6.Подготовка  бюджета закупок. Существенной частью закупочной деятельности являются экономические расчеты, так необходимо точно знать, во что обходятся те или иные работы и решения. При этом определяют следующие виды затрат:

• затраты на выполнение заказа по основным видам материальных ресурсов;
• затраты на транспортировку, экспедирование и страхование;
• затраты на грузопереработку;
• затраты по контролю за соблюдением условий договора поставки;
• затраты на приемку и проверку материальных ресурсов;
• затрат на поиск информации о потенциальных поставщиках.

      В рамках проведения экономических расчетов к задачам закупочной логистики  следует отнести расчет издержек из-за дефицита материальных ресурсов.

7. Координация и системная взаимосвязь закупок с производством, сбытом, складированием и транспортированием, а также с поставщиками. Эта специфическая задача закупочной логистики, решаемая, как было отмечено выше, посредством организации системной взаимосвязи закупок с производством и сбытом, а также тесных связей с поставщиками в области планирования, экономики, техники и технологии.

2.1. Задача «сделать  или купить»

      В закупочной логистике к задаче типа «сделать или купить» относится  принятие одного из двух альтернативных решений:

• самостоятельно формировать ассортимент, закупая ресурсы непосредственно у изготовителя;
• закупать товарные ресурсы у посредника, который специализируется на разукрупнении производственных партий, формировании широкого ассортимента и поставках его потребителям в скомплектованном виде.

      Рассмотрим  возможные причины, по которым закупка  у посредника может оказаться  более выгодной, чем непосредственно  у изготовителя:

1. Закупая товарные ресурсы у посредника, предприятие, как правило, имеет возможность приобрести широкий ассортимент небольшими партиями. В результате сокращается потребность в запасах, складах, уменьшается объем договорной работы с изготовителями отдельных позиций ассортимента.
2. Цена товара у посредника может оказаться ниже, чем у изготовителя. Предположим, изготовитель реализует товар по следующим ценам:

      а) для мелкооптовых покупателей – 10 руб. за единицу;

      б) для крупнооптовых покупателей  – 8 руб. за единицу.

      Посредник, закупив крупную партию по 8 руб., разукрупняет ее и реализует мелкооптовым покупателям с 12% наценкой, то есть 8,96 руб. за единицу. Посредник может  позволить себе это, так как он специализируется на разукрупнении  партий. Изготовителю разукрупнение  обходится дороже, и он вынужден продавать мелкооптовые партии по цене 10 руб., а не по 8,96 руб.

   3. Изготовитель товара может располагаться  территориально на более отдаленном  расстоянии, чем посредник. Дополнительные  транспортные расходы в этом  случае могут превысить разницу  в ценах изготовителя и посредника. 

2.2. Задача выбора  поставщика

      Одной из основных проблем, возникающих при  закупке товара, является выбор поставщика. Важность ее объясняется не только тем, что на современном рынке  функционирует большое количество поставщиков одинаковых товаров, но главным образом тем, что поставщик  должен быть надежным партнером фирмы  в реализации ее логистической стратегии.

      Рассмотрим  основные этапы выбора поставщика.

1. Определение и оценка требований покупателей к количеству, качеству, срокам поставки и сервису, прилагаемому к товару.
2. Определение типа закупок: установившиеся (постоянные) закупки, модифицированные закупки (в которых меняется поставщик или параметры закупаемых товаров), новые закупки (закупки, связанные с изменением конъюнктуры рынка).
3. Анализ поведения рынка. Поставщик может функционировать в различной рыночной среде и типе рынка: монополистическом, олигополистическом, высококонкурентном. Знание и анализ рынка поставщиков помогают логистическому персоналу фирмы определить количество возможных поставщиков, позицию на рынке, профессионализм и другие факторы, позволяющие правильно организовать закупки.
4. Идентификация всех возможных поставщиков и их предварительная оценка.
5. После отбора наиболее подходящих поставщиков продукции происходит окончательный выбор поставщика. При этом используется метод многокритериальной оценки, включающий такие показатели как уровень цены, надежность поставок, качество сопутствующего сервиса и др.
6. Реализация процесса поставок конкретной номенклатуры товаров от поставщика посреднической фирме: оформление договорных отношений, передача прав собственности на продукцию, транспортировка, грузопереработка, хранение, складирование и т.п.
7. Контроль и оценка выполнения закупок. После завершения процесса доставки должен быть организован входной контроль качества продукции (данная процедура для надежных поставщиков, особенно при применении технологии JIT, может отсутствовать). Эффективность управления закупками оценивается в результате непрерывного контроля и аудита выполнения условий договоров по срокам, ценам, параметрам поставок, качеству продукции и сервиса.      

3. Системы  поставок «Точно  в срок» и «Kanban»

      В этом параграфе будут рассмотрены  методы закупок «Kanban» и «J.I.T.».

      Распределение программ производства, снабжения и  сбыта, работающих строго по графику («Канбан» и «Точно в срок») – это результат  совершенствования методов производства товаров и доставки их на рынок. Взаимосвязь  и взаимозависимость всех логистических  элементов, включая транспорт, обусловили необходимость комплексного подхода  к их дальнейшему развитию, на базе которого и происходило формирование инновационных транспортных систем сбора и распределения материальной продукции. Подготовка к внедрению  вышеуказанных программ заключалась  в таких мерах, как: налаживание  высококачественного и надежного  производства; перепланировка производственных помещений и настройка их на эффективную  работу (включая улучшение работы по сбору заказов потребителей): внедрение современных информационных систем, обеспечивающих текущее управление и контроль всего логистического процесса в реальном масштабе времени, и, наконец, обеспечение надежной транспортировки  грузов.

       Первые  три пункта подготовительных мероприятий  обычно осуществляются производственными  и реже посредническими фирмами. Перевозки же полностью или частично выполняются транспортными предприятиями  общего пользования. Поскольку все  элементы логистических каналов, функционирующих  по вышеуказанным программам, должны работать почти идеально, чтобы избежать остановки производственного процесса или исчерпания запасов у потребителей, поскольку непосредственный контроль за движением товарно-материальных ценностей является основным объектом пристального внимания. Из этого следует, что транспорт представляет собой  важное звено логистической системы: он должен обладать рядом необходимых  свойств и удовлетворять определенным требованиям в целях создания инновационных систем сбора и  распределения грузов. Прежде всего, транспорт должен быть достаточно гибким, чтобы обеспечивать перевозочный процесс, подвергающийся еженедельной или даже ежедневной корректировке, гарантировать  частую и круглосуточную доставку грузов в разбросанные и отдаленные пункты, надежно обслуживать клиентуру  с целью избежания остановки  работы предприятия или дефицита у заказчика. Одновременно транспорт  должен обладать способностью перевозить небольшие партии грузов через короткие интервалы времени в соответствии с меняющимися запросами пользователя и условиями мелкосерийного производства. Основными организационными структурами, отвечающими вышеуказанным требованиям, стали региональные транспортные компании по сбору и распределению грузов, обеспечивающие перевозки на небольшие расстояния к торговой зоне. Такие компании обычно осуществляют перевозки грузов малыми партиями и дают экономию затрат за счет использования собственного терминала по сбору и распределению грузов вместо распределительного центра промышленной фирмы, обслуживающего некоторый регион и несущего расходы по содержанию запасов.

       Стремление  иметь логистические системы  с более высоким уровнем обслуживания и низким уровнем запасов товарно-материальных ценностей на длинных линиях снабжения  привело к возникновению различных  вариантов управления этими системами, а именно: к изменению традиционных способов консолидации грузов, выполнению операций на вблизи расположенных складах, осуществлению новых видов услуг  по сбору и распределению грузов, а также объединению систем поставщиков  и производителей. При традиционных способах оказания услуг сокращение времени доставки грузов достигается  путем комбинирования быстрого обслуживания клиентуры транспортными компаниями общего пользования и специальной  ускоренной обработки грузов в пунктах  их объединения.

       Позитивная  сторона (для поставщиков и производителей) данного способа обслуживания заключается  в простоте изменения вида услуг  и размера партий грузов, доставляемых транспортными фирмами, и возможности  приспосабливать логистические  операции к потребностям предприятия  в поставках на повседневной основе.

       Самый современный вариант логистического обслуживания клиентуры по программе  «Точно в срок» (при дальних расстояниях  перевозок грузов) – это интегрированные  системы снабжения поставщика и  производителя, появившиеся благодаря  внедрению в хозяйственную практику фирм электроники. В таких системах имеются новейшие типы ЭВМ, связанные  с центральной ЭВМ распределения, которая выдает данные о наличии  запасов товарно-материальных ценностей, в том числе в пунктах укрупнения партий груза и на всем пути следования.

       Несмотря  на то, что отдельные элементы логистической  системы (транспорт, пункты обработки  грузов, средства связи и т.д.) могли  бы принадлежать поставщикам и производителям на индивидуальной или совместной основе, фактически в первые годы зарождения системы современных услуг за большинством элементов сохранялась  прежняя собственность, а их деятельность координировалась при помощи электронной техники, являющейся общей собственностью. В дальнейшем стала проявляться тенденция к совместному владению поставщиками и производителями некоторыми элементами логистических систем, работающих по программе «Точно в срок» (или осуществлению совместного контроля). Особенно это стало характерным для корпораций с вертикально интегрированными филиалами, поставляющими материалы другим дочерним фирмам, а также партнерам совместных предприятий, участвующим в разработке новейших технологий.

       Таким образом, исследование новых логистических  систем сбора и распределения  грузов показали, что они получили широкое распространение в развитых странах с рыночной экономикой, став с точки зрения затрат и уровня обслуживания эффективными альтернативами прежним системам транспортного  сервиса.

4. Автоматизация  планирования закупок

      Эффективность управления предприятием во многом зависит  от умения правильно распорядиться  ограниченными оборотными средствами. Это особенно актуально в современных  условиях только налаживающейся стабильности экономики. Важнейшей стороной управления оборотными средствами является возможность  принимать своевременные и оптимальные  решения по планированию закупочной деятельности, эффективному подстраиванию  ее под пакет заказов покупателей  с учетом динамики будущих поставок, прогнозируемого уровня продаж, текущего состояния складов и уже сформированных заказов на поставки.

      В условиях небольшого предприятия соответствующие  решения относительно несложно принимать  “из головы”, основываясь на здравом  смысле и общем понимании состояния  дел на собственном предприятии. Однако на крупных предприятиях, имеющих  множество заказов широкого ассортимента от большого числа потребителей, такая  информация уже не может уместиться даже в самой светлой голове. Для  эффективного управления становится необходимой  группировка заказов по номенклатуре, их распределение во времени и  по поставщикам, что довольно сложно и при решении традиционными  методами может приводить к распылению и неэффективному использованию  оборотных средств, не говоря уже  о возможных срывах поставок, часто  влекущих за собой существенные штрафные санкции. Здесь при принятии решений  на помощь могут прийти средства автоматизации: компьютерная техника и специальное  программное обеспечение. Многие западные экономисты, основываясь на анализе  соответствующей статистики, именно им отводят важнейшую роль при  осуществлении целенаправленной деятельности по корректировке уровня запасов  и их оптимизации.

      К сожалению, на текущий момент в большинстве  представленных на российском рынке  систем автоматизации пока достаточно успешно решаются лишь задачи текущего оперативного и бухгалтерского учета, отражающие движение финансовых и товарных потоков предприятия лишь по факту  их совершения. В лучшем случае поддерживается лишь относительно небольшой перечень задач бюджетирования. Функции же планирования, особенно планирования закупок товара пока в большей  части разработок остаются в стороне.