Сущность понятия “деловая информация”. Технологии обработки деловой информации

Перечисления.

Перечисления используются в системе для описания наборов постоянных (не изменяемых пользователем) значений. Типичными примерами перечислений являются виды оплаты (наличная, безналичная, бартер), тип учредителя (юридическое лицо, физическое лицо), типы сотрудников предприятия (штатный, совместитель) и т. д.

 

 

Справочники

Предназначены для хранения сведений о множестве однотипных объектов, которые используются при ведении аналитического учета и для заполнения документов. Обычно справочниками являются списки основных средств, материалов, организаций, валют, товаров, сотрудников и другие. 1С:Предприятие поддерживает работу с многоуровневыми справочниками и подчиненными справочниками.

В режиме ведения бухгалтерского учета для обращения к справочникам предусмотрен пункт главного меню "Справочники” Помимо того, существует другой способ обращения к объектам данного вида через меню “Операции-Справочники”. 
В режиме ведения учета пользователь может вводить в справочники новые элементы, а также корректировать или удалять ранее введенные.

В большинстве справочников при вводе нового элемента любого уровня ему автоматически присваивается  код (порядковый номер во внутренней классификации), который пользователь может изменить. Уникальность кодов контролируется программой. Если справочник используется для ведения аналитического учета, он соответствует определенному виду субконто. Наименование некоторых справочников совпадают с названиями соответствующих им видов субконто. В том случае, если эти названия различны, для справочника приводится название соответствующего вида субконто.

рис. 5. Справочник «Контрагенты»

Помимо основных справочников, в типовой конфигурации широко используются подчиненные справочники. Например, справочник “Контрагенты” имеет подчиненные справочники “Расчетные счета” и “Договоры” (см. рис. 5.).

У подчиненного справочника  каждый элемент связан с конкретным элементом справочника – владельца. При работе в окне подчиненного справочника  набор просматриваемых элементов определяется текущим элементом справочника владельца. В заголовке окна подчиненного справочника после названия справочника выдается в скобках название элемента из справочника – владельца, или сообщение Не задан элемент - владелец, если справочник – владелец не открыт или в нем не выбран конкретный элемент. Большинство подчиненных справочников можно открыть из главного меню программы и из справочника – владельца. 
Прежде чем открыть подчиненный справочник, надо открыть справочник – владелец. Для открытия подчиненного справочника из справочника – владельца, в форме справочника – владельца предусмотрены соответствующие кнопки.

Документы

Для отражения любых  событий, происходящих на предприятии, а также для управления расчетами  и данными в 1С:Предприятии могут использоваться документы. Как правило, набор документов в 1С:Предприятии совпадает с набором реальных первичных документов, используемых в организации, которые требуется вводить в информационную базу: платежное поручение, счет, приходная и расходная накладная, кассовые ордера и т. д. Каждый документ имеет визуальное представление (экранную форму) и может иметь неограниченное количество реквизитов в шапке и в многострочной части, которые заполняются при его выписке (вводе в систему). Кроме того, документ обычно имеет печатную форму, которая представляет собой его «бумажный» эквивалент. Важным свойством документа является его возможность автоматически формировать бухгалтерскую операцию. Такая операция будет принадлежать документу. Операции, введенные вручную, тоже, фактически, являются документами специального вида, который так и называется — «Операция».

В режиме ведения бухучета обращение к формам ввода документов осуществляется через пункт меню “Документы” главного меню программы. 
Кроме того, система автоматически поддерживает журналы (см. п. «Журналы»)для регистрации введенных документов. Доступ к ранее введенным документам возможен посредством записей, зарегистрированных в журналах документов. Редактирование и удаление документов осуществляется из журналов документов.

Основные реквизиты формы документа:

• Документ № - вид документа и его номер.
• от – поле ввода типа дата, предназначенное для задания даты документа. Начальное заполнение производится текущей датой.
• Комментарий - текстовое поле для ввода произвольной информации по документу.
• “Действия...” - кнопка, с помощью которой производятся определенные действия по документу(см. п. Действия по документу из п. Журналы).
• “Записать” - кнопка сохранения документа без выхода из формы документа.
• “ОК” - кнопка сохранения и проведения документа с последующим закрытием и выходом из формы документа.
• Табличная часть - содержит список объектов бухучета и их свойства, к которым данный документ применяется. Заполнение табличной части документа может выполняться следующими способами:
• Обычным вводом новой строки документа (“Действия -Новая строка”);
• Способом множественного подбора из соответствующего справочника. В этом случае в форме документа должна присутствовать кнопка “Подбор...”. Для выполнения подбора следует нажать кнопку “Подбор”. В открывшемся окне справочника можно выбирать и вносить в документ элементы справочника (двойным щелчком мыши на выбранном товаре или по клавише Enter).

 

рис. 6.  Форма документа «Приходно кассовый ордер»

Журналы

Для просмотра документов в 1С:Предприятии предусмотрены журналы. Журнал документов позволяет просмотреть список документов, разделенных по видам документов, или всех документов сразу.

В режиме ведения бухгалтерского учета обратиться к списку журналов можно через меню "Операции-Журналы документов" или в главном меню "Журналы".

По каждому документу, помимо общей информации ( дата, вид, номер документа), представлена также информация, специфичная для документов конкретных видов.

Открыть уже введенный  документ для редактирования или просмотра можно из:

• журнал документов  - в котором располагаются документы нужного вида;
• общий журнал документов -  в котором располагаются документы всех видов, в этом журнале также можно просматривать документы, относящиеся к одному контрагенту;
• журнал операций – в котором располагаются бухгалтерские операции;
• журнал проводок - в котором располагаются проводки.

Для вывода на экран конкретного  журнала могут использоваться пункты главного меню или кнопки панелей инструментов программы.

Окно с журналом документов, в общем случае, представляет собой таблицу, имеющую следующие графы (колонки):

• “Документ” наименование вида документа. Отображается только в журналах, содержащих документы разных видов;
• “Тип” к какому типу учета относится данный документ;
• “Номер” номер документа;
• “Дата” дата документа;
• “Время” время оформления документа;
• “Сумма” сумма по документу;
• “Валюта” валюта документа;
• “Клиент” контрагент, на которого оформлен данный документ;
• “Фирма” от имени какой фирмы оформлен данный документ;
• “Автор” сотрудник, оформивший данный документ;
• “Склад” - склад, который указан в документе (только для накладных).

Каждая строка журнала  является ссылкой на документ. В общем журнале документов имеется группа управляющих элементов “Быстрый отбор”. Если в выпадающем списке выбрано значение “отсутствует”, в журнале видны все документы. При прочих значениях отбора в журнале остаются только документы со значением выбранного реквизита, указанным в поле значения. Значение выбирается из соответствующего справочника или списка, открывающегося по кнопке "Значение”.

Самая левая графа  журнала – служебная. В ней  различными значками обозначается состояние документа.

Действия по документу:

Во всех журналах документов есть кнопка “Действия..”. При нажатии этой кнопки открывается меню:

• “Структура подчиненности” - при выборе этого пункта открывается окно, содержащее дерево структуры подчиненности, в которую включен данный документ. Структура подчиненности может иметь несколько уровней. Для документов указываются наименование, номер, дата и сумма. Из отчета можно открыть форму любого документа, отметив его курсором и нажав клавишу Enter , или двойным щелчком мыши. Рядом с информацией о документе расположена кнопка “Журн.”. При двойном ее нажатии откроется общий журнал документов, курсор в журнале будет позиционирован на данном документе. Находясь в журнале документов, можно произвести определенные действия с документом, например, отменить проведение документа, пометить на удаление, ввести на основании данного документа подчиненный документ. После осуществления каких – либо действий с документом, можно, вернувшись в структуру подчиненности, нажать кнопку “Обновить” и получить уже измененную структуру подчиненности.
• “Отчет о движении документа” - вызывает обработку, представляющую движения документа (движения, которые произошли в регистрах после проведения документа) в виде стандартного отчета;
• “Ввод на основании” -

 Все производимые  по кнопке “Действия” действия будут относиться к тому документу в журнале, на котором находится выделение.

Отчеты

Отчеты применяются  для получения различной информации, содержащей итоги или детальную информацию, подобранную по определенным критериям. Отчеты используются как для анализа бухгалтерских итогов и движения средств (оборотно-сальдовая ведомость, журнал-ордер и т. д.), так и для формирования данных для налоговых инспекций и других инстанций (баланс, налоговая отчетность, отчеты во внебюджетные фонды). Обработки используются для выполнения различных сервисных или регламентных действий, например, индексации цен в справочниках товаров. Отчет – это объект программы, обеспечивающий формирование некоторой выходной формы документа на основании информации, содержащейся в базе данных.

В режиме ведения бухгалтерского учета обратиться к режиму формирования стандартного отчета можно через пункт главного меню программы - "Отчеты". Также список всех отчетов доступен через меню "Операции - Отчеты".

 

Стандартные отчеты

Предназначены для получения данных по бухгалтерским итогам и бухгалтерским проводкам в самых различных разрезах. Стандартные отчеты рассчитаны на работу с любым планом счетов, вне зависимости от набора и свойств конкретных счетов (наличия субсчетов, количественного и валютного учета). Стандартные отчеты могут применяться для получения итоговой и детальной информации по любым разделам бухучета. Они оперируют такими общими понятиями, как “Счет”, “Валюта” и т.д.

Приемы работы со стандартными отчетами:

Вызов отчета. Стандартные отчеты вызываются из меню “Отчеты” главного меню программы. При вызове отчета на экран выдается диалог настройки параметров отчета. В нем нужно задать значения параметров, определяющих состав данных, включаемых в отчет.

рис. 7. Настойка параметров отчета.

Формирование  отчета. Для формирования отчета следует нажать кнопку “Сформировать” или кнопку “ОК” в диалоге настройки параметров отчета. Сформированный отчет открывается в виде табличного документа.

рис. 8. Сформированный отчет

Период формирования отчетов. Во всех отчетах можно указать период, за который будут выдаваться данные бухгалтерского учета. Период задается начальной и конечной датой, которые необходимо ввести в соответствующие реквизиты диалога настройки параметров отчета. При открытии диалога настройки параметров отчета в качестве периода формирования отчета автоматически устанавливается период, указанный на закладке “Бухгалтерские итоги” в режиме настройки параметров системы (меню “Сервис - Параметры ”). Для удобства работы можно установить в параметрах системы тот период бухгалтерских итогов, который планируется использовать чаще других.

рис. 9. Настройка периода формирования отчетов.

Регламентированные  отчеты

В комплект поставки Комплексной  конфигурации входит набор отчетов, предназначенных для подготовки форм бухгалтерской отчетности, налоговых деклараций, расчетных ведомостей во внебюджетные социальные фонды, форм федерального государственного статистического наблюдения, различных справок. Для краткости такие отчеты обозначаются термином “регламентированные”, потому что внешний вид, состав показателей и правила составления этих отчетов определяется законодательством.

Использование регламентированных отчетов. Для вызова режима работы с регламентированными отчетами выберите из меню “Отчеты-Регламентированные”. На экран выдается окно режима “Регламентированные отчеты”.

В верхней части окна располагается поле для выбора группы отчетов.  Ниже поля для выбора группы отчетов располагается список отчетов этой группы. Для обращения к конкретному отчету следует установить курсор в списке на нужный отчет и нажать кнопку “Открыть” или дважды щелкнуть мышью в списке отчетов в нужной строке. При этом открывается форма регламентированного отчета.

Бухгалтерские счета

Каждый счет обладает рядом свойств и характеристик. К свойствам счетов относятся: