1.2. Процесс организации участия туристской фирмы в работе выставки.

  Для того чтобы сделать участие в выставке  более эффективным средством маркетинговых коммуникаций, туристская фирма должна тщательно спланировать свою работу.

  Участвуя  в выставке, турфирме необходимо чётко  определить цели такого участия и  правильно выбрать выставку. Чтобы  участие было эффективным предварительно турпредприятию необходимо ответить на следующие вопросы:

  Процесс участия туристской фирмы в работе выставки можно условно подразделить на ряд этапов:¹

  1. Принятие принципиального решения  об участии в выставке/ярмарке.

  2. Определение целей участия фирмы  в работе выставки.

  3. Выбор конкретной выставки, в  работе которой будет участвовать фирма.

  4. Подготовительно-организационный период.

  5. Разработка тематического плана  экспозиции и сметы участия  в выставке.

  6. Работа в ходе функционирования  выставки.

  7. Подведение итогов участия фирмы  в работе выставки. 

  Принятие  принципиального  решения об участии в выставочных мероприятиях свидетельствует о достижении туристской фирмой определенного уровня в своей сфере деятельности; выставка является местом демонстрации передового опыта, поэтому здесь не место фирме, предлагающей устаревшие туристские продукты невысокого качества. В то же время участие в работе выставки требует вложения значительных средств, что может позволить себе далеко не каждое туристское предприятие.

  Выставочная деятельность направлена на достижения основных маркетинговых целей туристского предприятия, среди которых:

  Для достижения целей важным является выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать туристская фирма. Ежегодно проводится огромное количество выставочных мероприятий, поэтому определиться в своём выборе позволяет оценка таких аспектов как:

  В течении подготовительно-организационного периода туристская фирма информирует оргкомитет выставки о своем участии в ней путем подачи соответствующей заявки. Параллельно с этим решается ряд организационных вопросов, таких как:

  После решения этих вопросов становится возможной разработка окончательной сметы участия фирмы в выставке. В среднем расходы крупных фирм на участие в выставочных мероприятиях составляют 15-30% всех средств, расходуемых на маркетинговые коммуникации.

  Типичная  структура затрат на участие фирмы  в выставке выглядит примерно следующим  образом.

  Структура затрат на участие в выставке¹

  Следующим этапом работ по подготовке к участию  в выставке является разработка тематического плана своей экспозиции. Он включает в себя:

  После монтажа экспозиции и официального открытия выставки наступает следующий  этап — работа в ходе ее функционирования. Желательно, чтобы во время работы выставки на стенде присутствовал руководитель туристской фирмы. Если присутствие невозможно в течение всего рабочего дня, то необходимо, чтобы на стенде было расписание, в какие дни и часы кто из руководителей будет на стенде.

  Обычно  заранее  становится известно, что  выставку посетят высокопоставленные гости, иностранные делегации, представители прессы или телевидения (об этом можно справиться в оргкомитете выставки). В такие дни присутствие руководителя на стенде может способствовать заключению выгодных контрактов, освещению деятельности фирмы в прессе или на телевидении.

  Во  время работы выставки руководитель должен наблюдать и делать правильные выводы: сколько действительно необходимо выставочной площади для выставок такого типа, какие услуги пользуются наибольшим спросом, как в следующий  раз организовать работу на стенде, кто из специалистов наиболее подходит для работы во время выставки.

  Кроме того, руководитель туристской фирмы  может посетить другие выставочные  стенды. Это поможет уловить тенденции в развитии конъюнктуры рынка, оценить деятельность конкурентов, прояснить собственную позицию и позицию фирмы. Контакт посетителей и специалистов с экспозицией фирмы очень непродолжителен, исходя из этого проводятся работы по налаживанию коммуникаций с искомой целевой аудиторией. Для этого целесообразно:

  После завершения выставки, демонтажа экспозиции, в обязательном порядке должен быть сделан анализ итогов участия фирмы в выставке.

  Итоги выставки можно условно подразделить на две группы:

  При подведении организационных итогов учитываются следующие факторы:¹

  Коммерческие итоги касаются объективных показателей (количество посетителей, которые осмотрели экспозицию фирмы; объем заключенных контрактов; количество розданных рекламных и информационных материалов и т.д.                                                   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  1.3. Работа персонала турпредприятия во время выставки.

  Особая  роль в обеспечении успеха в выставочной деятельности фирмы принадлежит стендистам — сотрудникам фирмы, работающим в публичной зоне экспозиции, у стенда фирмы. При отборе кандидатов на работу стендист необходимо уделить внимание на:

  Для стендиста важно обаяние: приятная внешность, готовность общаться, не уставая; повторять 500 раз в день практически одно и то же так, как будто это говорится в первый раз и только этому человеку; умение видеть и понимать собеседника. Среди наиболее распространенных типов можно назвать: рационалисты, неуверенные в себе, своевластные, нервозные, новаторы, консерваторы, случайные, «воображалы», «проспектоеды», «грубияны», «шпионы», «зануды», «собиратели сувениров» и др.

  Помимо  основного, намечают запасный состав стендистов.

  До  начала выставки необходимо провести инструктаж будущих стендистов, где рассматриваются такие вопросы, как:

  Желательно, чтобы во время работы выставки на стенде постоянно присутствовал специалист, ответственный за проведение выставок. Тогда все замечания и пожелания, работающих на стенде можно будет учесть при подготовке к следующей выставке. Обычно за этим специалистом закрепляют и связь с представителями прессы.

  До  начала выставки каждый стендист должен получить необходимые для его работы на стенде документы и информацию размещённые  в одной или двух папках. Одна может содержать сведения, необходимые стендисту, но не предназначенные для показа посетителям (адрес, расчетный счет фирмы, телефоны руководителей, бланки договоров, бланки заказов, коммерческие прайс-листы и т.п.).