Тайм-менеджмент

     Одно  из наихудших следствий медлительности состоит в том, что в результате истощаются ваши силы. Вы теряете время, расстраиваясь оттого, что не успели сделать то, что должны были сделать, и эти переживания отнимают еще  больше времени и сил, подрывая вашу способность переходить к следующим делам в вашем списке.

     Вы  медлительны или склонны постоянно  откладывать свои дела не потому, что  ленивы или безответственны. Медлительность может быть вызвана разными причинами, и многие из них легко устранить. Прежде всего, спросите себя, откладываете ли вы выполнение только отдельных задач или практически всех. Если вы медлите только с выполнением отдельных задач, вы, вероятно, допускаете технические ошибки в планировании времени. Вероятно, в самих этих специфических задачах или в том, как вы подходите к их планированию и выполнению, есть что-то, вызывающее задержку. Если вы откладываете практически все задачи, причины вашей медлительности, скорее всего, коренятся в ваших психологических установках и в ваших мотивах.

     Неуверенность и нерешительность

     Один  из способов медлить с выполнением  дел — откладывать принятие решений.

     Хорошие менеджеры знают, что быстрое  принятие решений позволяет не отставать  от графика и является залогом  своевременного завершения проектов.

     Неготовность 

     Иногда  вы откладываете дело только потому, что  просто не готовы к выполнению этой конкретной задачи. Вы можете не обладать всей полнотой информации, необходимой  для принятия решения, или чувствовать, что не готовы к тем последствиям, которые наступят в результате реализации проекта.

     Подавленность объемом общей работы

     Некоторые задачи и проекты настолько сложны, что вы просто не знаете, с какого конца к ним подступиться. Или, возможно, вы знаете, с чего надо начать, но проект кажется очень трудоемким, а отдачу от него можно будет почувствовать очень и очень нескоро. Например, вам нужно разобрать гору бумаг, накопившихся за последние десять лет, или написать новый роман. Разбейте трудоемкие задачи на мелкие части, которые будут легко поддаваться управлению и планированию. Вместо того чтобы в нерешительности стоять перед одной огромной и Бесформенной задачей, грозно нависающей над вашей головой, разделите ее на три (или шесть, или десять) доступных для выполнения шагов. Каждый шаг должен занимать у вас один час или один день времени. Затем сосредоточьтесь на выполнении только первого шага.

     Чувство отвращения к выполняемой задаче

• Часто мы постоянно откладываем дело потому, что, откровенно говоря, нам просто противно им заниматься. Не заставляйте себя плыть против течения и не ругайте себя за свою недисциплинированность. Делегируйте выполнение этой задачи другим! Возможно, вы наймете кого-то для этого.
• Если дело невозможно поручить другим найдите способ сделать задачу более привлекательной, и это даст вам преимущество, чтобы победить медлительность в тяжелой борьбе с самим собой. Соедините эту задачу с тем, что вы при любых обстоятельствах любите делать. Например, если вы ненавидите физические упражнения, соедините занятия на велотренажере с просмотром вашей любимой телепередачи.
• Очень помогает концентрация на своих целях. Когда вы сосредоточены на той пользе, которую принесет выполненная задача, а не на процессе ее выполнения, внушающем вам ужас, это может сделать любую процедуру более сносной.
• Подкуп себя. Запланировать что-то приятное сразу после несносной задачи

     Неудачный выбор времени

     Следует уважать собственные ритмы жизни  и циклы изменения энергии. Когда  вы признаете наличие подъемов и  спадов сил для занятий различными видами деятельности и учитываете их, можно преодолеть медлительность, вызванную тем, что вы приступаете к определенной задаче в неподходящее время. На мой взгляд, мы далеко не всегда можем выбрать «удачное» время, так как наши биоритмы никак не связаны с нашими планами и задачами. Однако, я считаю, что если нормализовать режим дня и выявить наиболее продуктивное время, то работать нужно именно в это время, по крайней мере по возможности. К сожалению, ни у одного автора я не нашел советов, что делать, когда сроки поджимают, а физическое состояние не самое лучшее. Вероятно, может помочь контрастный душ, небольшая фитнес-тренировка и тонизирующий напиток. Именно совокупность этих приемов помогает мне придти «в форму».

     Необходимость внешнего давления

     Многие  люди и в самом деле работают лучше, находясь под давлением внешних обстоятельств. Когда их работа ограничена жесткими сроками и над ними висят санкции за просрочку ее выполнения, таким людям легче освободиться от излишнего перфекционизма. Это помогает им оживиться, перестать беспокоиться и просто заниматься своим делом. Брайан Трейси же так не считает. Он говорит, что люди, которые говорят, что под давлением работают лучше, лукавят, и что если это давление устранить, их продуктивность возрастет.

     Преодолеваем  привычку хронически опаздывать

     Привычка  хронически опаздывать так же выбивает вас из графика, как и медлительность. Более того, она деморализует вас, заставляя постоянно извиняться и ругать себя. Многие из приемов  преодоления медлительности помогут  вам справиться и с постоянными опозданиями, но в последней привычке есть некоторые особенные черты, которые надо рассмотреть отдельно.

• Если вы боретесь с привычкой опаздывать, вы изо всех сил пытаетесь все делать вовремя, но, кажется, что-то все время встает у вас на пути. Для того чтобы установить истинную причину своих опозданий, спросите себя: "Я всегда опаздываю на одно и то же время или нет?" Если вы опаздываете по-разному, скорее всего, вы совершаете чисто технические ошибки в планировании времени, а именно: вам трудно точно подсчитать необходимое для выполнения задач время.
• В другом случае, если вы всегда опаздываете на одно и то же время (например, вам всегда не хватает пятнадцати минут), вы, скорее всего, сталкиваетесь с психологическими препятствиями.
• Если от своевременного выхода на встречу ваше внимание отвлекают внезапно возникшие помехи, минимизируйте их.

3. Подавляем стремление к совершенству во всем

     Если  вы и в самом деле хотите уплотнить  время выполнения своих задач, вы должны победить свое стремление к  абсолютному совершенству во всем. Бывает очень тяжело прекратить выполнение дела, когда вы пытаетесь довести результат до совершенства, особенно если это важное дело или если оно вам нравится.

• Чтобы избежать неразумного затягивания работы над завершением задачи, установите для себя четкий срок его завершения и сразу после него запланируйте другую задачу. Жесткие сроки могут не только создавать напряжение, но и быть большим благом. Сроки вынуждают вас принимать решения и ограничивать ваше стремление к совершенству. Когда что-то ожидает вас по ту сторону установленного срока, вы значительно более заинтересованы в том, чтобы закончить одно дело и приступить к другому.

     Ознакомимся также с некоторыми сответами Брайана Трейси.

• Продуктивно используйте время в дороге. Он предлагает не уподобляться людям, которые в очередях, транспорте, самолете читают газеты, слушают музыку или смотрят в окно. «Человек в среднем проводит в машине от 500 до 1000 часов в год. Это эквивалентно одному или двум полным университетским семестрам. Сотрудники университета Южной Каролины недавно пришли к заключению, что если в автомобиле слушать аудиопрограммы, можно получить образование, эквивалентное полноценному университетскому курсу. Превратите свой автомобиль в университет на колесах, относитесь к нему как к обучающей машине», - говорит Брайан Трейси.
• Откажитесь от дел, которые со временем потеряли свою ценность в угоду более актуальным.
• Правило 80/20. 80% из того, что вы делаете, имеют лишь 20% полезной нагрузки. Это правило применимо ко всем аспектам бизнеса и личной жизни. В бизнесе 80% продаж вы получите от 20% клиентов, 80% прибыли от 20% товаров. Ваш успех и продуктивность во многом зависят от умения выявить 20% главных задач и сосредоточиться на их решении. Попробуйте творчески подойти к правилу 80/20.

     Глава пятая. Особенности национального характера

     Во  время подготовки работы я заметил, что подавляющее большинство  авторов – зарубежные. Отсюда возник вопрос: подходят ли все эти приемы нам, россиянам? Вот что говорит на этот счет Надежда Бондаренко, директор компании NBT Nota Bene Training:

     «На тему тайм - менеджмента написано достаточно книг и статей. И есть, по праву признанные гуру. Однако, же проводя тренинги, я заметила явное сопротивление в восприятии этого неуловимого предмета – тайм - менеджмента.

     И я задумалась, почему, казалось бы такой  ясный тайм-менеджмент дает сбои в  нашей Российской действительности. У людей возникает скрытое  сопротивление всем этим табличкам  и графикам, со времен режима дня  в младших классах. Хотя, заметьте, режим дня давал первые навыки организации времени. Но он не учитывал особенностей Русского характера. Достаточно популярное высказывание: «Мы – русские, особые». А в чем это выражается, никто не мог аргументировано объяснить.

     Почему  всемирно признанные методики тайм - менеджмента не работают у нас? В качестве примера приведем книгу Алана Лакейна «Искусство успевать» (Alan Lakein «How to get control of your time and your life»). Лакейн объясняет, что все мы могли бы достичь наших целей, если бы умели правильно планировать свое время и соответственно идти к целям более настойчиво. У нас у всех всегда достаточно времени, чтобы достичь в жизни успеха, несмотря на то, что «мы все должны укладываться в скромный бюджет, который ограничен 168 часами в неделю». «Что русскому хорошо – то немцу смерть». И это правда. И правда в том, что никто не рассматривает управление временем с точки зрения кросс - культурных особенностей.

     Что такое кросс - культура? Буквально  это означает «пересечение культур». То есть американская культура в виде отдельно взятой книги по тайм – менеджменту пересеклась с русской культурой. И как мы видим, не получила должных откликов. Многие упорные менеджеры пытались, конечно «натянуть» чужие модели структурирования временем, но что из этого получается – мы знаем.

     Менеджеры на ходу заскакивают в автомобиль, одной рукой назначая встречу, параллельно  дожевывая бутерброд. Вот такой  он Русский Человек. Его нельзя «загнать»  в рамки. Потому что мы относимся  к полиактивным культурам.

     Давайте проведем краткий экскурс в кросс - культурные различия и их отношение ко времени. Здесь дана классификация культур Р. Льюиса.

     Моноактивные  культуры: ( США, Германия, Швейцария, Англия)

• Систематически планирует будущее
• Одно дело делает в одно время
• Работает в фиксированное время
• Пунктуален
• Подчиняется графикам и расписанию
• Разбивает проекты на этапы
• Строго придерживается планов

     Вот лозунг моноактивных культур «Время - деньги». Они воспринимают время  линейно. Настоящее можно ухватить, разделить на части, упаковать и  заставить работать на себя в ближайшем будущем. Время, измеряемое в деньгах – лишь одна сторона медали. Швейцарцы например создали самые точные часы, оптические приборы, банковские системы. И все для того, чтобы не одна секунда драгоценного времени на оказалась неучтенной.

     Моноактивные  люди придерживаются системы четкого  планирования. Эти методики «разрезают»  время для русского человека, что, по меньшей мере, некомфортно для  него. Вспомните, как иной раз, вы пишите планы и составляете графики. Пытаетесь следовать им, и вдруг – все летит прахом. Вы поднимаете руку над головой, на выдохе опускаете ее со словами: « А пусть все идет лесом» и сразу чувствуете огромную удовлетворенность.

     А все потому что, русские принадлежат  к Полиактивной культуре. Ну, узнаете  себя? Русский человек:

• Планирует только в общих чертах
• Делает несколько дел одновременно
• Работает в любое время
• Непунктуален
• График непредсказуемый
• Дает проектам накладываться друг на друга
• Меняет планы

     Я с ужасом наблюдала, когда западные топ - менеджеры, запрещали коллективные курилки-чаепития. Они с точки зрения своей моноактивной культуры, не понимают, как можно так не дорожить Временем. Западные управленцы доходили до умопомрачения, пока приспосабливались к полиактивному использованию времени.

     Но  наш человек рассуждает так: межличностное  взаимодействие лучшая форма инвестирования времени. Мы, русские, можем делать несколько  дел одновременно. Конечно, иногда мы делаем вид, что соблюдаем графики. Но, все же знают, что это не так.