Организация управления предприятием

                 обеспечение оптимального планирования, оптимального распределения ресурсов и управление запасами;

                 составление расписаний движений ресурсов в организации и т.д.

Телекоммуникационную технику и сети используют также в финансовых расчетах, работе с поставщиками, клиентами (бизнес в Интернете, электронные магазины), партнерами.

В программно-целевых методах управления используется специальная матрица программно-целевого управления.

              Схема 2.

              Проблемы:

                 необходима координация исполнения программ по срокам, исполнителям и целям;

                 необходимо правильное распределение прав, ответственности и ресурсного обеспечения.

Проблемно-ориентированные методы управления используются в сложных нештатных ситуациях (экономические кризисы, потери рынков сбыта, стихийные бедствия, аварии, чрезвычайные ситуации). При этом:

                 выделяются сложные критические ситуации – проблемы, которые могут возникнуть в будущем и которые необходимо быстро решить;

                 для каждой ситуации разрабатываются возможные сценарии (схемы, алгоритмы) развития событий, делается оптимистический и пессимистический прогнозы;

                 разрабатываются сценарии ответных действий на возможные нештатные ситуации; основная цель – минимизация потерь и быстрейшее спасение самого ценного.

В таких ситуациях основной критический ресурс – это время. Умение оперативно управлять временем в критических ситуациях выходит на первый план. Часто для этой цели проводятся специальные тренировки, сборы, тренинги, которые позволяют скоординировать действия подразделений и руководства в нештатных ситуациях, выявить и проанализировать ошибки в ответных действиях.

СТО «Вольво» делает упор на два метода управления: экономические и социально-психологические. Выбор в пользу этих методов сделан по причине небольшого размера организации и особенностей работающего коллектива. Именно вследствие верного и совместного труда всего персонала предприятие является прибыльным.

                                                                                                                                                   2.3. Система контроля и учета на предприятии.

Контроль - процесс определения, оценки и информации об отклонениях действительных значений от заданных или их совпадении и результатах анализа. Контролировать можно цели,  ход выполнения плана, прогнозы, развитие процесса.

Предметом контроля может быть не только исполнительская деятельность, но и работа менеджера. Контрольная информация используется в процессе регулирования. Таким образом, говорят о целесообразности объединения планирования и контроля в единую систему управления (Controlling): планирование, контроль, отчетность, менеджмент. Контроль осуществляется лицами, прямо или косвенно зависящими от процесса. Проверка (ревизия) - контроль лицами, независящими от процесса.

Контроль можно классифицировать:

                 по принадлежности к предприятию субъекта контроля (внутренний, внешний),

                 основанию для обязанности (добровольный, по уставу, договорной, по закону),

                 объему контроля (за объектом, за решениями, за результатами),

                 регулярности (регулярный, нерегулярный, специальный).

Процесс контроля в общем случае должен пройти следующие стадии:

1. Определение концепции контроля (всеобъемлющая система контроля "Controlling" или частные проверки);

2. Определение цели контроля (решение о целесообразности, правильности, регулярности, эффективности процесса управления),

3. Планирование проверки:

а) объекты контроля (потенциалы, методы, результаты, показатели и т.д.);

б) проверяемые нормы (этические, правовые, производственные);

в) субъекты контроля (внутренние или внешние органы контроля);

г) методы контроля;

д) объем и средства контроля (полный, сплошной, выборочный, ручные, автоматические, компьютеризированные);

е) сроки и продолжительность проверок;

ж) последовательность, методики и допуски проверок.

4. Определение значений действительных и предписанных.

5. Установление идентичности расхождений (обнаружение, количественная оценка).

6. Выработка решения, определение его веса.

7. Документирование решения.

8. Мета-проверка (проверка проверки).

9. Сообщение решения (устное, письменный отчет).

10. Оценка решения (анализ отклонений, локализация причин, установление ответственности, исследование возможностей исправления, меры по устранению недостатков).

Для принятия решения о контроле и организации процессов контроля могут иметь значение ряд критериев: его эффективность, эффект влияния на людей, задачи контроля и его границы.

Контрольные системы  могут  анализировать  довольно широкий класс явлений: от измерения выходов организации до измерения организационного поведения, что, конечно, сложнее. Контроль должен осуществляться на всех уровнях управления: корпоративном, дивизиональном, функциональном и индивидуальном.

Рыночный контроль наиболее объективен, так как он производится на основе  системы  цен  и позволяет оценить поведение фирмы,  достаточно объективны и используемые показатели. Рыночная цена акций определяется в результате конкуренции, и все ее колебания дают менеджерам представление об их деятельности в виде обратной связи.  Скорость возврата инвестиций  измеряет  отдачу  инвестиционного капитала и является другой формой рыночного контроля.  На корпоративном уровне такая оценка может показать результаты деятельности компании относительно других фирм, на дивизиональном уровне это дает относительную оценку  работы  отделений фирмы, что важно для диверсификации.

Трансфертные це­ны  по­ка­зы­ва­ют  эко­но­ми­че­ские взаи­мо­от­но­ше­ния ме­ж­ду от­де­ле­ния­ми.  Они мо­гут ус­та­нав­ли­вать­ся дву­мя спо­со­ба­ми: на ос­но­ве рыноч­ных  цен  и  на ос­но­ве се­бе­стои­мо­сти.  По­это­му име­ют­ся оп­ре­де­лен­ные про­бле­мы их ис­поль­зо­ва­ния в ка­че­ст­ве по­ка­за­те­ля.

На ди­ви­зио­наль­ном уров­не ус­пех ры­ноч­но­го кон­тро­ля за­ви­сит от способности ме­нед­же­ров кор­по­ра­тив­но­го и ди­ви­зио­наль­но­го уров­ня дос­тичь рав­но­знач­ных ре­ше­ний по це­но­вым ре­сур­сам. Это очень важ­но для глав­но­го офи­са ком­па­нии со мно­ги­ми от­де­ле­ния­ми.

Контроль по выходу является следующей объективной формой контроля, который используется в отсутствие других объективных методов. При этом компания должна оценивать или прогнозировать достижение соответствующих целей по различным отделениям, функциям или подразделениям.

На дивизиональном уровне оцениваются  объемы  продаж,  производительность, рост и контролируемая доля рынка. Эти показатели меняются в процессе деятельности отделений и отражают поведение менеджеров  отделений.

На функциональном уровне также оцениваются степень достижения соответствующих целей. Функциональные результаты могут быть использованы для разработки компанией отличительных преимуществ, они одновременно - мощные методы контроля поведения персонала.

Контроль по  индивидуальным  результатам обычен на всех уровнях - высшие менеджеры,  сбытовики,  производственники и т.д.  Однако, когда есть затруднения в оценки деятельности (например,  в сфере НИОКР или при коллективной работе), очень трудно оценить  индивидуальную отдачу.

Несоответствующее использование  контроля  по  выходу может привести к отрицательным последствиям на всех уровнях организации.

Бюрократический контроль представляет собою директивную форму контролирования поведения подразделений, функциональных органов и работников, при этом им предписываются наилучшие способы достижения результатов.  Правила и процедуры являются руководствами к действию. Они указывают,  что должно быть сделано, и таким образом стандартное поведение дает предсказуемый результат и предсказуемую реакцию. Обычно они полезны при рутинных ситуациях,  но затруднительно их использование в противоположном случае. Менеджер должен  отслеживать использование бюрократического контроля, чтобы убедиться в его соответствии.  Следует иметь в  виду,  что этот вид контроля достаточно дорогой, во всяком случае, дороже рыночного.

Стандартизация - очень важный способ контроля поведения. Стандартизации могут быть подвергнуты входы, процессы и выходы. Входы контролируются с тем,  чтобы обеспечить на них высокое качество человеческих или физических ресурсов. Процесс стандартизируется с целью программирования деятельности и обеспечения минимальных издержек и высокого качества. Организационные выходы стандартизируются по специфическим критериям конечной продукции,  по качеству и сервисному обслуживанию. При стандартизации своей деятельности компания создает эффективную систему наблюдения за своим функционированием.

Когда ни выходы, ни поведение не могут отслеживаться или  оцениваться, организация  должна  найти другие формы контроля.  Контроль со стороны коллектива наиболее полезен. Он основывается на создании внутренней системы результатов фирмы.  Эта форма контроля, когда работники сами устанавливают нормы и результаты своего поведения. Такой контроль полезен в соединении со стандартизацией входов.

В большой организации различные отделения или продуктивные линии могут иметь различные культуры, и такая ситуация подрывает связи между ними. Контроль со стороны коллектива неудобен,  когда компания быстро растет или меняется,  так как нет времени для учета этих организационных изменений.

На практике различные типы контроля  используются компанией одновременно и очень важно их правильное сочетание.

Учет - необходимая информационная база менеджера. Его главная цель - предоставление достоверной информации о ходе и результатах деятельности фирмы, которая кладется в основу принятия управленческих решений. Важнейшие задачи учета:

                 сбор, обработка и отображение первичных данных о хозяйственной деятельности,

                 систематизация данных с целью получения и обобщения итоговой информации о хозяйственной деятельности,

                 создание исходной информационной базы для планирования и осуществления контроля за выполнением планов.

Различают три вида хозяйственного учета:

                 оперативный,

                 статистический,

                 бухгалтерский.

Оперативный - сбор текущей информации (учет явок, простоев оборудования, запчастей, запасов и т.д.). Данные его используются для текущего управления фирмой.

Статистический - изучение и контроль наиболее типичных хозяйственных процессов с помощью статистических методов. Он обеспечивает фирму данными о состоянии и движении производственных фондов и другими информационными материалами.

Бухгалтерский учет - постоянный, непрерывный, сплошной, достоверный учет хозяйственных операций, охватывающий всю деятельность фирмы и всех ее подразделений. Данные бухучета обязательно подтверждаются документально в строго определенной форме.

На СТО «Вольво» учетом занимается бухгалтер, он ведет финансовый контроль деятельности работников.