Организация как система

Как показывают современные исследования наиболее перспективными организациями будущего станут сетевые, виртуальные, интеллектуальные, самообучающиеся организации.

Сетевые организации. Развитие сетевых  организаций началось в 1980-х гг., когда международная конкуренция  и быстрые технологические изменения  вызвали масштабную реструктуризацию во всех отраслях. В рамках общей тенденции к дезинтеграции руководители экспериментировали с различными организационными структурами. Вместо того чтобы использовать оперативные календарные планы и передачу информации о ценах координации деятельности внутренних подразделений, они обратились к контрактам и другим соглашениям для объединения внешних компонентов в различные типы сетевых структур. Мильнер Б. З. Теория организации : учебник / Б. З. Мильнер. 2-е изд. перераб. и доп. М. : ИНФРА-М, 2002. 480 с.

Виртуальные организации. В последнее  время широко обсуждается вопрос о появлении нового вида продукции, получившей название виртуальной. Эта  продукция (или услуги) может создаваться  благодаря последним достижениям  в области обработки информации, организационной динамики и развития производственных систем. Выпуск такой продукции становится доступным в любое время. В любом месте и в бесчисленном количестве вариантов моделей и форматов. Идеальный виртуальный продукт это то, что производится моментально и адресно. Общей чертой этой продукции является то, что она оплачивается потребителями мгновенно. В каждом случае заказчик может не только контролировать результаты, но в процессе производства устанавливать прочные и длительные связи с поставщиками. Друкер П. Ф. Задачи менеджмент а в 21 веке. - Москва: Вильямс, 2000.-С. 72.

Интеллектуальные организации. Исследование широкого круга научно-технических, интеллектуальных, трудовых и иных факторов, оказывающих воздействие на изменение организационных систем, позволяет в определенной мере предвидеть их основные черты, свойства и характер функционирования в предстоящее десятилетие. Одной из таких разновидностей является интеллектуальная организация.

В исследованиях специалистов по управлению отмечается, что интеллектуальная организация  будет формироваться из большого числа мелких взаимодействующих  предприятий по принципу скорее "свободного общества", чем "тоталитарного  государства". По своей природе такие организации должны быть полностью плюралистическими, т.е. допускающими столкновение конкурирующих точек зрения и борьбу соперничающих поставщиков, что отличает их от затратных организаций, широко практикующих административный контроль. В будущем свобода и коллективизм будут иметь такое же основополагающее значение, какое имели бюрократия и иерархия в организациях ХХ века.

Обучающиеся организации. В теории организации и на практике организационное  обучение рассматривается как непрерывный  источник создания конкурентных преимуществ компаний, как их стратегия постоянного обновления методов и повышения эффективности всех видов деятельности. Организации, которые не обучаются (и соответственно не изменяются) в условиях быстрых перемен внешней среды, считаются обреченными. Отсюда и рекомендации создавать группы, обучающиеся в процессе деятельности, сосредоточивать на необходимости генерирования новых идей в процессе обучения. Имеются даже попытки дать символическую интерпретацию организационного обучения.

 

2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ  ОРГАНИЗАЦИЕЙ НА ПРИМЕРЕ ООО «МАГАЗИН «СОТЫЙ»

2.1 Краткая характеристика организации

Согласно уставу Общество с ограниченной ответственностью ООО «Сотый» располагается  по адресу г. Новосибирск ул. Красный  проспект, 29. Полным фирменным наименованием общества является: Общество с ограниченной ответственностью «Магазин «Сотый» Новосибирского облпотребсоюза» (Приложение 1).

ООО «Сотый» создано для осуществления  следующих видов деятельности:

- Розничная торговля, закупочная  деятельность товарами народного потребления производственно-технического назначения, в том числе лицензионными;

- Создание собственной сети  экспортно-импортных базы складов,  оказание складских услуг;

- Другие виды деятельности, не  запрещенные действующим законодательством.

Правовое положение ООО «Сотый», права и обязанности его участников определяются ГК РФ и Федеральным  законом от 08.02.98 № 14-ФЗ “Об обществах  с ограниченной ответственностью”.

Государственная регистрация ООО  производится на основании и в  соответствии с Федеральным Законом «О государственной регистрации юридических лиц», вступившим в силу с 1 июля 2002г.

Необходимые документы для предоставления для регистрации ООО: название Фирмы; копии паспортов на генерального директора и главного бухгалтера; сумма Уставного капитала (распределение уставного капитала между учредителями) и порядок оплаты (деньгами, имуществом); виды деятельности; документы на юридический адрес (договор о совместной деятельности, гарантийное письмо, нотариально заверенное свидетельство о собственности); название банка, в котором будет открыт счет; нотариально оформленная доверенность;

На предприятии действуют коллективный договор (приложение 3)

Учредительными документами ООО  «Сотый» являются учредительный  договор, подписанный его учредителем в лице Новосибирского областного союза потребительских обществ, и устава.

ООО «Сотый» является юридическим  лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный, валютный, другие счета, фирменное  наименование, эмблему и товарный знак. Новосибирский облпотребсоюз как единственный учредитель наделил при создании ООО «Сотый» его уставным капиталом в размере 10000 рублей и назначил директором магазина Вергунову Надежду Ивановну.

ООО «Магазин «Сотый» Новосибирского облпотребсоюза» занимается розничной  продажей алкогольной продукции.

ООО «Сотый» было зарегистрировано как юридическое лицо 29 мая 2002 года в Новосибирской городской регистрационной  палате.

Режим работы ООО «Сотый» - круглосуточно.

В материально-техническую базу предприятия  входит склад, оборудование офиса (касса, телефон и т.д.), а также реализуемая продукция. Организация охраны труда на предприятии включает организацию пожарной безопасности, а также организацию нормальных условий труда.

Организационная структура ООО  «Сотый» представлена в Приложении 4. Численность работников организации насчитывает двадцать человек. Штатное расписание сотрудников предприятия представлено в Приложении 7. Непосредственно директору подчиняются заведующий отделами, главный бухгалтер, старший кассир, охрана, грузчики, уборщики, слесари, электрики, рубщики. У главного бухгалтера в подчинении находится бухгалтер, у старшего кассира - кассир, у заведующих отделами товароведы, у товароведов - продавцы.

Согласно должностной инструкции бухгалтер ООО «Сотый» бухгалтер  обеспечивает организацию бухгалтерского учета на предприятии и контроль за рациональным, экономным использованием всех видов ресурсов, сохранностью собственности, активным воздействием на повышение эффективности хозяйственной деятельности предприятия.

Обязанностями грузчика являются: погрузка, выгрузка и внутрискладская переработка грузов с применением средств транспортировки; крепление и укрытие грузов на складах и транспортных средствах; чистка и смазка обслуживаемых средств транспортировки.

2.2. Анализ жизненного цикла организации

Жизненный цикл ООО «Сотый» представлен  на рис. 2.

Как видно из рис. 2, ООО «Магазин «Сотый» в настоящее время  находится в стадии зрелости.

На данном этапе структура организации  стабилизируется, вводятся правила, определяются процедуры. Упор делается на эффективность инноваций и стабильность. Органы по выработке и принятию решений становятся ведущими компонентами организации. Возрастает роль высшего руководящего звена организации, процесс принятия решений становится более взвешенным, консервативным. Роли уточнены таким образом, что выбытие тех или иных членов организации не вызывает для нее серьезной опасности.

 

Рисунок 2. Жизненный цикл организации

Система планирования в ООО «Сотый»  осуществляется генеральным директором. В планы предприятия входят: финансовый план, производственный план, маркетинговый план, организационный план. Финансовый план включает разработку бюджета ООО «Сотый» на предстоящий отчетный период. В производственный план входит планируемый товарооборот предприятия. Маркетинговый план ООО «Сотый» представляет собой планирование рекламных кампаний, планирование ассортимента, ценовую политику Общества. Организационный план включает в себя разработку организационного процесса в ООО «Сотый»: разработку должностных инструкций, штатного расписания, правил внутреннего распорядка (Приложение 2).

В течение всего года реализация товара происходит равномерно, т.к. эти  товары уже являются товарами постоянного  потребления. Так пик продаж приходиться  всегда на декабрь и май, в эти  месяцы объем продаж возрастает на 40% от среднегодового объема реализации.

Зрелость организации проявляется  в том, что упор делается на эффективность  инноваций и стабильность, увеличивается  выпуск продукции и расширяется  рынок оказания услуг, руководители выявляют новые возможности организационного развития. Все это нацеливается на обеспечение стратегической дееспособности организации, сохранение и упрочение устойчивого положения на рынке. На стадии зрелости особенно важно периодически и своевременно корректировать структуру управления организации, упразднять органы, выполнившие свою задачу, своевременно вводить в структуру новые подразделения, идти на создание временных целевых структурных единиц для решения определенных проблем, выделять специалистов для проведения анализа состояния дел и разработки перспектив развития и т. п.

2.3. Анализ внутренних переменных  организации и пути их совершенствования

Анализируя организацию работы сотрудников, можно отметить, что  сотрудники в своей работе руководствуются  в основном правилами внутреннего распорядка организации (Приложение 2). Дисциплина в ООО «Сотый» строго соблюдается.

В качестве мотивации сотрудников  на предприятии применяются в  основном методы материального стимулирования. Так, сотрудникам назначается ежемесячная премия в зависимости от превышения процентов с продаж. Все осуществляется в соответствии с ТК РФ.

Контроль в процессе трудовой деятельности осуществляется непосредственно директором предприятия. В качестве примера  одного из контролирующих методов на предприятии можно привести систему видеонаблюдения. Персонал не испытывает негатива вследствие контроля, так как понимает, что это необходимо для функционирования предприятия. Директор предприятия пользуется авторитетом и уважением персонала.

В качестве методов управления, используемых в ООО «Сотый» можно назвать:

1. Организационно-распорядительные  методы управления

Это методы прямого воздействия, носящие  директивный, обязательный характер. Они  основаны на дисциплине, ответственности, власти, принуждении. К числу организационных методов относят, применяемых в ООО «Сотый» можно отнести регламентирование и нормирование. При этом не указываются конкретные лица и конкретные даты исполнения.

2. К распорядительным методам  воздействия, применяемых в ООО  «Сотый» можно отнести приказы, распоряжения, инструктаж. При этом указываются конкретные исполнители и сроки выполнения. Образец приказа о найме работника на работу, применяемого на предприятии приведен в Приложении 5.

В ООО «Сотый» руководитель в  основном использует социальное планирование, убеждение и личный пример. Так, своим личным примером он показывает, что нужно серьезно относится к бизнесу и иногда даже пожертвовать личным временем.

Трудовые затраты в ООО «Сотый»  являются наиболее весомым компонентом  в структуре издержек торгового предприятия, что обуславливает их особо важную роль в экономическом аспекте. Кроме того, управление персоналом в торговле заслуживает повышенного внимания в связи со спецификой торгового бизнеса, что выражается в том, что прямое взаимодействие наибольшей части персонала с покупателем.

Найм и увольнение персонала  в ООО «Сотый» регламентируется приказами, приведенными в Приложении 5. Если выявляется потребность в  персонале руководитель ООО «Сотый»  принимает решение о найме  персонала. Собеседование с персоналом проводит непосредственно руководитель. При этом на собеседовании руководитель оценивает готовность работника к напряженному графику, оценивает личностные характеристики потенциального работника и мотивы, которые движут кандидатом при устройстве на работу. Анкета, заполняемая работником при приеме на работу, приведена в приложении 6.

Конкурентами ООО «Сотый» в  Новосибирске можно назвать такие  крупные магазины как «Квартал», «Столичный», «Пятерочка».

Основными потребителями ООО «Сотый»  являются люди, работающие допоздна и не успевающие в другие магазины, пенсионеры, студенты, домработницы.

Вследствие того, что ООО «Сотый»  не является производителем, компания не может полностью управлять  ценами, а значит, не может чрезмерно  снижать цены. Тогда возникает опасность того, что ООО «Сотый» закупит продукцию по высокой цене и не сможет сделать большой надбавки. Поэтому руководителю ООО «Сотый» необходимо тщательно планировать стратегию закупочной деятельности.

Миссией компании ООО «Сотый» является насыщение рынка товарами и услугами. Выработанная миссия ООО «Сотый» полностью соответствует деятельности и стратегии организации.