Рабочее место и информационное обеспечение менеджера

      

 
 
 

 
 

 

 

 
 

       Р 

Рис. 5. Схема классификация информации 

       Специфической формой управленческой информации являются слухи. Они представляют собой продукт  творчества коллектива, пытающегося  объяснить сложную, эмоционально значимую для него ситуацию при отсутствии или недостатке официальных сведений. При этом исходная версия, кочуя  от одного члена коллектива к другому, дополняется и корректируется до тех пор, пока не сформируется вариант, в целом устраивающий большинство. Достоверность этого варианта зависит  не только от истинности исходного, но и от потребностей и ожиданий аудитории, а поэтому может колебаться в диапазоне от 0 до 80-90%.

       Информация  может быть также классифицирована по объёму, источникам, возрасту, способам передачи и распространения.

       Важнейшим элементом при работе менеджера  с информацией является коммуникационный процесс.

       Коммуникационный  процесс (коммуникации) – это обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, то есть сообщений.⁴

       Исследования  показывают, что от 50 до 90% рабочего времени современный менеджер тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед, переговоров, приёма посетителей, составления и чтения различных  документов и т.п. И это - жизненная  необходимость, поскольку информация сегодня превратилась в важнейший  ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой фирмы. В таких условиях обладание информацией  означает обладание реальной властью, поэтому лица, причастные к ней, часто  стремятся её утаивать, чтобы впоследствии на ней спекулировать - ведь нехватка информации дезориентирует любую хозяйственную  деятельность. Правда, точно так  же её дезориентирует и избыток информации, поэтому всегда необходимо уметь  отделить нужную информацию от ненужной, полезную от бесполезной.

       Движение  информации от отправителя к получателю состоит из нескольких этапов. На первом происходит её отбор, который может  быть случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным, произвольным или  основывающимся на определенных критериях  и т.п.

      На  втором этапе отобранная информация кодируется, то есть облекается в ту форму, в какой она будет доступна и понятна получателю, например, письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую и т.п., и соответственно этому подбирается подходящий способ её передачи - устный, письменный, с  помощью различного рода искусственных  сигналов, условных знаков.

      Считается, что при передаче информации не стоит  ограничиваться одним каналом —  действительно, сообщения, по возможности, лучше дублировать, не злоупотребляя, однако, составлением по каждому поводу документов, иначе менеджер может  погрязнуть в бюрократической волоките.

      На  третьем этапе происходит передача информации, её получение (восприятие получателем), декодирование (расшифровка), и осмысление.

      Отправитель любой информации всегда ждёт, что  получатель каким-то образом на неё  отреагирует и донесёт до него эту реакцию, иными словами, установит  с ним обратную связь. Таким образом, обратная связь - есть сигнал, направляемый получателем информации отправителю, в котором подтверждается факт получения  сообщения и характеризуется  степень понимания (или непонимания) содержащейся в нём информации.

       В идеале обратная связь должна быть сознательной, а поэтому планироваться  заранее, облекаться в оптимальную  форму, соответствующую ситуации, возможности  восприятия партнёром (а не собственному удобству), устанавливаться без промедления, в ответ на конкретный сигнал (особенно, если о ней просят) и характеризоваться доброжелательностью. Сигналами сознательной обратной связи при устной передаче информации бывают уточнение, перефразирование, обобщение, выражение чувства. Поскольку такие сигналы могут быть достаточно слабыми, то за реакцией партнеров нужно внимательно наблюдать

       Устойчивая  обратная связь позволяет существенно повысить надёжность обмена информацией и хотя бы частично избежать её потерь и помех, искажающих её смысл.

       К помехам, прежде всего, относятся стереотипы, то есть устойчивые мнения по поводу людей  и ситуаций, позволяющие судить о  них по ассоциации. Пристрастием к стереотипам может страдать как отправитель информации, так и её получатель, поэтому при осуществлении коммуникаций необходимо удостовериться в реальном понимании партнерами сути проблемы, а не ограничиваться традиционным вопросом «как поняли?», на который обычно в любом случае отвечают.

       Зачастую  информация искажается вследствие того, что отправитель и получатель имеют разный статус, положение, предвзято относятся друг к другу или к тому, о чём или о ком идёт речь. Сообщение может не восприниматься из-за отсутствия интереса к нему, непонимания его важности. Этот интерес можно возбудить, доводя до сведения партнера выгоды, которые он может иметь, относясь к информации должным образом, и потери, связанные с её игнорированием.

       Препятствием  обмену информацией могут служить  и «технические неполадки». К ним, прежде всего, относится разное понимание символов, с помощью которых информация передаётся, вызванное различиями в образовании, специальности, квалификации, национальными особенностями либо слабым знанием языка.

       Часто вербальная (передаваемая с помощью слов) информация искажается невербальным «довеском», которые также могут по тем или иным причинам восприниматься неоднозначно (в Болгарии отрицание сопровождается кивком головы, что в большинстве стран воспринимается как знак согласия). Также искажение или потеря информации происходит под воздействием физиологических и психологических причин: усталости, слабой памяти, забывчивости, рассеянности партнёров, их лени или наоборот, импульсивности, не позволяющих сосредоточиться, излишней эмоциональности, нетерпеливости, выражающейся в перебивании партнёра, забегании вперед, недослушивании до конца, постоянном комментировании услышанного. Всё это не даёт возможности одному из участников обмена информацией донести её до другого в полном объёме, а другому - соответствующим образом её воспринять, что в конечном итоге отражается на качестве управленческих решений.⁵

       Исходя, из вышесказанного можно сделать, вывод – что информация это отражение окружающего нас мира, его свойств, качеств или каких либо процессов происходящих в нём. Информация может быть полезна только в случае если она отвечает всем требованиям, то есть она достоверна, полна, актуальна и ясна. Именно информация является предметом управленческого труда, а управленческое решение как продукт деятельности менеджера непосредственно зависит от качества информации. Для облегчения передачи информации её необходимо документировать.

       Документирование – регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий её юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определённым правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традицией.⁶ 

3. СОВРЕМЕННЫЕ СРЕДСТВА ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ

 

       С появлением новых средств управления меняются взгляды, вкусы и даже мода на техническое оснащение труда  руководителя. Совсем недавно высокий начальник должен был иметь большой стол с массивным чернильным прибором, над столом портрет очередного вождя и много, очень много телефонов (иногда около чернильного прибора ещё лежала логарифмическая линейка). Потом появились зачем-то громоздкие радиоприёмник и телевизор, со стола исчезли телефоны, чернильница и логарифмическая линейка, им на смену пришли телефонный концентратор, или элетап, и счётно-клавишная машинка. Портрет остался. Теперь портрет перекочевал со стены на стол (правда, там теперь не вождь, а жена и детки – как у американского президента), на стене – золотой двуглавый орёл, а рядом с неизменным гигантским столом – маленький, с персональным компьютером, которым современный босс пользуется столь же редко, как его предшественник логарифмической линейкой.

       Технические средства управления – аппаратура приёма и обработки информации, техника умственного труда, и она жизненно необходима всем, кто работает с информацией. Чем совершеннее эта техника и чем лучше руководитель умеет ею пользоваться, тем эффективнее технология управления, организация управленческого труда и сам процесс управления. Эффективность применения комплекса технических средств (КТС) управления зависит от нескольких условий. Во-первых, от возможностей и качества самой компьютерной техники и средств телекоммуникаций. Во-вторых, от совершенства программного обеспечения и, наконец, от профессиональной подготовленности пользователей этих программных средств и КТС.⁷

       Современные средства компьютерной техники могут  быть классифицированы следующим образом:

1. персональные компьютеры – это вычислительные системы, все ресурсы которых полностью направлены на обеспечение деятельности одного рабочего места управленческого работника;
2. корпоративные компьютеры (main frame) – это вычислительные системы, обеспечивающие совместную деятельность многих управленческих работников в рамках одной организации, одного проекта, одной сферы информационной деятельности при использовании одних и тех же информационно-вычислительных ресурсов. Область использования таких компьютеров – реализация информационных технологий обеспечения управленческой деятельности в крупных финансовых и производственных организациях, организация информационных систем (биржевые, банковские системы);
3. суперкомпьютеры – это вычислительные системы с предельными характеристиками вычислительной мощности и информационных ресурсов, которые используются в военной и космической областях деятельности, фундаментальных научных исследованиях, глобальном прогнозировании погоды.

       Программные средства современных информационных технологий в целом разделяются  на системные и прикладные.

       Системные программные средства предназначены для обеспечения деятельности компьютерных систем как таковых и включают в себя:

1. тестовые и диагностические программы;
2. антивирусные программы;
3. операционные системы;
4. командно-файловые процессоры (оболочки).

       Прикладные  программные средства обеспечения  управленческой деятельности классифицируются следующим образом: