Совершенствование коммуникаций в системе управления предприятием

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

ГУО «Белорусский государственный экономический

университет»

 

 

Кафедра организации и управления

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине: Менеджмент

на тему: Совершенствование коммуникаций в системе управления предприятием

 

 

Студент  

ФМ, 3 курс, ДКТ-1                         М.А. Траулько

 

Руководитель

ассистент                               В.В. Мороз                                                                                                                          

 

 

 

 

 

                                                  МИНСК 2014

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Общеизвестно, что значение информации и коммуникации во всех сферах человеческой деятельности на современном этапе постоянно растет, что связано с изменениями не только социально – экономического характера, но и с  появлением новейших достижений в области техники и технологии в результате неуклонно движущегося вперед научного прогресса.

Коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем менеджмента. По существу это своего рода «кровеносная система» единого организма фирмы. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в коммуникациях. Почти 80 % рабочего времени менеджеров расходуется на общение, если учесть, что менеджеру приходится общаться, исполняя роли межличностного общения, информационные роли и роли, связанные с принятием решений, а также для выполнения всех управленческих функций. Поэтому качество обмена информацией прямо влияет на степень реализации целей организации. Менеджеры должны в совершенстве владеть искусством коммуникации, так как, образно говоря, они выполняют работу «чужими руками».

Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в больших компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне: благополучие всей страны в целом.

Коммуникации оказывают огромное влияние на эффективность управления организаций и на ее функционирование в целом. Ведь если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, понятно, четко и легко то  они не смогут работать вместе, не будут, способны понимать свои задачи и требования, предъявляемые к ним, а также правильно воспринимать цели и достигать их.

Актуальность темы курсовой работы заключается в том, что правильно сложенная система организационных коммуникаций  является одним из ключевых факторов успешного развития предприятия.

Цель курсовой работы — анализ действующей системы коммуникаций ООО «Евроопт» и обоснование возможного варианта усовершенствования системы.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

-раскрыть сущность и классификацию коммуникаций в системе управления;

- исследовать организационные коммуникации на предприятии;

- изучить методы повышения качества коммуникаций; 
1. Теоретические основы коммуникаций

 

1.1 Сущность, цели и функции коммуникаций

 

Управление опирается на коммуникации, но оно и создает коммуникации. Управление в организации осуществляется через людей. Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена. Многие менеджеры понимают важность этой проблемы и уделяют этому большое внимание.

В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и даже целые организации. В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и отношений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме (письменно, жесты, поза, тон голоса, время передачи, недосказанность и т.п.) с целью получения в ответ желаемой реакции.

Коммуникация и информация различные, но связанные между собой понятия. Коммуникация включает в себя то, что передается, и то, как это «что» передается. Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей.

Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников управленческого взаимодействия. Так, каждый из участников должен обладать всеми или некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также наличия определенной степени взаимного понимания.

Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis», означающего «общее»: передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов [ 1, c 308 ].

По мнению Латфуллина Г.Р., под коммуникацией понимается обмен идеями, мнениями и информацией в устном и письменном виде посредством символов. При этом передаваемая информация должна быть значима для участников коммуникации. Цель коммуникации – добиться от предпринимающей стороны точного понимания отправленного сообщения [2, с. 148 ].

Термин «коммуникации» быстро стал общепринятым, однако его распространение вовсе не означало, что коммуникации превратились в одну из важных составляющих социальных исследований. Только развитие различных концепций организаций придало актуальность проблемам, связанных с построением и функционированием коммуникационных сетей.

Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строятся на непосредственном взаимодействии людей (начальника с подчиненным, подчиненный с другим подчиненным) в рамках различных событий. Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью двусмысленностью. Такая коммуникация позволяет понять требования к работнику, а также снизить напряженность и конфликтность в самой организации [1, с.308].

Управление коммуникациями необходимо строить на принципах, определяющих внимание менеджера к этой стороне его деятельности, а также использовать научный подход к формированию системы коммуникация в организации. Важнейшими принципами в управлении коммуникации следующие:

• Формирование структуры коммуникаций, отвечающей потребностям сотрудничества, партнерства и компетентности.
• Регулирование масштабов коммуникаций для определения должностных лиц и подразделений. Такое регулирование проявляется не только в организационных положениях, но и в текущей деятельности менеджера.
• Информационное обеспечение коммуникаций, распределение информации для установления и поддержания необходимых коммуникаций.
• Регулирование коммуникативной нагрузки различных звеньев организации.
• Сочетание и гармонизация организационных формальных и неформальных коммуникация.
• Учет неформальных коммуникаций (слухи) и использование их в процессе управления.
• Локализация негативных коммуникаций и снижения их влияния на деятельность людей [3, c 201-202].

Взаимодействуя  друг с  другом, включаясь в процесс общения, люди обычно преследуют конкретные цели. К основным целям коммуникаций относят:

• обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления;
• совершенствование межличностных отношений;
• создание информационных каналов для обмена сообщениями;
• регулирование и рационализация информационных потоков в рамках организации и за ее пределами;
• формирование умений и навыков для успешной социокультурной деятельности;
• формирование отношения к себе, к другим людям и обществу;
• обмен деятельностью, средствами и технологиями;
• изменение мотивации поведения;
• обмен эмоциями;

 

Коммуникации в организации или в группе людей выполняют ряд значимых функций:

1. информативную – передачу сведений, предоставление необходимой информации для принятия решений;
2. мотивационную  – побуждает сотрудников к лучшему исполнению задач,  используя убеждение, внушение, просьбы и приказы;
3. контрольную – отслеживание поведения сотрудников различными способами на основе иерархии и формальной соподчиненности;
4. экспрессивную – способствует эмоциональному выражению чувств, отношения к происходящему и позволяет удовлетворять социальные потребности людей [4, пункт 4.2.2].

 

 

1.2  Этапы и элементы процесса коммуникации

 

Коммуникационный процесс — это обмен информацией между двумя или более людьми.

Основная цель коммуникационного процесса — обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

• Отправитель: лицо - генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.
• Сообщение, - собственно информация, закодированная с помощью символов.
• Канал, - средство передачи информации.
• Получатель: лицо - которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

 

          Однако сам процесс коммуникации  состоит из большего числа  элементов и этапов. Их задача - составить сообщение и использовать  канал для его передачи таким  образом, чтобы обе стороны поняли  и разделили исходную идею. Процесс коммуникации включает ряд этапов: генерирование идеи, отправление сообщения, кодирование и выбор канала, передача сообщения, декодирование, обратная связь и шум.

Генерирование идеи. Коммуникации начинаются с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую важную идею или сообщение надо донести. К сожалению, многие такие попытки дают сбой уже на первом этапе, поскольку отправитель не уделяет достаточного времени обдумыванию идеи. Важность данного этапа подчеркивает К. Дэвис: «Неудачно составленное сообщение не улучшат ни глянцевая бумага, ни громкоговоритель.

Важно помнить, что на этом этапе идея еще не воплощена в словах или в другой форме, в которой она будет передаваться. Отправитель только решил, какую именно концепцию он хочет донести. Чтобы сделать это эффективно, надо учесть множество факторов. Например, менеджер, желающий сообщить людям о результатах оценки их деятельности, должен четко понимать, что ему необходимо донести до подчиненных конкретную информацию об их сильных и слабых сторонах и о способах улучшения результатов. Его сообщение не должно состоять из смутных похвал общего характера или критики.

Отправление сообщения. В процессе коммуникации всегда участвуют по крайней мере два лица – отправитель и получатель. Отправитель формулирует смысл того, что и почему он хочет передать другому участнику процесса коммуникации.

Кодирование – это перевод информации отправителя в комплекс коммуникационных символов (слов, действий, выражения лица и т. п.). Основной формой кодирования выступает язык общения.

В результате кодирования формируется сообщение, послание, содержащее данные с определенным значением, которые отправитель хочет передать желаемому получателю.

Отправитель ставит своей целью выражение сообщения в вербальной или невербальной форме.

Передача сообщения. Послание по каналам передается получателю. В качестве каналов используются сама среда (например, воздух, свет, вода) и различные технические устройства (например, линии связи, электромагнитные волны). Информация может передаваться путем личного общения, групповых встреч, телефонных переговоров, передачи сообщений по факсу, подготовки и передачи докладных и служебных записок, различных документов, с помощью графиков производства и отгрузки продукции, электронной почты, телеконференций, радиотрансляции.

Эффективность передачи сообщения зависит от средств, которые для этого используются. Р. Ленгел и Р. Дафт, обобщая результаты проведенных трехлетних исследований общения менеджеров, утверждают, что выбор носителя во многом зависит от характера управленческих проблем. Для простых, рутинных и очень доступных сообщений должны использоваться простые средства, т. е. «бедная» среда, например, докладные записки, объявления на досках, дающие ограниченную информацию. И наоборот, для сложных, нерутинных сообщений необходимо использовать сложные средства, «богатую» среду, например, личное общение, которое дает немедленную обратную связь, позволяет расширить объем получаемой информации за счет невербальной составляющей [2, с. 149].