Содержание.
§1. Введение.
§2. Процесс управления.
А. Процесс управления:
структура и содержание.
Б. Понятие информации в процессе принятия
решений.
§3. Информационные процессы.
§4. Характеристики управленческой
информации.
А. Классификация управленческой
информации.
Б. Требования к информации
в процессе управления.
§5. Заключение.
§6. Список литературы.
Введение.
В современном обществе значение
информации как необходимого элемента
для принятия экономических решений постоянно
возрастает. Работа руководителей, ученых, инженеров,
юристов - заключается в принятии решений
и решении проблем. Нет ничего более важного
для благосостояния общества, чем эффективное
выполнение этой работы.
Принятие решений - это важный и сложный
процесс. Тем не менее, многие руководители
полагают, что принятие решений это не
что иное, как выбор одного из нескольких
возможных вариантов действий. Увы, решения
подобного рода представляют собой всего
лишь один шаг сложного и динамичного
процесса.
Процесс управления.
Функции управления
- две общих характеристики: 1) все они требуют
принятия решений; 2) для выполнения всех
функций необходима коммуникация, чтобы
получить информацию для принятия правильного
решения и сделать это решение понятным
для других членов организации. Так как
эти две характеристики связывают все
управленческие функции, обеспечивая
их взаимозависимость, коммуникации и
принятие решений часто называют связующими процессами.
Принятие
решений. Управленческая работа
- это, в основном, работа интеллектуальная.
Она напоминает попытку составить сложный
мозаичный узор из отдельных кусочков
после того, как кто-то свалил в эту же
коробку кусочки мозаики, принадлежащие
еще пяти различным сюжетам. Чтобы дополнить
сравнение с мозаикой, следует сказать,
что руководителям приходится перебирать
многочисленные комбинации потенциальных
действий для того, чтобы найти правильное
действие - для данной организации в данное
время и в данном месте. По сути, чтобы
организация могла четко работать, руководитель
должен сделать серию правильных выборов
из нескольких альтернативных возмож-ностей.
Выбор одной из альтернатив - это решение.
Следовательно, принятие решения -
это выбор того, что и как прогнозировать,
планировать, организовывать, мотивировать
и контролировать. Именно это и составляет
основное содержание деятельности руководителя.
Основным требованием
для принятия эффективного объективного
решения или даже для понимания истинных
масштабов проблемы является наличие
адекватной точной информации. Единственным
способом получения такой информации
является коммуникация.
Коммуникация. Способность передавать
абстрактные идеи является одной из важных
отличительных особенностей человечества. Коммуникация -
это процесс обмена информацией, ее смысловым
значением между людьми. Поскольку организация
представляет собой структурированный
тип отношений между людьми, она в значительной
степени зависит от качества коммуникаций
для обеспечения эффективного функционирования.
Очевидно, что если
коммуникации между людьми не будут эффективными,
люди не смогут договориться об общей
цели, что составляет предпосылку существования
организации как таковой. Информация в
процессе коммуникации передается не
только для того, чтобы могли приниматься
здравые решения, но также и для того, чтобы
они могли выполняться. Планы, например,
нельзя выполнить, если они не будут переданы
тем людям, которые должны их выполнять.
Обычно, если руководство может донести
обоснование своих решений до подчиненных,
это значительно повышает шансы их успешного
выполнения. До тех пор, пока работники
не понимают, какое вознаграждение может
предложить им организация за хорошо выполненную
работу, они не могут быть достаточно мотивированы
и хорошо работать на нее. Коммуникация
также важна и в функции контроля. Руководители
нуждаются в информации относительно
того, что было выполнено, чтобы правильно
оценить, были ли достигнуты цели организации.
Процесс
управления: процесс превращения
цели в согласованную деятельность; функционирование
системы управления, взаимодействие звеньев;
разработка управленческих решений; деятельность
менеджера во времени и пространстве (диахроническая
характеристика управления); последовательность
действий, составляющих управление (воздействие);
процесс формирование воздействия; решение
проблем развития предприятия (рис.1).
Процесс
управления: структура и содержание.
Содержательный аспект.
Процесс управления складывается из чередования
определенных этапов и проявляется как
непрерывная последовательность целенаправленных
действий аппарата управления и руководителя
для достижения определенных результатов.
Разделение на этапы
– аналитический инструмент, позволяющий
выявить закономерности процесса управления
и наметить пути его совершенствования.
Этап процесса управления
– это совокупность управленческих операций,
действий, характеризующаяся качественной
определен-ностью и однородностью и отражающая
необходимость их существо-вания.
Процесс управления
можно представить как последовательность
следующих этапов: целеполагание; оценка
ситуации; определение проблемы; управленческое
решение (рис.1).
Рис. 1. Содержание и
воздействие в процессе управления
Цель – представление
руководителя о том, какой должна быть
управляемая им система. Цель можно определить,
как идеальный образ желаемого, возможного
и необходимого состояния системы.
Ситуация – это состояние
управляемой системы, оцениваемое относительно
цели.
Проблема – один из
этапов процесса управления, основанный
на противоречии ситуации и цели, являющимся
основным связующим звеном при изменении
ситуации в направлении выбранной цели.
Без определения проблемы невозможно
управленческое решение.
Управленческое решение
– заключительный этап процесса управления;
представляет собой нахождение путей
разрешения проблемы и организационную
работу по практическому разрешению.
Организационный аспект
процесса управления проявляется в последовательности
использования организационных рычагов
воздействия. Выделяются следующие этапы:
регламентирование, нормирование, инструктирование,
ответственности.
Функциональный аспект
процесса управления проявляется в последовательности
реализации основных функций управления,
выделяются следующие этапы: планирование;
организация; активация; регулирование;
координация; контроль.
Информационный аспект
процесса управления представляет собой
комплекс операций по преобразованию,
обработке информации, выполняемых в определенной
последовательности и взаимосвязи с целью
перевода системы из одного состояния
в другое.
Информационный аспект
процесса управления проявляется в последовательности
выполнения информационных работ в процессе
управления. Выделяются следующие этапы:
этап поиска информации; этап комплектования
информации; этап обработки и передачи
информации.
Экономический аспект
в процессе управления находит свое выражение
использование ресурсов производства.
Экономический аспект процесса управлении
можно выразить в следующих этапах: установка
экономических потребностей; оценка наличия
ресурсов; распределение ресурсов; использование
ресурсов.
Понятие информации в процессе
принятия решений.
Информация является одним из основных
элементов социального управления. С позиции
кибернетики как науки об общих принципах
управления «процесс принятия управленческих
решений всегда и в любом случае сводится
к передаче и обработке информации».
В общеупотребительном смысле под информацией
понимается любое сообщение, содержащее
какие-либо сведения о предметах, явлениях,
событиях и т. д. Однако несмотря на видимую
простоту и очевидность, общепринятого
определения понятия информации пока
еще нет.
В литературе по социальному управлению
различают понятия «данные» и «информация».
Данные означают первичные сведения,
получаемые методом прямого наблюдения
за событиями в объекте управления или
процессе, фиксируемые в виде чисел, символов,
знаков и слов. Под информацией понимаются
сведения, полученные в результате переработки
данных. Другими словами, понятия «данные»
и «информация» являются близкими по содержанию,
но не тождественны. Данные представляют
собой сигналы, из которых извлекается
информация. Следовательно информация
является продуктом управленческой деятельности.
В теории информации она определяется
как конечные сведения, являющиеся объектом
хранения, передачи, преобразования. При
этом теория информации изучает информационные
процессы как вероятностные, используя
методы математической статистики.
Важное значение для понимания сущности
социальной информации имеет ее смысловое
содержание. Не всякое знание может рассматриваться
как информация.
С точки зрения классической теории информации
понятие информации определяется через
меру уменьшения неопределенности знания
о совершенствовании какого-либо события.
Информация выступает связующим звеном
между объектом и субъектом управления,
характеризуя состояние объекта управления
в статике и динамике, и обеспечивая подготовку
управляющего воздействия в виде управленческого
решения и характеристику результата
его реализации. Чем полнее и объективнее
информация, тем эффективней принимаемые
управленческие решения и, следовательно,
результаты от их реализации.
Информационное обеспечение является
базой, на которой строится управленческая
деятельность государственного аппарата.
Информацию здесь следует рассматривать
как некую совокупность различных сообщений,
сведений, данных о соответствующих предметах,
явлениях, процессах, отношениях и т. д.
Эти сведения будучи собранными, систематизированными
и преобразованными в пригодную для использования
форму играют в управлении исключительную
роль.
Как научная категория информация в управленческих
структурах характеризуется рядом признаков
(свойств), к числу которых относится известная
самостоятельность данных; возможность
их многократного использования, сохранения
у передающего или получающего субъекта;
пригодность к обработке, интеграции и
«сжатию» объема за счет изживания дублирующей,
повторной и параллельной информации;
допустимость математического анализа;
системность, коммуникативность.
Информация, циркулирующая в органах
государственного управления, разнородна
и разнообразна. Она может относится к
внешнеполитической, экономической, социально-политической
и экологической обстановке. Информация
этих видов имеет самостоятельную ценность
также для соответствующих региональных
управленческих структур, когда они выступают
как органы, принимающие решения в пределах
своей компетенции. Кроме того, она служит
в качестве основы для нормативных документов.
Необходимые сведения могут содержаться
в законах, иных нормативных актах, юридических
решениях, письмах, справках, сводках,
обзорах, информационных бюллетенях, сознании
работников госаппарата и т. д.
Информационные
процессы.
Для обеспечения адекватного
функционирования блока «Принятие решений”
определяющее значение имеют информационные
процессы, то есть процессы сбора, хранения,
обработки и передачи данных с целью управления
производственным процессом и соответствующими
структурными подразделениями. Информационные
процессы подразделяются на три группы:
1. Обеспечивающие выбор
и информирование целей (целеполагание).
2. Предназначение
для разработки программы действий
(планирование).
3. Обеспечивающие нормальное
протекание управляемого процесса по
заданной программе или плану (регулирование).
Необходимо отметить,
что информацией следует считать не любые
сведения, а только те сведения, знания,
сообщения, которые содержат элементы
новизны для их получателя и используются
в процессе принятия решения.
Традиционные методы
управления производственным процессом
базируются на документировании информации,
являющей входной и выходной для лиц и
органов, принимающих управленчесике
решения.
К документированной
информации такого рода относятся:
- сетевые или
иные модели и карточки определителя
работ;
- оперативно –
календарные планы (квартальные
и месячные);
- ведомости материально
– технического снабжения;
- оперативная информация
о состоянии комплекта работ;
- результаты состояния
комплекса работ;
- информация для
оперативных совещаний;
- карточки –
задания на выполнение оперативных
решений;
- данные контроля
за реализацией оперативных решений;
- недельно-суточный
график производства;
- сводный недельно-суточный
график обеспечения работ материалами,
конструкциями, полуфабрикатами, средствами
механизации, автотранспортом, рабочими
кадрами;
- недельно-суточный
график обеспечения средствами
механизации и автомобилями для
внутриплощадочных перевозок;
- недельно-суточный
график работы механизмов и
оборудования;
- недельно-суточный
график автотранспортных перевозок.
Кроме вышеназванных
примеров документированной информации,
обеспечивающей процесс управления, для
принятия решений используются и другие
виды информации.
Например, для принятия
решений, связанных с застройкой города,
рассматривается следующая документированная
информация:
- проекты детальной
планировки, экспертизы проектов, решения
об утверждении титульных списков
проектно – изыскательских работ и титульных
списков строительства, справки о передаче
на баланс эксплуатирующих органов, акты
об освоении проектной мощности и др.;