Автоматизация бизнес-процессов производственной компании ООО «Leather & Co» с помощью выбранной Информационной системы

 

3. Канцеля́рия (польск. kancelarya от лат. cancelarius «письмоводитель») — подразделение организации или при должностном лице, ведающее делопроизводством, служебной перепиской, оформлением документации, в более узком смысле.

Проблема:

• На данный момент оформлением документации занимается каждый отдел по-своему, что создает беспорядок на предприятии

 

Решение:

• Создать в подчинении у Зама по кадровым и социальным вопросам Отдел Канцелярии
• Дать доступ к БД Канцелярии абсолютно всем подразделениям предприятия

 

 

 

4) Нашему предприятию необходим IT- специалист, который будет поддерживать внедренную нами автоматизированную информационную систему и прочие процессы

 

Проблема:

• Некому поддерживать внедренную нами автоматизированную информационную систему и прочие процессы

 

Решение:

• Нанимаем Начальника IT-отдела и сотрудников ему в подчинение

 

3.3. Оптимизация организационной структуры

 

 

 

Глава 4. Бизнес-процессы

 

Порядок передачи информации:

1. Заказчик отправляет заказ в КС
2. КС выставляет счет на оплату заказчику
3. Заказчик производит оплату в ФС
4. КС отправляет заказ на производство
5. Производство оправляет заказ на производство поставщику
6. Поставщик выставляет счет на оплату ФС
7. ФС производит оплату поставщику
8. Поставщик отправляет сырье на производство
9. Производство отправляет ГП в КС

10) КС отправляет ГП заказчику

 

Глава 5. Классификация ИС. Выбор ИС 
Глава 6. Внедрение 1С системы

 

Внедрение 1С – это целый комплекс мероприятий, направленных на создание и настройку автоматического учета оперативной, финансовой, бухгалтерской и другой деятельности. Такой учет должен быть функциональным, удобным и соответствовать потребностям предприятия.

 

Что такое внедрение 1С?

Автоматизация предприятия проводится поэтапно. Точность выполнения каждого этапа обеспечивает правильность создания бухгалтерского учета, а также влияет на качество работы всего предприятия, так как на оптимальный процесс функционирования влияет оперативность представления данных и отсутствие их искажения.

 

Знакомство с 1С

На данном этапе происходит начальное ознакомление с требованиями, предъявляемыми заказчиком к средству автоматизации. Представители компании знакомятся с программным продуктом 1С:Предприятие, изучают его возможности и функции.

Изучение процессов компании

Этот этап включает в себя предварительную оценку процессов, относящихся к вопросам бизнеса предприятия. Также оценивается насколько будет трудоемким внедрение комплекса 1С:Предприятие. Сопоставляются функции программного обеспечения и запросы заказчика.

Выбор исполнителя для внедрения

Составление коммерческого предложения, которое включает оценку программы внедрения продукта 1С. К завершению этого этапа заказчиком должен быть выбран определенный исполнитель.

Обследование

Глубокий аудит бизнес-процессов и анализ нюансов бухгалтерского учета предприятия. Аппарату управления компании представляются потенциальные изменения, которые могут возникнуть в процессе настройки 1С:Предприятия

.

Формирование требований

На этом этапе окончательно формируются требования к автоматизированной системе учета. Определить требования может любая сторона, но как правило этим занимается представитель исполнителя. В некоторых случаях, представленные заказчиком требования корректируются. Это очень важный этап, так как благополучное внедрение продукта невозможно без грамотного составления требований. Если стороны приходят к соглашению, заключается договор и формируется спецификация.

Оценка работ

Этап установления затрат на разработку решения и их оптимизация. На основе опыта и проверки деятельности предприятия, а также предъявленных требований исполнитель вносит предложения по усовершенствованию решений, а также исключению тех, внедрение которых финансово не обосновано.

Согласование

Разработка и принятие базовой модели программы автоматизации. Заказчику предлагается утвердить ее, либо потребовать разъяснений. При любом варианте, используемые методы должны придерживаться общей концепции решения. Этот этап призван установить сроки исполнения заказа. Они должны быть разумными и при этом достаточными для корректного выполнения заказа.

Заключение договора

Юридическое сопровождение проекта. Процесс автоматизации обязательно подкрепляется договором, по окончании работ оформляется вся техническая документация, составляются акты. Создается описание конфигурации программы и нюансы работы каждой части программно комплекса 1С:Предприятие. По каждому этапу внедрения исполнителем составляется подробный отчет.

 

Проектирование и реализация

На этом этапе разрабатывается проект на базе концептуальной схемы программы автоматизированного учета. Проектируются логические принципы работы участков учета, которые необходимо автоматизировать, распределяются задачи, а также оформляется техническое задание. В данный этап входит как выполнение ТЗ, так и тестирование программы.

Внедрение, тестирование и опытная эксплуатация

Этап окончательного тестирования полученной системы. Тестирование должно учитывать условия, во многом приближенные к реальной обстановке использования продукта. Также сюда входят услуги повышения квалификации персонала, ведь от этого зависит возможность использования всего потенциала программного комплекса 1С:Предприятие. А это в свою очередь гарантия эффективной работы, как программы, так и всего предприятия. Пользователи проходят обучение. Система устанавливается на компьютерах пользователей и сервере.

 

Сопровождение

Этот этап подразумевает продолжение обслуживания системы после окончания срока гарантии.

 

Вывод

Поэтапное выполнение всех циклов работ позволяет гарантировать профессиональное внедрение 1С:Предприятия и соответствие запросам заказчика, а также эффективную работу системы. Для любого вида деятельности 1С:Предприятие имеет различные конфигурации, такие как 1С:Управление торговлей 8, 1С:Управление производственным предприятием 8 и другие. Для автоматизирования отраслевого и оперативного учета компаний 1С имеет огромное количество составляющих.

 

Глава 7. Календарный план работ по внедрению 1С

Перед внедрением программы необходимо составить календарный план, в котором расписать все этапы со сроками выполнения и примерным объёмом работ (в часах или в деньгах). Примерный календарный план будет выглядеть так, как показано в таблице. 

 

№ п/п	Наименование этапа	Срок выполнения этапа	Примерный объём работ	Примечание
1.	Разработка (отладка и настройка) программы переноса данных из старой системы в новую	За месяц до начала эксплуатации новой учетной системы	От 20 до 100 часов, в зависимости от наличия конвертора данных из старой системы в новую	Должны быть перенесены необходимые сведения из финансовой службы в коммерческую, так как эти данные необходимы КС для выполнения поставленной задачи.
2.	Разработка (отладка и настройка) программы переноса проводок в бухгалтерскую программу	В течение месяца с момента эксплуатации системы	от 10 до 50 часов	-
3.	Обучение и консультации по работе в новой системе	В течение месяца до начала эксплуатации системы	8 академических часов на одного  человека	-
4.	Обучение и консультации по работе в КС	В течение месяца до начала эксплуатации системы	16 академических часов на одного  человека	-
5.	Перенос данных из старой системы в новую за предыдущий период	С момента завершения расчета зарплаты в старой системы за месяц, предшествующий дате начала эксплуатации новой системы, плюс одна неделя	От 5 до 30 часов в зависимости от объёма переносимых данных	Осуществляется перенос данных с помощью программы, разработанной в п.1, выполняется анализ сооответсвия данных в новой и в старой системе (расчётные листки, расчётные ведомости, своды начислений и т.п)
6.	Первый (тестовый) заказ с учетом автоматизации	Осуществляется после практически законченной подготовки к внедрению	От 5 до 30 часов на консультации при проведении первого расчёта	Предполагается одновременно действовать в двух системах: старой и новой, для того, чтобы понять, как функционирует автоматизированная система и какие есть недочеты.
7.	Анализ расхождений в расчётах новой и старой системы и адаптация алгоритмов в новой системы	В течение одной недели после первого расчёта	от 5 до 50 часов	Если на этом этапе выявляется слишком много расхождений, то это означает, что предварительное решение о типовом внедрении новой системы было неверным, и предприятию требуется существенная доработка типового решения
8.	Второй заказ в новой системе	Определяется после учета расхождений, если они были обнаружены	От 5 до 30 часов на консультации при проведении второго расчёта	Заказ выполняется только в новой системе
9.	Настройка переноса всех данных и сведений из ФС в КС, но при этом в ФС также остаются эти данные и они пополняются, в случае изменений. Настройка получения счетов заказчиков на их пластиковые карточки	В течение недели после расчета заработной платы	От 5 до 30 часов	При этом выявляются и решаются возможные проблемы
10.	Третий заказ в новой системе	Проходит после второго заказа в новой системе	От 5 до 30 часов на консультации при проведении третьего расчета	Заказ выполняется только в новой системе. Исправляются Ошибки, допущенные при первом и втором случаях

 

Итого: От 60 до 350 часов без учета обучения

Если за дату начала эксплуатации программы принять 1 января, то начинать внедрение нужно с ноября. Первые четыре этапа можно выполнять параллельно, остальные - последовательно. Внедрение плавно переходит в сопровождение.

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 8. Смета

 

Обычно внедрение 1С - это дорогостоящий процесс. Поэтому заранее нужно понимать что вы хотите от системы учета и будет ли вам это выгодно.

 

Если это касается части бухгалтерского учета (будь то отдельно или в составе УПП или КА) то понятно, что выгода будет заключаться в своевременной и правильной сдаче отчетности.Обычно внедрить 1С в части бухгалтерского учета не представляет труда.

 

Если же автоматизация будет касаться управленческого учета, то необходимо понимать все бизнес процессы предприятия и представлять себе проект внедрения 1С.

 

Стоимость внедрения 1С зависит от масштабов автоматизации, от объема необходимых работ и рассчитывается отдельно для каждого предприятия.

 

Исходя из плана можно составить примерно следующую таблицу распределения сумм и сроков по этапам проекта внедрения.

 

Глава 9. Заключение