Тайм-менеджмент

     Введение

 

     Теория  управления - наука о принципах и методах управления различными системами, процессами и объектами. На теорию управления помимо фундаментальных наук (философия, история, экономика, математика) повлияли и некоторые смежные науки, например, психология, социология, риторика, логика. Психология изучает поведение, интересы, способности, темперамент, характер человека, отношения с другими людьми. Управление временем – это технология организации времени и повышения эффективности его использования; позволяет достигать поставленных целей.

     По  мнению некоторых лидеров, основоположников тайм – менеджмента, именно взаимоотношения  людей оказывают ключевое влияние  на успех, а не профессиональные качества.

     Найти смысл жизни, быть нужным, организованным человеком, достойным руководителем – об этом мечтают многие, но далеко не все этого достигают. Я ознакомился с несколькими работами, различными подходами о том, как определять важность целей, планировать дела и экономить время. На мой взгляд, эти рекомендации помогут любому человеку, который стремится стать успешным в своей профессиональной деятельности и в целом повысить качество жизни.

     В данной работе я рассмотрел позиции  разных авторов, успешных финансовых консультантов, основателей компаний, специалистов по вопросам развития возможностей человека и достижения успеха в бизнесе и основоположников школы тайм – менеджмента. Однако, следует различать управление и менеджмент, как и искусство управления своим временем и тайм – менеджмент. Менеджмент времени, как и менеджмент вообще, это организация имеющееся. Он работает в системе. Управление временем ее создает. Руководство значительно больше, мы сами создаем обстоятельства, которые нам нужны. Искусство руководить своим временем – это искусство руководить совей жизнью так, как мы этого хотим.

     В первой главе я ознакомился с  основными авторами, работы которых  я использовал, рассмотрел объект, предмет  исследования и проблемы в области  тайм – менеджмента.

     Во  второй главе я рассмотрел основные принципы постановки целей с позиции двух авторов.

     В третьей главе – основные принципы планирования дел, расстановки приоритетов.

     В четвертой ознакомился со способами  уплотнения времени, минимизации помех.

     Наконец, в пятой главе я рассмотрел статью о применимости тайм – менеджмента  к русскому человеку.

 

     Глава первая. Знакомство с авторами, объект, предмет исследования и проблемы

 

     Ознакомимся сначала с авторами, труды которых  я использовал.

     Бодо  Шефер - финансовый консультант номер один в Европе, писатель и бизнесмен. Бодо Шефер является непревзойденным практиком в области тайм-менеджмента и по управлению финансами, обладает неординарным мышлением, за что и получил широкую известность. Именно с его работы «Искусство управлять своим временем» началось мое знакомство с управлением своим временем.

     Брайан  Трейси — один из ведущих специалистов в мире по вопросам развития возможностей человека и достижения успеха в бизнесе. Брайан Трейси написал больше 300 книг, разработал множество аудио- и видеопрограмм, охватывающих весь спектр личной и  профессиональной деятельности человека. Идеи его работы «Управляй своим временем и удвой результаты» показались мне более близки. К тому же, привлекает ясность и простота изложения материала.

     Других  авторов я рассмотрел менее подробно. Это, например, Джулия Моргенстерн — основатель компании Task Masters, которая оказывает профессиональные консалтинговые услуги по планированию и организации рабочей среды предприятиям, организациям и частным лицам. Среди ее корпоративных клиентов — компании American Express, SonyMusic и Microsoft. Её работа «Тайм менеджмент» гораздо более научная. Однако, Игорь Осипенко, украинец, мотивационный писатель, спикер, автор 9 книг, считает, что не стоит превращать житейские мудрости о времени в культовую науку. Он также полагает, что представителю каждой профессии необходимо знать не детали, а принципы, чтобы упростить управление собственным временем. «Вариант, когда вы с годами упрощаете свою жизнь намного лучше, чем когда вы превращайте ее в набор жестких инструкций. На мой взгляд, с этим невозможно не согласиться. Большинство великих людей не изучали тайм-менеджмент и не посещали школы управления. С планированием мы превращаемся скорее в роботов. Все планы должны умещаться на формате А4 и в голове»,- считает также И. Осипенко. В остальном же его работа основана на принципах Брайана Трейси.

     Теперь  рассмотрим объект, предмет исследования, а также некоторые проблемы.

     Объект  исследования - то, на что направлена познавательная деятельность исследователя, совокупность тех или иных явлений, процессов, которые изучает данная наука. Если считать управление временем разделом психологии, то объектом исследования, как и у всех гуманитарных наук, является человек.

     Предмет исследования - существенные свойства объекта исследования, это сторона, срез, определенный аспект объекта, который изучается только данной наукой. Стало быть, предмет исследования управления временем – это способность человека к самоорганизации, правильной постановке целей и планированию.

     Управленческое  решение – это развернутый  во времени эмоционально – психологический и организационно правовой акт выбора альтернативы, выполняемый руководителем в рамках своих полномочий. Стоит отметить, что непринятие решения – это тоже своего рода решение не делать что – либо.

     На  мой взгляд, главной проблемой современных менеджеров, руководителей является именно боязнь принятия решений, ведь решить что – то, значит взять на себя ответственность, а ведь куда проще ее избегать. Как сказал Брайан Трейси, решимость — одно из самых важных качеств тех, кто добился успеха. Оно вырабатывается на практике в результате многократных повторений, пока не станет таким же естественным состоянием, как дыхание. Печально, но факт: люди остаются бедными, потому что еще не решили стать богатыми. Люди попусту тратят время, потому что еще не решили добиваться самой высокой эффективности во всем.

     Другая  проблема – это проблема мотивации. Мотивация – это психологический  процесс; создание условий, побуждающих  человека эффективно трудиться. Существуют разные формы мотивации, но я бы разделил весь спектр форм мотивации на внешние и внутренние. Оплата труда, атмосфера в коллективе и даже идеологические установки (ссылки на мысли великих людей, постулаты религии) – всё это мотивация внешняя, так как инициатива принадлежит здесь не Вам, а другим людям. Если же Вы решите сознательно изменить свою жизнь, получить образование не ради диплома, повысить свою квалификацию не по требованию начальства, то это мотивация внутренняя. Я думаю, что такая форма мотивации гораздо сильнее – какой бы ни была зарплата, как бы ни менялась идеология, если внешние формы противоречат Вашим установкам, они никогда не принесут Вам счастья. Необходимо преодолевать себя, свою лень и нежелание делать то, что принесет успех в будущем. Как и в случае посадки растений, результат не будет виден сразу, но в будущем он окупится полностью. «Заставляйте себя делать то, что необходимо вам, чтобы стать лучшим в своем деле. Одно из лучших определений самодисциплины звучит так: заставьте себя делать то, что нужно и когда нужно, даже если вам этого не хочется. Легко делать то, что нравится. Но когда душа не лежит делать что-то, а вы все-таки заставляете себя, потому что это нужно, в этот момент вы придаете более высокую скорость своей жизни и своей карьере. Какие решения вам нужно принять, чтобы начать движение к вершине? Дайте ответ, беритесь за дело или откажитесь от него, примите решение сегодня и начинайте движение. Уже одно это может круто изменить вашу жизнь», - так сказал Брайан Трейси.

     Почему же порой  внутренняя мотивация отсутствует? В работе «Одноминутный менеджер» Кеннета Бланшар и Спенсера Джонсона приводится один очень показательный пример:

     «В организациях, где я долгие годы работал, я повидал множество немотивированных людей. Но я никогда не видел немотивированного человека после работы. Я очень хорошо помню, как один из них взял шар, подошел к линии и бросил его, а потом принялся прыгать и вопить от радости. Чему он радовался, как вы думаете?

     - Потому что у него получился бросок - он сбил все кегли.

     - Именно. А потому, вы думаете, он и ему подобные не испытывают радости на работе?

     - Потому что не знают, где кегли, - улыбнулся молодой человек. - Я понял. Сколько можно бросать шары, если нигде не видно кеглей?»

     По  мнению авторов, руководители просто не удосуживаются объяснить подчиненным цели так, чтобы было понятно. Они предполагают, что те сами должны знать.

     «Такие  менеджеры нарочно не говорят  своим людям, чего от них ожидают; они предоставляют им работать самостоятельно, чтобы потом «вздрючить» их, когда  они не показывают должных результатов.

     - И зачем, по-вашему, они это делают? - поинтересовался молодой человек, слишком хорошо понимающий правоту своего собеседника.

     - Затем, что так легче показать себя.

     Как, по-вашему, посмотрит на вас ваш  босс, если вы всем подчиненным поставите высший балл в анализе деятельности?

     - Как на «тряпку», как на человека, который не способен отличить хорошую работу от плохой.»

     Я думаю, что это еще одна из проблем  современного менеджмента (стили руководства, взаимоотношения начальника и подчиненного), но она не является предметом моей работы, поэтому подробно останавливаться на ней не будем.

     Первейшим мотиватором людей является обратная связь, постоянное осознание результатов  их деятельности. Это возможно лишь при условии ясности цели. Нет ясной цели – нет конкретных результатов. Рассмотрим основные принципы постановки целей более подробно в следующей главе.

     Наконец, последняя  проблема - никто не рассматривает  управление временем с точки зрения кросс - культурных особенностей. Это означает «пересечение культур». То есть американская культура в виде отдельно взятой книги по тайм – менеджменту пересеклась с русской культурой. В последней главе я остановлюсь на этой проблеме.

     Глава вторая. Основные принципы постановки целей

 

     Ознакомимся с некоторыми идеями Бодо Шефера по поводу постановки целей.

     Жизнь слишком коротка, чтобы заниматься вещами. Которые мы не любим. Цели нужны  для того, чтобы мы были счастливы, а не мы живем для того, чтобы  выполнять цели. Они должны быть написанными, а также:

• Реалистическими, чтобы их возможно было достичь
• Совпадать со смыслом жизни, ценностями, принципами, миссией
• Учитывать свой личный распорядок дня, а не других

     Каждый  раз, формируя цель, подумайте, что бы вы сказали он ней в старости, чтобы оценить степень ее значимости.

     Расклассифицируйте  цели на A, B, C

     A – абсолютно точно хотите достичь. Необходимо сфокусировать энергию на них. Таких целей не должно быть много.

     B – запланированные, но не абсолютно обязательные. Служат ориентиром.

     C – возможные, про них не нужно забывать, но в течение года вы посмотрите, стоит ли ими заниматься.

     У целей B и C есть преимущество – у нас есть выбор. Определите такие цели в каждой сфере своей жизни.

     Стоит начинать с важных целей, которым вы хотите посвятить всю свою жизнь. Тогда более мелкие цели будут ступеньками к важным. Цели должны соответствовать пирамиде:

     Предназначение – это ваша миссия на Земле. Мы чувствуем себя в безопасности, именно когда уверены в своем предназначении.

     Смысл жизни – в одном предложении сказать, не используя своего имени, кто вы. Смысл жизни мы должны видеть в своей работе. Чем лучше мы понимаем смысл нашей жизни, тем лучше мы управляем своим временем, тем легче нам планировать свое расписание.

     Принципы, убеждения. Насколько они руководят нами? Их можно выписать, проанализировать и изменить в угоду новым целям.

     Рассмотрим  теперь позицию Брайана Трейси.

     Он  считает, что слово "ясность" несомненно, имеет важнейшее значение для достижения успеха. «Не менее 80% успеха зависят от абсолютной ясности того, чего вы пытаетесь достичь. К сожалению, в 80% случаев или больше неудачи и разочарования постигают тех, кто крайне смутно представляет, чего они хотят и как этого добиться».