Сущность понятия “деловая информация”. Технологии обработки деловой информации

С операциями в журнале операций можно производить  следующие действия:

• Отбор операций, характеризуется видом отбора и значением отбора. Видами отбора называются критерии, которые определяются на этапе конфигурирования. Вид отбора и значение отбора составляют условие отбора. Условия отбора для журнала операций в определенный момент времени может быть только одно.

Отбор записей  в журнале операций может быть установлен несколькими способами:

1 ручной установки отбора – пользователь может сам задавать условие отбора, т.е. выбирать и вид отбора, и значение отбора. Для ручной установки отбора записей в журнале операций следует выбрать пункт «Отбор по значению - Отобрать» меню «Действия»;

2 отбор по колонке – позволяет, не входя в диалог отбора, установить отбор по текущей колонке журнала операций, то есть той колонке, на который в данный момент установлен курсор;

3 принудительный отбор – отбор записей в журнале может быть включен принудительно. В этом случае при работе с журналом операций пользователь всегда работает со списком операций, отобранных по некоторому значению, например, только с операциями, введенные через документы, которые он сам создавал.

• Поиск в журнале операций:

1 быстрый поиск – для выполнения быстрого поиска необходимо клавишами или мышью поместить курсор в ту колонку журнала, в которой необходимо найти какое-либо значение, и просто набирать на клавиатуре искомое значение;

2 поиск но номеру документа – для поиска по номеру документа необходимо нажать клавиши Ctrl+F5 или выбрать пункт «Найти по номеру» из меню «Действия» главного меню программы;

3 произвольный поиск – он позволяет осуществлять поиск по любым значениям колонок в обоих направлениях, выполняется стандартным для всех списков образом.

 

Тема 2.3 Средства  автоматизации в компьютерных программах бухгалтерского учета

 

Средства автоматизации  в компьютерных программах бухгалтерского учета рассмотрим на примере  1С:Бухгалтерия. В системе 1С:Бухгалтерия информация о хозяйственных операциях, совершаемых на предприятии, может вводиться при помощи документов и сохраняться в журналах документов. При настройке конфигурации производится настройка документов, и создаются необходимые журналы для их хранения. Документ может автоматически формировать бухгалтерскую операцию, отражающую соответствующую хозяйственную операцию в бухгалтерском учете.

В процессе настройки  конфигурации задачи можно создавать практически неограниченное число журналов документов и назначать для хранения в одном журнале документы нескольких видов, причем одни и те же документы могут отображаться в нескольких журналах. Кроме того, в системе 1С:Бухгалтерия существуют общие журналы, в которых отображаются все введенные в систему документы. Режим  конфигурирования системы 1С:Бухгалтерия предоставляет широкие возможности по настройке состава колонок журнала, его экранного и печатного представления.

Журналы документов предназначены лишь для удобного отображения списков документов – документ не связан «жестко» с каким-либо журналом. Набор документов, отображаемых в том или ином журнале, полностью определяется конфигурацией.

В системе 1С:Бухгалтерия  нет заранее заданного распределения документов по журналам. В процессе создания конфигурации задачи можно определить для каждого вида документов наименование журнала, в котором будет осуществляться работа с этими документами. Кроме того, для конкретных журналов можно указать перечень видов документов, которые должны в нем отображаться. Могут быть созданы также журналы, в которых отображаются все документы с возможностью их отбора по тому или иному признаку.

Большинство хозяйственных  действий, совершаемых на предприятии, с точки зрения бухгалтерского учета, имеют однотипный характер и зачастую фиксируются в учете при помощи одинакового набора бухгалтерских проводок. Например, проводка на перечисление средств с расчетного счета или о снятии наличных средств обычно сопровождается начислением комиссионных банку; получение предоплаты влечет за собой начисление НДС; отпуск малоценных и быстроизнашивающихся предметов в эксплуатацию порождает начисление износа (50% или 100%). Таких примеров можно привести множество, и, как правило, такие операции составляют значительную часть хозяйственных операций предприятия.

Для отражения в учете  таких стандартных ситуаций в 1С:Бухгалтерии  служат типовые операции. С их помощью  можно автоматизировать ввод стандартных  или часто повторяющихся операций . 1С:Бухгалтерия позволяет бухгалтеру самостоятельно создавать типовые операции, тем самым настраивая систему под свои потребности.

Для применения типовой  операции в системе 1С:Бухгалтерия  предварительно необходимо создать  шаблон типовой операции. Шаблон представляет собой сценарий формирования проводок, предназначенных для отражения какого-либо  хозяйственного действия в бухгалтерском учете. Шаблон типовой операции представляет собой список проводок, описание правил заполнения реквизитов самой операции и входящих в нее проводок. Такой шаблон создается всего один раз и в дальнейшем используется для ввода операций.

Шаблоном типовой операции называется сценарий формирования проводок для оформления какого-либо хозяйственного действия, совершаемого на предприятии. Шаблон включает:

– правила заполнения реквизитов операции: даты, номера, суммы и содержания;

– правила заполнения дополнительных реквизитов операции, если таковые  предусмотрены в форме операции;

– список проводок операции;

– правила заполнения реквизитов проводок – корреспондирующих счетов, суммы, субконто, количества, валюты и суммы в валюте;

– формулы вычисления сумм проводок.

Для создания нового шаблона  типовой операции нажмите кнопку «Вставить» на панели инструментов окна со списком типовых операций или нажмите клавишу Ins, или в главном меню программы откройте меню «Действия», в этом меню выберите пункт «Новый».

Если необходимо, чтобы  новый шаблон типовой операции сразу  попал в определенную группу списка, то перед созданием шаблона следует открыть эту группу. Вообще говоря, создаваемую типовую операцию первоначально можно поместить в любую группу, а затем переместить в нужную группу, используя команду «Перенести в другую группу» из меню «Действия» главного меню системы 1С:Бухгалтерия.

В списке типовых операций появится новая строка, которая будет автоматически  переключена в режим редактирования – в ней появится мигающий курсор. В эту строку следует ввести наименование типовой операции. Наименование типовой операции представляет собой произвольную строку длиной не более 80 символов. Наименование операции должно быть уникальным: наименования не должны повторяться во всем списке типовых операций. Так как наименования операций в списке упорядочиваются по алфавиту, рекомендуется называть их так, чтобы операции со сходными функциями оказывались вместе. Это облегчит поиск операций в списке.

Чтобы отказаться от ввода  новой операции в список, следует  нажать клавишу Esc.

Бухгалтерские итоги могут формироваться в 1С:Предприятии за самые различные периоды. Система бухгалтерских итогов 1С:Предприятия автоматически поддерживает их в актуальном состоянии при любых изменениях в проводках бухгалтерских операций. В режиме «Управление бухгалтерскими итогами» устанавливается период, до которого (включительно) будут поддерживаться итоги.

Просмотр бухгалтерских  итогов в 1С:Предприятии выполняется  при помощи отчетов. Период, за который  формируется отчет, определяется в  параметрах системы или в окне настройки отчета. Однако, при построении различных отчетов и в других случаях обращение к итогам допускается получение итогов только до установленного в этом режиме периода (включительно). Период задается кварталом и годом. Таким образом, период построения отчета или любого другого обращения к итогам должен оканчиваться датой меньшей или равной последней дате квартала, установленного в режиме «Управление бухгалтерскими итогами».

Рекомендуется устанавливать  период (квартал), соответствующий последнему кварталу, в котором ведется реальная работа с итогами (формируются отчеты, выполняются автоматические расчеты). Если, например, заносятся операции «вперед» с целью заранее ввести информацию в будущий период, то этот период может лежать  и после периода поддержки итогов. В верхней части диалога «Управление бухгалтерскими итогами» выводится текущая установка расчета итогов «Расчет итогов установлен по:». Она показывает, до какого квартала (включительно) поддерживается в настоящий момент бухгалтерские итоги. При вызове диалога «Управление бухгалтерскими итогами» от устанавливается на следующий период (первый, по которому выполнен расчет), так как обычно при окончании квартала «открывают» следующий квартал. Для установки желаемого квартала в качестве границы поддержки бухгалтерских итогов следует стрелками, расположенными рядом с выведенным кварталом, выбрать желаемый квартал, а затем нажать кнопку «Установить расчет».

Замечание. Установка  расчета может занять продолжительное  время при большом количестве остатков в бухгалтерском учете или большом количестве операций в периодах, которые будут включены в поддержку бухгалтерских итогов.

Для выполнения полного  перерасчета бухгалтерских итогов следует выбрать кнопку «Полный  перерасчет итогов». При этом выполняется  перерасчет всех бухгалтерских итогов с наиболее ранних операций (по дате), и до установленного в данном режиме квартала – границы поддержки итогов.

Полный пересчет итогов может потребоваться в двух случаях:

Во-первых, при изменениях  настроек валютного, аналитического или  количественного учета по бухгалтерским счетам система предлагает выполнить пересчет итогов немедленно. Однако, если требуется выполнить изменения сразу у нескольких счетов, то от немедленного пересчета целесообразно отказаться. В этом случае система не может поддерживать в корректном состоянии бухгалтерские итоги до тех пор, пока не будет выполнен полный пересчет итогов в режиме «Управления бухгалтерскими итогами». Система будет сигнализировать об этом при обращении к итогам и при запуске программы.

Во-вторых, полный пересчет итогов может быть выполнен в случае, если происходили сбои компьютера при работе с программой и текущее состояние итогов могло нарушиться. В этом случае полный пересчет итогов позволяет восстановить целостность всех типов.

При полном пересчете  выполняется также проверка существующих проводок и в них производятся исправления в случае обнаружения несоответствия значений проводок настройкам валютного, аналитического и количественного учета по счетам, а также признаков забалансового учета.

Режим управления бухгалтерскими итогами носит, скорее, административный характер. Обращение к нему выполняется достаточно редко, обычно при изменении настроек счетов или при переходе к следующему кварталу.

При использовании сетевой  версии 1С:Предприятия все действия в данном режиме могут выполняться только в монопольном режиме запуска программы. Эта особенность определяется важностью выполняемых действий при пересчете бухгалтерских итогов. В разделенном режиме может быть выполнен только просмотр текущей установки границы поддерживаемых итогов.

Введение  аналитического и синтетического учетов.

Для получения информации о наличии и движении средств  предприятия не только по счетам, но и в более детальных разрезах, предназначено ведение аналитического учета. Сама возможность ведения аналитического учета и количество возможных измерений (разрезов) аналитического учета по одному счету задается в процессе конфигурирования системы.

Для обозначения объектов аналитического учета в 1С:Предприятии  используется термин субконто.

Наличие субконто позволяет  более детально раскрыть информацию о средствах предприятия, накапливаемых на счетах бухгалтерского учета. В этом субконто похожи на субсчета – они позволяют получать более мелкую градацию итогов внутри одного счета по определенному признаку. Например, с помощью субконто можно вести учет денежных средств на каком-либо счете в разрезе организаций. При этом вывод информации при получении отчетов можно организовать таким образом, что внутри одного счета информация будет выдаваться по субконто, т.е. по организациям. С другой стороны, вывод информации можно организовать и по-другому – так, чтобы информация собиралась по каждой организации со всех счетов, на которых ведется аналитический учет по организациям. Это позволяет получить полную информацию по взаиморасчетам с организацией, даже если они учитываются на нескольких синтетических счетах. Таким образом, использование субконто позволяет отслеживать наличие и движение средств не только по счету, но и по одному объекту аналитического учета.

На этапе конфигурирования определяется набор доступных видов субконто. Под видом субконто понимается совокупность однотипных объектов аналитического учета. Каждый вид субконто имеет один из существующих в системе типов данных, который определяет набор значений субконто этого вида – обычно это справочник или перечисление. Ведение аналитического учета по конкретному счету определяется настройкой субконто, задаваемой в плане счетов. Так, например, для счета 10 может быть определено ведение аналитического учета по двум видам субконто: «Материалы» и «Склады». Аналитический учет, который основывается на нескольких видах субконто по одному счету, называется многомерным, то есть имеет несколько разрезов представления информации. Вышеописанный пример с материалами, хранящимися на складах, как раз иллюстрирует многомерность аналитического учета. Итоги можно получать как по материалам в разрезе складов, так и по складам в разрезе материалов, а также, разумеется, в целом по всем материалам и по всем складам.

С другой стороны, аналитический  учет может быть многоуровневым, если одним из субконто счета является многоуровневый справочник.

На основании  введенных проводок программа формирует  отчетность по синтетическому учету и различные вспомогательные документы:

– оборотно-сальдовую ведомость по счетам и/или субсчетам;

– шахматку;

– анализ счета, содержащей итоги по корреспонденциям этого счета со всеми счетами;