Сущность понятия “деловая информация”. Технологии обработки деловой информации

 

Теоретические сведения

 

Сущность понятия  “деловая информация”.

Технологии  обработки деловой информации.

Информационная  технология – системно организованная для решения задач управления совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки и защиты информации на базе применения развитого программного обеспечения, используемых средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которого информация предлагается клиентам.

Таким образом, любой системе управления экономическим объектом соответствует своя информационная система, называемая экономической информационной системой.

Экономическая информационная система – это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.

Автоматизированная информационная система представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений.

Таким образом, информационная система может быть определена с  технической точки зрения как набор взаимосвязанных компонентов, которые собирают, обрабатывают, запасают и распределяют информацию, чтобы поддержать принятие решений и управление в организации. В дополнение к поддержке принятия решений, координации и управлению информационные системы могут также помогать менеджерам, проводить анализ проблемы, делают видимыми комплексные объекты и создают новые изделия.

Информационные системы  содержат информацию о значительных людях, местах и объектах внутри организации или в окружающей среде. Информацией мы называем данные, преобразованные в форму, которая является значимой и полезной для пользователей. Данные, напротив, являются потоками сырых фактов, представляющих результаты, встречающиеся в организациях или в физической среде прежде, чем они были организованы и преобразованы в форму, которую пользователи могут понимать и использовать.

По источникам поступления  информацию можно разделить на внешнюю  и внутреннюю. Внешняя информация состоит из директивных указаний вышестоящих органов, различных материалов центральных и местных органов управления, документов, поступающих от других организаций и предприятий-смежников. Внутренняя информация отражает данные о ходе производства на предприятии, о выполнении плана, о работе цехов, участков служб, о сбыте производства.

Все виды информации, необходимой  для управления на предприятии, представляют собой информационную систему. Система управления и система информации на любом уровне управления образует единство. Управление без информации невозможно.

 

 

Таблица 1 – Классификация информационных технологий

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ	По способу  реализации в ИС	Традиционные
		Новые информационные технологии
	По степени охвата задач управления	Электронная обработка  данных
		Автоматизация функций  управления
		Поддержка принятия решений
		Электронный офис
		Экспертная поддержка
	По классу реализуемых технологических операций	Работа с текстовым  редактором
		Работа с табличным  процессором
		Работа с СУБД
		Работа с графическими объектами
		Мультимедийные системы
		Гипертекстовые системы
	По типу пользовательского интерфейса	Пакетные
		Диалоговые
		Сетевые
	По способу  построения сети	Локальные
		Многоуровневые
		Распределенные
	По обслуживаемым предметным областям	Бухгалтерский учет
		Банковская деятельность
		Налоговая деятельность
		Страховая деятельность
		Другие

 

Три процесса в информационной системе производят информацию, в  которой нуждаются организации  для принятия решений, управления, анализа  проблем и создания новых изделий или услуг, - это ввод, обработка и вывод. В процессе ввода фиксируются или собираются непроверенные сведения внутри организации или из внешнего окружения. В процессе обработки этот сырой материал преобразуется в более значимую форму. На стадии вывода обработанные данные передаются персоналу или процессам, где они будут использоваться. Информационные системы также нуждаются в обратной связи, которая является возвращаемыми обработанными данными, нужными для того, чтобы приспособить элементы организации для помощи в оценке или исправлении обработанных данных.

Существуют  следующие технологии обработки  информации:

– Сбор данных – накопление данных с целью обеспечения достаточной полноты информации для принятия решений;

– Формализация данных – приведение данных, поступающих из разных источников, к одинаковой форме, чтобы сделать их сопоставимыми между собой, то есть повысить их уровень доступности;

– Фильтрация данных – отсеивание «лишних» данных, в которых нет необходимости для принятия решений; при этом должен уменьшаться уровень «шума», а достоверность и адекватность данных должны возрастать;

– Сортировка данных – упорядочение данных по заданному признаку с целью удобства использования; повышает доступность информации;

– Группировка данных – объединение данных по заданному признаку с целью повышения удобства использования; повышает доступность информации;

– Архивация данных – организация хранения данных в удобной и легкодоступной форме; служит для снижения экономических затрат на хранение данных и повышает общую надежность информационного процесса в целом;

– Защита данных – комплекс мер, направленных на предотвращение утраты, воспроизведения и модификации данных;

– Транспортировка данных – прием и передача (доставка и поставка) данных между удаленными участниками информационного процесса.

– Преобразование данных – перевод данных из одной формы в другую или из одной структуры в другую, которое может осуществляться например, посредством кодирования.

Таким образом можно  сказать, что кодирование необходимо  для автоматизации работы с данными, относящимися к различным типам, путем унифицирования их формы представления.

Естественные  человеческие языки – это не что иное, как системы кодирования понятий для выражения мыслей посредством речи. К языкам близко примыкают азбуки (системы кодирования компонентов языка с помощью графических символов). Та же проблема универсального средства кодирования достаточно успешно реализуется в отдельных отраслях техники, науки и культуры. В качестве примеров можно привести систему записи математических выражений, телеграфную азбуку, морскую флажковую азбуку, систему Брайля для слепых и многое другое.

Своя система существует и в вычислительной технике –  она называется двоичным кодированием и основана на представлении данных последовательностью всего двух знаков : 0 и 1.

Кодированию подлежат следующие  данные:

• целые и действительные числа;
• текстовые данные;
• графические данные;
• звуковую информацию.

 

 

Раздел 1  Предметная область деятельности

 и ее информационное обеспечение

 

Тема 1.1  Базы данных как системы отображения деловой информации

База данных – это организованная структура, предназначенная для хранения информации.

С понятием базы данных тесно  связано понятие системы управления базой данных (СУБД). СУБД – это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройство вывода или передача по каналам связи.

Основой любой базы данных является модель данных. Такая модель представляет собой совокупность правил формирования структур данных и операций для поиска и модификации данных. Объекты этих данных составляют БД. Различают три основные модели данных: иерархическую, сетевую и реляционную.

1 Иерархическая модель данных представляется графом, вершины которого расположены на разных иерархических уровнях. Ее графическое изображение отдаленно напоминает перевернутое дерево: есть корень, ветви, листья и т.д. Вершина, находящаяся на самом верхнем уровне, называется корнем и не подчиняется ни одной другой вершине. Уровень корня является нулевым. Уровни других вершин определяются расстоянием от них до корня. Каждая вершина такого дерева связана только с одной вершиной, расположенной на более высоком уровне.

Пример иерархической  структуры на рис. 1.

 

нулевой уровень 

 

 

                                                                                   ...                                   1-й уровень

 

                                                    …                                                                  2-й уровень

 

 

Рис 1. Иерархическая модель данных

 

Из построенной модели видно, что каждый ученик может быть учащимся только класса и каждый класс может быть в составе только одной конкретной школы.

2 В отличие от иерархической  в сетевой модели принята свободная  связь между вершинами разных  уровней. Вершина может иметь  множество подчиненных вершин, которым подчинена она. Сетевая модель данных представлена на рис.2. Из этой модели видно, что в одном классе могут преподавать разные предметы несколько учителей. В то же время один учитель может обучать учеников в нескольких классах.

3 БД в реляционной модели представляется в виде двумерных таблиц.

 

нулевой уровень 

 

 

 

                                                                                   ...                                   1-й уровень

 

                                                    …                                                                  2-й уровень

 

 

Рис. 2. Сетевая модель данных.

 

Каждая таблица содержит фиксированный набор столбцов (полей) и переменный набор строк (записей). Каждое поле реляционной БД должно иметь уникальное имя, тип поля и другие дополнительные  характеристики, например такие, как длина, формат и т.п. Все поля в таблице должны быть однородными, т.е. все данные, содержащиеся в одном поле, должны иметь один и тот же тип, длину и т.п. В реляционных таблицах отсутствуют одинаковые строки, а порядок следования строк и столбцов может быть произвольным. Реляционная модель данных обычно состоит из нескольких таблиц, которые связываются между собой по ключевому полю – полю, однозначно определяющему соответствующую запись. Ключ может состоять из одного или нескольких полей. Каждое значение ключевого поля в пределах одной таблицы должно быть уникальным. Реляционная модель предоставляет более удобные, чем в других моделях, поиск и сортировку данных.

Примером реляционной  модели данных может служить БД, приведенная в табл.1.

 

Таблица 1 – Сведения об учениках школ города N

 

      Поле 1         Поле 2            Поле 3        Поле 4    Поле 5    Поле 6

 

№ личного дела	Ф.И.О. Учащегося	Пол	Дата рождения	Класс	Номер  школы
1001	Иванов И.И.	Муж.	12.09.85	10 а	132
1012	Петров П.П.	Муж.	23.01.86	10 а	2
1130	Сидорова С.С.	Жен.	03.08.85	10 б	132