Описание процессов в рамках систем менеджмента качества на основе методологии функционального моделирования

Описание  процессов в рамках систем менеджмента  качества на основе методологии функционального  моделирования IDEF0

Введение

     Ключевым  понятием в МС ИСО семейства 9000 версии 2000 года является новая для этой сферы концепция «процессного подхода» [1-5]. Вокруг этого началась поистине настоящая борьба за приоритеты в  трактовке, идеологическое лидерство, первенство в средствах и методах  реализации.

     Между тем «процессный подход» как  концепция известен уже давно  как в методологии классического  менеджмента, так и в различных  его техниках, таких, например, как  структурный анализ сложных систем [6], ре-инжиниринг деловых процессов [7] и др.

Процессный подход является основным элементом менеджмента  в организации. При этом одним  из ключевых аспектов этого подхода  является обеспечение наглядности («прозрачности») объекта управления (организации или системы) посредством  его точного, достаточного, лаконичного, удобного для восприятия и анализа  описания.

     Очевидно, что для сложных систем, к которым  относится предприятия или организация, практически невозможно получить одно единственное описание, пригодное для  любых случаев, с которыми сталкиваются менеджеры. Являясь многогранной по формам и содержанию представления, организация (сложная система) как  совокупность взаимосвязанных компонентов  может быть представлена самостоятельными, законченными «проекциями», количество которых определяется потребностями  и задачами менеджмента (Рис. 1).

 

Рис. 1. Многообразие форм проявления объекта («фацетный» подход обеспечения «прозрачности»)

     Например, одна и та же организация может  быть представлена как:

·  сеть процессов, из которых состоит деятельность организации;

·  совокупность и структура информации, которая создается и       

     обрабатывается в процессе функционирования организации;

·  организационная структура;

·  инфраструктура (территории, здания, сооружения, коммуникации)  и т.д...

     Общепризнанно, что ключевой для целей общего руководства является представление  объекта в виде сети процессов, определяющих его миссию [1-4, 6]. Действительно, каждая организация или система создаются  для того, чтобы что-то делать (создавать  добавленную стоимость). Представление  деятельности организации (системы) в  виде сети процессов для менеджеров является одной из основных «проекций».

     Прежде  всего «...организации должны определить свои системы и входящие в них  процессы для того, чтобы можно  было четко понимать, управлять и  улучшать эти системы и процессы. Руководство должно обеспечить эффективную  работу и управление процессами, измерениями  и данными, используемыми для установления удовлетворенности деятельностью» [3].

     Описание  объекта управления для целей  общего руководства начинают с описания процессов, определяющих миссию, и продолжают до достижения необходимой степени  «прозрачности», достаточной для  корректного анализа и выработки  эффективных управленческих решений.

     Эффективный менеджмент качества через призму процессного  подхода можно представить условно  как совокупность двух элементов:

·  хорошо структурированная (описанная) сеть процессов, определяющая деловой процесс (процессы) организации;

·  постоянно реализуемые процедуры планирования, обеспечения, управления, улучшения качества в рамках каждого процесса сети процессов.

     В соответствии с идеологией стандартов ИСО семейства 9000 системы менеджмента  качества в контрактных ситуациях  являются объективным доказательством  того, что организация потенциально способна стабильно поставлять продукцию, отвечающую обязательным требованиям  и требованиям потребителей, а  также неуклонно повышать удовлетворенность  потребителей.

     Требование  стандартов о представлении системы  менеджмента качества в виде сети процессов является необходимым  и достаточным условием («проекцией») обеспечения ее «прозрачности» для  оценки первой, второй и третьей  сторонами, доказательством потенциальных  возможностей обеспечения результативности. Наличие актуализированного описания процессов (определение, идентификация и взаимодействие) является «объективным доказательством» того, что они находятся под контролем, т.е. в управляемых условиях.

Описание  процессов

     Адекватное  описание сети процессов возможно с  помощью процедуры, называемой моделированием. Под термином «моделирование» следует  понимать процесс создания точного, достаточного, лаконичного, удобного для восприятия и анализа описания системы, как совокупности взаимодействующих компонентов и взаимосвязей между ними.

     Моделирование предполагает наличие в обязательном порядке установленного набора изобразительных (выразительных) средств и правил – языка описания объекта. Среди  наиболее распространенных языков описания и соответствующих им моделей  можно выделить:

·  Вербальная модель – описание на естественном языке.

Например, для  стандартизации это наиболее характерная  и привычная форма описания объекта. Следует отметить, что этот язык не всегда обеспечивает необходимой  «прозрачности» и точности описываемого объекта.

·  Математическая модель – описание с помощью средств и правил определенного раздела (разделов) математики. Например, статистическая модель для анализа и прогнозирования технологического процесса, составленная на базе таких разделов математики, как теория вероятности, математическая и прикладная статистика.

·  Графическая модель – описание объекта с помощью средств и правил графического изображения. Например, ЕСКД (единая система конструкторской документации) – набор средств и правил получения графического описания объекта, называемого чертеж.

     Следует отметить, что нет четких границ между приведенными типами языков описания и соответствующими им моделями. Как  правило, каждая модель использует средства и правила других моделей. Например, математическая модель может содержать  как элементы вербальной модели (словесное  сопровождение), так и элементы графической  модели (поясняющие схемы, рисунки и  т.п.).

     Большинство экспертов в сфере систем менеджмента  качества сходятся на том, что наиболее приемлемым способом описания процессов  является их графическое представление. В различных документах [4, 9], посвященных  толкованию процессного подхода, изложенного  в новой версии стандарта, предлагаются различные варианты для графического представления процессов. 

 

Рис. 2 Варианты графического представления процессов.

     Описание  процессов должно отражать не только отдельные процессы, но также взаимосвязи  и взаимодействия между процессами. Процессы вместе с взаимосвязями  и взаимодействиями представляют собой  сеть процессов организации.

     Описание  сети процессов, составляющих деятельность организации – это сложная  организационно-техническая задача, для решения которой требуются  специальные средства описания и  анализа.

     Впервые это обстоятельство было осознано в  середине 70-х годов при реализации комплексных проектов по заказам  ВВС США. В то же время была предложена и реализована программа комплексной  компьютерной поддержки производства (ICAM – Integrated Computer-Aided Manufacturing), в рамках которой, в частности, применялась методология структурного анализа систем. Позже на базе этого подхода была разработана методология функционального моделирования IDEF0, которая в 1993 году была принята в качестве федерального стандарта в США [8], а в 2000 году – в качестве руководящего документа по стандартизации в Российской Федерации [9].

В методологии  функционального моделирования IDEF0 [7-9] для графического представления  процесса используется следующая нотация (Рис. 3).

     В соответствии с методологией IDEF0 процесс  представляется в виде функционального  блока, который преобразует входы  в выходы при наличии необходимых  ресурсов (механизмов) в управляемых  условиях.

Взаимосвязи и  взаимодействия процессов в IDEF0 представляются дугами, соединяющими выходы одних  функциональных блоков с входами  других.

Рис.3: Графическое  представление процесса в IDEF0

Модель сети процессов в рамках СМК должна отвечать на следующие вопросы:

• Какие процессы в деятельности организации относятся к системе качества?
• Какова структура (элементы) этих процессов, включая выходы и потребителей процессов, входы и поставщиков и т.д.?
• Как процессы взаимодействуют друг с другом?
• Как в рамках процессов выполняются требования, определенные в МС ИСО 9001:2000 года?

   Для того чтобы функциональная модель сети процессов  отвечала на эти и другие вопросы  в рамках СК, она должна строиться  в соответствии с дополнительными  требованиями (помимо тех, которые сформулированы в методологии IDEF0).

   Далеко  не полный перечень требований, которым  должна отвечать функциональная модель процессов, включает следующее:

• Функциональная модель строится с точки зрения руководства системой качества организации. При таком подходе модель должна включать все процессы и их элементы, влияющие на качество конечной продукции.
• Функциональная модель должна содержать процессы, определенные как обязательные в рамках требований МС ИСО 9001:2000. Перечень этих процессов приведен в МС ИСО 9001:2000 [2, разделы 4-8].
• Функциональная модель должна содержать элементы процессов, определенные как обязательные в рамках требований МС ИСО 9001:2000. Перечень таких элементов приведен в [2, разделы 4-8].
• Функциональная модель должна охватывать все стадии жизненного цикла продукции, относящиеся к сфере деятельности организации.

Для того чтобы  функциональная модель удовлетворяла  перечисленным требованиям, она  должна строиться как модель делового процесса [11].

Деловой процесс  – это совокупность процессов (операций, действий) и взаимодействий между  ними, результатом (выходом) которой  является продукция и/или услуги, поставляемые потребителям, а входами  – материальные, информационные и  трудовые ресурсы, поставляемые внешними поставщиками.

     Таким образом, функциональная модель делового процесса будет охватывать процессы жизненного цикла, а также связанные  с ними вспомогательные процессы и процессы менеджмента, входящие в  состав деятельности организации. Это  полностью согласуется с требованиями МС ИСО семейства 9000 версии 2000 года.

     Например, швейное ателье производит (шьет) женские  пальто, заключая договора с потребителями. Потребителями продукции являются магазины женкой одежды и торгово-посреднические компании. Ателье закупает сырье на камвольных комбинатах, а также у  торгово-посреднических компаний. Деловым  процессом в швейном ателье является процесс «Производить женские пальто» (Рис. 4).

Рис.4: Деловой  процесс в швейном ателье

     В МС ИСО 9001:2000 к обязательным процессам  относятся:

Реализация ответственности  высшего руководства в рамках системы качества;

     Менеджмент  ресурсов (кадры, инфраструктура, рабочая  среда);

Менеджмент производственных процессов (процессов жизненного цикла  продукции приравненных к ним  по степени важности вспомогательных  процессов обеспечения);

     Процессы  измерения, контроля и улучшения  СК.

     К обязательным элементам процессов, составляющих деловой процесс, относятся  в том числе [2]:

• Документы, содержащие политику, цели организации в сфере менеджмента качества, руководство по качеству;
• Документированные процедуры, в том числе документы, содержащие ответственность сотрудников организации;
• Документация на процессы, необходимая для обеспечения их эффективного планирования, управления и улучшения;
• Записи качества, и т.д.

   Соответственно, функциональная модель должна содержать  все обязательные процессы и элементы в соответствии с требованиями МС ИСО9000:2000.

   В нашем  примере деловой процесс в швейном ателье будет иметь следующую структуру (Рис. 5).