В этой связи определенный интерес  представляют системы, поддерживающие западные стандарты MRP1, MRP2, в соответствии с которыми информационные системы  должны не только поддерживать функции  учета уже совершившихся фактов товародвижения, но и обеспечивать планирование процесса закупок необходимых  товаров у поставщиков, основываясь  на уровне запасов товара, имеющегося в наличии, заказов покупателей, прогнозируемых продаж, производственных мощностей.

      В качестве примера комплексного решения  задач логистики рассмотрим систему  “КОНКОРД” (Concord XAL), представляемую на российском рынке фирмой Columbus IT Partner. Она содержит необходимые функции  по автоматическому формированию предложений  на закупку товара и внесению изменений  в существующие заказы на закупки  у поставщиков, а также может  предоставлять пользователю информацию для анализа существующих заказов  покупателей и оценки возможностей их своевременного выполнения.

      При проведении оценки потребностей система  позволяет учитывать, следует ли пополнять запасы исходя из оценки общей потребности за указанный  пользователем период, нужно ли формировать  отдельные предложения по каждому  зарегистрированному в системе  заказу, следует ли ограничивать поставку при достижении установленного минимума (максимума) запаса товара, выбирать срок инициации закупки и т.д.

      Следует отметить, что “КОНКОРД” позволяет  готовить предложения организационного характера. Например, система может  порекомендовать сократить срок поставки, ускорить выполнение оформленных  закупок, увеличить объем уже  сделанных закупок вместо создания дополнительных и пр. При ряде условий  могут быть сформированы предложения  по корректировке поставок и производственных планов, а также указания на целесообразность поиска других поставщиков товарно-материальных ценностей.

Этапы планирования закупок

      Задача  автоматического расчета потребностей в системе “КОНКОРД” предполагает выполнение следующих основных этапов:

• задание схемы планирования;
• проведение расчета потребностей;
• использование результатов расчета потребностей в формировании закупок.

      Для автоматического расчета потребностей используются сведения об уровне товарных запасов из складской картотеки, а способы расчета регулируются параметрами управления автоматического расчета потребностей, устанавливаемых в подсистеме автоматизации складского учета. На результате обработки этих данных с помощью специальных функций расчета потребностей для одного или группы товаров модуля “Склад” автоматически формируются предложения на закупку товаров и большой набор экранных форм и отчетов по результатам расчёта потребностей. В результате их анализа пользователь принимает решение одобрить или не одобрять сформированные системой предложения.

      Основной  информационной базой для выполнения расчетов является набор параметров, сопоставляемых с каждой номенклатурной единицей. В соответствии с ними система рассчитывает потребности  в закупках, необходимых для выполнения совокупности заказов. Оценивая потребность  в товаре (сырье, комплектующих и  т. д.), система осуществляет интегральный анализ наличия данного товара на складе, размеров заказов, поступивших  от клиентов, ожидаемых поставок товара, его ожидаемого потребления в  качестве производственного компонента и т. п.

Схемы планирования и способы  их регулирования

      “КОНКОРД” допускает применение нескольких различных  схем планирования, позволяющих оптимизировать процесс закупок в соответствии с интересующими пользователя критериями.

      Можно выделить следующие основные схемы  управления планированием формирования предложений на закупку:

• по потребностям;
• сводное по периодам;
• минимум/максимум;
• по потребностям с учетом минимума закупки;
• по потребностям с учетом минимума числа предложений.

Параметризация  расчетов

      Схемы планирования определяются с помощью  набора большого числа параметров, позволяющих тонко управлять  порядком расчета. Основными регуляторами являются:

• общие параметры, задаваемые в карточке товара;
• параметры, определяющие расчет потребностей на уровне отдельного склада;
• глобальные параметры управления расчетом потребностей.

Автоматический  расчёт потребностей и формирование предложений  на закупку

      На  основании выбранной схемы планирования и уточняющих ее параметров в системе  “КОНКОРД” производится автоматический расчёт потребностей в товарах. Эта  функция реализована как на уровне отдельного товара, так и в качестве периодической операции для диапазона  товаров и дат. Благодаря этому  можно гибко регулировать порядок  формирования предложений на закупку  для каждого конкретного случая.

Анализ  результатов планирования

      Для просмотра и анализа результатов  планирования в системе “КОНКОРД”  предусмотрен большой набор специализированных форм и отчётов, представляющих информацию для различных аспектов планирования. Формы позволяют просматривать  на экране компьютера по отдельности  различные версии сформированных предложений. Они снабжены фильтрами, позволяющими отображать строки, отобранные по необходимым  пользователю критериям.

• Форма “Действия” сводит обзорный список закупок, предложений и производств, по которым предложены какие-либо действия при последнем расчете потребностей.
• Форма “Фьючерсы” позволяет просмотреть список движений товаров, по которым сформированы фьючерсы.
• Форма “Критический уровень запасов” предназначена для просмотра критического уровня запасов, который выявлен в результате проведения расчёта потребностей.

      Помимо  указанных форм в системе поддерживаются и другие, позволяющие проводить  многоаспектный анализ товародвижения.

Адаптация системы при нестандартной  организации бизнес-процессов

      Как следует из приведенного выше материала, в системе “КОНКОРД” реализован весьма гибкий и мощный механизм планирования закупочной деятельности, позволяющий  организовать многовариантые схемы  расчетов, основанные на разных предположениях и критериях оптимизации. Однако важной и весьма привлекательной  чертой системы “КОНКОРД” является наличие в ней развитых инструментальных средств, включая встроенный язык программирования XAL уровня 4GL, благодаря которым она может быть адаптирована к самым экзотическим и нетрадиционным схемам организации бизнес-процессов, которые встречаются на предприятиях, так или иначе связанных с оптовыми поставками товаров или продукции собственного производства.

 

5. Технология  проведения бизнес  процесса закупок

 

      Технология  проведения бизнес процесса закупки  состоит из следующих стадий:

1. Подготовка и оформление заявки на материал:
1. Определение потребности в материале

На данном этапе происходит определение потребности  в материале, исходя из ППМ (Планирования Потребности в Материале). Определяются базовые характеристики требуемого материала, возможные от них отклонения, необходимое его количество и сроки поставки для передачи информации в отдел закупок в виде заявки на материал.

2. Подготовка и оформление заявки на материал

Заявка на материал представляет собой внутреннее сообщение  отделу закупки о потребности  в материале. В определенной позиции  указывается вид заявки на материал. Вид заявки на материал определяет предназначение материала. Заявки бывают следующих видов:

• Обычная консигнация;
• Производство;
• Поставка третьему лицу;
• Перемещение запасов.

В заявке на материал функциональный отдел сообщает базовые  характеристики необходимого материала, возможные от них отступления  в виде идентификатора материала  или группы материалов, требуемое  количество и сроки поставки. В  позициях, кроме идентификатора, может  присутствовать краткое описание материала  или группы материалов.

3. Согласование заявки на материал

На данном этапе  исполнитель, подготавливавший и оформлявший  заявку на материал согласует её содержание с руководителем функционального  отдела. Такое согласование может  проводиться в помощью проставления реквизита "визы" в определенном месте бланка заявки. Если в процессе согласования потребовалось внести изменения, в таком случае исполнитель проводит повторную подготовку, оформление и согласование заявки на материал.

2. Выбор поставщиков:
1. Подготовка списка возможных поставщиков

На данном этапе, на основании полученной заявки на материал, сотрудник отдела закупок  составляет список возможных поставщиков, состоящий из постоянных поставщиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество, и, возможно, новых, выявленных с помощью различных  информационных каналов, в том числе  в результате анализа ранее полученных коммерческих предложений.

2. Отправка запроса, в соответствии с заявкой на материал:
1. Организация или возобновление переписки с возможными поставщиками

На данном этапе  с возможными поставщиками организовывается или возобновляется переписка при  помощи выбранного средства связи, которым  может быть:

• Традиционная почта;
• Средства факсимильной связи;
• Электронная почта;
• Личная доставка представителем Исполнителя (Заказчика)
2. Подготовка и оформление запроса в соответствии с заявкой на материал

В соответствии с данной заявкой на материал Отделом  Закупок подготавливается запрос на материал, который представляет собой  просьбу к поставщику на поставку материала, идентификатор, требуемое  количество и сроки поставки которого указаны в соответствующих позициях формы запроса. Подготовленный и  оформленный соответствующим образом  запрос согласовывается с руководителем  Отдела Закупок, и в случае необходимости, в него вносятся корректировки.

3. Отправка запроса на материал

Подготовленный  и соответствующим образом оформленный  запрос на материал отправляется возможным  поставщикам при помощи выбранного средства связи, которым может являться:

• Традиционная почта;
• Факсимильная связь;
• Электронная почта;
• Личной доставкой представителем.
4. Регистрация отправки запроса возможным поставщикам

На основании  записей об отправке запроса (сделанных  при его отправке) и информации из документов, подтверждающих его  получение, делаются необходимые записи в регистрационных формах.

3. Выбор поставщиков
1. Получение коммерческих предложений от возможных поставщиков

При получении  коммерческих предложений от возможных  поставщиков производится их регистрация  в установленном порядке. Цены и  условия поставки возможных поставщиков  регистрируются к соответствующему запросу. Для зарегистрированных предложений  может быть составлен сравнительный  список цен и условий поставки.

2. Согласование полученных предложений

При возникновении  вопросов по полученным от возможных  поставщиков коммерческим предложениям, проводится согласование по позициям, требующим пояснения или дополнительной информации.

3. Регистрация получения предложений

При получении  коммерческих предложений от возможных  поставщиков производится их регистрация  в установленном порядке. Цены и  условия поставки возможных поставщиков  регистрируются к соответствующему запросу. Для зарегистрированных предложений  может быть составлен сравнительный  список цен и условий поставки.

4. Выбор наиболее подходящих поставщиков

На основе сравнительного списка цен и условий  поставки для зарегистрированных и  согласованных коммерческих предложений  от возможных поставщиков, факта  наличия или отсутствия в данный момент с ними долгосрочных договорных отношений, а также на основе дополнительной информации о компании - возможном  поставщике производится выбор наиболее подходящих поставщиков.