Коммуникации при управлении на предприятии

 

1.5.4 Неумение слушать.

Закон Либермана - Врут все, но это  не имеет значения, потому что никто  не слушает.

Эффективная коммуникация возможна, когда человек одинаково точен, отправляя и принимая сообщения. Необходимо уметь слушать. К несчастью, немногие научились слушать с той степенью эффективности, которая в принципе в наших силах. Многим кажется, что слушать — означает лишь вести себя спокойно и дать другому человеку говорить. Однако это лишь незначительный фрагмент процесса внимательного сосредоточенного слушания. Как показали исследования, управляющий по сути дела слушает лишь с 25%-й эффективностью.

Важно не только слушать, но и слышать. И обычно проблемы бывают из-за того, что человек поглощен своими мыслями, а слова, которые он слышит, "в  одно ухо влетают, а в другое ухо  вылетают".  Бывает и так, что  ваш собеседник вам чем-то неприятен. В этом случае вы тоже вряд ли будете внимательно слушать и слышать. В любом случае, если вы хотите повысить эффективность восприятия, есть несколько  советов:

• Определите цель. Подготовьтесь внимательно слушать.

• Соберитесь. Не разглядывайте трещины на потолке, не считайте ворон за окном, смотрите только на говорящего.

• Слушайте с интересом и избегайте поспешных суждений.
• Перефразируйте услышанное и задайте уточняющие вопросы.

 

   1.5.5 Приемы постановки вопросов.

При общении с другими могут  возникать такие ситуации, когда  предоставленной вам информации оказывается недостаточно. Если необходимо знать больше или прояснить смысл  сказанного, мы задаем вопросы.

В разных обстоятельствах употребляются  различные типы вопросов. Они бывают:

• открытыми;
• закрытыми;
• специальными.

Психологи установили, что общению  больше способствуют открытые вопросы. При ответе на закрытый вопрос ("Вам  нравится ваша работа?") можно ограничиться простым "да" или "нет", тогда  как открытый вопрос ("Что вам  нравится в вашей работе?") требует  развернутого ответа.

Специальные вопросы уточняют факты. Часто используются для выяснения  каких-то цифр, дат рождения, адресов, названий улиц. К ним, например, относятся: "Ваш адрес... (такой-то)?", "Это  номер...?"

Все варианты техники постановки вопросов помогают понять, что вам говорят. Необходимо помнить, что наиболее правильное решение можно  принять, только обладая  наиболее полной информацией, и это - главная цель общения.

 

1.6 Организационные коммуникации

Коммуникациями пронизан весь процесс  производства и управления. С точки  зрения масштабов коммуникации делятся  на две большие группы: между организацией и ее средой и между уровнями управления и подразделениями.

К первой группе относятся коммуникации, представляющие собой информационное взаимодействие с внешней средой. Сюда относятся средства массовой информации, потребители, надзор за качеством продукции, органы государственного регулирования, политические группы, комитеты, поставщики и т.п. Возникновение коммуникаций внутри предприятия в виде собраний, обсуждений, телефонных переговоров, отчетов и т. д., как правило, являются реакцией на воздействие внешней среды. В качестве коммуникаций для организации используются различные формы. Так, для реализации товара используются программы маркетинга и реклама. Соблюдение норм государственного регулирования требует письменного оформления документов. Изучение рынка ведется при помощи специальных организаций, т. е. существует множество способов коммуникаций.

Ф. Котлером все контактные аудитории, окружающие организацию, разделены  на три типа:

* благожелательные аудитории, характеризующиеся  позитивным интересом к организации;

* искомые аудитории, в которых  заинтересована сама организация  при условии их позитивности;

* нежелательные аудитории, чье  внимание менее всего хотела  бы привлечь к себе организация.

Ко второй группе относятся коммуникации между уровнями управления и подразделениями.

Основу процесса управления составляет взаимодействие между элементами управленческой структуры - подразделениями, должностями, отдельными лицами, осуществляемое с помощью соединяющих их коммуникационных каналов, создаваемых в процессе личных контактов, обмена документами, функционирования электронных средств связи и т.п. По содержанию такое взаимодействие может быть:

* информационным;

* административным;

* техническим.

В рамках информационного взаимодействия субъекты управленческой деятельности обмениваются сведениями, необходимыми для принятия решений. Эти сведения бывают официальными, закрепленными  юридически, и неофициальными, не обладающими  никаким правовым статусом, но помогающими  ориентироваться в ситуации.

В процессе административного взаимодействия вышестоящие звенья управленческой структуры передают нижестоящим  управленческие полномочия и ответственность, различные распоряжения, инструкции, рекомендации, получают от них отчеты, осуществляют процесс контроля. По назначению административное взаимодействие бывает координационным и интеграционным. С помощью первого влияние  осуществляют межфункциональные органы - комитеты, специальные группы, стратегические хозяйствующие центры и т.п., обеспечивается добровольное согласование интересов  отдельных звеньев управленческой структуры и поддерживается единство их автономных действий. С помощью  второго происходит объединение  элементов управленческой структуры  в единое целое и их подчинение руководящему центру организации - совету директоров, правлению, штаб-квартире.

Техническое взаимодействие между  субъектами управленческой структуры  реализуется в процессе их участия  в практической деятельности, например, в подготовке и проведении совещаний, переговоров, при обмене опытом, ведении  делопроизводства, сборе, фиксации, хранении, выдаче различного рода документов и  пр.

По характеру взаимодействие в  организации может быть прямым или  косвенным. Прямое основывается на контактах  сторон. Косвенное подразумевает, что  одна из сторон создает условия, при  которых другая, несмотря на отсутствие каких бы то ни было команд, выполняет требующиеся от нее действия. Если при контактах между элементами управленческой структуры отсутствует промежуточное звено, говорят о непосредственном взаимодействии. Однако сегодня в крупных организациях оно возможно в ограниченных масштабах, и в большинстве случаев субъекты взаимодействуют опосредованно, т.е. через кого-то, скажем, через заместителей или руководителей низового уровня.

В процессе управления осуществляются коммуникации по вертикали и по горизонтали  между подразделениями. По нисходящей передается информация о принятых решениях на высших уровнях (текущие задачи, конкретные задания, рекомендации). Эта  информация может передаваться из одного уровня на другой вплоть до исполнителей. Не менее важными являются коммуникации и по восходящей линии. Предприятие  не может функционировать без  информации о ходе производственного  процесса. По восходящей передается информация о загрузке оборудования, количестве работающих, поступлении сырья, выпуске  продукции и т.д. Иногда возникает  ситуация, когда решение вопроса  на низовом уровне требует вмешательства  руководителей высшего звена. И  тогда информация по ступеням управления снизу передается на самый высокий  уровень. Так, например, вопрос об изменении  технологии, возникший на производственном участке, требует решения руководителя организации.

Для координации задач и действий между множеством подразделений  организации требуется обмен  информацией между ними. Поэтому  устанавливаются потоки информации между подразделениями по горизонтали. Так координируется деятельность рабочих  групп по контролю за издержками, распределению  ресурсов, новым методам производства, сбыту продукции. Руководители различных  подразделений информируют друг друга о ходе внедрения новой  техники. Кроме координации действий горизонтальные коммуникации способствуют установлению равноправных отношений  между подразделениями, что положительно сказывается на работе всей организации.

Совокупность каналов, с помощью  которых осуществляется взаимодействие субъектов управления, образует его  коммуникационную структуру, которая  может быть глобальной, когда охватывает организацию в целом, и локальной, если относится только к одной  ее части, например подразделению. Осуществление  взаимодействия только через одно какое-то центральное звено означает, что коммуникационная структура является централизованной, а само звено выступает в качестве не только посредника, но и источника и контролера коммуникаций, имеющих в основном форму вертикальных связей. В то же время структура коммуникаций может быть полицентричной, предполагающей наличие нескольких равноправных субъектов, осуществляющих концентрацию и перераспределение информации, или децентрализованной, когда большая ее часть (обычно по содержанию второстепенная) минует центральное звено.

Наличие в коммуникационной структуре  параллельных и пересекающихся каналов  свидетельствует о ее сложности, дающей гарантию того, что желаемое взаимодействие состоится даже в  условиях тех или иных сбоев и  неполадок в ней. В то же время  в сложной структуре заложена потенциальная возможность искажения  обмениваемой информации.

 

1.7  Методы для повышения  эффективности коммуникационных  процессов организации.

1) Связать информационное обеспечение  производственных участков и  отделов в единую компьютерную  сеть. Это позволит более интенсивно  использовать возможности цехов,  получать своевременную и точную  информацию о состоянии дел.

2) Обмен информацией в организации  можно улучшить, создав системы  обратной связи, такие, как:

• перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов;
• создать группы руководителей и рядовых работников, которые бы встречались и обсуждали вопросы, представляющие взаимный интерес, в том создать комиссии по качеству продукции, в которые ввести бригадиров, технологов и наиболее опытных работников;
• проводить постоянный опрос работников с целью получения информации от руководителей и рабочих;
• руководителям подразделении необходимо научиться оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации;
• на уровне межличностных коммуникаций предприятию необходимо преодолеть некоторые преграды, такие, как неумение эффективно решать производственные вопросы определенной категорией работников, некомпетентность ряда руководителей, нежелание и неумение принимать на себя ответственность за сбои в производственной программе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Коммуникации и управление  на предприятии ООО «Гран».

2.1 Краткая характеристика  предприятия.

ООО «ГРАН» занимается производством изделия (плиты) из гранита, бетонную продукцию (плиты, камни бортовые бетонные) для строительных организаций и поставкой ее на внутренний и зарубежный рынок. В качестве товаров народного потребления для населения предприятие изготавливает гранитные памятники.

Генеральный директор отвечает за деятельность всего предприятия, имеет право  подписи договоров, заключения контрактов, управления денежными ресурсами  предприятия. Ген. Директор подотчетен Собранию акционеров.

Главный инженер отвечает за три  цеха и является заместителем ген. Директора. Отвечает за организацию работ в  механическом цехе, который занимается эксплуатацией оборудования и изготовлением  и монтажом технологических линии  по выпуску продукции. В его ведении  цех ремонтной службы, которая  работает в три смены, так же, как  и производственные рабочие. В распоряжении гл. инженера находится также и  автотранспортный цех.

Производственно технологический  отдел ведает всей технологической  цепочкой по выпуску продукции, разрабатывает  новые технологические линии  и технологии. В распоряжении начальника ПТО технологи, конструкторы, инженера.

Гл. бухгалтер ведет всю учетную  денежную политику предприятия. Бухгалтерия  оплачивает сырье, переводит и получает деньги за реализованную продукцию, оплачивает расходы предприятия  по всем видам. Рассчитывает себестоимость  продукции по видам, начисляет и  выплачивает заработную плату работникам ООО «ГРАН»

Механический цех занимается изготовлением  приспособлений для поточных линий  по переработке продукции. Начальник  цеха присутствует на планерках, проводимых гл. инженером.

Ремонтный цех занимается ремонтом всех технологических линий, коммуникаций цехов, ремонтом зданий и сооружений. В случае необходимости детали и  узлы заказываются в механическом цехе.

Автотранспортный цех занимается перевозкой людей и грузов, как  внутри завода. Так и за его пределами.

ПТО - производственно - технологический  отдел разрабатывает технологические  процессы по выпуску новой продукции.

В задачи планово - технологического отдела входит также конструкторская  разработка новых технологических  линий и потоков, узлов и деталей  агрегатов.

Материальный отдел бухгалтерии  занимается учетом всех материальных ресурсов предприятия, в том числе  оборотных фондов, основных средств, инструмента и прочего.