Особливості управління організацією

* організацію праці в  колективі (розподіл праці, регламентація  праці за змістом, регламентація  праці за часом), вибір систем і методів

роботи;

* специфічні проблеми  організації особистої праці  (планування і розподіл робочого  часу, управління потоком відвідувачів, індивідуальний робочий стиль,  раціональне ведення кореспонденції  і т. д.);

* організацію використання  засобів обчислювальної та оргтехніки;

* заходи з охорони праці,  що забезпечують безпечні умови  як для самого виконавця, так  і для оточуючих його людей;

* заходи щодо зміцнення  дисципліни праці та усунення  втрат робочого часу;

* створення матеріальної  і моральної зацікавленості в  поліпшенні як індивідуальних, так  і колективних результатів праці;

* підвищення кваліфікації і культурно-технічного рівня працюючих;

* регламентування праці  та відпочинку;

* виробничу естетику, пристрій, оснащення робочих місць і  правильне їх обслуговування.

Перераховані вище загальні для будь-якого об'єднання працівників  елементи системи організації праці  на різних підприємствах і в різних соціально-економічних умовах реалізуються по-різному. Однак успішна реалізація на практиці кожного з цих елементів призводить, як правило, до підвищення продуктивності праці на підприємстві.

Отже, можна говорити про  те, що організація праці являє  собою сукупність прогресивних організаційних і технічних заходів, що забезпечують систематичне підвищення продуктивності праці.

У сукупності заходів з  організації праці величезне  значення має мобілізація внутрішньовиробничих резервів, які можна підрозділити на дві групи:

* резерви зниження трудомісткості  продукції;

* резерви використання  робочого часу.

Резерви першого виду можуть бути виявлені і використані в  результаті економії часу, що витрачається безпосередньо на виготовлення продукції  або на виконання інших виробничих робіт. Резерви другого виду можуть бути виявлені і реалізовані шляхом раціонального використання фонду  робочого часу, який має даний колектив працівників. Раціональна організація  праці є необхідною передумовою  підвищення його продуктивності, виявлення і використання всіх резервів, пов'язаних як зі зниженням трудомісткості продукції, так і з ліквідацією втрат робочого часу.

Організація праці спирається на пізнання і використання економічних законів, законів фізіології і психології праці, дані досліджень соціологічної науки, а також математики і кібернетики, базується на знаннях юридичної науки. У тому випадку, якщо практичного впровадження конкретних заходів з організації праці передує науковий аналіз трудових процесів та умов їх виконання, а дані практичні заходи базуються на досягнення сучасної науки і передового досвіду, ми маємо справу з науковою організацією праці (НОТ).

Абсолютно неправомірні спроби розмежувати два поняття - "організація праці" та "наукова організація праці". Різниця між першим і другим поняттями визначається методами, підходами до вирішення одних і тих же проблем, ступенем наукової обгрунтованості конкретних рішень. У даному випадку можна говорити про те, що наукова організація праці не допускає вирішення практичних питань організації праці, спираючись на використання суб'єктивних, емпіричних оцінок і думок, а реалізує всю сукупність досягнень сучасної науки і практики, забезпечуючи при цьому найбільш раціональну і ефективну організацію праці. На практиці НОТ вирішує три взаємопов'язані завдання: економічну, психофізіологічну і соціальну.

Економічна задача НОТ  полягає у створенні умов для  доцільного використання техніки, матеріалів і сировини, що забезпечує економію живої і матеріалізованої праці на виробництво одиниці продукції.

Психофізіологічна завдання пов'язана зі створенням найбільш сприятливих  умов праці, що забезпечують збереження фізичного здоров'я та безпеки  людей, підтримання високого рівня їх працездатності.

Соціальна завдання спрямована на підвищення ступеня задоволеності людей працею, створення умов, які забезпечують зростання професійних знань.

Наведене вище визначення організації праці як організаційної системи характеризує дане поняття  в статиці, розкриваючи його суть з точки зору характеру розв'язуваних завдань. Однак організацію праці  слід розглядати і в динаміці як процес вдосконалення її форм і методів. НОТ не можна представляти як простий  комплекс заходів, здійснення яких забезпечує справжню наукову організацію праці. Беручи до уваги постійне вдосконалення  і розвиток технічної бази, технологічних процесів, слід домагатися динамічного розвитку і вдосконалення форм організації праці. Таким чином, можна впевнено говорити, що НОТ представляє собою постійний творчий процес, що забезпечує відповідність організації праці змінюється рівневі розвитку техніки і технології виробництва.

Зміст НОТ як сфери практичної діяльності з удосконалення організації праці персоналу організації визначається утворюють його елементами і напрямами.

Практична діяльність з наукової організації праці на підприємстві пов'язана з вирішенням вищезазначених економічній, психофізіологічної і соціальної завдань. Основні напрямки НОП включають: розробку раціональних форм розподілу і кооперації праці; поліпшення організації робочих місць та їх обслуговування; раціоналізацію прийомів і методів праці; поліпшення умов праці; вдосконалення нормування праці; розвиток заходів матеріального і морального стимулювання; зміцнення трудової дисципліни.

Створення необхідних умов для  високопродуктивної та творчої праці  може забезпечити лише системний  комплексний підхід у вирішенні проблем НОТ. Епізодична практика в якомусь одному напрямі не дає бажаних результатів.

Організація праці керівника (спеціаліста) є використанням ефективної системи прийомів і методів особистої  роботи на базі раціональної організації  робочого місця, створення оптимальних  умов праці й відпочинку, планування робочої діяльності та ліквідації нераціональних етапів виконання робіт та операцій.

Організація процесів праці  керівника включає проектування і впровадження раціональних систем і методів виконання покладених на нього функцій з урахуванням  застосування необхідних технічних засобів, а також припускає певний ступінь регламентації праці за змістом і в часі. Це забезпечує необхідний порядок і організованість під час виконання керівником посадових обов'язків, при прийнятті та реалізації управлінських рішень. Регламентація праці означає встановлення і суворе дотримання певних правил, інструкцій, нормативів, заснованих на об'єктивних закономірностях, притаманних наукової організації праці.

Від використовуваних методів  і організації праці керівника  багато в чому залежить успіх роботи всього виробничого колективу.

Коли мало уваги приділяється вивченню та застосуванню наукових принципів  організації праці, їх замінюють  емпірично знайдені, в яких вдалі  прийоми сусідять з неефективними  методами. Застарілі методи роботи та нераціональний індивідуальний робочий  стиль перетворюють трудовий колектив в найбільш слабка ланка системи  управління.

Однак слід пам'ятати про  те, що праця керівника не тільки об'єктивно обумовлений, але і  носить ініціативний, творчий характер. У зв'язку з цим можна говорити про те, що принципи і правила  НОТ вимагають творчого осмислення для визначення ступеня їх застосування з урахуванням складної виробничої ситуації. У даному випадку принципи та правила слугують лише вихідним пунктом для роботи керівника над вдосконаленням індивідуального робочого стилю, навичок і методів організації своєї праці.

На даний період 40 – 60% робочого часу керівників витрачається на виконання таких видів діяльності, які могли б виконуватися фахівцями більш низької кваліфікації. Багато часу втрачається на пошук необхідної інформації, даних і документів. Це свідчить про необхідність автоматизації рутинних операцій, більш широкого застосування в практиці управлінської діяльності засобів обчислювальної та організаційної техніки. Комплексна автоматизація управлінського праці повинна проводитися на базі впровадження сучасних інформаційних технологій, що забезпечить збільшення ступеня автоматизації всіх інформаційних процесів в організації.

 

2.3 Участь працівників  організації в прийнятті управлінських  рішень

 

Рано чи пізно управлінці повинні переходити від аналізу подій, які відбулися, до дій. В ідеалі, якщо дія керівників мотивована правильним аналізом проблеми, пошук її причин звужується до такого моменту, коли можна із впевненістю почати вирішувати проблеми. Важливо пам'ятати, що всі дії мотивовані необхідністю реагувати на проблему, яка виникла.

Існуюча невизначеність у  процесі прийняття рішень може створити низку ситуацій, за яких не виключається змішування понять "рішучість" і "прийняття рішень'. На багатьох підприємствах управлінців оцінюють й нагороджують за те, наскільки швидко й впевнено вони приймають рішення. Невизначеність у цьому випадку розглядається як ознака слабкості. Від управлінців очікується стрімкість й рішучість суджень та високо цінується їх готовність здійснювати рішення, не дивлячись на труднощі. Теоретично це вірно, але на практиці дає не завжди кращий варіант дії.

В управлінні рішучість розглядається як властивість приймати рішення й перетворювати його до життя. А прийняття рішення — це здатність здійснювати аналіз важливої інформації й зробити оптимальний вибір. Важливо правильно поєднати обидві ці здатності.

Прийняття рішень є найважливішою функцією управління, успішне здійснення якої забезпечує досягнення організацією її цілей. Через невміння якісно і раціонально здійснювати цей процес, через відсутність в організації механізму його здійснення, технології, страждає більшість фірм і підприємств, державних установ і органів в Україні. Успіх організації, у якій би сфері вона не функціонувала, багато в чому залежить від цього, а тим більше в Україні, де більшість організацій проходять перші етапи свого розвитку і дуже важливо яку технологію рішення проблем вони опрацьовують.

Прийняття рішень, поряд з координацією і комунікацією, є одним з найважливіших внутрішньоорганізаційних процесів, а особливість цього процесу полягає в тім, що він безпосередньо спрямований на досягнення цілей організації.

Важливішою характеристикою  системи управління організацією і  трудовим колективом є участь членів колективу в управлінні організацією (підрозділом).

Можна розглянути участь працівників  організації по виконанню найважливішого виду управлінської діяльності - у  підготовці та прийнятті управлінських рішень. При цьому слід виділити три ступені такої участі.

Перша - висування (внесення) пропозицій у підготовці рішення. При цьому не потрібно внесення структурних та інших змін в організацію. Такий підхід застосовується і на підприємствах з централізованим керівництвом.

Друга ступінь участі - це вироблення альтернативних варіантів  рішень. Тут потрібне створення в організації спеціальних структур для вирішення цих завдань. Це виражається у створенні тимчасових або постійних комітетів чи комісій, яким доручається виконувати дану роботу. Прикладом можуть бути так звані госпрозрахункові або конфліктні комісії (на російських підприємствах), комітети з набору кадрів в робочі групи (на американських підприємствах), гуртки якості (на японських підприємствах).

Третя ступінь участі - остаточний вибір рішення з ряду альтернативних варіантів і прийняття його. При цьому передбачається, що участь в управлінні здійснюється у формі роботи спеціальних рад науково-технічного, техніко-економічного і управлінського характеру. До складу цих рад входять, як правило, особи з наступного за рівнем керівництва нижчого рівня управління.

Дані поради:

• визначають політику (правила  і процедури) підпорядкованих їм підрозділів, сумісну з іншими рівнями управління організацією;

• відповідають за координацію  діяльності підрозділів, підлеглих керівнику, до якого належить рада;

• відповідають за інтеграцію діяльності цих підрозділів з нижчими і вищими рівнями управління.

Слід зауважити, що ради не приймають рішення за підзвітні їм підрозділи, вони приймають рішення тільки щодо процесів, що відбуваються на їхньому рівні.

Рішення рад у ряді випадків бувають обов'язковими для тих керівників, при яких вони, власне кажучи, і створені.

Деяким радам доручаються  оцінка і схвалення діяльності підзвітного їм керівника (право на звільнення залишається за вищим керівництвом).

Участь працівників у  підготовці та прийнятті управлінських рішень сприяє:

- збільшення кількості  розглянутих альтернативних варіантів  рішень;

- привнесення більшого  досвіду в обговорення проблем;

- збагачення оцінки зовнішнього  і внутрішнього середовища організаціями;

- зрештою підвищенню якості прийнятих управлінських рішень.

Існує думка, що чим більше найманих робітників на рівні підприємства бере участь у прийнятті рішень, тим повніше вони відображають інтереси трудящих. На практиці, як правило, в цьому бере участь лише їхня активна меншість. Отже, треба не "роздувати" склад виробничих рад, а шукати інші форми участі в управлінні.

Німецькі вчені розглядають  наступні можливі варіанти участі працівників  у підготовці та прийнятті управлінських рішень (у порядку зростання ступеня участі):

- керівник до видання  наказу намагається переконати  підлеглих у правильності свого рішення;

- керівник приймає рішення, але допускає питання про своє рішення, щоб відповіддю на них домогтися схвалення свого рішення підлеглими;