Управление трудовой адаптацией персонала

На втором этапе был проведен анализ эффективности организации на основе реализации кадровой стратегии. Среди основных факторов успеха - высокий уровень квалификации сотрудников, что способствует формированию позитивного имиджа на рынке труда. Несмотря на относительную стабильность кадров, коллектив ежегодно пополняется новичками, а значит, адаптация персонала становится важной задачей, решение которой обеспечивает конкурентную способность организации.

На третьем этапе проанализирована сложившаяся практика адаптации персонала. Практика адаптации новичка с помощью наставника является высокоэффективной, однако не проводится различие между квалифицированными и неквалифицированными сотрудниками.

На четвертом этапе проведена диагностика проблем адаптации, включившая интервьюирование десяти сотрудников с различным стажем работы в данной организации (параграф 2.3).

В результате большинство из них выделили проблему «вхождения в коллектив». Глубинное интервью позволило выявить, что основная проблема межличностного взаимодействия - в различии представлений о самой работе, содержании профессионально-трудовых функций. Итогом исследовательской работы стала разработка программы адаптации квалифицированных сотрудников, состоящая из нескольких этапов.

Этап 1.

Знакомство с руководством и персоналом организации, производственными особенностями, корпоративной культурой и правилами поведения.

Этап 2.

Практическое знакомство нового работника со своими обязанностями и требованиями, которые к нему предъявляются со стороны организации. Наставник знакомит с Управлением и его историей, кадровой политикой, условиями труда, объясняя задачи и требования, предъявляемые к работе, вводит работника в рабочую группу, поощряя помощь со стороны опытных работников (первый и второй дни).

Программа ориентации включает небольшие лекции, экскурсии, практикумы (работа на отдельных рабочих местах или с определенным оборудованием). В обязательном порядке проводится инструктаж по технике безопасности и охране труда. Определение с сотрудником различий в организации производственного процесса с имеющимся опытом (системой знаний и навыков), выявление потребностей в обучении (третий и четвертый рабочие дни).

В ходе проведения программы ориентации затронуты следующие вопросы.

Общее представление об Управлении:

- цели, приоритеты, проблемы;

- традиции, нормы, стандарты;

- заказчики;

- разнообразие видов деятельности;

- организация, структура, связи Управления;

- информация о руководителях.

Политика организации:

- принципы кадровой политики;

- направления профессиональной подготовки и повышение квалификации;

- содействие работникам в случае несчастного случая на рабочем месте;

- правила внутреннего распорядка;

- правила использования различных режимов рабочего времени;

- правила охраны коммерческой тайны и технической документации.

Оплата труда:

- нормы и формы оплаты труда и ранжирование работников;

- оплата выходных, сверхурочных.

Дополнительные льготы:

- страхование, учет стажа работы;

- пособия по временной нетрудоспособности, выходные пособия, пособия по болезням в семье, в случае тяжелых утрат, пособия по материнству;

- поддержка в случае увольнения или ухода на пенсию и пр.

Охрана труда и соблюдение техники безопасности:

- предупреждение о возможных опасностях на производстве;

- правила противопожарной безопасности;

- правила поведения при несчастных случаях и порядок оповещения о них.

Работник и его отношения с профсоюзом:

- сроки и условия найма;

- назначения, перемещения, продвижения;

- испытательный срок;

- права и обязанности работника;

- постановления профсоюзов и политика компании;

- руководство и оценка исполнения работы;

- дисциплина и взыскания, оформление жалоб;

- коммуникация: каналы коммуникации, почтовые материалы.

Служба быта:

- организация питания;

- наличие служебных входов;

- условия для парковки личных автомобилей.

Экономические факторы:

- стоимость рабочей силы;

- стоимость оборудования;

- ущерб от прогулов, опозданий, несчастных случаев.

После прохождения общей программы ориентации может быть проведена специальная программа, в которой могут быть затронуты следующие вопросы.

Функции подразделения:

- цели и приоритеты, организация и структура;

- направления деятельности;

- взаимоотношения с другими подразделениями;

- взаимоотношения внутри подразделения.

Рабочие обязанности и ответственность:

- детальное описание текущей работы и ожидаемых результатов;

- разъяснение важности данной работы, как она соотносится с другими работами в подразделении и на предприятии в целом;

- нормативы качества выполнения работы и основы оценки исполнения;

- длительность рабочего дня и расписание;

- дополнительные ожидания (например, замена отсутствующего работника).

Требуемая отчетность:

- виды помощи, которая может быть оказана, когда и как просить о ней;

- отношения с местными и общегосударственными инспекциями.

Процедуры, правила, предписания:

- правила, характерные только для данного вида работы или данного подразделения;

- поведение в случае аварий, правила техники безопасности, информирование о несчастных случаях и опасности;

- гигиенические стандарты;

- охрана и проблемы, связанные с воровством;

- отношения с работниками, не принадлежащими к данному подразделению;

- правила поведения на рабочем месте;

- контроль нарушений;

- телефонные переговоры личного характера в рабочее время;

- использование оборудования;

- контроль и оценка исполнения.

Этап 3.

Действенная адаптация (стажировка). Новому сотруднику назначается наставник, т.е. человек, сопровождающий сотрудника через систему наставничества.

Ответственный - наставник.

Наставник оказывает максимальную поддержку новому сотруднику, регулярно проводит оценку эффективности деятельности и особенностей взаимодействия с коллегами.

Этап 4.

Функционирование. Этим этапом завершается процесс адаптации. Новый сотрудник постепенно преодолевает производственные и межличностные проблемы и переходит к стабильной работе, в процессе которой сотрудник проходит ряд аттестаций, т.е. контроль и оценку исполнения работы.

Ответственный - руководитель структурного подразделения.

Предполагается, что развитие практики разработки программ адаптации позволит существенно повысить эффективность работы персонала с первых дней, обеспечить преемственность знаний и навыков, накопленных организацией и ее сотрудниками.

Итак, последовательность действий, которые необходимо выполнить в ходе создания и реализации программы любой программы адаптации следующее.

1 Составить список сотрудников, которые войдут в рабочую группу по разработке и внедрению программы адаптации. Целесообразно включить в эту группу линейных руководителей и специалистов отдела кадров.

2 Описать результаты, которые хотите достичь с помощью программы адаптации. Четкие формулировки помогут линейным руководителям понять цели программы.

3 Классифицировать новых работников по группам. Определите требования к программам адаптации для каждой группы.

4 Составить список вопросов, обычно возникающих у новых работников.

5 Составить список действий нового работника во время программы адаптации (испытательного срока), а также список необходимых ему сведений.

6 Разработать программу первого дня сотрудника.

7 Спланировать экскурсии по организации, их содержание, время. Назначить ответственного за их проведение.

8 Определить, каким образом вы представите нового сотрудника остальным членам коллектива, что вы расскажите о новичке.

9 Подготовить комплект печатных материалов, включив в него по необходимости следующие разделы:

- Миссия компании, история компании.

- Корпоративная культура.

- Положение о персонале, внутрифирменные отношения.

- Организационная структура, положение о подразделении, должностная инструкция.

- Технологии работы, техника безопасности.

- Список сотрудников с указанием должности, рабочей комнаты, номера телефона, e-mail.

- Список ответов на наиболее стандартные вопросы новичков, с указанием лиц, к которым можно обратиться для дополнительных разъяснений.

10 Определить необходимость специальных учебных мероприятий по освоению новым сотрудником своих должностных обязанностей.

11 Определить критерии успешности прохождения испытательного срока, варианты его досрочного прекращения.

12 Определить форму предоставления обратной связи от нового сотрудника и его наставника о ходе адаптационного периода.

13 Разработайте программу подведения итогов испытательного срока и перевода сотрудника в основной штат.

Далее будут рассмотрены методы оценки адаптации персонала.

3.3. Оценка эффективности адаптации персонала

Как уже говорилось выше, одной из центральных задач системы управления человеческими ресурсами в любой организации является их удержание. Важность этой задачи не подвергается сомнению, тем не менее специалисты не предпринимают достаточно усилий по разработке методик оценки адаптации персонала. В первую очередь это можно объяснить трудностью выражения качественных параметров через количественные, отсутствием таких показателей в характеристике бизнес-процессов в области управления людьми, а также мнением, что нельзя оценить эффективность социальной среды или корпоративной культуры с помощью финансовых прибылей или потерь.

Адаптацию персонала можно рассмотреть как процесс и как результат. Анализ в первом аспекте предполагает, что организация как система имеет некоторые намерения, инструменты и предпринимает ряд действий для создания определенных условий вхождения человека в должность, в социальный климат, организационную культуру.

С точки зрения результата можно говорить, что после разработки модели адаптации как инструмента управления, ее внедрения в организации и грамотного управления возможно получение значимых результатов, которые можно разделить на субъективные и объективные. К объективным результатам, как правило, относят:

- снижение издержек по поиску нового персонала;

- уменьшение числа увольнений сотрудников, проходящих испытательный срок как по инициативе администрации компании, так и по желанию самого сотрудника;

- сокращение времени, необходимого на то, чтобы деятельность отдельного работника начала влиять на конкурентоспособность организации;

- уменьшение временных затрат других сотрудников на адаптацию новичков, что позволит им больше времени уделить непосредственным обязанностям.

Субъективные результаты можно представить как улучшение организационного климата в компании; формирование лояльности у сотрудника с первых дней его работы и тем самым стимулов и желания работать в организации длительное время; удовлетворенность работой и компанией в целом.

Если в результате процесса адаптации организация в короткие сроки получает мотивированных сотрудников, работающих не только в соответствии со своими личными целями, но и с организационными задачами, то можно говорить, что механизм адаптации в данной организации правильно разработан, внедрен, управляем и, следовательно, эффективен.

Таким образом, новый сотрудник становится ресурсом компании уже на начальном этапе работы, и его деятельность начинает позитивно влиять на конкурентные преимущества организации.

Взаимосвязь результатов адаптации персонала и показателей эффективности и их влияние на организационные процессы представлена в таблице 4 на следующей странице.

Таблица 4 – Показатели эффективности адаптации