Коммуникации при управлении на предприятии

Финансовый отдел бухгалтерии  просчитывает себестоимость основной продукции, финансовым прогнозированием, учетом всех видов затрат.

Расчетный отдел занимается начислением  и выплатой через кассу заработной платы служащим и работникам предприятия. Начисляет отпускные и выходные пособия, занимается перечислением  всех платежей в бюджеты разных уровней.

Отдел реализации занимается отправкой  и отгрузкой готовой продукции, контролем за прохождением грузов, осуществляет снабженческие функции.

Цех 1. - занимается выпуском изделий из природного камня;

Цех 2.- занимается выпуском бетонных изделий;

Цех 3.- занимается подготовкой производства, который включает:

- транспортный участок; 

- ремонтно-механический участок;

- строительную группу.

 

2.2 Анализ коммуникаций и управления на предприятии ООО «Гран».

2.2.1 Коммуникации с внешней средой.

На деятельность организации ООО «ГРАН» наиболее важное влияние оказывают следующие факторы внешней среды:

- информация о ценах на внутреннем  и зарубежном рынках;

- информация о нововведениях  в технологии производства строительной продукции;

- изменения в российском законодательстве, в том числе таможенном и  налоговом законодательстве;

- изменение цен , горюче - смазочные материалы;

- условия перевозки грузов грузовым  флотом.

Организация пользуется разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими  своего внешнего окружения. Источниками  информации извне являются средства массовой информации, нормативные и  законодательные документы, сообщения  торговых агентов, информация о состояниях рынка через Интернет, информация из магазинов, где реализуется продукция  предприятия. Предприятие использует СМИ для передачи информации, которая  создает благоприятный имидж  предприятия, например телевизионную  передачу о запуске новой линии  в эксплуатацию. Фирма также использует средства массовой информации для привлечения  покупателей к собственным товарам  через эффективную рекламу на радио и телевидении собственной  продукции.

ООО «ГРАН» подчиняется государственному регулированию, строго соблюдая законы. Для этого через компьютерную сеть она получает сведения об изменениях в законодательстве, обновляя свои юридические программы «Консультант и Консультант плюс».

Организация должна иметь информацию о своих непосредственных конкурентах. Она получает ее из средств массовой информации.

ООО «ГРАН» имеет постоянную информацию из банков. Это необходимо для достижения наиболее благоприятных условий кредитных соглашений для того, чтобы строго соблюдать договорные обязательства, вовремя погашать займы, выплачивать проценты по займам и кредитам.

Конъюнктура рынка также отслеживается  по информационной компьютерной сети, где аналогичные предприятия  рекламируют свою продукцию, через  Е-мэйл заключаются предварительные соглашения и сделки. Строительные организации разных стран ежедневно публикуют цены на своих рынках, изменение спроса и предложения. Например, информация о снижении спроса на изделия из природного камня повлияла на направление деятельности ЗАО «ГРАН». Производственные мощности и рабочие были переориентированы на выпуск бетонных изделий. Таким образом, своевременная и достоверная информация о состоянии внешнего окружения кладется в основу обеспечения коммерческого успеха фирмы, и имеет большое значение для деятельности данной организации.

Цена своевременной информации намного превышает стоимость  оборудования отделов и подразделений  компьютерной техникой и позволяет  оперативно реагировать на изменения рынка строительной продукции.

 

2.2.2 Межуровневые коммуникации.

Коммуникации между высшим и  средним звеном управления используют все традиционные каналы: совещания, планерки, беседы, докладные записки. А в последнее время все  больший объем информативной  базы строятся на основе вычислительной техники по принципу локальной сети.

Данное соединение применено в  ООО «ГРАН». Компьютер Генерального директора соединен сетью с высшим звеном управления: Главный бухгалтер. Начальник ПТО, Главный инженер. Коммерческий директор. В ООО «ГРАН» используются компьютеры марки «Пентиум II», В бухгалтерии, в расчетном отделе применяется «Пентиум - 233» В комплексе компьютеров «Бухгалтерия» применяется программное обеспечение «1С-Бухгалтерия», которая позволяет учитывать материальные средства, прохождение товаров и материальных ценностей по складу, рассчитывать амортизацию основных средств, начисление зарплаты, анализ движения денежных и прочих оборотных средств предприятия.

Система доступа к информации предполагает разную полноту права на использование  банка данных. Так Генеральный  директор имеет доступ ко всей информации, Гл. бухгалтер к ПТО и бухгалтерии. Начальник ПТО к компьютерам  своего отдела, Главный инженер к  мех. мастерским и ремонтной службе. Коммерческий директор к цехам по выпуску продукции, отделу сбыта.

Используя компьютерную технику Ген. Директор ежедневно имеет информацию при проведении планерки:

- от главного инженера - состояние  всей техники, ремонтные работы;

- от планово - экономического  отдела - информацию по экономическим  вопросам планирования;

- от главного бухгалтера - наличие  денежных средств на счету,  перечисления средств организациям, получение денег от проданной  продукции;

- от коммерческого директора  - выпуск продукции по цехам,  реализация продукции.

В своем компьютере, например, коммерческий директор использует программу отслеживания грузов, копию этого ежедневного  документа он перекидывает через  сеть на компьютер Ген. директора  в папку «реализация продукции, прохождение грузов»

Ген. директор ежедневно может раскрыть эту папку и посмотреть на соответствующую  дату, где находится какая - либо партия товара, например: «на отгрузке в порту», « на пароходе - в пути», « в пути по железной дороге».

 

2.2.3 Коммуникации по восходящей в ООО «ГРАН».

Коммуникации по принципу, снизу  вверх, выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях.

В отделах служащие свои предложения  высказывают начальнику отдела, который  докладывает о дельных предложениях вышестоящему начальнику.

В конце коммуникационной цепи находится  генеральный директор, который в  случае подачи интересного предложения  выносит обсуждение на ежедневную планерку по производственным вопросам.

Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих  проблемах и предлагает возможные  варианты исправления положения  дел. Последняя управленческая инновация  в коммуникациях по восходящей - это создание группы из рабочих цеха по выпуску строительной продукции , которые регулярно, обычно на 1 час в неделю, собираются для обсуждения и решения проблем в производстве. В результате выпуск продукции в цехе повысился за квартал на 11 %

Обмен информации по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений  и объяснительных записок.

2.2.4 Коммуникации руководитель - подчиненный - группа.

Наиболее очевидным компонентом  коммуникаций в организации являются отношения между руководителем  и подчиненным. Хотя они служат примером обмена информацией по вертикали, можно рассматривать этот вид обмена информацией отдельно, поскольку он составляет основную часть коммуникативной деятельности руководителя. Исследования показали, что 2/3 этой деятельности реализуется между управляющими и управляемыми.

 

2.2.5 Обратная связь

Под обратной связью понимается следующее: отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный  получатель становится отправителем сообщения, которое проходит через все этапы  процесса обмена информацией для  передачи своего отклика начальному отправителю, который теперь играет роль получателя. Обратная связь заметно  повышает шансы на эффективный обмен  информацией, позволяя обеим сторонам подавлять информационный шум. Эффективная  обратная связь помогает быстрее  реагировать на изменение ситуаций, конъюнктуры рынка и т. п.

При решении вопроса о размещении новой линии в цехе к решению  вопроса на совещание приглашаются начальник ПТО с чертежами  цеха, технолог, начальник цеха, начальник  мех. цеха.

Вариант системы обратной связи - опрос  работников можно проводить с  целью получения информации от руководителей  и рабочих по многим вопросам, например, четко ли до них доведены цели их деятельности, с какими проблемами они сталкиваются. Получают ли они  точную и своевременную информацию, необходимую им для работы, информированы  ли они о переменах, которые отразятся на их работе. Иногда полезно узнать мнение простых рабочих об условиях работы в цехе, зарплате и др.

Другой вариант системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых  работников, которые встречаются  и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес.

 

2.2.6 Преграды в межличностных коммуникациях.

Поскольку руководитель от 50 до 90 % своего времени тратит на разговоры, прямой межличностный обмен информацией  встречает на своем пути преграды:

- преграды, обусловленные восприятием,  люди, имеющие различный опыт  могут одну и ту же информацию  интерпретировать по разному,  например, специалисты по реализации  продукции могут считать, что  активизация сбыта за счет  расширения ассортимента и эффективной  рекламы важнее снижения издержек  производства. В то же время  производственники исходят из  противоположной точки зрения: снижение  издержек производства они считают  важной составляющей получения  прибыли,

- семантические барьеры: при  работе с корейскими покупателями  возникло недоразумение по поводу  слова «сортность» готовой продукции,  потому что при переводе этого  слова оно приобретает другой  смысл;

- невербальные преграды, необходимо  добиваться того, чтобы используемые  для передачи невербальные символы  соответствовали идее, которую мы  хотим донести до собеседника.  В противном случае невербальные  символы создают такой шум,  что получатель информации неправильно  воспринимает сообщение;

- плохая обратная связь. Не  всегда информация достигает  в том объеме и смысле, который  вкладывает в сообщение отправитель,

- неумение выслушать детально  собеседника. Как часто мы не  дослушав собеседника делаем  поспешные выводы и не принимаем  в расчет последующую информацию, которая должна была бы более  детально прояснить ситуацию. Источники шума, которые могут создавать преграды на пути обмена информации варьируют от языка до различий в восприятии из - за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования, и до различий в организационном статусе между руководителем и подчиненным, которые могут затруднять точную передачу информации.

 

2.2.7 Преграды в организационных коммуникациях.

В ООО «ГРАН» информация движется внутри организации вверх и вниз. В ходе такого движения смысл сообщения несколько искажается. Сообщения могут искажаться непреднамеренно, в силу затруднений межличностных контактов. Сознательное искажение информации может иметь место, когда руководитель, занимающий определенное место в коммуникационной цепочке не согласен с сообщением. Например, бригадир при докладе гл. инженеру о причинах сбоя в выпуске продукции возложил всю вину на рабочего, обслуживающего станок. Гл. инженер наказал дежурного механика, т. к. сбои уже происходили на этом участке и дежурный механик, зная об изношенной детали должен был принять своевременные меры по ее замене. Бригадир сознательно исказил информацию, т. к. он находится с дежурным механиком в приятельских отношениях.

Проблемы обмена информацией вследствие искажения сообщений могут возникать  по причине фильтрации. В организации  существует потребность фильтровать  сообщения, с тем, чтобы с одного уровня на другой направлялись только те сообщения, которые его касаются. Например, генеральный директор издал  приказ о наказании начальника цеха, главного технолога и рабочих  второй смены. До рабочих был доведен  приказ о их непосредственном наказании, без упоминания о том, что вышестоящие  лица также наказаны. В результате произошла фильтрация сообщения  генерального директора о наказании, т. к. начальнику цеха и главному технологу  было не выгодно передавать сообщения  о своем наказании, чтобы не подорвать  собственного авторитета и возложить  вину полностью на рабочих. Это вызвало  недовольство рабочих, т. к. они посчитали  это наказание несправедливым.

Сообщения, отправленные наверх, могут  искажаться в силу несовпадения статусов уровней организации. Руководители высшего звена обладают более  высоким статусом, поэтому возникает  желание снабжать их только положительной  информацией. Это может приводить к тому, что подчиненный не информирует руководителя о существующей проблеме. Поскольку подчиненные часто хотят получить одобрение от руководителя, они могут говорить ему только то, что он хочет услышать.