Природа и классификация в менеджменте

     Функция «контроль» переходит в функцию «регулирование» в момент принятия и реализации решений по корректированию выявленных отклонений.

     Контроль  выступает как функция обратной связи в процессе управления: информационные потоки в нем направлены от объекта к субъекту управления.

     Контроль  завершает управленческий цикл и  связывает результаты анализа отклонений от желаемого состояния объекта  со всеми основными предметными  функциями менеджмента.

     По  данным контроля производиться корректировка ранее принятых решений, плановых заданий, нормативов, показателей или организационных условий их выполнения, то есть осуществляется обратная связь в управленческом цикле.

     По  данной схеме и происходит организация  контроля на предприятии ООО «НОРДЭКС» (рис. 3).

Рисунок 3 – Система контроля на предприятии «НОРДЭКС»

     Контроль - одна из основных функций менеджмента. Деятельность ООО «НОРДЭКС» требует, чтобы контроль и планирование, тесно связанные между собой, были непрерывными. Сущность контроля заключается в трех основных элементах:

• установление контролируемых стандартов деятельности;
• измерение и анализ результатов деятельности, информация о которых получена с помощью контроля;
• корректировка технологических, хозяйственных и иных процессов в соответствии со сделанными выводами и принятыми решениями.

     Без надежной системы контроля ООО «НОРДЭКС» не может успешно функционировать. Его задачи следующие.

     Во-первых, контроль позволяет обнаружить во внешней  или внутренней среде ООО «НОРДЭКС» факторы, которые могут оказать существенное влияние на ее функционирование и развитие, и своевременно на них отреагировать.

     Во-вторых, контроль помогает вскрыть неизбежные в деятельности ООО «НОРДЭКС» нарушения, изъяны, ошибки и оперативно принять меры к их устранению.

     В-третьих, результаты контроля служат основой  для оценки работы ООО «НОРДЭКС» и ее персонала за определенный период, эффективности и надежности системы управления ею.

     Итак, контроль позволяет избежать неудовлетворительных результатов деятельности и создает необходимые предпосылки для стимулирования персонала.

     Цели  контроля будут достигнуты только в  том случае, если он осуществляется в соответствии с определенными  принципами. Прежде всего, контроль должен быть всеохватывающим, т.е. удерживающим в поле зрения основные сферы деятельности ООО «НОРДЭКС» - внешнюю ситуацию и внутренние процессы. Это не значит, что он должен быть тотальным, фиксировать любые события. Нужен разумный, научно обоснованный подход, позволяющий получать достаточно полную и объективную картину ситуации. Такой контроль не может осуществлять одно лицо или небольшая группа лиц. К его осуществлению нужно привлекать весь персонал организации или его значительную часть, ибо лучший вид контроля – это самоконтроль заинтересованных в результатах своего труда исполнителей. Поэтому нужно максимально расширить полномочия людей в процессе выполнения определенных обязанностей и проверять лишь результаты.

     Система контроля должна иметь четкую стратегическую направленность, заданную приоритетами развития ООО «НОРДЭКС». Второстепенные сферы деятельности тщательно проверять часто нецелесообразно, а иногда и вовсе не имеет смысла, так как на это будет отвлекаться много сил и средств.

     Контроль  осуществляется для успешного решения  проблем и достижения конкретных результатов. Поэтому информация, ненужная для корректировки деятельности, бесполезна, собирать ее не стоит. В то же время необходимо точно знать степень отклонения основных процессов от научно обоснованных стандартов, чтобы иметь возможность провести точный анализ причин и последствий и найти правильные решения.

     В то же время главная цель контроля - не исправление, а предотвращение ошибок, что значительно дешевле. Поэтому контроль представляет собой  неотъемлемый элемент планирования на всех его стадиях.

     Эффективный контроль должен увязываться не только с планированием, но и с изменениями  в структуре организации и  системе управления, поэтому важным его принципом является гибкость, иначе он будет запаздывать и окажется бесполезным.

     Контроль должен быть экономичным, чтобы выгоды, приносимые им, превышали затраты на его проведение. Поэтому необходимо сократить до минимума все связанные с контролем издержки на технические средства, сбор, переработку и хранение информации. Отсутствие эффекта от контроля свидетельствует о том, что не удается повысить степень владения руководством организации реальной ситуацией.

     Эффективный контроль требует нацеленности на конкретные процессы, результаты и людей с  учетом их личных качеств, должностного положения, связей в коллективе. Ориентация на человеческий фактор предполагает не только объективность контроля, но и его доброжелательность, исключение слежки за членами ООО «НОРДЭКС», что существенно ухудшает морально-психологический климат. Все это возможно в условиях максимальной открытости, гласности. Чрезмерного контроля следует избегать. Однако продолжительное отсутствие его – также неблагоприятный фактор, свидетельствующий о безразличном отношении руководства к людям и делам ООО «НОРДЭКС», что вызывает соответствующую обратную реакцию.

     Руководитель, для которого контроль наряду с планированием  является главной служебной обязанностью, должен проявлять при его проведении заботу о деле и людях, поощрять за любые позитивные результаты. Это  стимулирует рост производительности труда сотрудников. Их стремление к самосовершенствованию. Возложение на то или иное должностное лицо функций контроля требует учета не только его формального положения в служебной иерархии, но и личных качеств, склонностей, отношения к нему коллег и подчиненных.

     Основными объектами контроля в ООО «НОРДЭКС» являются важнейшие характеристики торгового и кадрового потенциала, ее финансового состояния; промежуточные и конечные результаты выполнения плановых заданий; показатели расходования ресурсов, экономической эффективности.

     Система контроля в ООО «НОРДЭКС» предусматривает осуществление различных видов контрольной деятельности.

     Виды  контроля в ООО «НОРДЭКС»:

     1. По времени осуществления:

• предварительный;
• текущий;
• заключительный;

     2. Цели контроля:

• оперативный;

     3. Предмет контроля:

• финансовый;
• административный;

     4. Содержание контроля:

• время/объем;
• стоимость;
• ресурсы;
• качество;

     5. Масштабы контроля:

• полный;
• выборочный;

     Эффективная система контроля характеризуется:

• стратегическая направленность;
• ориентация на результаты;
• соответствие контролируемому виду деятельности;
• своевременность (нужная информация нужным людям до того, как произойдет кризис) и гибкостью;
• экономичность и простота.

     Если  одно или несколько из этих условий  не будет выполняться, это и будет считаться самым главным недостатком контроля.

     Система контроля в ООО «НОРДЭКС» действует в настоящее время достаточно рационально, но система контроля должна постоянно развиваться, совершенствоваться, не стоять на месте.

     В процессе контроля и регулирования выделяются три этапа, на каждом из которых реализуется комплекс различных мер:

• выработка стандартов и критериев;
• сопоставление фактических результатов с ожидаемыми;
• принятие корректирующих мер.

     Первый  этап процесса контроля непосредственно  связан с функцией планирования. На этом этапе устанавливаются стандарты и критерии оценки деятельности ООО «НОРДЭКС», которые определяются при планировании. Стандарты, используемые для контроля, отражаются в форме плановых заданий, нормативов, показателей и выбираются из целей и стратегий развития ООО «НОРДЭКС» и его основных областей.

     Второй  этап процесса контроля состоит в  сопоставлении фактически достигнутых  результатов функционирования ООО  «НОРДЭКС» с установленными стандартами. На этом этапе определяются интервалы допустимых отклонений от установленных стандартов, измеряются фактически достигнутые результаты и выявляются существенные отклонения, требующие принятия корректирующих мер.

     На  третьем этапе анализируются  причины возникновения отклонений, и выбирается один из трех вариантов поведения: ничего не предпринимать; устранить отклонения, прежде чем они перерастут в крупные проблемы; пересмотреть стандарты.

     Рассмотрим  пример ситуации контроля в ООО «НОРДЭКС» в области коммерческой и вспомогательной деятельности (таблица 1).

     Таблица 1 - Пример ситуации контроля

 

     Таким образом, результаты контроля показали, что плановый необходимый уровень развития коммерческой деятельности был достигнут по двум позициям из трех. Административные расходы не снижены, они нуждаются в усиленном контроле. В области вспомогательной деятельности все показатели были достигнуты.

     Проведем  анализ реализации функции менеджмента  – координация.

     Успешное  функционирование ООО «НОРДЭКС» зависит от разрешения двух важнейших вопросов: разделение труда на отдельные операции между работниками и координация действий этих работников.

     В ООО «НОРДЭКС» выделяется пять координационных механизмов, раскрывающих способы, посредством которых организацией согласовывается деятельность сотрудников. Это взаимное согласование, прямой контроль, стандартизация рабочих процессов и стандартизация квалификации.

     Взаимное  согласование обеспечивает координацию  труда благодаря простому процессу неформальных коммуникаций. При взаимном согласовании контроль над процессом  труда, включая планирование, выбор  способов действий, распределение обязанностей, корректировку, осуществляется самими работниками ООО «НОРДЭКС».

     Когда контроль над деятельностью группы переходит к одному человеку, оптимальным  механизмом координации становится прямой контроль. Он обеспечивает координацию  за счет того, что ответственность  за работу других людей, определение заданий для них и наблюдение за правильностью их действий возлагаются на одного руководителя.

     Стандартизация  рабочих процессов в ООО «НОРДЭКС» предполагает точное определение, спецификацию, программирование содержания труда. На данном предприятии это реализуется с помощью инструкций по поведению, обслуживанию и продаже товаров клиентам.

     Также в ООО «НОРДЭКС» применяется стандартизация навыков и знаний (квалификации), то есть определение необходимого для участия в процессе труда уровня подготовки работников. Это подразумевает, что если все работники обладают необходимым уровнем квалификации, и стандартизация рабочих процессов или результатов труда также достигается в значительной степени. Для обеспечения качественного обслуживания покупателей существует не только система обучения продавцов, но и система стандартизации труда, которая контролируется.

     Реализация  частных функций менеджмента  в ООО «НОРДЭКС» основана на осуществлении следующих функций: