Основные характеристики документооборота

Основные  характеристики документооборота

    Документооборот является составной частью документационного  обеспечения управления (ДОУ), цель которого - информационное обеспечение  деятельности учреждения, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой информации. ДОУ непосредственно  зависит от управленческих решений, документационное обеспечение которых  как процесс включает три составляющих: информационную поддержку решений, т.е. обеспечение принимаемого решения информацией (документами), документирование решения и контроль за его выполнением. Основными узлами этого процесса являются: получение исходной (инициирующей) информации, постановка цели (задачи), поиск необходимой информации (справочная работа), выработка решения (составление проекта документа), его согласование, редактирование, изготовление, удостоверение, отправка (передача адресату), контроль за исполнением решения.

ДОУ, ориентированное  на принятие и контроль исполнения решений, позволяет взглянуть на динамику движения документов, участвующих  в этом процессе, как на документооборот. Таким образом, под документооборотом понимается движение комплексов (кортежей) документов. В состав кортежей входят: документы, инициирующие решения, используемые при их выработке и фиксирующие их принятия или сами решения; документы, направляемые для исполнения и сообщающие и результатах исполнения. Документооборот, рассматриваемый как результат, будет представлять собой совокупность документов, используемых и создаваемых в процессе принятия решений и контроль за их исполнением.

Документооборот составляет часть системы ДОУ  и выполняет, по существу, функции  системы коммуникации в учреждении. Поэтому цели его функционирования и совершенствования должны быть субординированы целями функционирования и совершенствования ДОУ, которые заключаются в максимально возможном приспособлении системы к условиям ее функционирования. Это позволяет обеспечивать систему управления качественной документной информацией в сроки, оптимальные для принятия и выполнения управленческих решений.

Важное  значение для изучения документооборота имеет знание параметров документооборота - качественных и количественных.

К качественным параметрам документооборота относят характеристику документооборота в зависимости от используемой системы информационного обеспечения: автоматизированного типа, традиционного или смешанного; разделение документооборота на входящие, исходящие и внутренние документопотоки; основные характеристики документооборота как пространственно организованного процесса: маршруты движения документов, этапы и инстанции их прохождения, стадии документооборота. К качественным также относятся и те параметры, которые характеризую особенности наполнения системы информацией: состав и содержание документов, включаемых в документооборот, направленность движения документов, периодичность документопотока.

К количественным параметрам документооборота относят показатели его объема и времени протекания. Объем документооборота определяется количеством входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за конкретный период (год, квартал, месяц, день). Помимо объема документооборота, устанавливают "удельный вес" каждой группы документов или документопотоков, определяют "плотность" документопотока - объем документов, проходящих через подразделение за единицу времени. Выделяют и такие параметры, как "физический объем" конкретного документа, размер его текста.

К временным характеристика документооборота относят "продолжительность документооборота", т.е. скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота. Временные характеристики могут являться временем полного цикла обращения документа в учреждении или временем прохождения на выбранных отрезках пути, стадиях управленческого процесса.

Рациональная  организация документооборота предусматривает  учет следующих показателей:

• прямолинейность
• непрерывность
• ритмичность
• параллельность
• пропорциональность.

Показатель  прямолинейности движения документов требует, чтобы перемещение документов осуществлялось по наиболее короткому пути, без петель, возвратных перемещений. Для этого организуют схемы документооборота, разрабатывают маршрутные и технологические карты на управленческую документацию.

Непрерывность в документообороте - это непрерывная подача документов на тот уровень, где по ним принимается решение. Этот принцип несовместим с «залеживаем» документов, их скоплением в одной инстанции. В этих целях рекомендуется разработка перечня документов, не подлежащих регистрации, когда часть поступающих документов, минуя руководство, передается на исполнение непосредственно в структурные подразделения.

Показатель  ритмичности документооборота означает равномерность движения потоков документов, подчинение наиболее приемлемому ритму движения. Этот показатель тесно связан с показателем непрерывности движение документопотоков не может быть ритмично, если нарушена непрерывность движения.

Показатель  параллельности означает выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Основное назначение этого показателя состоит в сокращении времени на прохождение документа.

Показатель  пропорциональности предполагает равномерную загрузку каналов движения документов. Несоблюдение этого требования приводит к появлению «узких мест» в документообороте, когда одни каналы перегружены, а другие - недогружены.

Важным  является принцип самостоятельности и ответственности в работе с документами. Этот принцип означает, что при всех действиях - направлении, распределении, согласовании, подписании и др. - необходимо строго руководствоваться функциями учреждения и его частей, компетенцией работников.

Все рассмотренные  показатели и принципы взаимообусловлены. Если процесс документооборота построен на основе соблюдения данных требований, имеются все предпосылки для  оптимизации управленческого труда  и делопроизводства.