Организация службы управления персоналом

Подсистема управления наймом и учетом персонала включает в  себя: организацию найма персонала, учет приема, перемещений, поощрений  и увольнения персонала, профессиональную ориентацию и организацию рационального  использования персонала, управление занятостью, документационное обеспечение  системы управления персоналом.

Подсистема управления трудовыми  ресурсами включает в себя: анализ и регулирование групповых и  личностных взаимоотношений руководства, управление производственными конфликтами  и стрессами, социально - психологическую  диагностику, соблюдение этических  норм взаимоотношений, управление взаимодействием  с профсоюзами.

Подсистема обеспечения  нормальных условий труда включает в себя: соблюдение требование психофизиологии  и эргономики труда, соблюдение требований технической эстетики, охраны труда  и окружающей среды, военизированной  охраны организации и отдельных  должностных лиц.

Подсистема управления развитием  персонала включает в себя: обучение, переподготовку и повышение квалификации, введение в должность и адаптацию  новых работников, оценку кандидатов на вакантную должность, текущую  периодическую оценку кадров, организацию  рационализаторской и изобретательской деятельности, реализацию деловой карьеры  и служебно-профессионального продвижения, организацию работы с кадровым резервом.

Подсистема управления мотивацией поведения персонала включает в  себя: управление мотивацией  трудового  поведения, нормирование и тарификация  трудового процесса, разработка система  оплаты труда, разработка форм участия  персонала в прибылях и капитале, разработка форм морального поощрения персонала, организация нормативно-методического обеспечения системы управления персоналом.

Подсистема социальным развитием  включает в себя: организацию общественного  питания, управление жилищно-бытовым  обслуживанием, развитием культуры и физического воспитания, обеспечение  охраны здоровья и отдыха, обеспечение  детскими учреждениями, управление социальными  конфликтами и стрессами, организацию  продажи продуктов питания и  товаров народного потребления, организацию социального страхования.

Подсистема развития организационной  структуры управления включает в  себя: анализ сложившийся оргструктуры управления, проектирование новой оргструктуры управления, разработку штатного расписания, формирование новой оргструктуры управления, разработку и реализацию рекомендаций по развитию стиля и методов руководства.

Подсистема правового  обеспечения системы управления персоналом включает в себя: решение  правовых вопросов трудовых отношений, согласование распорядительных и иных документов по управлению персоналом, решение правовых вопросов хозяйственной  деятельности, проведение консультаций по юридическим вопросам.

Подсистема информационного  обеспечения системы управления персоналом включает в себя: ведение  учета и статистики персонала, информационное и техническое обеспечение системы  управления персоналом, обеспечение  персонала научно-технической информацией, организация работы органов массовой информации организации, проведение патентно-лицензионной деятельности.

Создание полноценной  системы управления персоналом ОАО  «ВДМ» поможет в значительной степени повысить эффективность  работы кадровой службы предприятия, разграничить функциональные обязанности в рамках подсистем управления персоналом и  освободить от исполнения обязанностей службы управления персоналом другие функциональные подразделения предприятия.

 

2. Внедрение современных информационных технологий, обучение и переподготовка персонала

 

Внедрение современных информационных технологий повлияет на оперативность  и оптимизацию технологии решения  задачи, расширение возможностей нахождения искомого специалиста, совершенствование  трудовых процессов в кадровой сфере, повышение профессиональных знаний, обучение.

В ОАО  «ВДМ» автоматизирован труд специалистов кадровой службы не на должном уровне, многие учетные моменты ведутся  вручную, что сказывается на сроках выполнения отчетности и качестве работы. Руководству ОАО «ВДМ» следует создать АРМ «Кадровой службы», что позволит эффективно использовать специалистов этой службы и усовершенствовать процесс документирования кадровой деятельности.

Приложение  «Отдел кадров» предназначено для  автоматизации деятельности отдела кадров организации. Система позволяет  обеспечить многопользовательский  доступ к единой базе данных организации, при этом возможна одновременная  работа нескольких пользователей с  информацией, что позволит гибко  распределить обязанности между  сотрудниками (например, регистрация  новых сотрудников, модификация  информации, поиск, формирование отчетов  и прочее). При работе в многопользовательском  режиме пользователям назначаются  права доступа к информации (например, только начальник отдела кадров может  редактировать справочники цехов  завода). Однако система не исключает  возможность работы и в локальном  варианте - на одном рабочем месте.

Программа «Отдел Кадров» предназначена для  облегчения условий труда сотрудников  отдела кадров.

Наиболее  рутинными и в то же время наиболее ответственными процессами являются:

- ввод  метрики работника в его личную  учетную карточку;

- ведение  архива отдела кадров;

- подготовка  различных отчетов по личным  данным работников (стаж, зарплата, отгулы и так далее).

При этом сначала заводится так называемая личная карточка работника. В нее  заносится вся необходимая метрика  работника. Далее происходит работа с внесенной информацией (корректировка, поиск, удаление). Архив состоит из личных карточек уволенных сотрудников, т.к. после увольнения по соответствующему закону личные данные должны храниться  не менее 3 лет до момента их уничтожения.

Дополнительно происходит наполнение информацией  словарей базы данных. Словарь в  данном контексте является справочником какой-либо однотипной информации (например, справочник институтов, справочник районов  и улиц). При вводе новой информации у пользователя есть возможность  выбрать допустимые значения из справочников, либо пополнить его новыми данными.

На архив  отдела кадров прямо или косвенно опирается ряд дополнительных операций (бухгалтерия, материальная часть, учет выработки продукции и другое).

Облегчения  условий труда достигается благодаря  возможности автоматизировать основные процессы ведения архива предприятия  с помощью данной программы. Фактически, работа с личными карточками и архивом превращается в четкий и удобный процесс работы с базой данной. Это сильно упрощает работу и исключает ошибки, часто встречающиеся при обычной организации работы отдела кадров.

С точки  зрения пользователя-оператора (то есть сотрудника отдела кадров) существует лишь запускаемая программа АРМ  Отдел Кадров. Вся работа с карточками и архивом происходит в пределах запущенной программы без необходимости вызова каких-либо других программ.

Однако  программа состоит из двух логически  раздельных блоков - базы данных и программы - оболочки.

База данных хранит всю необходимую информацию. К ней относятся данные непосредственно  архива и служебная информация, необходимая  для работы программы-оболочки. База данных абсолютно не имеет никакой  привязки к оболочке, и к ее данным может обращаться какая-либо другая программа. Таким образом, изначально заложена возможность развития всей программы «Отдел кадров». Например, бухгалтерская программа может получать сведения о сотрудниках завода, обращаясь к указанной базе данных. При этом сама бухгалтерская программа может быть разработана другой группой программистов, без использования знаний о создании программы «Отдел кадров».

Программа жестко привязана к базе данных. Она выполняет две наиболее выделяющихся функции. Во-первых она предоставляет  данные из базы данных в удобном  для пользователя виде, а во-вторых производит различные манипуляции с хранящейся информацией (расчет, поиск, печать и так далее).

В программе  реализован принцип разделения прав доступа на изменение информации.

Данные  об уволившихся, либо ушедших в бессрочный отпуск, сотрудниках переводятся  в архив отдела кадров предприятия. В программе для этого организован  раздел Архив. Он хранит переведенные в него личные карточки. По архиву также  возможен поиск и отбор информации. Кроме того любая карточка может  быть как помещена в архив, так  и восстановлена из него. Это соответствует  повторному взятию на работу ранее  работавшего на этом же предприятии  сотрудника, либо его возврат после  бессрочного отпуска.

При обычной  организации работы отдела кадров поиск  личного дела занимал определенное время. Затем повторно заводилась новая  личная карточка и в нее рутинно  переписывались данные из старой карточки. При использовании программы  АРМ «Отдел Кадров» экономия времени очевидна. Достаточно найти личную карточку в архиве и вернуть ее в активное состояние..

В программе  возможно формирование отчетов и  вывод их на печать:

1. Существует специальный отчет по так называемой «13-зарплате». На некоторых предприятиях (в частности, на ОАО «ВДМ») если сотрудник проработал непрерывно более года, ему кроме штатной зарплаты выплачивается премия, как бы 13 по счету зарплата. В каждом последующем году 13-ая зарплата может увеличиваться на установленный на предприятии процент надбавки. Как правило это 5%.

Соответственно, иногда возникает необходимость  получить список сотрудников в связи  с назначением, изменением или лишением 13-ой зарплаты. Для этого в программе  реализовано формирование отчета сотрудников, которые проработали непрерывно более года.

2. Следующим отчетом является отчет по всем военнообязанным работникам. Здесь важно заметить, что форма, выводимая на печать должна максимально точно соответствовать стандартному бланку «форма № 6».

Оба указанных  отчета вынесены в отдельный пункт  главного меню программы.

Кроме реализации основных требований к программе, были реализованы две дополнительные возможности  - возможность вести  «он-лайн» переговоры по сети между  несколькими запущенными программами (на разных машинах) и ведение журнала  отзывов и предложений по улучшению  программы.

Возможность вести переговоры, отсылая и принимая сообщения с одного терминала на другой полезна при расположении отдела кадров в различных помещениях. Если помещения находятся на большом расстоянии друг от друга, то выяснения каких-либо производственных вопросов можно вести с помощью этого средства сообщения. При этом экономится рабочее время.

Так как  данная программа достаточно большая  разработка, то неминуемо возникновение  отзывов и пожеланий относительно ее работы. У пользователей могут  возникать нарекание или советы по ее дальнейшему развитию. Чтобы  эта ценная информация не пропадала  и в дальнейшем использовалась другими  программистами-разработчиками в программе  реализовано ведение журнала  подобных отзывов. Также в журнал можно занести какой-либо вопрос по работе, требующий уточнения или  разъяснения. Поскольку журнал доступен практически всем, то в нем можно  разместить ответ на заданный вопрос. Например, начальник отдела кадров может разместить в журнале официальный ответ на вопрос сотрудника отдела кадров.

Те сотрудники, которым права доступа позволяют  работать с журналом могут просмотреть  журнал, добавить в него свой вопрос либо ответить на заданный.

Журнал  доступен по пункту меню «Пожелания и  предложения» (если на него есть доступ по привилегии).

В результате внедрения новых  информационных технологий в ОАО «ВДМ» возникнет необходимость обучения и переподготовки кадров для работы с новым программным обеспечением.

 

3.3. Экономическая эффективность предложенных мероприятий

 

Какой будет экономический  эффект от предложенных мероприятий, направленных на совершенствование организации службы управления персоналомв ОАО «ВДМ»  видно в таблице 3.1. и на рисунке 3.2.

 

 

Таблица3.1. Расчет показателей эффективности мероприятий

Мероприятие	Формула расчета эффективности	Условные обозначения	Расчет эффективности
Внедрение современных информационных технологий	Э = Эк.-З	где Э – эффект от внедрения  современных информационных технологий, руб.; Эк – полученные доходы (экономия от использования информационных технологий в контуре организации), руб; З – затраты на внедрение информационных технологий, руб.	Э=216655 руб.
Обучение и подготовка сотрудников (повышение уровня квалификации сотрудников)	Э=(VРП2-VРП1)-(С2-С1)	где  Э – эффект от повышения  уровня квалификации работников, руб.; VРП2,VРП1 – рост производительности труда, руб.; С2,С1 – расходы на обучение и подготовку работников, руб.	Э=231056 руб.