Организационно-распорядительная
документация — это система документации,
обеспечивающая организацию процессов
управления и управленческого труда. Она
применяется при оформлении распорядительно-исполнительной
деятельности административно-управленческого
персонала и не зависит от характера полномочий
и их распределения. Выделение этой системы
определено тем, что не все связи, существующие
на предприятии, отражаются в его организационной
структуре управления. Во многих случаях
документирование является обязательным,
предписывается законами и нормативными
правовыми актами.
Основным направлением совершенствования
работы с документами является унификация
и стандартизация. Под унификацией понимается
приведение чего-либо к единой системе,
форме, единообразию.
Унификация документов производится
в целях сокращения количества применяемых
в управленческой деятельности документов,
типизации их форм, установления единообразных
требований к оформлению документов, создаваемых
при решении однотипных управленческих
задач, снижения трудовых, временных и
материальных затрат на подготовку и обработку
документов, достижения информационной
совместимости баз данных, создаваемых
в различных отраслях деятельности.
Унифицированная форма документа
(УФД) - это совокупность реквизитов, установленных
в соответствии с решаемыми в данной сфере
деятельности задачами и расположенных
в определенном порядке на носителе информации.
Организация работы с документами
– это организация документооборота,
хранения и использования документов
в текущей деятельности учреждения. Документооборот
– движение документов в организации
с момента их создания или получения до
завершения исполнения или отправления.
Сегодня задача организации эффективной
работы с документами актуальна как для
государственных структур и крупного
бизнеса, так и для предприятий малого
и среднего бизнеса. Такая востребованность
объясняется тем, что даже небольшие организации
за время своей деятельности накопили
приличный «багаж» документов, которым
нужно эффективно управлять, что, учитывая
постоянный рост объема документооборота
на предприятиях, становится делать все
сложнее. В сложившейся ситуации руководители
и топ-менеджмент предприятий ищут новые
способы и новые инструменты организации
работы с документами.
В то же самое время нельзя сказать,
что сейчас есть полное понимание того,
как влияет организация документооборота
на результаты деятельности предприятия,
в чем измерять результат от мер, предпринятых
в этом направлении, и т.д. Ответы на большую
часть этих вопросов носят исключительно
качественный характер и не оперируют
количественными показателями, столь
удобными и привычными для анализа.
- Организация труда руководителя
Организация труда руководителя-
использование эффективной системы приемов
и методов личной работы на базе рациональной
организации рабочего места, создания
оптимальных условий труда и отдыха, планирования
рабочего дня и ликвидации нерациональных
этапов выполнения работ и операций. На
организацию труда руководителя влияют:
стиль работы, используемые формы и методы
управления коллективом, уровень руководства,
техническое оснащение рабочего места
и др. факторы. Эффективность работы организации
(структурного подразделения) во многом
определяется эффективностью повседневной
работы руководителя. Организация процессов
труда руководителя включает проектирование
и внедрение рациональных систем и методов
выполнения возложенных на него функций
с учетом применения необходимых технических
средств и предполагает определенную
степень регламентации труда по содержанию
и времени. Это обеспечивает необходимый
порядок и организованность при исполнении
руководителем должностных обязанностей,
при принятии и реализации управленческих
решений. Регламентация труда означает
установление и строгое соблюдение определенных
правил, инструкций, нормативов, основанных
на объективных закономерностях, присущих
НОТ. От используемых методов и организации
труда руководителя во многом зависит
успех всей работы по совершенствованию
управления. Когда мало внимания уделяется
изучению и применению научных принципов
организации труда, их заменяют эмпирически
найденными, в которых удачные приемы
соседствуют с неэффективными методами.
В коллективе трудно наладить эффективную
работу, когда руководитель и его подчиненные
не обладают современными приемами и методами
работы. Устаревшие методы работы и неэффективный
индивидуальный рабочий стиль превращают
данный коллектив в наиболее слабое звено
системы управления. Из общего круга вопросов
организации труда руководителя особое
значение имеют планирование и распределение
рабочего времени руководителя.
Типовыми составляющими труда
руководителя, учитываемыми при установлении
распорядка работы, являются: постановка
целей (определение цели, ситуационный
анализ, формулирование цели); планирование
работы (подготовка к реализации поставленной
цели, рациональное распределение рабочего
времени, поиск путей сокращения сроков
исполнения решаемых задач); установление
приоритетности задач, мероприятий, намеченных
к исполнению; осуществление контрольных
функций (анализ данных о ходе выполнения
заданий, контроль достижения поставленных
целей); информация и коммуникация (организация
и проведение совещаний, рациональное
ведение корреспонденции, управление
потоком посетителей). Работники умственного
труда, как правило, не придают вопросу
рациональной организации своего рабочего
места должного значения. Однако от организации
и оснащения рабочего места во многом
зависит эффективность труда руководителя
независимо от характера и условий его
деятельности. Задача совершенствования
рабочего места включает в себя оснащение
его всем необходимым в соответствии с
характером работы, рациональное расположение
необходимого оснащения, создание комфортных
условий работы, предотвращение вредного
воздействия на человека неблагоприятных
факторов внешней среды. В настоящее время
40—60% рабочего времени руководителей
затрачивается на выполнение таких функций,
которые могли бы выполняться специалистами
более низкой квалификации.
Много времени теряется на поиск
необходимой информации, данных и документов.
Работа руководителей нуждается в совершенствовании
в первую очередь в автоматизации рутинных
операций путем широкого использования
в практике их повседневной деятельности
средств вычислительной и оргтехники.
Автоматизация выполняемых функций позволит
сэкономить не менее 15% рабочего времени.
/5,c.123/
- Планирование
Планирование на предприятии —
процесс прогнозирования, разработки
и установления на предприятии системы
количественных и качественных показателей
его развития, определяющей темпы, пропорции,
тенденции развития данного предприятия
и содействует выбору наиболее благоприятных
путей к достижению целей.
Любая организация не может
обходиться без планирования, так как
необходимо принимать управленческие
решения относительно:
координации деятельности между
отдельными подразделениями;
координации с внешней средой
(рынком);
создания эффективной внутренней
структуры;
контроля за деятельностью;
развития организации в будущем.
Планирование обеспечивает
своевременность решений, позволяет избегать
поспешности в решениях, устанавливает
четкую цель и ясный способ ее реализации,
а также даст возможность контролировать
ситуацию.
В общем, в процессе планирования
можно выделить:
процесс целеполагания (определение системы целей);
процесс сочетания (координации)
целей и средств их достижения;
процесс развития или единство
существующей системы работы организации
с ее будущим развитием.
Уровни планирования:
- Стратегическое планирование
Его задача: сформировать долгосрочные
цели, нарисовать перспективы, к которым
организации следует стремиться. Этого
невозможно достичь без определения организацией
собственной миссии. Когда организация
говорит о миссии, ей приходится дать себе
отчет о смысле ее существования, насколько
она необходима в данном обществе, и какую
пользу может принести ее деятельность.
Обычно формулирование миссии производится
в терминах бизнес-достижений, положения
на локальном специфическом рынке, либо
отношений с основными потребителями,
клиентурой. Соответственно, стратегические
цели указывают, чего именно организация
стремится достичь в глобальном масштабе.
Оно связывает деятельность
по достижению конкретных результатов
с подключаемыми ресурсами. В первую очередь
упор делается на грамотное использование
финансовых ресурсов, но одновременно
дается оценка и планируется использование
ресурсов человеческих, информационных,
интеллектуальных, статусных. Бизнес-планирование
показывает, насколько реально достижим
намеченный уровень результатов.
Здесь осуществляется переход
от обобщенного видения миссии и заданных
перспектив на уровень решения повседневных
задач, основывается на конкретике: действия,
их объем, процедуры, нормирование, определение
сроков, объем реальных затрат. Показатели
данного уровня планирования полностью
измеримы, поэтому легче всего поддаются
контролю. Оперативное планирование активно
включает человеческий фактор в процедуру
управления деятельности организации.
Стратегическое и оперативное планирование
соединяют организацию в целом с каждым
конкретным подразделением и являются
залогом успешной координации действий.
Если брать организацию в целом, то планирование
осуществляется в следующем порядке:
Разрабатывается миссия организации.
Исходя из миссии, разрабатываются
стратегические ориентиры или направления
деятельности (эти ориентиры часто называют
качественными целями).
Производится оценка и анализ
внешней и внутренней среды организации.
Определяются стратегические
альтернативы.
Выбор конкретной стратегии
или пути достижения цели. Ответ на вопрос
"что делать?".
После установления цели и выбора
альтернативных путей ее достижения (стратегии)
основными компонентами формального планирования
являются:
тактика, или как добиться того
или иного результата (ответ на вопрос
"как делать?"). Тактические планы
разрабатываются на основе выбранной
стратегии, они рассчитаны на более короткий
период времени (текущий момент), разрабатываются
менеджерами среднего звена, результат
такого планирования появляется быстро,
и его легко соотнести с конкретными действиями
работников;
политика, или обще руководство
для действий и принятия решений, которое
облегчает достижение целей;
процедуры, или описание действий,
которые следует предпринимать в конкретной
ситуации;
правила, или что должно быть
сделано в каждой конкретной ситуации.
Планирование базируется на
данных прошлых периодов деятельности,
но целью планирования является деятельность
предприятия в перспективе и контроль
за этим процессом. Поэтому надежность
планирования зависит от точности и правильности
информации, которую получают управляющие.
Качество планирования в большей степени
зависит от интеллектуального уровня
компетенции управляющих и точности прогнозов
относительно дальнейшего развития ситуации.
- Методы руководства
Метод руководства – способ,
порядок, выполнения руководителем своих
обязанностей (функций).
Метод управления — это способ,
при помощи которого реализуются функции
управления.
Выбор того или иного метода
управления зависит от определения, осуществления
на данном этапе функции управления и
от имеющихся или доступных в этот момент
времени средств управления. Также, немаловажное
значение имеют различные внешние факторы:
подбор персонала, направленность компании,
масштаб управления. Существуют методы
прямого и косвенного воздействия. Первые
по большей части отражают административную
деятельность, использование полномочий
и формальных организационных регламентов,
вторые - неформальное управление. Воздействие
может быть ориентировано на скрытые результаты,
и в этом случае оно является косвенным.
Одну и ту же проблему можно решать разными
способами.
Общие методы: экономические,
социально-психологические, административные.
Всё это методы работы с человеком, с помощью
которых руководитель решает главную
свою задачу – повести за собой людей
на достижение цели организации, побудить
их делать то, что необходимо организации
в целом.
При помощи экономических методов
руководитель создает благоприятную экономическую
среду, стимулирующую поведение человека
на достижение общих целей. К таким методам
относятся: хозрасчёт, организация оплаты
труда, премирование, экономическое поощрение,
наказание; материальное пособие на образование,
здравоохранение и т.п.