Процесс управления

- поадресные списки  объектов, в том числе включенных (исключенных) в (из) титульные (х) списки (ов) проектно-изыскательских работ, прошедших и не прошедших экспертизу, утвержденных и не утвержденных, включенных и не включенных в титульный список строительства, эксплуатируемых и не эксплуатируемых, выведенных и не выведенных на проектные мощности.

Приведенные примеры дают возможность перейти к рассмотрению свойств информации, используемой в управлении производством, предъявляемых к ней требований.

Характеристики управленческой информации.

 

Для обеспечения требуемого качества управления используемый информационный процесс должен обладать следующими характеристиками:

- полнотой и качеством  информации;

- ценностью и  полезностью информации;

- достоверностью  и точностью информации;

- актуальность информации, зависящей от ее возраста;

- плотностью информации;

- оперативностью  и доступностью информации;

- частотой использования  определенных видов информации.

Достижение требуемых значений указанных характеристик может быть достигнуто благодаря:

- упорядочению системы  делопроизводства по всем функциям  управления в соответствии с  современными моделями организации  и комплексирования документов  делопроизводства;

- повышению удельного  веса аналитической и творческой  работы в аппарате управления, в том числе за счет высвобождения  времени высококвалифицированных  работников, при использовании средств  вычислительной техники;

- сокращению трудозатрат  на информационную работу, ускорению  переходных процессов и повышению  качества управленческих решений;

- разработке и  внедрению методических документов, содержащих описание технологии  и организации работ должностных  лиц с рациональным уровнем  агрегирования информации по ее предназначению и конечным результатам;

- совершенствованию  системы контроля за исполнением планово – управленческой документации;

- повышению качества  технадзора;

- организации автоматизированных  рабочих мест (АРМ) и повышению  обеспеченности техническими средствами (в первую очередь, персональными  ЭВМ и локальными вычислительными  сетями) для решения трудоемких  расчетных и информационных задач.

 

 

Классификация управленческой информации.

 

Большое разнообразие информации, используемой а практике управления, нуждается в развитии классификационных подходов. Классификация информации преследует разнообразные цели:

1) развитие системного и комплексного родхода к управлению;

2) cовершенствование технологии управленческой деятельности;

3) совершенствование  системы профессиональных знаний  руководителей;

4) поиски путей  повышения эффективности управления.

Классифицировать информацию, используемую для управления, можно по самым разнообразным признакам. Наиболее часто применяются следующие принципы классификации (рис.2):

1) по различным  аспектам управления (характеру  возникающих задач);

2) по характеру  восприятия человеком;

3) по форме представления;

4) по источникам  возникновения;

5) по времени  использования;

6) по отношению  к хозяйственному субъекту;

7) по возможности  использования.

В зависимости от характера возникающих задач и соответствующего им аспекта управления информации делиться на организационно – экономическую, собственную управленческую, технико-технологическую, социально-психологическую, идейно-воспитательную. При решении любой из этих задач руководитель должен быть компетентен и иметь всю полноту информации. В противном случае эффективность управления может резко снижать либо приобретать негативный характер.

По характеру восприятия человеком можно выделить различные органолептические формы информации: визуально (зрительную), аудиоинформацию (звуковую), тактильную, обонятельную, а также комбинированные формы, например аудиовизуальную. Наибольшую ценность представляет аудиовизуальная информация, поскольку система зрительного анализа дает 94-96% сведений об окружающем мире. Однако наиболее эффективным является комбинированное представление информации, так как оно в значительно большей степени активизирует: внимание, память, интеллект. Необходимо всегда помнить о возможности сенсорной и интеллектуальной перегрузке организма информацией при ее неупорядоченности и неадекватности, что резко снижает эффективность управления и может приводить к ошибочным и даже катастрофическим последствиям.

По форме представления различают знаковую информацию, имеющую в определенной степени абстрактную форму, и аналоговую, образную. Знаковая информация выражается в цифровой, буквенной и кодированной форме.

Буквенная (текстовая) информация обычно характеризует определенное состояние управляемой и возможности управляющей системы, хотя в сложных случаях диагностики состояние может использоваться цифровая или кодированная информация. Это значительно проще, поскольку меньше загружает информационные каналы связи.

 

Рис. 2. Классификация управленческой информации

Цифровая информация, как и кодированная, может выражать самые разные состояния управляемой системы и ее реакцию на управляющие воздействия. Однако эффективное пользование такой информацией требует формирования определенных профессиональных знаний, умений и навыков, определенной профессиональной культуры, психологических стереотипов. При этом значительно повышается роль математической культуры, абстрактного мышления, абстрактной логики.

Используемая в управлении информация по источникам может быть подразделена на внешнюю и внутреннюю. Внешняя информация может отражать влияние на систему (фирму) как непосредственного окружения, так и более отдаленных сфер внешней среды. Так, для фирмы эта информация относится к тем сферам, которыми само предприятие управлять не может, - экономические циклы, политическая обстановка, рыночная конъектура, погода, климат и т.п.

Внутренняя информация характеризует состояние управляющей, а не управляемой систем, например, состояние системы управления, ее кадровое обеспечение, материальные и финансовые ресурсы управляемой системы, имеющуюся технологию.

По времени ее использования в информационных потоках можно выделить постоянную и переменную информацию. Постоянная информация является относительно стабильной, например, нормы, нормативы, стандарты, численность и состав работающих.

Переменная информация связана с возникновением новых обстоятельств, новых возможностей и ограничению. Пример переменной информации – объем выручки, число клиентов.

По отношению к системе информация делться на входную и выходную. Входная информация характеризует потоки энергии, вещества, информвции, поступающие в данную систему. Выходная информация характеризует продукт деятельности системы (например, объем и номенклатуру товаров и услуг).

По возможности использования различают информацию: полезную, шумы, избыточную, ложную, лживую. Шум – это посторонние помехи в канале связи, которые мешают правильному восприятию информации. Эти помехи могут быть спонтанными, хаотичными или целенаправленными. Помимо действительно полезной для управления информации может восприниматься избыточная информация, по сути являющаяся достоверной, но не несущая ничего нового, излишне детализирующая уже полученные сведения. Такая информация только засоряет каналы связи, отвлекает ресурсы от анализа полезной информации. Лживая информация носит сознательный характер, что является ее коренным отличием от ложной. Зачастую как ложная информация воспринимаются слабые сигналы (сигналы, количественное значение которых меньше значения большинства других входных сигналов) о возможных изменениях во внутренних и внешних факторах, если они не согласуются с привычным ходом процесса. Теория слабых сигналов играет исключительную роль в управлении, и особенно в стратегическом. Всякий сигнал необходимо рассматривать с двух сторон – во-первых, как сигнал опасности, а во-вторых, как сигнал новых возможностей. Когда сигнал мал, у фирмы имеются: большие возможности принять необходимые меры по предотвращению или ликвидации опастности либо по эффективному использованию новых возможностей. Когда же сигнал становится достаточно большим, то фирма не может ни нейтрализовать опасность, ни использовать новую возможность.

Классификация информации по видам ее источников. Выделим три источника, из которых информация может поступать к лицу, принимающего решение либо в решающую систему.

Первым является исследовательская деятельность и в более широком смысле деятельность, основная на активном поиске информации как во внешней среде, так и в среде, сохраняющей полученный опыт, например в долговременной памяти компьютезированной информационной системы.

Вторым источником информации является канал обратной связи, по которому поступает информация о результатах предшествующих решений. В этом случае человек или орган, принимающий решение, не выполняя специальных исследовательских или поисковых операций, получает информацию при совместной реализации управленческого и производственного процессов. Например, он узнает, выполнен квартальный план работ. Эта информация может влиять на его дальнейшие решения.

Определение третьего источника информации требует некоторых дополнительных пояснений. Достаточно часто решение, принятое в интервале времени [ t1, t2], влияет на будущее решение, принимаемое в интервале времени [t1,t2]. При этом нужно помнить не только о непосредственном результате принимаемого решения, но и о том, что реализация этого решения может быть исходной точкой, для принятия последовательных решений сходного типа. Иначе говоря, нужно помнить, что, когда мы в будущем будем принимать те или иные решения, мы можем попасть непосредственно в результате принятия некоего решения как в лучшую, так и в худшую ситуацию в зависимости от того, какими были ранее принятые решения. Может случиться так, что принося определенные преимущества в настоящий момент, в дальнейшем данное решение приведет к безвыходной ситуации.

Ситуации этого типа имеют динамичный характер, поскольку информация о будущих, отдаленных последствиях принимаемого решения оказывает большое влияние на процесс выбора. Будем называть такую информацию информацией предвидения. В то время, как рассмотренная ранее информация о результатах предшествующих решений, поступая по каналу обратной связи, влияет на будущее поведение человека, принимающего решение, информация предвидения, базируясь на представлении человека о будущем, влияет на его нынешние решения. Иными словами, в последнем случае ситуация в данный момент определяется тем, что ожидается в будущем. Информация предвидения играет принципиальную роль в процессе принятия многоступенчатых решений.

Информация, поступающая как из внешней среды, так и из долговременной памяти или тому подобных источников, изменяет ситуацию. Во-первых, эта информация может изменять предметное представление о ситуации. Во-вторых, новые данные изменяют субъективную вероятность подтверждения гипотез о положении дел. В-третьих, данные, полученные в процессе решения, могут изменять полезность, приписываемую их результатам. Например, обнаружение в процессе и в результате строительства факта неблагоприятных геологических условий может привести к переоценке привлекательности данного проекта.

Благодаря постепенно поступающей информации все параметры ситуации, как правило, содержащей риск, могут подвергнуться изменениям.

 

 

Требования к информации в процессе управления.

 

Информация, используемая в системах управления, должна удовлетворять определенным требованиям. К числу этих требований относятся:

1. Необходимое и  достаточное количество и качество  информации, причем доминирующее  значение имеет качественная  сторона.

2. Достоверность  и точность информации, Совершенно недопустимо пользоваться недостоверной и неточной информацией. Если информация является недостаточной или приблизительной, возможно принятие решения с катастрофическими последствиями. Противоречие заключается в том, что абсолютно достоверной и точной информации не существует, а приближающаяся к ней информация мало пригодна для принятия управленческих решений — она довольно быстро устаревает. Недостоверность информации обусловливается не только источниками ее получения, неправильной или неэффективной методикой ее обработки, но и целевыми установками ее преобразования, интерпретацией применения.

3. Своевременность получения информации. Информация, необходимая для управления, должна быть своевременной. Требование более раннего представления информации часто может быть связано со значительными материальными и финансовыми затратами, (повышенные скорость обработки на ЭВМ и пропускная способность каналов связи, экспертная обработка массивов информации и т. п.). С другой стороны, и запоздалая информация также не представляет практического: интереса.

4. Полнота информации. В распоряжение руководителя  должна поступать информация  в достаточном объеме, обеспечивающем  эффективное решение всех задач. Редуцированная (усеченная) информация  способна резко снизить эффективность  управления или даже привести  к ошибкам в управлении. Вместе  с тем требование полноты информации  может граничить с ее избыточностью. Как полнота информации, так и ее неполнота не имеют объективных критериев и ограничений, что не следует относить к достоинствам или недостаткам информации. Это объективное противоречие, которое разрешается в процессе творческого труда каждого руководителя.

5. Полезность. Для принятия решения необходима определенная, конкретная информация, остальная образует информационный шум. Выделение полезной информации из шума является сложной аналитической работой и требует больших затрат.

6. Технологические характеристики информации, к которым следует отнести плотность ее размещения, возможность сохранения в различных условиях, скорость обработки, извлечения, распечатки, представления, формы сервиса и т. д. Здесь весьма важны техническое и технологическое совершенство систем, унификация терминологии, порядок составления документов и их представления. Информация должна быть разделена по уровням и звеньям управления, а также по нормативно-справочным, расчетно-аналитическим и другими направлениям. Важной характеристикой является помехоустойчивость информации — способность противостоять как активным, так и пассивным помехам. Высокая помехоустойчивость обеспечивает устойчивое управление, его необходимую конфиденциальность (сохранение коммерческой и государственной тайны). Стоимость информации в системах управления постоянно возрастает, что обязывает стремиться к постоянному повышению эффективности ее получения и использования.