Рабочее место и информационное обеспечение менеджера

СОДЕРЖАНИЕ 

Введение……………………………………………………………………………..3

1. Организация  рабочего места менеджера………………………………………..5

2. Значение информации и коммуникаций в процессе

  принятия  управленческих решений……………………………………………..9

3. Современные средства обеспечения управленческой деятельности,

  их  классификация……………………………………………………………….14

Заключение…………………………………………………………………………20

Список  использованной литературы……………………………………………..22 

 

Введение 

       Не  секрет, что при отсутствии информации практически невозможно принять  объективного управленческого решения, которое выступает в современных  условиях как один из важнейших факторов функционирования и развития фирмы. А эффективная работа управленческого звена зависит от уровня оснащения фирмы электронным оборудованием, таким, как компьютеры, средства связи, копировальные устройства, а также соответствующим программным обеспечением. Также немаловажное значение имеет то, как сам менеджер умеет организовать свой труд, своё рабочее место.

       Социальные  опросы показывают, что служащие и  менеджеры выражают недовольство своей  низкой производительностью, которая  обусловлена высокой долей рутинной, однообразной работы отнимающей немалую часть рабочего времени. Действительно, около половины его уходит на вспомогательную деятельность – ожидание деловых встреч, разговоры по телефону и т.п., около четверти – на работу с документами, и только ничтожная часть – меньше 10% - на анализ и планирование дальнейшей деятельности. Многие работники, испробовав все известные им управленческие приёмы оптимального распределения рабочего времени, не добились успеха. Причина этого заключается не в порядке использования рабочего времени, а в несовершенстве и неточности традиционных средств обработки и передачи информации.

       Как уже отмечалось, для принятия любого решения требуется информация, притом, чем сложнее решение, тем больше объём необходимой информации. К тому же информация должна соответствовать определённым требованиям. Быть полной, достоверной, однозначной и своевременной.

       Актуальность  данной темы заключается в том, что  в современных рыночных условиях развитие предприятия (фирмы) зависит  от того как менеджер организует свое рабочее место, ведь оно является частью его имиджа и имиджа фирмы. Кроме того в условиях современного развития нельзя не отметить, что любые принимаемые решения требуют обработки больших количеств информации; компетентность руководителя зависит не столько от прошлого опыта, сколько от владения достаточным количеством информации о быстро меняющейся ситуации и умения ею воспользоваться. Это необходимо знать и понимать будущим руководителям. Поскольку, наши дни диктуют острую необходимость уверенно чувствовать себя на ногах в обществе, где значение информации для всех сфер общественной жизни постоянно увеличивается. Не вызывает сомнения тот факт, что ключом к успеху в таком обществе будет являться умение четко ориентироваться в огромном океане информации и умение эффективно воспользоваться этой информацией.

       Целью данной работы, является рассмотрение оптимальной организации рабочего места и информационного обеспечения менеджера.

       Исходя  из поставленной цели, нужно решить ряд задач:

• рассмотреть организация рабочего места менеджера;
• проанализировать значение информации и коммуникаций в процессе принятия управленческих решений;
• изучить современные средства обеспечения управленческой деятельности, их классификацию.

 

1. ОРГАНИЗАЦИЯ  РАБОЧЕГО  МЕСТА  МЕНЕДЖЕРА

       Производительность  управленческого труда находится  в прямой зависимости от состояния  рабочих мест и условий, в которых  трудится менеджер. Значение рассматриваемой  проблемы усиливается в связи  с появлением новых организаций  рыночного типа, когда происходят существенные качественные изменения  в системе управления экономическими и социальными процессами.

       Организация рабочего места – процесс упорядочения и согласования взаимодействий элементов рабочего места (системы рабочих мест) за счёт установления определённых параметров элементов и определённой структуры отношений между элементами, а также между элементами и механизмами, регламентирующими их взаимодействия. Основными, «сквозными» направлениями организации рабочих мест, едиными для любого рабочего места, являются: специализация и оснащение рабочих мест; пространственная планировка рабочих мест; обслуживание рабочих мест.¹

       Рациональная  организация рабочего места менеджера  обеспечивает создание в управленческой деятельности максимальных удобств  и благоприятных условий труда, повышает содержательность работы. В  настоящее время разработано  более 5 тыс. типовых проектов организации  рабочих мест для различных категорий  административно-управленческого персонала. В их основе лежат следующие принципы, отражённые на рис. 1.

Рис. 1. Принципы организации труда руководителя

       Кроме этих принципов при организации  рабочих мест аппарата управления необходимо соблюдать ряд экономических, эргономических и эстетических требований (рис. 2).

Рис. 2. Требования к организации рабочих мест менеджера

       Материальная  и моральная заинтересованность - менеджер должен сформировать систему мотивов, побуждающих сотрудников систематически улучшать режим и условия их труда.

       Удобство  мебели - задача состоит в том, чтобы выбрать габариты и форму мебели с учётом антропометрических данных личности и удобно разместить её на рабочем месте.

       Наличие средств оргтехники - рабочее место должно быть оборудовано соответствующей оргтехникой, а, следовательно, создана технология эффективного её использования.

       Благоприятные санитарно-гигиенические и эстетические условия труда - в помещении должны быть оптимальными температурный режим, освещение, влажность воздуха, цвет стен, мебели и т.п.

       Рациональный  режим труда и отдыха - ненормированный рабочий день менеджера делает необходимым установление ему гибкого графика выхода на работу с учётом утомляемости человека.²

       Рациональная  организация труда и рабочего пространства руководителя – один из показателей культуры управления, критерий нравственных ценностей личности. По нему определяется совокупность знаний и навыков руководителя в отношении  организации своей деятельности и формирования образа делового человека.

       Следовательно, современной организации труда, внешнему виду, речи, манерам поведения  руководителя должно соответствовать  и его рабочее место. Например, от стиля руководства зависит, как менеджер располагает своих подчинённых во время деловых совещаний.

       Для авторитарного (автократического) стиля  руководства характерна следующая схема (рис. 3):

где:              - рабочее место менеджера;

   - рабочее место подчинённого;

   - условное обозначение стола. 

       Менеджер-автократ стремится видеть и контролировать всех подчинённых, его управленческая деятельность состоит из приказов и  команд,

а такое  расположение сразу показывает подчинённым, в чьих руках сосредоточена власть. Как показывает практика такая схема является малоэффективной, так как создаёт напряжённую обстановку в коллективе и подчинённые стремятся избежать тесного контакта с руководителем.

       На  мой взгляд, руководитель который  хочет получить реальную отдачу от коллектива прежде всего должен создать  доброжелательную обстановку и наладить неформальные отношения, что позволит в дальнейшем обеспечить свободный  обмен информацией, а также полностью  использовать опыт, знания и компетенцию  людей.

       Демократичный менеджер, как правило, использует другую схему, изображённую на рис. 4.

      

       Из  схемы 4 видно, что менеджер-демократ располагается (как правило) в середине группы, что создаёт непринужденную обстановку при обсуждении проблем  организации. Это благотворно влияет на выработку подчинёнными новых  идей, способствует обмену информацией  и развитию коммуникаций.

       В реальной жизни менеджеры, придерживающиеся строго автократического или демократического стилей руководства встречаются крайне редко. По моему мнению, менеджер должен использовать преимущества каждого стиля и применять его в зависимости от особенностей ситуации. 

2. ЗНАЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ И КОММУНИКАЦИЙ В ПРОЦЕССЕ ПРИНЯТИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ

 

       Ни  одна организация не может осуществлять свою деятельность без информации. В процессе нормального функционирования организации, управления ею в различного рода информации нуждаются все её работники, от простого рабочего или  служащего, до директора.

       Информация (лат. information – разъяснение, изложение) – 1) сообщение о чём-либо; 2) сведения, являющиеся объектом хранения, переработки и передачи; 3) в математике и кибернетике – количественная мера устранения неопределённости (энтропии), мера организации системы; теория информации – раздел кибернетики, изучающий количественные закономерности, связанные со сбором, кодированием, передачей и преобразованием информации.³

       Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о процессах, протекающих внутри фирмы и её окружении, которые служат основой принятия управленческих решений.

       Информация  может быть классифицирована по ряду следующих позиций (рис. 5):