Организация участия турпредприятия в выставке

  В другой папке могут быть собраны  все рекламные материалы по тому направлению, за которое отвечает данный стендист, или наоборот.

  Во  время выставки желательно, чтобы  каждый стендист находился на отведенном ему по расписанию месте.

  Основные  функции стендистов сводятся к установлению первичных контактов с посетителями выставки, выявлению среди них потенциальных клиентов или деловых партнеров и обеспечению дальнейших их контактов с коммерческими представителями фирмы уже в зоне переговоров.

  Итак, желательно, чтобы:

• стендист стоя, с улыбкой, приветствовал посетителя (сидящий, а тем более лениво развалившийся в кресле стендист производит неблагоприятное впечатление);
• лицо стендиста выражало постоянную заинтересованность и готовность вступить в разговор;
• он умел помочь посетителю начать разговор фразами типа: "Я могу вам помочь ознакомиться с нашей фирмой", "Что вас заинтересовало на нашем стенде?", "Какой аспект деятельности пас интересует?" и т.д.;
• он мог дать пояснения об услугах фирмы, исходя из степени подготовленности посетителя: профессионалу в данной области специальные термины помогут разобраться в проблеме, а, допустим, обычному клиенту они, скорее всего, не понадобятся;
• стендист был одет не только строго и красиво, но и удобно.

 

  Нежелательны:

• общение со своими коллегами по стенду или другими стендистами в присутствии посетителей;
• назначение встречи на стенде со своими друзьями и родственниками;
• употребление пищи, жевательной резинки, напитков на глазах у посетителей;                         развязное поведение;
• употребление алкогольных напитков ни до, ни во время работы па стенде, даже если они предлагаются стендистом          посетителю.                     

  Контакты между  стендистами  различных турпредприятий  необходимы, к тому же, они позволяют обмениваться  опытом работы, оказывать в необходимых случаях взаимопомощь, устанавливать и развивать необходимые контакты на будущее. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  1.4.Современные  технологии выставочного маркетинга.

  Выставочный бизнес динамичен. В этом смысле Интернет - самый удобный для потенциальных экспонентов и посетителей способ обмена информацией.

  На  сайте выставочной компании можно  поместить такую полезную информацию, как: план выставок, координаты и имена ответственных лиц, планы экспозиций; условия участия, списки участников, с которыми ведутся переговоры и с которыми подписаны документы; программы семинаров, конференций и пресс-конференций для каждой выставки.

  Сеть  Интернет становится практически незаменимым инструментом для осуществления маркетинговых программ. Так, в 1996 г. в рекламу товаров и услуг в Интернете было вложено свыше 200 млн. долларов, в 1997 г. эта цифра удвоилась. Расходы на рекламу в глобальной компьютерной сети в 2000 г. составили примерно 5 млрд. долларов.

  Количество  русскоязычных информационных ресурсов сети в настоящее время, по сравнению  с серединой 1997 г. увеличилось примерно в 3,5 раза и составляет около 

      30 тыс., а число пользователей в России в 1999 г. превысило 1,5 млн. человек.

  Существующие  в настоящее время проекты  продвижения выставок в Интернет - это сайты выставочных фирм. Для выставочного общества важно  само наличие страниц в Интернете, поскольку для многих потенциальных клиентов это является свидетельством солидности партнера. По данным Союза выставок и ярмарок, почти 100% выставочных обществ имеют в Интернете свое представительство. Количество выставочных фирм, у которых сайт выполняет также и информационную функцию, оценивается в 65% от их общего числа. ¹

  Основная  аудитория Интернета состоит, как правило, из потенциальных посетителей выставок.

  Сотрудники Союза выставок и ярмарок считают, что процесс продвижения выставок идёт по следующим направлениям:

• развитие сайтов выставочных обществ для привлечения все новых участников и создания максимального сервиса для имеющихся;
• развитие информационных сайтов, ориентированных на потенциальных посетителей.

  Глава II. Анализ затрат турпредприятия на участие в выставке.

             2.1. Основные статьи затрат турпредприятия.

  Итак, готовясь к выставке, турпредприятие обязано проанализировать, готово ли оно понести связанные с ней  расходы. Дороговизна участия в  выставке – главная причина, по которой  предприятия отказываются от данного  вида деятельности. Далеко не каждое турпредприятие может позволить себе выступить в качестве участника международной выставки, ведь в конечном итоге всё упирается в наличие или отсутствие денег.

  Именно  поэтому, на мой взгляд, проблема организация  участия турпредприятия в выставке должна анализироваться с позиции денежной оценки такого участия.

  Таким образом, в данной главе я предлагаю  рассмотреть какие затраты несёт  турпредпритие и проанализировать, на чём оно может сэкономить, безусловно, речь идёт о расположении и оформлении стенда.

  Итак, как уже говорилось ранее, после установления целей участия в выставке турпредприятие составляет смету стоимости участия в ней. Смета устанавливает пределы, в которых должны проводиться расходы. Обычно, примерно половину расходов составляют арендная плата (20-25%) и затраты на изготовление стенда (30-35%). Следует заметить, что, несмотря на то, что на туристических выставках в качестве экспонатов выступают услуги, тем не менее, стенд всё равно присутствует, ведь на нём могут быть представлены каталоги, макеты гостиниц и многое другое.

  Итак, цена 1 м²  выставочной площади включает:

1. стоимость общего электроосвещения,
2. стоимость общей охраны территории,
3. стоимость пропусков на право входа персонала фирмы-экспонента,
4. стоимость одного экземпляра каталога выставки (при условии участия в этом каталоге),
5. стоимость вывоза мусора и строительных отходов из специально отведенных мест  в период монтажа, работы и демонтажа выставки,
6. дополнительные услуги.¹

  Участие в международной выставке требует высокого уровня затрат. Так, только аренда 9 м² выставочной площади стоит в среднем $2000, монтаж стенда  - $ 1000. Минимальная стоимость аренды 1 м² площади на MIIT – $150. В конечном итоге, учитывая дополнительные затраты, сумма достигает $10000 – $30000.¹ Исходя из этого, небольшие турпредприятия объединяются и выступают от лица определённого региона, т.к. для них участие в международной выставке непомерно дорогое удовольствие.

  Итак, аренда выставочной площади — это только начало, эффективность работы зависит от целого ряда факторов, действие которых необходимо учитывать заранее.

  Расходов  требуют:

• мероприятия, проводимые на стенде (лотереи и т.д.);
• тип стенда (рядовый, угловой, двухэтажный)
• оформление стенда
• персонал на стенде (собственный, вспомогательный);
• реклама до выставки;
• работа с прессой (составление пресс-релизов);
• особые формы (или способы) обращения к посетителям: «экзотические персонажи» в старинных костюмах, профессиональные артисты, девушки в форменной одежде и тд.;
• угощение на стенде;
• транспорт (на выставку и обратно);
• монтаж и демонтаж стенда;
• текущие затраты по стенду.

  Безусловно, турпредприятие имеет возможность  сократить свои расходы, сэкономив, например, при выборе места стенда или на размере арендуемой площади, но очевиден тот факт, что при этом предприятие «экономит» и на своём успехе.

  Ведь  успех зависит и от того, где находится фирма — в «пыльном углу» или «на перекрестке всех дорог.

  Нередко расположение стенда весьма серьезно влияет на цену аренды площади. В зависимости  от типа стенда цена может быть увеличена на 60 %. Если фирма выбирает стенд, открытый с трех сторон, базовая ставка цены 1 м² арендной площади увеличивается на 40 %. Фирма IТЕ, организующая MITT, устанавливает надбавки, жестко связанные с типом стенда. 
 
 

    

    

  A. доступ с одной стороны, минимум  9 м²                          без наценки

  B. доступ с двух сторон, минимум  18 м²                             + 10% к базовой ставке

  C. доступ с трех сторон, минимум  30 м²                             + 15% к базовой ставке

  D. доступ с четырех сторон, минимум  60 м²                       + 20% к базовой ставке¹ 

  Некоторые фирмы устанавливают одинаковые для всех участников цены аренды площади (здесь действует простой принцип: «кто раньше пришел, тот и занимает лучшие места»). Теперь, необходимо проанализировать каким образом распределяются «хорошие места» в павильоне. Безусловно, это места напротив главного входа в павильон или выходящее на «тропы», по которым проходят основные потоки посетителей (см. приложение 1).

  Но, в тоже время, существуют и «плохие» места, за счёт аренды которых фирма имеет возможность сэкономить (см. приложение 2).

  За  определенный фиксированный срок, не позднее, чем за месяц до начала выставки заполняется и посылается в адрес  оргкомитета заявка на участие в выставке. В ней указываются все реквизиты фирмы (страна, адрес/телефон, номер расчётного счета) Суть заявки - предварительная регистрация и бронирование выставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это в своем роде договор между сторонами. По получении заявки, в ответ посылается подтверждение о регистрации фирмы в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условии оплаты. Оплата участия должна быть произведена в течении 5-10 дней. Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг (см. приложение 3).

  Итак, выбрав и забронировав площадь, предприятие  переходит к процедуре оформления стенда, роль которого на пути к успеху велика, ведь стенд – это образ предприятия-экспонента в миниатюре.  

  2.2. Оформление выставочного  стенда, как один  из элементов затрат.

  Итак, рассмотрев статьи затрат на участие  в выставке, можно сделать вывод, что затраты на монтаж и оформление стенда – дорогое удовольствие. И в то же время, турпредприятие всё равно должно стремится к покупке лучшего места для стенда и его оригинальному оформлению. Ведь всё это определяет будущую прибыль и успех предприятия. Исходя из этого, в данном пункте, я предлагаю  рассмотреть вопрос оформления и расположения выставочного стенда.

    Выставочный стенд — это лицо  фирмы. Поэтому успех участия  туристского предприятия в выставочных  мероприятиях во многом зависит  от искусства оформления выставочной  экспозиции. Встречаются руководители  туристских фирм, которые очень требовательно относятся к рекламным объявлениям в газетах, журналах, и в то же время не думают, о том, как выглядит их выставочная экспозиция. Но ведь для потенциальных клиентов или партнеров чтение газет с рекламой — занятие ежедневное, а посещение стенда фирмы может стать событием. Следовательно, необходимо приложить все усилия, смекалку, опыт, интеллект, чтобы это событие было запоминающимся.

  Каждый  экспонент должен стремиться расположить  стенд:

1. напротив и справа от главного входа,
2. на центральных внутренних проходах,
3. в углах,
4. вблизи от «активных» экспонентов и специализированных помещений для проведения различных мероприятий.