Общие функции выделяются по этапам (стадиям) управления. Большинством специалистов признано, что у менеджмента таких  функций существует пять (рисунок 2).

     

     Рисунок 2 – Общие функции менеджмента

     Охарактеризуем  подробнее данные функции.

     1. Функция планирования

     Планирование  — это один из первых этапов процесса управления, на котором определяются цели любой организации, а также средства и методы их достижения.

     Планирование  представляет собой непрерывный  процесс изучения новых путей  и методов совершенствования  деятельности фирмы за счет выявленных возможностей, условий и факторов, так как по достижении поставленных целей формулируются новые.

     2. Организация 

     Организационная функция тесно связана с функцией планирования.

     Организационный этап — это этап создания реальных условий для достижения запланированных  целей. Речь идет о создании (формировании) структуры фирмы и обеспечении ее всем необходимым для решения задач, определенных на первом этапе процесса управления — этапе планирования.

     Поскольку всю работу выполняют люди, то посредством  этой функции определяется, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание, а также какие для этого потребуются средства.

     Существует  ряд принципов, которыми следует  руководствоваться в процессе реализации организационной функции⁵:

• определение и детализация целей фирмы, которые были обозначены в ходе планирования;
• определение видов деятельности, необходимых для достижения этих целей;
• поручение различных задач индивидуумам (разделение труда) и объединение их в управляемые рабочие группы или подразделения;
• координация различных видов деятельности, порученных каждой группе, посредством установления рабочих взаимоотношений, включая четкое определение того, кто осуществляет руководство (у одного подчиненного не может быть двух начальников), то есть каждый член группы должен знать, что он обязан сделать и в какие сроки, а также кто им руководит (управляет);
• единство цели — каждый член организации работает на общее благо, то есть никто не должен действовать против целей организации;
• размах контроля, или размах менеджмента, — каждый менеджер отвечает за управляемых им работников.

     3. Мотивация

     Мотивация — это деятельность менеджера, направленная на активизацию сотрудников фирмы в плане повышения эффективности их труда для достижения как личных целей, так и целей фирмы.

     Мотивация сотрудников занимает одно из центральных  мест в управлении персоналом, поскольку выступает непосредственной причиной их поведения.

     Для эффективной деятельности организации  требуются ответственные и инициативные работники, высоко организованные и  стремящиеся к трудовой самореализации личности. Обеспечить эти качества работника невозможно с помощью традиционных форм материального стимулирования и строгого внешнего контроля, зарплаты и наказаний. Только те люди, которые осознают смысл своей деятельности и стремятся к достижению целей организации, могут рассчитывать на получение высоких результатов. Формирование таких работников - задача мотивационного менеджмента.

     Чтобы эффективно использовать мотивацию  для усиления управленческого воздействия, необходимо хорошо представлять ее сущность, т.е. внутриличностные элементы - потребности, интересы, способности, желания, ожидания, ценностные ориентации, установки.

     Мотивационный процесс может быть представлен  в виде следующих одна за другой стадий:

• осознание работником своих потребностей как системы предпочтения,
• выбор наилучшего способа получения определенного вида вознаграждения,
• принятие решения о его реализации;
• осуществление действия;
• получение вознаграждения;
• удовлетворение потребности.

     Стержнем  управления на основе мотивации будет  воздействие определенным образом  на интересы участников трудового процесса для достижения наилучших результатов деятельности.

     4. Координация

     Сущность  функции координации заключается  в обеспечении согласованности  действий всех звеньев системы управления и совершенствовании установленного режима работы.

     Цели координации — установление взаимодействия в работе производственных подразделений, руководителей и специалистов и устранение помех и отклонений от заданного режима работы.

     Координация осуществляется путем проведения совещаний, личных контактов между руководителями, согласования рабочих планов и графиков, внесения в них корректив, увязывания работы между исполнителями.

     Для выполнения функции координации  необходимо создание эффективной системы  обратной связи, то есть получение данных о результатах. Система обратной связи позволяет руководству выявить непредвиденные проблемы и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути движения к поставленным целям.

     5. Контроль

     В классическом менеджменте функцию контроля следует понимать как вид управленческой деятельности, благодаря которой организацию можно удерживать на выбранном нужном (верном) пути, сравнивая показатели ее деятельности с установленными стандартами (планами).

     Различают три вида контроля.

     Предварительный контроль. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях. В области человеческих ресурсов контроль достигается за счет анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения конкретных задач организации, в области материальных — контроль за качеством сырья, в области финансовых ресурсов механизмом предварительного контроля является бюджет.

     Текущий контроль. Он осуществляется в ходе проведения работ и позволяет  исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Чаще всего объектом его являются сотрудники.

     Заключительный  контроль. В рамках заключительного  контроля обратная связь используется тогда, когда работа уже выполнена. Цель такого контроля — предотвратить ошибки в будущем.

     Некоторые организации создают целые системы  контроля, функции которых состоят  в посредничестве между планами  и деятельностью, то есть система контроля обеспечивает обратную связь между ожиданиями — определенными первоначальными планами менеджмента — и реальными показателями деятельности организации. Все системы контроля всегда базировались на идее обратной связи: они сопоставляют реальные достижения с прогнозными данными⁶.

     В основу создания всех систем контроля должны быть положены следующие главные  требования-критерии:

• эффективность контроля — определяется успешность, полезность контроля (уменьшение расходов, связанных с обнаружением и устранением выявленных в процессе контроля недостатков;
• сокращение расходов на контроль, затрат на персонал и технику контроля);
• выполнение задач контроля — контроль должен определить совпадения или отклонения в системе управления организацией, способствовать устранению отклонений и выработке эффективных решений;
• определение границ контроля — контрольные мероприятия не могут осуществляться без ограничений;
• своевременность контроля — временной интервал между проведением измерений или оценок должен соответствовать контролируемому явлению;
• гибкость контроля — необходимо приспособление к реальным условиям;
• простота контроля — контроль должен соответствовать возможностям людей;
• соответствие виду деятельности — неподходящий механизм контроля может маскировать, а не выявлять важную информацию.

 

3. Характеристика общих, частных и вспомогательных функций управления на примере предприятия торговли

     Общество  с ограниченной ответственностью «НОРДЭКС» образовано решением общего собрания учредителей ООО «НОРДЭКС» осуществляет свою деятельность в соответствии с Гражданским кодексом РФ, Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью», основными учредительными документами – Уставом Общества и Учредительным Договором.

     Целью деятельности данного предприятия  является получение прибыли, поэтому  ООО «НОРДЭКС» относится к коммерческому предприятию.

     Предметом деятельности общества, согласно основным Учредительным документам предприятия, является оптовая и розничная торговля. Согласно уставу для реализации поставленной цели фирма имеет право осуществлять следующие виды деятельности:

• услуги по купле–продаже товаров;
• оптово-розничная торговля продуктами питания;
• торгово-закупочная деятельность (операции по оптовой и розничной купле-продаже);
• рекламная деятельность;
• маркетинговые исследования, консультации по вопросам коммерческой деятельности, финансов, управления.

      Коммерческая  деятельность ООО «НОРДЭКС» включает в себя оптово-розничную торговлю продуктами питания импортного и российского производства.

     Основными задачами ООО «НОРДЭКС» являются осуществление розничной торговли товарами народного потребления в широком ассортименте, соответствующем его товарному профилю (типу), обеспечение высокой культуры обслуживания покупателей с наименьшей затратой ими времени на совершение покупок, выполнение плана розничного товарооборота и достижение наибольшей экономической эффективности работы предприятия.

     Охарактеризуем  реализацию функции управления –  планирование.

     На  данном предприятии довольно хорошо поставлен процесс краткосрочного, оперативного планирования, но не существует долгосрочного, стратегического. Это  выливается в то, что у ООО «НОРДЭКС» нет четко выраженной стратегии дальнейшего развития, нет стратегического видения, отсутствует миссия, как таковая.

     В ООО «НОРДЭКС» составляются текущие планы. Текущий план - план, в котором объединяются все направления деятельности ООО «НОРДЭКС» на текущий финансовый год.

     Оперативный план предназначается для решения конкретных вопросов деятельности ООО «НОРДЭКС» в краткосрочном периоде (12 года), имеет узкую направленность, высокую степень детализации и характеризуется большим разнообразием используемых приемов и методов.

     Существуют  три типа текущих планов: функциональные, единовременные и стабильные.

     Функциональный  план ООО «НОРДЭКС» предусматривает действия, которые необходимо предпринять в ближайшем будущем в конкретной сфере. Например, с помощью данных функционального плана анализируются поступления товаров. Функциональный план разрабатывается на период от 1 до 2 лет.

     Также в ООО «НОРДЭКС» разрабатывается единовременный проектный план, который содержит временные рамки выполнения того или иного действия, например, план рекламной кампании.

     Стабильные  планы ООО «НОРДЭКС» - это директивы, направленные на увеличение общей эффективности на основе соблюдения простейших принципов предприятия. На предприятии реализуются три вида стабильных планов:

     а) Политика - это положение, в соответствии с которым устанавливаются параметры принятия повторяющихся второстепенных решений. Политика дает общие указания по осуществлению деятельности. Например, ООО «НОРДЭКС» придерживается политики, в соответствии с которой на службу принимаются люди только с определенным уровнем образования.

     б) Стандартные инструкции - это  планы действий, состоящие из нескольких этапов, которым необходимо следовать при выполнении отдельных заданий или при исполнении определенных обязанностей. Например, должностные инструкции работников ООО «НОРДЭКС».

     в) Правила и рекомендации - это предписания  о том, какие действия должны или  не должны быть предприняты в каждой конкретной ситуации. Такие правила  избавляют подчиненных от необходимости  принимать решения и проявлять свою инициативу в конкретных ситуациях. Например, правила действий при возврате товара.

     Таким образом, на предприятии ООО «НОРДЭКС» развито планирование текущее и оперативное планирование. Но не реализуется стратегическое планирование, направленное на долгосрочное развитие предприятия, и его персонала. В связи с этим необходимо предложить формулировку миссии предприятия и его целей.

     Далее проанализируем реализацию функции  управления – мотивация.