Изучение документооборота в ООО «Южуралэнергострой

      Внедрение  системы автоматизации документооборота  и делопроизводства «ЕВФРАТ-Документооборот»  обеспечивает:

      – регистрацию,  учет и хранение документов (делопроизводство);

      – оперативный  доступ к документам и отчетной  информации;

      – эффективное  управление процессами движения  и обработки документов;

      – сокращение  времени процедур согласования  документов и принятия решений;

      – повышение  исполнительской дисциплины;

      – сокращение  непроизводственных затрат рабочего  времени сотрудников;

– минимизацию финансовых затрат на документооборот и делопроизводство (www.evfrat.ru).

      Платформа Microsoft SharePoint 2007 & Microsoft Workflow Foundation соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management). Данная платформа поддерживает полный цикл управления документами и обеспечивает управление бизнес-процессами на основе workflow. В итоге на базе данных технологий может быть построена система электронного документооборота (СЭД) любой сложности.

      Платформа  автоматизации документооборота  WSS-Workflow for SharePoint разработана компанией WSS-Consulting и выпущена на российский рынок летом 2008 года. Разработка системы продолжалась с середины 2007 года.

      WSS-Workflow for SharePoint позволяет решать задачи автоматизации документооборота. Основные возможности системы:

      – возможности  настройки workflow процессов произвольного уровня сложности;

      – архитектура,  основанная на Microsoft SharePoint, позволяющая расширять функционал системы с помощью программных доработок или модулей сторонних разработчиков;

      – производительность, надежность и масштабируемость.

      Преимущества системы: легкость внедрения в существующую ИТ-инфраструктуру, основанную на продуктах Microsoft (Windows Server, Exchange, SQL Server, SharePoint Server); настройка процессов документооборота под бизнес-процессы заказчика; экономия затрат, по сравнению с аналогичными решениями (www.wss-consulting.ru/workflow.php).

      На начальных  этапах проекта NauDoc обеспечит обработку документов семи категорий (входящей корреспонденции, приказов по основной деятельности, договоров на поставку запчастей, заявлений от сотрудников и др.). В частности, процедура обработки документов категории «Карта приема на работу» сократит время оформления новых сотрудников в компании, включая такие этапы, как согласование с различными службами, инструктаж сотрудников, формирование плана обучения и др. Автоматизация процедуры согласования договоров на поставку запчастей ускорит поставку комплектующих, необходимых для обслуживания клиентов в сервисном центре (www.naumen.ru/go/events/projects/toyota-cente).

      Таким образом,  автоматизация документооборота  необходима в любой организации,  независимо от масштаба и типа  собственности.

ГЛАВА 3. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТООБОРОТА

      ООО «ЮЖУРАЛЭНЕРГОСТРОЙ»

 

      3.1. Краткая характеристика деятельности предприятии

      Основной  целью предприятия, как коммерческой  организации, является извлечение  максимальной прибыли от предпринимательской  деятельности. Свою деятельность  предприятие осуществляет в соответствии  с уставом, с организационными  документами: учредительным договором,  правилами внутреннего распорядка, штатным расписанием.

      Общество  с ограниченной ответственностью  ООО «Южуралэнергострой» находиться по адресу 1457100, Челябинская область, г. Троицк, ул. Энергетиков, дом 6.

      Общество  в целях реализации государственной  социальной, экономической и налоговой  политики несет ответственность  за сохранность документов (управленческих, финансово-хозяйственных, по личному  составу и др.). Обеспечивает хранение  и использование в установленном  порядке документов по личному  составу.

      Для достижения  своей цели предприятие вправе  осуществлять следующие виды  деятельности:

      – производство  общестроительных работ;

      – производство  прочих строительных работ;

      – производство  изоляционных работ;

      – производство  санитарно-технических работ;

      – монтаж  прочего инженерного оборудования;

      – производство  штукатурных работ;

      – производство  столярных и плотничных работ;

      – устройство  покрытий полов и облицовка  стен;

      – производство  малярных и стекольных работ;

      – производство  прочих отделочных и завершающих  работ;

      – разборка  и снос зданий, производство земляных  работ;

      – аренда  строительных машин и оборудования;

      – оптовая  торговля прочими строительными  материалами.

      Высшим органом  общества является  общее собрание  участников предприятия. К исключительной  компетенции общего собрания  участников общества относятся  и решаются следующие вопросы:

      1. Определение  основных направлений деятельности  предприятия, а также принятие  решения об участии в ассоциациях  и других объединениях коммерческих  организаций.

      2. Изменение  устава общества, в том числе  изменение размера уставного  капитала.

      3. Внесение  изменений в учредительный договор.

      4. Назначение  Директора Общества.

      5. Утверждение  годовых отчетов и годовых  бухгалтерских балансов и др.

      Организация  контроля, планирования, координация  документации структурных подразделений  возлагается на директора предприятия.  Единоличным исполнительный орган  ООО «Южуралэнергострой» – директор назначается общим собранием участников данного общества сроком на 2 года, если иной срок его полномочий не определен решением общего собрания участников общества. В обязанности директора входит:

      – действовать  без доверенности от имени ООО «Южуралэнергострой», в том числе представлять его интересы и совершать сделки;

      – выдавать  доверенности на право представительства  от имени общества, в том числе  доверенности с правом передоверия;

      – созывать  очередное и внеочередное общее  собрание участников, за исключением  случаев, предусмотренных действующим  законодательством и уставом  общества;

      – утверждать  штаты, издавать приказы и давать  указания, обязательные для исполнения  всеми работниками общества;

      – разрабатывать  предложения по планам и мероприятиям  по обучению персонала предприятия  и др.

      В своей  деятельности ООО «Южуралэнергострой» созданы и подлежат хранению такие документы как:

      – протокол (протоколы) собрания учредителей  ООО «Южуралэнергострой», содержащий решение о создании общества и об утверждении денежной оценки не денежных вкладов в уставный капитал, а также иные решения, связанные с созданием общества;

      – документ, подтверждающий государственную  регистрацию ООО «Южуралэнергострой»;

      – внутренние  документы Общества;

      – документы,  связанные с эмиссией облигаций  и иных эмиссионных ценных  бумаг;

      – протоколы  общих собраний участников Общества, коллегиального исполнительного  органа Общества и ревизионной  комиссии;

      – заключения  ревизионной комиссии (ревизора), аудитора, государственных и муниципальных  органов финансового контроля.

      Деятельность  ООО «Южуралэнергострой» регулируется: федеральным законом № 161-ФЗ «О содействии развитию жилищного строительства»; федеральный закон РФ от 17.11.1995 № 169-ФЗ «Об архитектурной деятельности в Российской Федерации». Так же ведомственными, нормативными и методическими документами. К нормативным документам относяться:

      – строительные  нормы и правила (СНиП);

      – своды  правил по проектированию и  строительству (СП);

      – руководящие  документы системы (РДС);

      – территориальные  строительные нормы (ТСН);

      – нормативные  документы, утвержденные Госстроем  СССР и Госстроем РСФСР (СН, РСН, ВСН);

      – московские  городские строительные нормы  (МГСН).

      Кроме этого  деятельность на предприятии  регулируется уставом и должностными  инструкциями.

      В случае  ликвидации предприятия документы, созданные в его деятельности передаются на государственное хранение в Центральные архивы Челябинской области в соответствии с перечнем документов, согласованными с компетентными государственными органами.

      Таким образом,  ООО «Южуралэнергострой» является коммерческим предприятием, предлагающим услуги в области строительства и ремонта зданий и сооружений жителям города Челябинска и Челябинской области.

 

      3.2. Организация документооборота предприятия

      На предприятие  используется централизованная  форма делопроизводства. Документооборот   предприятия представлен тремя  документопотоками: входящий, исходящий  и внутрений

      Документы,  поступившие в ООО «Южуралэнергострой», начинают свой путь к исполнению с экспедиции (структурного подразделения общего отдела). Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой "лично" передаются по назначению. В ООО «Южуралэнергострой» обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается. Регистрируемые документы делятся на два потока:

      1. Документы  на имя руководителя и без  указания конкретного адреса;

      2. Документы  в адрес структурных подразделений.

      Документы  первого потока передаются в  канцелярию, второго потока –  в структурные подразделения.  При централизованной регистрации  все выше указанные документы поступают в канцелярию.

      Помощники  руководителя или работник канцелярии  производят предварительное рассмотрение  поступивших документов. Целью предварительного  рассмотрения поступивших документов  является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения  руководством, установление подразделения  или лица, которым должен быть  направлен этот документ. Отсюда  следует, что при предварительном  рассмотрении образуется два  документопотока: в адрес руководителя  предприятия ООО «Южуралэнергострой» и в структурные подразделения организации. Руководству ООО «Южуралэнергострой» передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации. Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений организации или непосредственно исполнителям.

      Документы,  подлежащие регистрации, после  их рассмотрения регистрируются  и передаются руководителям ООО  «Южуралэнергострой» и структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.

      Проект исходящего  документа составляет исполнитель,  правильность его оформления  проверяет секретарь. Исходящие  документы оформляются в двух  экземплярах, за исключением факсов  и телефонограмм, составляемых  в одном экземпляре. Проект исходящего  документа может быть согласован  как со специалистами других  организаций (учреждений), так и  внутри организации.

       Подготовленный  проект исходящего документа  представляется на подпись руководителю  вместе с материалами, на основании  которых он готовился.

      К проекту  документа исполнитель прилагает  список организаций, которым должен  быть разослан подписанный документ.

      Руководитель  ООО «Южуралэнергострой» в праве внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку. После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов». После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. На ООО «Южуралэнергострой» имеется массив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки и составляются описи на почтовые отправления.

      Отправка  исходящих документов происходит  в тот же день. Второй экземпляр  отправляемых документов или  единственный экземпляр факса  (телефонограммы) подшиваются в дело.

      Внутренние  документы готовятся, оформляются  на предприятии.

      Прохождение  их на этапах подготовки и  оформления организуются так  же, как подготовка и оформление  исходящих документов, а на этапе  исполнения оно совпадает с  маршрутом входящих документов. Особенность движения внутренних  документов является то, что маршруты  их различны для отдельных  видов документов.

      При определении  объема документооборота однократно  обязательно учитываются все  документы. Подсчет входящих, исходящих  и внутренних документов ведется  раздельно. Отдельно учитываются  машинописные копии и копии,  изготовленные средствами оперативного  размножения. Общий объем документооборота  выражается дробью: числитель –  количество основных документов, знаменатель – количество копий.