Сущность понятия “деловая информация”. Технологии обработки деловой информации

Конфигурирование и исполнение текущей конфигурации рассматриваются в настоящем пособии как два взаимосвязанных процесса, с которыми реально приходится сталкиваться пользователю программы в его практической деятельности.

Главное окно программы

После запуска программы  в режиме "1С:Предприятие" на экране развернется главное окно программы.

В верхней части окна находится строка заголовка, в которой  указывается название выбранного компонента системы "1С:Предприятие".

Следующая строка содержит главное меню программы, а под ней находится одна или нсколько линеек с панелями инструментов, содержащих наборы пиктограмм для быстрого вызова наиболее часто используемых функций. Ниже этих строк размещается рабочая область главного окна программы. В этой области в процессе работы с программой можно раскрыть другие окна - с первичными документами, журналами, отчетами. но в начале работы эта область пуста.

Внизу окна расположена  строка, содержащая два поля. В ее левой части выдается ситуативная подсказка, кратко поясняющая, какие действия могут или должны быть выполнены в данной ситуации. В правой части указывается установленный учетный период, в котором ведется работа и за который производится расчет бухгалтерских итогов.

Программа реализует  некоторый набор профессиональных и вспомогательных функций. Вызов требуемой функции можно осуществить следующими способами:

1 через меню;

2 при помощи экранных кнопок и пиктограмм;

3 при помощи "горячих клавиш" на клавиатуре компьютера.

Работа с  меню

Меню в программе "1С:Бухгалтерия" - многоуровневое. Первый уровень меню часто называют "Главным меню", оно располагается в верхней части главного рабочего окна и представляет собой строку, содержащую перечень пунктов в меню. Каждый пункт главного меню есть не что иное, как наименование группы режимов или функций программы.

В главное меню можно  войти при помощи клавиатуры. Для  этого надо нажать на клавиатуре левую  клавишу Alt или F10. После чего первый пункт меню "Файл" приобретет цветовое выделение. Манипулирование клавишами стрелок вправо и влево приведет к перемещению цветового выделения от одного пункта меню к другому. Выбор требуемого пункта осуществляется нажатием клавиши Enter. В этом случае на экране появляется зависимое подменю, раскрывающее перечень функций, входящих в выбранную группу. На рис. 3 показан момент, когда в главном меню выбран пункт "Документы", которому соответствует подменю, содержащее перечень доступных документов.

Если пункт в подменю  не является конечным, то справа от его  названия указывают значек >, что свидетельствует о наличии следующего уровня. Например, выбор из главного меню пункта "Документы" приведет к разворачиванию подменю, в которое включено несколько пунктов, причем правее пункта "Регламентные" расположен значек >, это говорит о том, что данный пункт не конечный; он имеет подпункты. Следовательно, нажатие клавиши Enter на таком пункте меню приведет к разворачиванию -очередного- подменю. Разворачивая последовательно подчиненные уровни меню, на каком-то этапе достигается конечный пункт, реализующий некоторое действие. 
В дальнейшем выбор некоторой функции посредством меню будем обозначать последовательным перечислением через тире выбираемых пунктов, начиная с главного меню, например, "Отчеты-Шахматка".

Следует помнить, что  набор функций в одном и  том же меню может различаться в разные моменты работы с программой. Так, в главном меню пункт "Действия" появляется только при работе с экранными формами документов. В зависимости от текущего режима работы соответствующее ему подменю может содержать различный набор допустимых команд.

Быстрое перемещение к нужному пункту главного меню или подменю можно осуществить не только путем использования клавиш со стрелками, но и нажатием буквенных клавиш, соответствующих первой букве названия данного пункта или букве, выделенной при помощи подчеркивания. Например, в пункте главного меню "Операции" выделена буква "р", а в пункте "Сервис" -"С". Левее наименований некоторых пунктов меню приводится изображение пиктограмм, при помощи которых может быть выбранна данная функция или режим работы.

 

Пиктограммы и панели инструментов

Для быстрого обращения  к функциям в системе Windows очень  удобно пользоваться пиктограммами. Пиктограмма представляет собой графический образ той или иной команды, функции. режима работы. Вызов функции осуществляется однократным щелчком мыши по соответствующей пиктограмме.

Краткое описание функций , соответствующей данной пиктограмме, можно получить передвинув на нее курсор мыши: тогда рядом с курсором появится короткая надпись с названием функции.

Пиктограммы объеденены в группы с определенной функциональной направленностью. Такие группы называют "панелями инструментов".

 Программа "1С:Бухгалтерия" использует панели инструментов двух типов: жестко связанные с окном и плавающие.

Панели, жестко привязанные к какому-либо окну, обычно содержат пиктограммы, предназначенные для работы с информацией, расположенной только в этом окне. Они замимают в окне фиксированное положение и не могут изменяться пользователем. В режиме "Панели инструментов" (меню "Сервис" главного меню "Конфигуратора") можно задать расположение таких панелей вдоль определенной стороны окна или совсем отключить их.

Плавающие панели инструментов содержат, как правило. пиктограммы для вызова команд общего применения, не привязанные к конкретному окну.

Экранные кнопки

Для управления работой  программы, помимо меню и пиктограмм, в экранные формы включают изображения  кнопок, на которые нанесена надпись, поясняющая назначение кнопки. Примеры  кнопок можем видеть в экранной форме  на рис. 2, где представлены кнопки: "Изменить", "Добавить", "Удалить" и др. Для того, чтобы обратиться к режиму работы, обозначенному данной кнопкой, необходимо выполнить операцию, которую в дальнейшем будем называть нажатием кнопки".

Помимо экранных кнопок, для управления программой могут  использоваться клавиши, расположенные на клавиатуре.

 

Горячие клавиши

"Горячими" называют  клавиши, оперативно доступные  для выбора функций. Информацию  о них можно получить через  систему помощи, заложенную в  компьютере. Иногда бывает, что рядом с названием пункта меню указывается горячая клавиша, при помощи которой данная функция может быть вызвана из любого другого места программы. Например, в группе функций "Сервис" имеется подпункт "Калькулятор", а рядом - надпись Ctrl+F2. Это означает, что путем одновременного нажатия двух клавиш можно обратиться к калькулятору.

Первое знакомство с режимом конфигурирования

Элементы  пользовательского интерфейса

При запуске программы  в режиме "Конфигуратор" на экране развернется рабочее окно программы, соответствующее данному режиму.

Это окно имеет иной заголовок: "Конфигуратор -Бухгалтерский учет". В верхней части окна имеется главное меню. Состав пунктов тоже отличается., однако общие принципы и правила работы с меню остаются неизменными.  
Обычно ниже меню размещается одна или несколько линеек с панелями инструментов.

Дерево конфигурации

Конфигурация программы  содержит наборы взаимосвязанных описаний объектов, с которыми оперирует программа, -констант, справочников, журналов, планов счетов и т.п. Работа в режиме конфигурирования позволяет создавать новые объекты, а также изменять свойства существующих объектов. Совокупность описания всех объектов программы и составляет содержание конфигурации. Все объекты разбиваются на определенные группы и подгруппы, в результате чего образуется логическая структура конфигурации, которая представлена в иерархической форме. Структуру текущей конфигурации, отображаемую программой для просмотра и корректировки, будем называть деревом конигурации.

При работе в режиме конфигурирования приходится обращаться к описанию структуры (дереву) текущей конфигурации. Раскрыть окно с деревом конфигурации можно через меню "Действия -Конфигурация". В результате в рабочем окне конфигуратора развернется окно "Конфигурация", содержащее дерево конфигурации.

Первый уровень дерева конфигурации включает несколько ветвей, каждая из которых представляет один вид объектов, с которыми оперирует программа: "Константы", "Справочники", "Документы" и т.д.

Если группа не пустая и содержит внутри себя элементы, то слева от наименования группы указывается знак "+". Щелчком мыши по этому знаку можно раскрыть содержимое группы. Если группа раскрыта, то знак "+" заменяется на "-".

Каждая группа включает наименование всех объектов данного  типа, входящих в конфигурацию. В  свою очередь, объекты также могут  состоять из более мелких элементов.

За каждым объектом, представленным в дереве конфигурации. стоит некоторое описание. Данное описание определяет свойства объекта. Изменяя описание объекта, можно влиять на его свойства.

Доступ к описанию объекта осуществляется следующим  образом.

1 В дереве конфигурации выбирается интересующий объект, его имя помечается щелчком мыши.

2 Через контекстное меню или через главное меню "Действия-Свойства", а также нажатием комбинации клавиш Alt+Enter производится обращение к окну с описанием свойств объекта.

3 Если объект является сложным, то помимо окна свойств, содержащего наиболее общую информацию об объекте, можно получить развернутую информацию, описывающую состав, свойства и взаимосвязи элеметов сложного объекта. Для ее получения необходимо двойным щелчком мыши по наименованию объекта раскрыть диалоговую форму описания объекта.

 

Создание  новых баз данных

Прежде чем приступить к практической работе в среде  бухгалтерской программы, необходимо создать отдельную учебную базу данных, содержащую необходимые файлы с учетными данными.

Рассмотрим процесс  создания новых рабочих баз данных для программы и порядок их использования.

При установке на компьютер типовой конфигурации компонента "1С:Бухгалтерия" автоматически происходит установка как минимум двух рабочих баз данных, которые представлены в списке "Информационные базы" окна запуска системы "1С:Предприятие": "Бухгалтерский учет" и "Бухгалтерский учет (демо)"

Обе базы содержат одни и  тежи  файлы настроек, определяющие состав и функциональное наполнение типовой конфигурации. Отличие состоит в наполнении их учетной информацией. Информационная база "Бухгалтерский учет (демо)" содержит учетный данные, представляющие собой контрольный пример ведения учета на условном предприятии.

Информационная база "Бухгалтерский учет" представляет собой пустую базу данных, которую можно использовать для ведения бухгалтерского учета на предприятии.

Пользователь имеет  возможность дополнять текущий  список, изменять наименования баз данных, удалять содержащиеся в нем имена информационных баз данных, используя для этого соответственно, экранные кнопки "Добавить", "Изменить" и "Удалить" окна запуска системы "1С: Предприятие". Для создания новой информационной базы, содержащий типовую конфигурацию, и ее добавления в список доступных информационных баз необходимо выполнить следующие действия.

1 Средствами операционной системы скопировать пустую базу данных типовой конфигурации в новую папку.

2 Обратиться к программе запуска системы "1С:предприятие".

3 В окне запуска системы нажать кнопку "Добавить", что приведет к появлению на экране окна "Регистрация информационной базы".

4 В окне регистрации  информационной базы необходимо  внести наименование новой информационной базы и полный путь к папке, в которую была предварительно скопирована информация.

5 Щелчком мыши нажать  экранную кнопку Ok, что приведет  к возврату в режим запуска системы, при этом в списке ведет присутствовать наименование вновь введенной информационной базы.

 

Раздел 3  Защита деловой информации

В процессе эксплуатации ПК возможна порча или потеря информации на магнитных дисках. Зачастую это происходит из – за физической порчи магнитного диска, случайного уничтожения файлов, а также из-за разрушения информации компьютерными вирусами. Для уменьшения потерь следует иметь копии используемых файлов. Однако при копировании пакетов программ и файлов больших объемов могут возникать проблемы нехватки свободного места на дисках. В этом случае целесообразно использовать специальные программы сжатия файлов, так называемые программы архивации.

Компьютерный вирус – это небольшая программа, способная создавать свои копии и внедрять их в различные программные объекты компьютера без ведома пользователя. При этом копии сохраняют способность дальнейшего размножения. Если вирус «внедрился» в файл, то такой файл считается «зараженным». Вирусы могут заражать область системного загрузчика, исполняемые файлы, файлы драйверов, документы Word для Windows, электронные таблицы в формате Excel и т.д.

Заражение компьютера вирусами происходит при работе с зараженными дискетами, CD-ROM или зараженными компьютерами в локальной сети. В последнее время одним из источников распространения вирусов является глобальная сеть Интернет, так как вирус может попасть на компьютер при копировании зараженных файлов с других серверов сети Интернет, при обмене сообщениями посредством  электронной почты и т.п.