Пути повышения эффективности управления на примере ООО «Мобаил Информ»

• чтобы избежать дублирования в выполнении одной и той же работы;
• чтобы все функции, необходимые для нормальной работы организации, были распределены между сотрудниками, и ни одна функция не оказалась «ничьей».

     Этому же способствует наличие чётких должностных инструкций с определением функциональных особенностей работника, его полномочий и ответственности за выполняемую работу.

     Наличие должностной инструкции позволяет сотруднику чётко понимать свою роль в работе ООО «Мобаил Информ», зону своей ответственности, правильно распределить рабочее время на выполнение своих функциональных обязанностей. Так же должностные инструкции позволяют избежать «сваливания друг на друга» вины за допущенные ошибки в работе. Четко прописанные зоны ответственности, закрепленные за каждым работником, позволяют быстро найти виновного и провести с ним разъяснительную работу или подвергнуть взысканию, чтобы данная ошибка впредь не повторялась. И, соответственно, возложить на него обязанности по устранению последствий данной ошибки.

     В ООО «Мобаил Информ» обычно применяется издание чётких приказов с указанием состояния вопроса, мероприятий, ресурсов, сроков и ответственных за их исполнение. И ознакомление с данными приказами всех сотрудников, кого они касаются, под роспись с рассылкой копии приказа по электронной почте этим сотрудникам. Вследствие этого устраняется «человеческий фактор» («я забыл», «мне никто не говорил» и т.п.) в выполнении работниками распоряжений руководителей.

     Увольнение работников в ООО «Мобаил Информ» по инициативе администрации происходит только в случае грубого нарушения внутренних нормативных документов: нахождение на работе в нетрезвом виде, несоблюдение техники безопасности и т.п.

     Также в организации исключительно редко используются методы наказания сотрудников (выговор или строгий выговор, лишение части премии и т.п.). Менеджеры организации склонны поощрять отличившихся сотрудников и разбирать ошибки и недоработки в личной беседе с сотрудником. Это, несомненно, делает управление более эффективным, а доверие к руководителям – более полным.

     Генеральный директор является большим сторонником формализации работы организации. Наверное, поэтому в компании регулярно используются методы административного управления, что очень облегчает работу каждого сотрудника в частности и всей организации в целом. Ведь когда четко всё прописано, кто за что отвечает, какие функции выполняет и т.п., нет необходимости тратить время на выяснение всех этих вопросов и ненужные объяснения одного и того же каждому сотруднику.

     Экономические методы управления.

     ООО «Мобаил Информ» – свободный товаропроизводитель и действует уже в течение 10 лет на рынке промышленного оборудования на основе разработанной маркетинговой стратегии по перспективному плану. Это обеспечивает ощущение стабильности для работников организации, своевременную выплату заработной платы.

     Портфель заказов формируется заблаговременно, служит базой разработки плана экономического развития, производится оптимизация портфеля заказов по времени и стоимости. Таким образом, сотрудники всегда работают с ходовым товаром, пользующимся спросом и являющимся конкурентоспособным на рынке. Это создает у сотрудников уверенность в финансовом благополучии организации, в которой они работают, и в качестве товара, который они продают.

     Индексация заработной платы в организации происходит регулярно с учётом инфляции и увеличения объёмов продаж. Это дает дополнительную стимуляцию к работе, сотрудники знают, что их заработная плата, во-первых, всегда будет соответствовать рынку труда (и нет необходимости искать другую работу, т.к. «жить на что-то надо»), а, во-вторых, они могут повлиять на увеличение оплаты своего труда путем приложения дополнительных усилий.

     Распределение премии из прибыли по конечным результатам деятельности подразделений и внутри самого коллектива позволяет работникам материально ощутить результаты своего личного вклада в развитие бизнеса ООО «Мобаил Информ».

     Эпизодическое премирование офисного персонала из фонда оплаты труда, без привязки к прибыли, происходит при выполнении каких-либо срочных либо сложных работ (например, формирование единой базы по клиентам в программе 1С: Управление торговлей в срок до 2-х недель; активное участие в подготовке празднования 10-летия ООО «Мобаил Информ»; рациональное предложение по оптимизации затрат на доставку товара клиентам).

     ООО «Мобаил Информ» обеспечивает сервисных инженеров и кладовщика бесплатной фирменной одеждой и обувью, обслуживание которой (стирка, чистка) оплачивается организацией; другие сотрудники могут воспользоваться корпоративным транспортом (2 автомобиля) для любой производственной необходимости. Всем сотрудникам компании предоставляется корпоративная мобильная.

     В организации регулярно проводятся корпоративные мероприятия (полностью оплачиваемые организацией), что является дополнительным методом укрепления дружеских связей внутри коллектива, способствует развитию неформального общения между работниками, быстрой адаптации новых сотрудников. Мероприятия проходят как посиделки в ресторане с проведением веселых конкурсов; выезды на шашлыки на берег озера в теплое время года (многие сотрудники соревнуются в рыбалке на таких выездах); походы в боулинг-клуб, театры, поездки на экскурсии; командные игры (волейбол, баскетбол, футбол); поездки на горнолыжные склоны, на каток. После таких мероприятий обязательно создаётся стенгазета с фотоотчётом по мероприятию, которая на стенде радует сотрудников приятными воспоминаниями в течение месяца после события.

     Социально-психологические методы управления.

     Разными руководителями в ООО «Мобаил Информ» применяются различные социально-психологические методы управления. Мы рассмотрим каждый из используемых методов на конкретных примерах, взятых из повседневной жизни организации.

     Метод общения в организации развит достаточно хорошо. Выдача распорядительной информации происходит чётко, быстро, понятно; получение обратной информации основано на доверии, которое сотрудники испытывают к коллегам и менеджерам организации; выдача оценочной информации воспринимается сотрудниками позитивно, если они с чем-то не согласны, то за этим следует доброжелательное обсуждение спорного вопроса, разъяснение позиции каждой из сторон. В ООО «Мобаил Информ» не принято умалчивать о каких-то проблемах, пожеланиях. Этот тон задан генеральным и управляющим директорами компании и поддерживается менеджером по персоналу. Руководители всегда готовы выслушать сотрудника и друг друга, принять решение, наиболее устраивающее всех.

     Партнерство в организации представлено как постоянное взаимодействие всех сотрудников между собой в процессе работы (т.к. организация достаточно небольшая, иногда быстрее подойти с просьбой напрямую к коллеге, чем действовать через руководителей или писать запрос на e-mail). Сотрудники ООО «Мобаил Информ» всегда готовы прийти на помощь коллеге. Отказ можно услышать только в очень редких случаях, и он будет обоснован важными причинами. В организации есть только один работник, который скорее откажет, чем поможет. Остальные работают в полном партнерстве.

     Переговоры в организации используются руководителями в тех случаях, когда им приходится принять непопулярное решение (и сделать это как можно безболезненно для сотрудника). Например, отказать сотруднику в отпуске без сохранения заработной платы. Руководитель ставит визу «отказать» на заявлении работника, но всегда готов вести переговоры по поводу своего решения. Он внимательно выслушает доводы сотрудника, почему тому необходим этот отпуск, и объяснит, по каким причинам он отказал. В результате переговоров либо сотрудник отказывается от намерения идти в отпуск без сохранения заработной платы в этот период, либо руководитель даёт своё разрешение, если сочтёт причины для отпуска достаточно серьёзными.

     Убеждение как метод управления чаще всего использует менеджер по персоналу. В различных ситуациях всегда найдется сотрудник, который не согласен с чем-то. Полномочий на прямое распоряжение сделать так, а не иначе, менеджер по персоналу чаще всего не имеет. Да и при наличии таких полномочий, лучше сохранить комфортные отношения в коллективе, убедив в чём-то сотрудника, а не приказав ему. Например, при выборе способа проведения корпоративного вечера под Новый год, большинство сотрудников высказалось за катание на коньках перед посиделками в кафе. Встал вопрос: каток должен быть на улице или крытым? Два работника не хотели ехать на закрытый каток, мотивируя это тем, что на улице кататься интереснее. В ход пришлось пустить аргументы о нестабильной петербургской погоде, которая сейчас прогнозируется -5С, а в день катания может оказаться +1С.

     Методы подражания и побуждения использует директор по продажам и маркетингу в случаях, когда работник чем-то отличился. Директор обязательно отметит его достижение при всем отделе (не формально или наигранно, а как бы невзначай), что повышает мотивацию самого работника к дальнейшему труду и стремление других работников к достижению наилучших результатов.

     Вовлечение часто используется при необходимости выполнения небольшой работы, которая не входит в обязанности работника. Например, когда в помещении ООО «Мобаил Информ» происходила перестановка (сотрудники одного из отделов продаж переезжали в другой кабинет в связи с расширением штата), генеральный директор первым взялся перетаскивать столы в новый кабинет, что подвигло специалистов отдела продаж без недовольства («я не грузчик, столы таскать») быстро осуществить необходимую перестановку. В результате, переезд прошел с шутками-прибаутками.

     Принуждение в организации используется крайне редко, только в случаях, когда нет времени убеждать, либо когда работник приводит множество возражений, почему он не может выполнить поручение, и на каждый новый аргумент, разбивающий его возражение – тут же выдвигает еще одно. Становится понятно, что в данном случае проще отдать приказ о выполнении поручения, чем продолжать дискуссию.

     Запрещение применил управляющий директор однажды, когда заметил появление одного из руководителей отдела продаж на рабочем месте после обеда с запахом алкоголя. На аргумент провинившегося, что это он с утра выпил у клиента чашку кофе с коньяком («ну не мог же я отказать директору производства, который у нас закажет оборудования на 100 000 Евро»), управляющий директор строго отметил, что в этом случае сотрудник должен сказать «я при исполнении служебных обязанностей и не могу с запахом алкоголя появиться у других клиентов, встречи с которыми назначены на вторую половину дня», но ни при каких условиях в рабочее время алкоголь не принимать. После работы – пожалуйста, можно встретиться с этим клиентом в кафе и там посидеть, укрепить партнёрские отношения.

     Метод Сократа очень умело использует генеральный директор организации Иванов А.А. Он умеет построить разговор с сотрудниками таким образом, что сотрудник практически всегда соглашается с его мнением. При этом Иванов А.А. также внимательно выслушивает мнение сотрудника и с готовностью признает его, если там есть рациональное зерно.

     Комплимент успешно применяется, как метод управления между сотрудниками. Они не скупятся на добрые слова в адрес друг друга, причем это не всегда связано с какой-то последующей просьбой. Но сказать потом коллеге «иди, сделай сам» или «посмотри в интернете» на его просьбу о помощи в каком-то вопросе – язык не поворачивается.

     Просьба является весьма распространенной формой общения между коллегами и даже применяется во взаимоотношениях руководителя с подчиненными. Все руководители подразделений в ООО «Мобаил Информ» дают подчиненным поручения в форме просьбы. Просьба руководителя является эффективным методом руководства, т.к. воспринимается подчиненным как доброжелательное распоряжение и демонстрирует уважение к его личности.

     Совет, как метод управления, любят применять более опытные сотрудники и руководители по отношению к остальным. Даётся совет всегда в доброжелательной манере, в качестве рекомендации, и советчик всегда даёт понять, что окончательное решение всё равно за тем, кому совет дан: воспользоваться советом или поступить по-своему. 

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ И РЕКОМЕНДАЦИИ 

     На основе всего вышеописанного можно сделать вывод, что ООО «Мобаил Информ» - достаточно успешная организация, в которой применяются эффективные методы управления. Психологический климат в коллективе является комфортным для работников, общение между сотрудниками носит дружелюбный характер, текучесть кадров в организации практически отсутствует, многие сотрудники работают в компании уже несколько лет. За последний год организационная структура стала меняться, были набраны новые сотрудники, которые в первые же дни своей работы обращали особое внимание на комфортный психологический климат в ООО «Мобаил Информ».

     На сегодняшний день у меня есть некоторые рекомендации по повышению эффективности управления в ООО «Мобаил Информ». Они касаются оптимизации организационной структуры и внедрения некоторых методов управления, не используемых в организации ранее. 

      ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА ООО «МОБАИЛ ИНФОРМ» (изменённая) 

     Изменения касаются, в основном, структуры отдела сбыта и маркетинга и входящих в него подразделений.

     На данный момент такой дополнительный уровень управления, как руководители отделов продаж, не нужен. С их функциональными обязанностями отлично справится директор по продажам и маркетингу; более того, замыкание на него напрямую специалистов по продажам будет способствовать более быстрой и чёткой передаче информации, принятию управленческих решений и получению обратной связи.