Изучение документооборота в ООО «Южуралэнергострой

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

      Введение           3

      Глава 1.Теоретические  аспекты документооборота    5

             1.1.  Документооборот: основные  понятия     5

             1.2.  Нормативно-методическое регламентация документа  6

               1.3.  Структура и состав документопотоков     8

      Глава 2.Технология  документооборота             11

           2.1.  Обработка входящих документов             11

           2.2.  Обработка исходящих и внутренних  документов          13

           2.3.  Автоматизация документооборота           14

      Глава 3. Анализ документооборота ООО «Южуралэнергострой»         17

               3.1.  Краткая характеристика деятельности

                       предприятия                                17

               3.2.  Организация документооборота  предприятия          19

      Заключение                23

      Список используемой  литературы             24

 

ВВЕДЕНИЕ

 

    В настоящее  время особую актуальность приобретает  организация документооборота на  предприятиях. В систему документооборота  предприятия могут входить разнообразные  документы - письма, договоры, должностные  инструкции, бухгалтерские и налоговые  документы. От того, насколько  четко организован процесс их  прохождения, зависит эффективность  управления предприятием в целом.

    Документооборот  существует в любой компании - от небольшого магазина до  крупного холдинга. Однако далеко  не все компании уделяют внимание  регламентации документооборота, хотя  по мере развития бизнеса такая  работа становится необходимостью. Возможно, что сотрудники компании  не сразу привыкнут к тому, что их действия регламентированы, тем не менее, это позволит  им сэкономить время на выполнение  своих обязанностей, а значит  работать эффективнее.

    Объектом курсового  исследования является изучения  процессов функционирования документов  в организации ООО «Южуралэнергострой», предметом – анализ документооборота организации.

    Целью курсовой  работы является изучение документооборота  в ООО «Южуралэнергострой». В соответствии с поставленной целью были выявлены следующие задачи:

      – раскрыть  понятие документооборот;

      – изучить  нормативно-методическое регламентацию документооборота;

      – рассмотреть  технологию документооборота;

      – описать  краткую характеристику деятельности  предприятия;

      – проанализировать  организацию документооборота на  предприятии.

    При написании  курсового исследования были  использованы работы ведущих  специалистов – документоведов Т. В. Кузнецова (6), понятия о документообороте раскрывает в своей работе В.А Кудрявцева (8), также для написания курсового исследования пользовалась нормативными документами (1 – 3).

    Курсовая работа  состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной  литературы.

    Во введении  описана актуальность, определены  объект  и предмет курсовой  работы, поставлены цель, задачи, описана  краткая структура содержания  работы.

    В первой главе  описаны основные понятия документооборота. Рассмотрены, какие нормативно-методические  нормы регламентируют документы.

    Во второй главе  рассматриваются технологии документооборота  входящих, исходящих и внутренних  документов. Так же описано внедрение  автоматизированного документооборота  в организации в настоящее  время.

    В третьей главе  описана краткая характеристика  деятельности ООО «Южуралэнергострой» и рассмотрена организация документооборота на данном предприятии.

    В заключении  сделаны основные выводы по  курсовой работе.

    Список использованной  литературы состоит из пятнадцати  наименований.

    Приложения дополняют  текст курсовой работы: таблицами,  схемами.

 

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ  ДОКУМЕНТООБОРОТА

 

        1. Документооборот:  основные понятия

 

      В соответствии  с национальным стандартом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документооборотом называется движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (1).

      Традиционная  сфера деятельности, связанная с  обработкой документов, называется  делопроизводством. Делопроизводство  предполагает прежде всего создание документов, или документирование. (8, с. 56). Документирование запись информации на различных носителях по установленным правилам (1).

      Результатом  документирования является документ (документированная информация) –  зафиксированная на материальном  носителе информация с реквизитами,  позволяющими ее идентифицировать (1).

      В целях  рациональной организации документооборота  все документы распределяются  на документопотоки. Под документопотоком  понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое  назначение в процессе документооборота (8, с. 56).

      Различают  потоки входящих (поступающих), исходящих  (отправляемых) и внутренних документов.

      Входящие (или  поступающие) документы – документы,  поступившие в организацию.

      Исходящие  (отправляемые) документы – официальные  документы, отправляемые из организации.

      Внутренние  документы – официальные документы,  не выходящие за пределы подготовившей  их организации (7, с. 27).

      Характеристикой  документооборота является его  объем. Под объемом документооборота  понимается количество документов, поступивших в организацию и  созданных ею в течение определенного  периода времени (как правило,  года) (8, с. 56).

      В соответствии  с ГОСТ Р 15489-1—2007 «Управление документами. Общие требования» документы создаются, получаются и используются в процессе осуществления деловой деятельности (2).

      Итак, можно  сделать вывод, что от рациональной  организации документооборота зависит  быстрота, чёткость обработки и  передача документов в организации,  что способствует эффективной  деятельности учреждения в целом.

 

      1.2. Нормативно-методическая регламентация документа

      В настоящее  время в Российской Федерации  действует ряд общегосударственных  нормативно-правовых актов, регламентирующих  общие правила подготовки, оформления  и организации работы с документами  в организациях и учреждениях.  Нормативно-методические документы  по документационному обеспечению  управления разрабатываются различными  органами государственной власти  и управления в соответствии  с их компетенцией (13).

      Данное регулирование  осуществляется с помощью нормативно-методической  базы делопроизводства, без знания  которой невозможно:

      – правильно  создать и оформить документы,  придав им юридическую силу;

      – организовать  документооборот;

      – обеспечить  хранение и использование документов  в текущей деятельности (15).

      Нормативно-методическую  базу делопроизводства составляют:

      – законодательные  акты Российской Федерации в  сфере информации и документации;

      – указы  и распоряжения Президента Российской  Федерации, постановления Правительства  Российской Федерации, регламентирующие  документационное обеспечение на  федеральном уровне;

      – нормативные  правовые акты федеральных органов  исполнительной власти (министерств,  ведомств, комитетов, служб и др.), как общеотраслевого, так и  ведомственного характера;

      – правовые  акты нормативного и инструктивного  характера, а также методические  документы по делопроизводству  учреждений, организаций и предприятий  (8, с. 31);

      – государственные  стандарты на документы;

      – общероссийские  классификаторы технико-экономической  и социальной информации;

      – унифицированные  системы документации;

      – нормативные  документы по организации управленческого  труда и охране труда;

      – нормативные  документы по организации архивного  хранения документов (13).

      В нормативно-методическую  базу делопроизводства входят  также законодательные акты субъектов  Российской Федерации и правовые  акты, принимаемые органами исполнительной  власти субъектов Российской  Федерации. Эти акты должны  учитываться при организации  делопроизводства, прежде всего  органами представительной и  исполнительной власти субъектов  Федерации, а также организациями,  учреждениями и предприятиями,  действующими на их территории (8, с. 31).

      Рассмотрим  федеральные законы, регламентирующие  организацию документооборота на  предприятии. К основным федеральным  законам относят ФЗ от 27 июля 2006г. N 149-ФЗ « Об информации, информационных  технологиях и о защите информации»,  который регулирует отношения, возникающие при:

      – осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации;

      – применение  информационных технологий;

      – обеспечении защиты информации.

      В данном  законе даны определения основным  понятиям связанных с информацией,  информационных технологиях и  защите информации. Он регламентирует  принципы правового регулирования  отношений и Законодательство  РФ об информации, информационных  технологиях и о защите информации. Дается описание какую информацию следует считать общедоступной и ограниченного доступа.

      Таким образом,  взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение  на всех уровнях должно осуществляться  по единым общепринятым правилам. Работа с документами в любой  организации, независимо от ее  организационно-правовой формы,  должна строиться на основе  законодательно-правовых и нормативно-методических  актов, касающихся вопросов документирования  и работы с документами.

 

        3. Структура  и состав документопотоков

      Документопоток  – это поток документов, циркулирующих  между пунктами обработки и  создания информации (руководителями  организации и структурных подразделений,  специалистами) и пунктами технической  обработки документов: экспедицией,  секретариатом, канцелярией, копировально-множительной  службой и др. (15).

      Документопоток  характеризуется следующими основными  параметрами:

      – содержанием  или функциональной принадлежностью;

      – структурой;

      – режимом  или цикличностью;

      – направлением;

      – объемом.

      Содержание  документопотока характеризуется  составом документов, входящих в  него, и составом информации, закрепленной  в этих документах (8, с.162).

      Для каждого  документопотока устанавливается  определенный маршрут. Как правило,  в документообороте выделяется  три документопотока: поступающие  (входящие), отправляемые (исходящие)  и внутренние документы. Внутри  каждого из них существуют  документопотоки 2-го уровня. Входящие  документы включают:

      – поступающие из вышестоящих организаций;

      – поступающие из подведомственных организаций (филиалов,

представительств);

      – поступающие из организаций, связанных договорными обязательствами;

      – обращения  граждан и др.

      Аналогично  выделяются документопотоки в  массиве исходящих и внутренних  документов.

      Как правило,  отдельный документопоток представляют  собой документы ограниченного  доступа (с грифом «Конфиденциально»,  «Коммерческая тайна» и др.), работа  с которыми ведется по особым  правилам, под контролем службы  безопасности организации (правила  орг. Журн).

      Направление  документопотока зависит от содержания  конкретного технологического звена  обработки документов: регистрируемые  и нерегистрируемые документы,  документы, по которым осуществляется  и не осуществляется контроль  исполнения службой ДОУ и т.д.  На направление документопотока  влияет также способ оценки  и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие (8, с.162).

      К нерегистрируемым относятся документы, не требующие исполнения и использования в справочных целях. Как правило, их перечень включен в инструкцию по делопроизводству организации (письма-приглашения, поздравления, рекламные издания и т. п.). У этих документов самый короткий маршрут в организации, поскольку они сразу передаются в соответствующие подразделения (правила орг. Журн).

      В процессе  документооборота документы могут  возвращаться в инстанцию, через  которую они уже проходили,  только если это обусловлено  деловой необходимостью. Например, на этапе подписания документа  руководителем он дважды проходит  через его секретаря.

      В данном  случае это возвратное движение  необходимо, поскольку именно секретарь  выполняет функции посредника  между руководителем и исполнителем (правила орг. Журн).