Пути повышения эффективности управления на примере ООО «Мобаил Информ»

1.7 Оценка эффективности использования информационных технологий

 

     Какие факторы оказывают влияние на повышение эффективности применения информационных технологий?

     Разработка  и внедрение новых информационных технологий требует больших единовременных затрат, эксплуатационных расходов, затрат живого труда. При обосновании целесообразности осуществления таких крупных  затрат необходимо проведение расчетов по оценке эффективности проводимых мероприятий. Для этого необходимо установить:

• факторы, действие которых обеспечивает повышение эффективности;
• направления действия этих факторов;
• показатели для количественного измерения степени влияния данных факторов;
• методы расчета этих показателей.

     Основными факторами являются:

• повышение качества проведения вычислительных работ;
• повышение надежности функционирования вычислительных ресурсов;
• сокращение сроков создания и освоения новых информационных технологий;
• увеличение объема и сокращение сроков переработки информации;
• повышение производительности труда разработчиков и пользователей вновь созданных информационных технологий и др..

     Для определения направления действия этих факторов надо выяснить, на что влияет разработка и внедрение конкретной информационной технологии управления, а именно:

• на эффективность труда отдельных работников управления;
• эффективность управленческой деятельности подразделений;
• эффективность процесса управления при выработке конкретного управленческого решения;
• эффективность отдельного звена иерархической системы управления;
• эффективность методов управления;
• эффективность внедряемого бизнес-процесса;
• эффективность системы управления в целом.

     Для оценки эффективности информационных технологий требуется методика, способная продемонстрировать отдачу этой системы, чтобы убедиться, что принимаются наиболее продуктивные и экономически оправданные решения из всех возможных. При этом представляет интерес формальный подход для измерения количественной величины эффективности новой аппаратуры и программного обеспечения, корректный способ определения тех бесконечно малых неосязаемых выгод от применения информационных технологий, которые оправдывают затраты.

     Как оценить эффективность применения информационных технологий?

     В связи с тем, что внедрение  информационных технологий способствует совершенствованию управления организацией и требует определенных капиталовложений, инвестиций, то оценку эффективности  можно проводить в соответствии с «Методическими рекомендациями по оценке инвестиционных проектов и их отбору для финансирования» (утвержденными Госстроем России, Министерством экономики РФ, Министерством финансов РФ, Госкомпромом России от 31 марта 1994 г. № 7-12/47), через основные показатели общественной эффективности.

     Основными показателями общественной эффективности  являются:

• чистый дисконтированный доход;
• индекс доходности;
• внутренняя норма доходности;
• срок окупаемости.

     Чистый  дисконтированный доход определяется как превышение интегральных результатов над интегральными затратами:

      ,

     где: R_t – результаты, достигаемые на t-м шаге; З_t – затраты, осуществляемые на том же шаге; T – горизонт расчета, равный номеру шага расчета, на котором производится ликвидация объекта; (R_t-З_t) – эффект, достигаемый на t-м шаге; E – норма дисконта (в относительных единицах).

     Если  показатель ЧДД инвестиционного проекта положителен, то проект является эффективным (при данной норме дисконта) и может рассматриваться вопрос о его принятии.

     Чем больше значение ЧДД, тем эффективнее проект, если значение ЧДД отрицательное – инвестор понесет убытки.

     Индекс  доходности представляет собой отношение  суммы приведенных эффектов к  величине капиталовложений.

      .

     Если  при ИД > 1 проект эффективен, то при ИД < 1 проект неэффективен.

     Внутренняя  норма доходности – норма дисконта, при которой величина приведенных эффектов равна приведенным капиталовложениям.

      .

     где: А – ставка дисконта при отрицательном значении ЧДД; В – ставка дисконта при положительном значении ЧДД; С – значение ЧДД при ставке дисконта А; D – значение ЧДД при ставке дисконта B.

     Внутренняя  норма доходности проекта определяется в процессе расчета и затем  сравнивается с требуемой инвестором нормой дохода на вложенный капитал. Если показатель ВНД равен или больше требуемой инвестором нормы дохода на капитал, инвестиции в данный проект оправданы, и может рассматриваться вопрос о его принятии. В противном случае инвестиции в проект не целесообразны.

     Если  сравнение альтернативных (взаимоисключающих) инвестиционных проектов по показателям ЧДД и ВНД приводит к противоположенным результатам, то предпочтение следует отдавать ЧДД.

     Срок  окупаемости – минимальный временной интервал (от начала осуществления проекта), за пределами которого интегральный эффект становится и в дальнейшем остается неотрицательным. Срок окупаемости рекомендуется определять с использованием дисконтирования.

     Наряду  с перечисленными выше критериями возможно использование и ряда других: интегральной эффективности затрат, точки безубыточности, простой нормы прибыли, капиталоотдачи и т.д. Для применения каждого из них необходимо ясное представление о том, какой вопрос экономической оценки проекта решается с его использованием и как осуществляется выбор решения. 
 

2. Анализ и оценка  эффективности управления  предприятием ООО  «Мобаил Информ»

2.1 Структура  компании ООО «Мобаил Информ»

 

       Производственно-хозяйственная деятельность каждой организации, ее права и обязанности регулируются законами о предпринимательской деятельности.

     Управление в организации осуществляется в соответствии с Уставом. ООО «Мобаил Информ» является юридическим лицом, пользуется соответствующими правами и выполняет обязанности, связанные с его деятельностью.

     Управление организацией должно осуществляться на базе определенной организационной структуры. Структура организации и ее подразделений определяется Генеральным директором. При разработке организационной структуры ООО «Мобаил Информ» необходимо было обеспечить эффективное распределение функций по подразделениям. При этом требовалось выполнить следующие условия:

     решение одних и тех же вопросов не должно находиться в ведении разных подразделений;

     на данное подразделение не должно возлагаться решение вопросов, которые эффективнее решать в другом подразделении.

     Между отдельными подразделениями ООО «Мобаил Информ» существуют как вертикальные, так и горизонтальные связи.

     В основу структуры управления организацией положена линейно-функциональная система управления. Т.е. нижестоящие подразделения, административно, подчинены вышестоящим и функционально подчинены ряду подразделений, решающих отдельные вопросы управления - технические, плановые, финансовые и т.п. В этом случае нижестоящим подразделениям поступают более квалифицированные указания, а задача согласовать очередность их выполнения с вышестоящими подразделениями лежит на руководителях нижестоящих подразделений.

     Каждый сотрудник организации и каждое структурное подразделение имеют свои зоны ответственности.

     Генеральный директор отвечает за стратегическое планирование развития бизнеса и оперативное управление организацией в целом.

     Зона ответственности административного отдела заключается в обеспечении комфорта работы всех остальных сотрудников. Офис-менеджер отвечает за своевременный и правильный документооборот, распределение входящих звонков, входящей и исходящей документации, административно-хозяйственное обеспечение работы офиса. Менеджер по персоналу обеспечивает компанию новыми сотрудниками, ведет кадровое делопроизводство, осуществляет решение оперативных вопросов, возникающих у сотрудников. Уборщица отвечает за чистоту офисных помещений. Линейное управление данным отделом осуществляет менеджер по персоналу, функциональное – руководители всех остальных подразделений.

     Зоной ответственности бухгалтерии является правильный и оперативный учет хозяйственных операций организации, своевременная отчетность перед контролирующими органами. Линейное управление данным отделом осуществляет главный бухгалтер, функциональное – директор по маркетингу и сбыту, генеральный директор, менеджер по персоналу, начальник технического отдела.

     Зона ответственности отдела маркетинга и отделов продаж заключается в продвижении услуг организации, получении прибыли для ООО «Мобаил Информ». Директор по продажам осуществляет тактическое планирование деятельности подразделения и оперативное управление бренд-менеджером и руководителями отделов продаж, контроль их работы. Бренд-менеджер отвечает за продвижение новой для компании торговой марки путем подготовки рекламной продукции, участием в выставках, получением максимальной информации от производителя по данному продукту и проведением внутрифирменного обучения специалистов по продажам техническим характеристикам продукта. Руководители отделов продаж осуществляет постановку планов продаж для своих подчиненных, наставничество (каждый в своем отделе), сбор отчетности по продажам, решение ситуаций с клиентами, превышающих полномочия специалистов по продажам. Специалисты по продажам несут ответственность за принесение прибыли ООО «Мобаил Информ» путем реализации клиентам услуг, предоставляемых организацией.

     Зоной ответственности отдела логистики является заказ товаров у поставщиков, своевременная доставка их клиентам, оформление необходимых документов на перевозку товаров, учет товаров на складе организации. Специалист по закупкам отвечает за правильный заказ товара у поставщиков. Специалист по логистике отвечает за своевременную доставку товара (до склада организации или до клиентов). Кладовщик несет ответственность за прием, размещение на складе и отгрузку товара. Линейным руководителем для данного отдела является управляющий директор, функциональное руководство осуществляют директор по продажам и маркетингу (по заказу и доставке товаров, проданных менеджерами) и начальник технического отдела (по заказу и доставке запчастей для работы технического отдела)

     Зоной ответственности технического отдела является монтаж и сервисное обслуживание оборудования, осуществляющего поддержку основной деятельности компании ООО «Мобаил Информ». Начальник тех. отдела координирует деятельность сотрудников, контролирует качество и время выполняемых работ. Диспетчер тех. отдела отвечает за документооборот, работу с клиентами и заказ запчастей и инструмента для работы. Задача сервисных инженеров – осуществить качественный и быстрый монтаж (ремонт) оборудования. Линейным руководителем для технического отдела является начальник тех.отдела, а функциональное руководство периодически осуществляют сотрудники отдела продаж, в связи с продажами оборудования, которое требует монтажа и/или гарантийного и послегарантийного обслуживания и ремонта. Функциональное управление сервисными инженерами также осуществляет диспетчер тех.отдела, т.к. именно он распределяет заявки клиентов между сервисными инженерами и отслеживает их график работы и местонахождение.

2.2 Методы управления, применяемые в ООО «Мобаил Информ»

     На данный момент в ООО «Мобаил Информ» применяются и административные, и экономические, и социально-психологические методы управления.

     Административные методы управления.

     В организации разработаны чёткие Правила внутреннего трудового распорядка (ПТТР), в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Это позволяет формализовать корпоративную культуру, привести к единому стандарту форму одежды сотрудников (деловой стиль для офисных работников и спецодежда для сервисных инженеров и кладовщика, сменная обувь зимой). Каждый сотрудник при приеме на работу в обязательном порядке (до подписания трудового договора) изучает ПВТР, что дает ему подробную информацию об организации, в которую он пришел работать, правилах поведения в коллективе и с клиентами, информацию о поощрениях и взысканиях, применяемый в организации, правилах проведения корпоративных мероприятий и т.п. ПВТР позволяют поддерживать наиболее комфортную обстановку в организации, исключая такие случаи, как появление сотрудника на работе в слишком открытой одежде, смущающей других сотрудников; использование ненормативной лексике в общении с коллегами; растерянность нового сотрудника при желании отметить свой День рождения на рабочем месте (как лучше это сделать) и т.п.

     Наличие чёткой штатной структуры и её регулярная корректировка, в связи с изменениями условий деятельности организации, позволяет чётко распределить функциональные обязанности между подразделениями (отдельными сотрудниками):