Коллективное средство размещения: гостиница «Аркадия»

 

Таким образом, детальное рассмотрение всех служб гостиницы ползволяет представить  организационную структуру графически (Приложение 1).

Выводы  по главе 2

      Организационная (управленческая) структура гостиничного предприятия зависит от многих факторов. Так как данная гостиница относится к классу мини-отелей, то наилучшим типом структуры будет линнейно-функциональная.

      Для более глубокого определения должностных обязанностей и соотношения полномочий в различных отделах, необходимо рассмотреть каждую из служб в отдельности.

      Служба  управления номерным фондом является основным структурным элементом  любой гостиницы. Данная служба включает в себя службу приёма и размещения (Front Office) и службу горничного хозяйства (Housekeeping). Руководит работой службы менеджер отдела приёма и размещения.

      Следующая служба отеля – Служба питания  и напитков - занимается предоставлением  самой важной из сопудствующих размещению услуг – организация питания. В виду размеров гостиницы «Аркадия» и отсутствия ресторана или бара для гостей, выгоднее заключить договор с одним или несколькими ресторанами в данном здании.Для гостей, предпочитающих домашнюю пищу, в гостинице имеется оборудованная всей необходимой техникой и посудой кухня, где они могут готовить еду самостоятельно или заказать ужин.

      И, наконец, последняя административная служба. В силу размеров мини-отеля «Аркадия», в данной службе объединяются четыре отдела: Инженерно-техническая служба, Отдел продаж и маркетинга, Финансовая служба, Отдел кадров и отдел безопасности.

Глава 3. Разработка нормативного документа производственного подразделения компании

3.1 Содержание положения  о структурном  подразделении

Положение о структурном подразделении — документ, в котором определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в структуре организации; структура подразделения; задачи, функции, права и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами организации. [7]

      Рассматриваемым подразделением будет cлужба приёма и размещения. Порядок разработки этого документа аналогичен порядку разработки должностных инструкций.Положение о деятельности подразделения (отдела) включает в себя следующие разделы:

     - общие положения;

     - цели деятельности подразделения;

     - функции;

     - организационная структура подразделения;

     - права руководителя подразделения;

     - ответственность руководителя подразделения.

Рассмотрим  содержание каждого из них поподробнее.

3.2 Раздел 1 «Общие положения»

1.1 Данное подразделение называется «Служба приёма и размещения (Front Office)»

1.2 Данное подразделение входит в состав Службы управления номерным фондом гостиницы «Аркадия»

1.3 В  состав данного подразделения  входят администраторы стойки (портье), ночные аудиторы и подносчики багажа

1.4 Службой приёма и размещения заведует менеджер распределения комнат.Назначение и освобождение начальника службы производится приказом директора.

1.5 Порядок утверждения структуры и штата подразделения производится директором

1.6 В своей деятельности отдел руководствуется:

1.6.1 Конституцией РФ.

1.6.2 Трудовым кодексом РФ и иными  нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового  права.

1.6.3. Уставом.

1.6.4. Положением о персонале.

1.6.5. Настоящим Положением.

3.3 Раздел 2 «Цели»

2.1 Основной целью деятельности  подразделения является предоставление  проживания и обслуживание гостей  во время пребывания в гостинице. 

2.2 Основными задачами подразделения являются:

2.2.1 Продажа номерного фонда

2.2.2 Приём гостей, регистрация, выдача ключей и размещение

2.2.3 Создание и ведение карточек и счёта гостей

2.2.4 Обработка заказов на бронирование

2.2.5 Обеспечение гостей любой интересующей их информацией

2.2.6 Координация всех видов услуг, оказываемых гостям [5, С. 92]

3.4 Раздел 3 «Функции подразделения».

3.1 Предоставление информации о предстоящих заездах и выездах

3.2 Отображение состояния номерного фонда

3.3 Размещение гостей (поселение по брони и без брони)

3.4 Восстановление ошибочно выписанного гостя

3.5 Отображение свободных номеров

3.6 Возможность ввода маркетинговой информации (цель приезда, катагория гостя, сегмент рынка, источник рекламной информации)

3.7 Учёт сообщений для гостя

3.8 Текущая работа с клиентом (внесение информации о пользовании услугами, переселение, ведение счёта гостя)

3.9 Предоставление информации о текущей загрузке и прогноз загрузки на любой период

3.10 Автоматический почасовой расчёт за проживание (ранний заезд и поздний выезд)

3.11 Регистрация и паспортно-визовый контроль с печатью свидетельства о регистрации

3.12 Автоматическое формирование проводок в бухгалтерию.[1, С. 82]

3.5 Раздел 4«Взаимосвязи  с другими подразделениями»

4.1 Служба приёма и размещения выполняет свои функции в тесном контакте со всеми структурными подразделениями гостиницы «Аркадия» по вопросам размещения гостей, обеспечения гостей необходимой документацией, ведения счетов, оформления документации.

4.2 Для выполнения своих функций и реализации предоставленных прав служба приема и размещения взаимодействует:

• со службой гостиничного хозяйства:обмен информацией о состоянии номерного фонда, о задержке гостя, о чрезвычайных проишествиях
• со службой ресторанов и баров: обмен информацией о меню и проводимых мероприятиях, передаха информации о заказах гостей для включения их в счёт гостя
• с административной службой:передача информации о предварительных заявках в целях планирования бюджета компании, обмен документами о фактически поступивших платежах,

4.3 Взаимодействие со структурными подразделениями гостиницы не должно выходить за пределы компетенции данной службы, а также приводить к выполнению функций службы приёма и размещения другимиподразделениями.

3.6 Раздел 5 «Права руководителя подразделения»

Начальник службы приема и размещения имеет  право:

5.1 на  все предусмотренные законодательством социальные гарантии;

5.2  знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности;

5.3  вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы,  связанной  с обязанностями, предусмотренными настоящим Положением;

5.4  подписывать и визировать документы в  пределах своей компетенции;

5.5  осуществлять взаимодействие с руководителями структурных службпредприятия, получать информацию и документы,  необходимые для выполнениясвоих должностных обязанностей;

5.6  вести  переписку с организациями  по вопросам,  входящим в егокомпетенцию;

5.7  контролировать деятельность  подчиненных  ему структурных подразделений предприятия;

5.8  требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав;

5.9 повышать  свою профессиональную квалификацию;

5.10 другие  права, предусмотренные трудовым  законодательством [8].

3.7 Раздел 6 «Ответственность руководителя подразделения»

Руководитель  службы приема и размещения несет ответственность:

6.1за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих  должностныхобязанностей, предусмотренных настоящимПоложением, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ

6.2  за причинение материального ущерба работодателю  - в пределах,определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ

6.3  за правонарушения, совершенные в процессе  осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным,уголовным, гражданским законодательством РФ [8-instruk].

Выводы  по главе 3

Положение о структурном подразделении — документ, в котором определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в структуре организации; структура подразделения; задачи, функции, права и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами организации. [7]

      Положение о деятельности подразделения (отдела) включает в себя следующие разделы:общие  положения;цели деятельности подразделения;функции;организационная структура подразделения;права руководителя подразделения;ответственность руководителя подразделения.

      В данной главе были подробно рассмотрены все вышеуказанные разделы. 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

      В данной работе был рассмотрен мини-отель «Аркадия». В первой части курсовой работы была разработана миссия предприятия, цели функционирования и задачи. С помощью SWOT-анализа была определена стратегия развития предприятия.

      Вторая  часть содержит в себе проектирование организационной структуры предприятия. Так как данная гостиница относится к классу мини-отелей, то наилучшим типом структуры будет линнейно-функциональная. При такой структуре управления всю полноту власти берёт на себя линнейный руководитель, возглавляющий определёный коллектив. При разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, планов, программ ему помогает специальный аппарат, состоящий из  функциональных подразделений. В приложении к данной курсовой работе графически представлена выбранная организационная структура.

      Третья  часть представляет из себя разработку нормативного документа  производственного  подразделения, в данном случае это  Положение о структурном подразделении службы приёма и размещения. Положение о деятельности подразделения (отдела) включает в себя следующие разделы:общие положения;цели деятельности подразделения;функции;организационная структура подразделения;права руководителя подразделения;ответственность руководителя подразделения.

      Таким образом гостиница «Аркадия»  теперь представляет собой не просто материально-техническую базу, а полноценный комплекс по предоставлению размещения, питания и прочих услуг, полностью укомплектованный персоналом и имеющий свои миссию, цели и стратегию развития. 
 

СПИСОКИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Вакуленко Р.Я. Управление гостиничным предприятием: теория и практика: учеб. пособие. – Минск: Тесей, 2010. – 356 с.
2. Зуб А.Т. Стратегический менеджмент: Теория и практика: Учебное пособие для вузов. — M.: Аспект Пресс, 2002. — 415 с
3. Иванов И.В., Волов А.Б. Гостиничный менеджмент. – М.: ИНФРА-М, 2007. – 384с.
4. Кабушкин Н.И. Менеджмент гостиниц и ресторанов: Учебник/Н.И. Кабушкин, Г.А. Бондаренко – 4 –е изд., стер., - Мн.: Новое знание, 2003. – 368 с. – (Экономическое образование)
5. Cаак А.Э., Якименко М.В. Менедежмент в индустрии гостеприимства (гостиницы и рестораны): учебное пособие. – СПб.: Питер, 2008. – 432 с.
6. http://www.geldelo.ru/2010-09-08/organizatsionnaya_struktura_gostinitsy– [Электронный ресурс]
7. http://www.hr-portal.ru/pages/poloj/psp.php– [Электронный ресурс]
8. http://instrukciy.ru/text/page672.html– [Электронный ресурс]
9. http://prohotel.ru/forum/index.php?showtopic=1840– [Электронный ресурс]