машинах в

классе составляет в 20 – 30 раз медленнее. Это связано с первую очередь  из-за

отсутствия локальной сети и  из-за того, что на половине машин  нет CD-ROMов.

Их устанавливали не на все машины, так как надеялись на появление  в скором

будущем локальной сети.

2)    Невозможно проводить  занятия, связанные с локальной  сетью или с

Интернетом.

3)    Перед установкой дополнительного  программного обеспечения, часто

необходимо решать проблему с нехваткой  дискового пространства путём удаления

другого.

Третий пункт описанный выше приводит к дополнительным переустановкам

программного обеспечения, а это  снова потери времени, описанные  выше в первом

пункте.

Это наглядный пример того, что  интересы отдела сетевых технологий расходятся

с интересами Компьютер-колледжа, а неоднократные просьбы и служебные записки