Организация участия турпредприятия в выставке

  И, наоборот, следует избегать размещения стенда:

  Первый  вопрос, который возникает перед  фирмой после принятия решения об участии в выставке: какого размера  необходим стенд. Но самым главным является умение оригинально оформить стенд, сделать его интересным для посетителя. 

  В принципе при организации стендов  туристских фирм используются преимущественно  две концепции.

  Одна  из них, особенно характерная для  стендов фирм из латиноамериканских, азиатских и ближневосточных стран и делает упор на визуальном аспекте. Обычно такого рода стенды бывают роскошно оформленными. Для привлечения внимания посетителей используются определенные игровые элементы. Это может быть либо мини-представление (например, "танец живота" всегда обеспечивает успех тунисских стендов), либо игра (например, определить название трех видов вина, или же угадать туристские курорты, изображение которых появляется на экране).

  Другая  же концепция отдает предпочтение информационным аспектам. Стенд такого типа представляет собой достаточно просто, но со вкусом оформленные пункты распространения рекламной продукции и информации. Здесь наиболее существенное значение имеют компетентность и усердие персонала, а также бесперебойное снабжение рекламными материалами.

  Кроме размеров стенда существенную роль играет и его тип:

  Линейный  стенд:    располагает лишь одной лицевой стороной и является наиболее распространенным типом стендов.

  Угловой стенд:   является идеальным решением, в особенности, для мелких и средних фирм, поскольку он легко проектируется и обеспечивает удобный доступ к двум проходам.

  «Полуостров»:   этот стенд открыт с трех сторон и позволяет экспоненту легко «контролировать» прилежащую территорию.

  «Остров»: идеальное решение для крупных предприятий, т.к. он дает возможность полностью контролировать окружающую территорию.

  «Сквозной»:   лишен поверхности двух стен и располагает преимуществом двух выходов на проходы, что обеспечивает удовлетворительное «поле зрения» для экспонента.

  Вопрос  выбора типа стенда относится к числу  важнейших вопросов, от которого в  значительной степени зависит успех  участия на выставке. Выбирая определенный тип стенда, необходимо правильно  выбрать расположение стенда в павильоне, рассчитать требуемую площадь стенда.

  Если  есть такая возможность, необходимо как можно раньше, до начала выставки, осмотреть выставочный зал, чтобы  понять в каком направлении пойдут потоки посетителей.

  Офис  отгораживают тогда, когда нуждаются  в комнате для переговоров (не менее 6 кв.м.) или месте складирования экспонатов (не менее 2 кв.м.). Однако наличие офиса увеличивает потребность в общей площади.

  В качестве сравнения можно рассмотреть  два типа стенда :

  В первом случае фронт общения с  посетителями составляет 3 метра, а  во втором целых 9 метров. ¹

  Фирма должна четко определить тематический план своей экспозиции. Оформление стенда должно быть выдержано в едином стиле. Привлекательность стенда всегда достигается броской частью экспозиции, которая обращала бы на себя внимание посетителей выставки еще на дальних подступах к стенду. Для этого в оформлении стенда используют плакаты, диаграммы, фотографии. Но их количество не должно быть чрезмерным. Большое количество текстовой информации, рисунков, размещенное по всему выставочному стенду, перестает восприниматься и не усваивается посетителями.

  Большое значение при оформлении выставочного стенда имеют композиции из зелени и цветов.

  Вся выставочная экспозиция условно разбивается на несколько зон:

  На  большинстве выставок принято часть  рекламных материалов раскладывать на виду для того, чтобы посетители брали их с собой. Запас таких материалов должен находиться на выставочном стенде. Реклама для раздачи посетителям может состоять из рекламных листовок, буклетов, проспектов, каталогов, сувенирных изделий.

  Ее  цель — оставить у посетителей материал для последующего более детального ознакомления. Это и наиболее удачный вариант передачи адреса и телефона фирмы потенциальным клиентам.

  Помимо  общедоступных материалов на стенде, обычно, находятся рекламные или информационные материалы для постоянных или солидных клиентов, руководителей других фирм, посещающих стенд. Такие материалы лучше хранить в рабочей зоне, вместе с документами, необходимыми для ведения переговоров.

  Стенд оформляется с помощью отдельных  рекламных элементов:

  Никогда не следует считать работу по оформлению выставочного стенда законченной после открытия выставки. Никогда не поздно переставить экспонаты, дополнить надписи или внести другие изменения.

  Следует помнить, что любая выставка —  это одновременно и процесс учебы. Учатся сотрудники фирмы, учатся их конкуренты и деловые партнеры. С каждым разом меняются методы оформления стендов. Появляются электронные новинки в оформлении, привлекающие внимание посетителей.

  Самое существенное для туристского предприятия  состоит в том, чтобы уловить новые тенденции и быть если не первым, то оригинальным. Важнейшую роль играет оригинальное оформление экспонатов, привлекательная реклама, слаженная работа стендистов, внимательное отношение к посетителям. Небольшой стенд может успешно представлять и большую фирму: дело не только в количестве выставочных метров, но в их качестве. 

  Глава III. Процесс организации MITT.

              3.1. MITT – схема организации.

  Процесс организации выставки представляет собой сложный комплекс организационных, договорных, дипломатических мероприятий. Иногда организация крупной международной выставки занимает более одного года. За последнее десятилетие резко возросло количество выставок, следовательно, возросло  количество фирм, специализирующихся на услугах данного рода, а конкуренция между ними способствует росту уровня профессионализма.

  В данной главе мною будет рассмотрен процесс организации крупной  международной выставки, в качестве которой выбрана MITT – безусловный  лидер среди международных туристических выставок, проводимых в России. Итак, подготовка и проведение подобной выставки включает следующие основные этапы:¹

  Форма письма на ввоз и вывоз материалов. ¹ 

  3.2. Организатор MITT - компания ITE LLC.

  Итак, организатором MITT выступает компания ITE LLC, входящая в состав International Trade & Exhibitions (ITE) Group Plc, основанной в 1993 году с головным офисом в Лондоне. ITE Group Plc - общепризнанный лидер международного выставочного бизнеса, ежегодно организует 325 торговых выставок и конференций в 32 странах мира.¹

  ITE Group Plc является членом Союза Международных  Выставок и Ярмарок, Международной  Ассоциации Организаторов Выставок  и Московской Международной Бизнес  Ассоциации.

  С момента своего существования на Российском рынке ITE организовывает ряд крупнейших в России международных выставок, среди которых "Путешествие и Туризм" (MITT).

  Выставки ITE отличает высочайший международный  уровень организации.

  Мероприятия, проводимые ITE в России, охватывают широкий спектр тематик, среди которых:

    Работа осуществляется на самых лучших выставочных площадках России – Выставочный Комплекс "Экспоцентр" на Красной Пресне и Спорткомплекс "Олимпийский". Ежегодно мероприятия на этих площадках собирают около 1000000 посетителей и более чем 6000 участников со всех стран мира.

  ITE постоянно проводит исследования  и анализ проводимых выставок, повышает их уровень и предоставляет  большой спектр дополнительных  услуг, делая работу своих клиентов  на выставках более эффективной.  К каждой выставке выпускается официальный каталог, путеводитель, организовывается массовая компания по привлечению посетителей, проводятся пресс-конференции и семинары. Все выставки освещаются специализированными изданиями и центральными СМИ.

  В рамках выставок проводятся специализированные отраслевые конференции, которые позволяют более 250 ведущим специалистам отрасли, инвесторам и представителям правительственных кругов обсудить проблемные вопросы индустрии и перспективы ее развития на будущее.

  Первая  выставка "Путешествия и туризм" была проведена в 1994 году  в период резкой активизации рынка туруслуг. За 1994 год сектор туризма и путешествий вырос в Росси на 300%. Выставка организованная в нужное время и в нужном месте была обречена на успех. Уже вторая выставка была признана лучшей профессиональной выставкой года. 
          За последующие пять лет выставка стала одной из крупнейших, профессиональных и посещаемых в мире, вошла в пятерку мировых лидеров, вошла в состав Европейской ассоциации туристических выставок.