Формальные и неформальные организации. Процес комуникации, его елементы и этапы

1 Введение

2. Формальные  и неформальные организации.

    1) достоинства  и особенности формальной организации;

    2) необходимость  в неформальной организации;

    3) соотношений  и взаимодействие формальной  и неформальной 

    организаций.

3 Процесс коммуникации, его элементы и этапы.

4. Список использованной  литературы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                         …Умение общаться с людьми – такой же

                                         покупаемый за деньги товар, как сахар или кофе.

                                         И я готов платить за это умение больше, чем за

                                         Какой-либо другой  товар в этом  мире.

                                                                                                            Дж.Рокфелер 

     В наше время все больше людей работают в организациях. Украинские компании выходят на мировой уровень, а иностранные компании на украинский рынок. Сейчас очень актуальна тема рационального управления организациями, эффективность работы, получение все большей прибыли, выживание в среде жесткой конкуренции. Для этого компаниям нужны образованные кадры, эффективные работники, управляющие, которые будут знать что и как делать в определенной ситуации. В данном случае имеются ввиду менеджеры.

     В своей работе я буду рассматривать  две важные составляющие любой организации  – формальные и неформальные группы. Существование формальных организаций  исчисляется тысячелетиями, начиная  с древнейших государств, таких, как  Месопотамия, Египет, Китай, но только в последние годы они приобрели такой огромный масштаб.

     Современное общество – это сплетение формальных организаций, которые возникают, распадаются, реорганизуются, сливаются и вступают друг с другом в бесчисленные взаимодействия.

     Неформальные  организации являются неотъемлемой частью формальных организаций. Они  есть во всех формальных организациях, за исключением самых маленьких. Они возникают спонтанно, но их члены  регулярно взаимодействуют друг с другом, в них нет менеджеров, но они очень важны.

       Организация – это место, где  люди строят отношения и взаимодействуют.  Поэтому в каждой формальной  организации существует сложное  переплетение неформальных групп  и организаций, которые образовались без вмешательства руководства. Эти неформальные объединения часто оказывают сильное влияние на качество деятельности и организационную эффективность.

     Несмотря  на то, что неформальные организации  созданы не по воле руководства, они  представляют собой фактор, с которым  должен считаться каждый руководитель, потому что такие организации, и другие группы могут оказывать сильное влияние на поведение отдельных личностей и на рабочее поведение сотрудников.

     Я собираюсь рассмотреть влияние  формальных и неформальных организаций  на эффективность работы компании. Плюсы и минусы данных групп, проблемы, которые возникают в ходе их работы и пути решения.

     Современное состояние общество, деятельность любого предприятия не возможна без осуществления  коммуникаций. Коммуникация – это  процесс обмена информацией, опытом и сведениями между двумя и более людьми.

            Коммуникация является неотъемлемой частью функционирования предприятия.

     Информация  как основная составляющая процесса коммуникации сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любого предприятия. От своевременности и качества информации зависит эффективность принятия управленческих решений, и, соответственно, эффективность деятельности всего предприятия.

     Поэтому данный вопрос является очень актуальной в современных рыночных условиях. 
 
 
 
 
 
 

1.Формальные и неформальные организации

          Организация – это открытая система взаимодействующих и управляемых частей (подразделений, людей и т.д.), работающая с определённой целью, смыслом, миссией и имеющая в своём распоряжении ресурсы:

1. финансовые ресурсы;
2. материальные ресурсы (оборудование и т.п.);
3. людские ресурсы;
4. информационные ресурсы;
5. временные ресурсы.

         Управление – это процесс распределения и движения пяти видов ресурсов в организации с заранее заданной целью по заранее разработанному стратегическому плану с непрерывным контролем результатов работ.

    Адаптивное  управление – это приспосабливающееся  к новой обстановке (окружающей среде) управление с изменением планов и  моделей в зависимости от складывающейся ситуации.

    Организации, как уже отмечалось ранее бывают формальными и неформальными, о которых и поговорим белее конкретно.

     Итак, формальные группы – это «узаконенные» группы обычно выделяются как структурные подразделения в организации. Они имеют формально назначенного руководителя, формально определенную структуру ролей, должностей и позиций внутри группы, а также формально закрепленные за ними функции и задачи.

     Формальная  организация – это предварительно спланированная структура полномочий и функций, которая устанавливается на основе сложившегося взаимодействия между компонентами организации. Она ориентирована на достижение приемлемого уровня производства и общих целей организации. Формальная структура определяет всю систему отношений и набор функций, позволяющих осуществлять целенаправленную деятельность.

     Формальная  организация характеризуется определенной степенью стандартизации трудовых функций. Существуют их исчерпывающие описания, множество организационных правил, четко определенные процедуры, охватывающие трудовой процесс в организации, где степень формализации высока. Чем выше уровень стандартизации трудовых функций, тем меньше должен быть личный вклад каждого работника в конечный результат.

     Формальная  организация создается по заранее выработанному плану. Главной функцией формальной организации является соединение людей со средствами и целями коллективного труда. Преимущества формальных организаций - то, что они обеспечивают максимальную эффективность деятельности за счет определенного ограничения разнообразия, т.е. они направляют усилия людей в узкое русло выполнения целей и задач организации. Также они создают целостность коллектива как единого организма со своими законами и правилами жизни.

     Поэтому в обиходной речи слово «формальный» имеет негативный оттенок, означающий не заинтересованность в результатах, равнодушное отношение к выполнению должностных обязанностей. Формальная организация стремится к стиранию личностных характеристик людей и использования их в сугубо функциональных целях. Главные задачи формальной организации – наиболее рационально организовать выполнение целей и задач. И действительно, злоупотребление формальностями ведет к различного рода бюрократическим извращениям. Однако формальное имеет и ряд достоинств:

• делает общим достоянием полученные знания и, основывающиеся на них, передовые технологии и приемы работ;
• устанавливает единые нормы и правила для всех, чем исключает произвол и способствует объективизации деятельности;
• обеспечивает «прозрачность» постановки дела для контроля и гласность для взаимодействия с общественностью, что, безусловно, важно для демократизации управления.

     Таким образом, формальная группа имеет следующие  особенности:

1. она рациональна, т.е. в основе ее лежит принцип целесообразности, сознательного движения к известной цели;
2. она безлична, т.е. рассчитана на индивидов, отношения между которыми устанавливаются по составленной программе.

     В формальной группе предусмотрены только служебные связи между индивидами, и она подчиняется лишь функциональным целям. К формальным группам относятся:

     Вертикальная (линейная) организация, объединяющая ряд органов и подразделений  таким образом, что каждое из них  находиться между двумя другими  – вышестоящими и нижестоящими, а руководство каждым из органов  и подразделений сосредоточено в одном лице;

     Функциональная  организация, в соответствии с которой, руководство распределяется между  рядом лиц, специализирующихся на выполнении определенных функций и работ;

     Штабная организация, характеризующаяся наличием штаба советников, экспертов, помощников, не включенных в систему вертикальной организации.

     Формальные  группы могут быть сформированы для  выполнения регулярной функции, как, например, бухгалтерия, а могут быть созданы  для решения определенной целевой  задачи, например комиссия по разработке какого-либо проекта.

     Личность  многогранна. И чем больше «граней», тем более многообразны ее потребности, а, следовательно, тем труднее обеспечить их удовлетворение только в рамках формальной организации , чем больше оснований для объединения членов организации.

           Несмотря на то, что неформальные организации создаются не по воле руководства, они являются мощной силой, которая при определенных условиях может фактически стать доминирующей в организации и сводить на нет усилия руководства. Более того, неформальные организации имеют свойство взаимопроникать. Некоторые руководители часто не осознают, что они сами примыкают к одной или нескольким таким неформальным организациям.

     Неформальные  группы основаны преимущественно на межличностных отношениях, удовлетворении психологических и социальных потребностей, не связанных с формальными целями и задачами. В этом случае члены социальных групп в организации ориентированы не на социальные статусы и роли, а на первичные групповые отношения. В таких группах развивается взаимозависимость, ее члены постоянно оказывают влияние на поведение друг друга и способствуют удовлетворению личных потребностей, например, в общении, в других социальных мотивациях, которые отсутствуют в чисто рабочих ситуациях.

     В отличие от формальной неформальная организация строится на принципах  саморегуляции и самоорганизации. Неформальная организация не является жестко структурированной. Она строится на основе личностных особенностей работников, специфики отношений, складывающихся между ними. Здесь нет жестко закрепленных безличных стандартов, делающих организацию устойчивой, напротив, превалируют групповые нормы, а спонтанное взаимодействие придает гибкость организационному поведению.

     Необходимость в неформальной организации как элементе социальной организации обусловлена следующими факторами:

     - невозможность стандартизировать  всю совокупность отношений, возникающих  на производстве по поводу  трудовой деятельности;

     - неизбежность возникновения в  организации непредвиденных ситуаций, требующих нестандартных решений;

      - необходимость отработки новых  стандартов поведения, которые  первоначально возникают именно  в неформальной организации и  лишь затем переносятся в формальную;

     - невозможность сведения отношений  между людьми только к деловым задачам, поэтому всё многообразие неделовых отношений.

     Неформальные  группы несут в себе как отрицательное, так и положительное влияние  на деятельность формальной организации.

     Неформальные  организации одновременно могут  быть похожими и непохожими на формальные организации. Поэтому выделяют признаки, характеризующие неформальные организации:

     Социальный  контроль. Неформальные организации  осуществляют социальный контроль за своими членами. Речь идет об установлении и укреплении норм – групповых  эталонов приемлемого поведения. Естественно, тех, кто нарушает эти нормы, ждет отчуждение. Менеджеру в этой связи следует знать, что социальный контроль, осуществляемый неформальной организацией, может оказать положительное влияние на достижение целей формальной организации.