Сущность понятия “деловая информация”. Технологии обработки деловой информации

Кроме перечисленных  колонок, в журнале операций могут  быть и другие колонки, определенные в конфигурации. Они могут отражать дополнительные реквизиты операций или документов, которым принадлежат операции.

Самая левая графа  журнала операций является служебной  и отражает состояние операции:

 операция, введенная вручную;

 операция сформирована документом, причем, документ пока не проведен;

 операция сформирована документом, и документ уже проведен;

 операция помечена на удаление.

Журнал проводок

Журнал проводок является средством просмотра в виде списка бухгалтерских проводок введенных операций. Каждая операция содержит в себе одну или несколько проводок. Если в журнале операций можно просмотреть основные данные по операциям в списке и проводки по текущей операции, то в журнале проводок отражаются проводки, относящиеся к разным операциям.

Окно журнала  проводок

Для вывода на экран журнала  проводок могут быть использованы: пункт «Журнал проводок» главного меню «Журналы», а также другие действия, если они определены на этапе конфигурирования.

По умолчанию, журнал операций открывается при выборе пункта «Журнал проводок» главного меню «Операции».

Журнал проводок может  иметь различную форму представления, которая задастся при конфигурировании системы. Более того, может быть несколько форм представления журнала проводок. Наличие той или иной формы определяется исключительно удобством просмотра проводок в журнале.

Журнал проводок представляет собой таблицу, каждая строка которой является корреспонденцией проводки. Напомним, что проводка может содержать несколько корреспонденции, в этом случае строка журнала проводок отражает лишь часть проводки. В случае с простой проводкой строка журнала содержит непосредственно саму проводку.

В графах журнала проводок отражаются данные проводок, а также данные операций, которым проводки принадлежат. Какие именно данные будут использованы в формах представления журнала проводок, определяется в конфигурации.

Ниже перечислены названия колонок журнала проводок и их содержание. Заметим, что названия колонок могут зависеть от конкретной конфигурации.

Дата	дата операции (документа);
Время	время операции (документа);
Документ	наименование вида документа, которому принадлежит операция. Если операция вводилась вручную, то она принадлежит документу специального вида — «Операция»;
Номер	номер операции (документа). Номера операций являются фактически номерами документов, которым они принадлежат. Операции, введенные вручную, соответственно имеют отдельную нумерацию, как принадлежащие документам специального вида «Операция»;
Содержание	содержание операции. Строка, которая кратко описывает  содержание данной операции;
Сумма операции	сумма операции, то есть числовое значение, отображающее общую  или основную сумму операции. Данное значение произвольно задается пользователем при вводе операции или автоматически определяется при формировании операции документом. Сумма операции никак не влияет на бухгалтерские итоги и служит только в качестве дополнительного комментария к операции;
Номер Проводки	порядковый номер проводки, входящей в операцию. Если строка журнала проводок представляет собой корреспонденцию проводки, т. е. часть ее, то номер корреспонденции будет двойным. Первая часть номера указывает на номер проводки, вторая часть, отделенная знаком «/», указывает на номер корреспонденции. Например, номер 3/2 - это третья проводка операции, вторая корреспонденция проводки;
План Счетов	наименование плана  счетов, которому принадлежат счета дебета и кредита проводки;
Счет дебета	счет дебета проводки;
Счет кредита	счет кредита проводки
Субконто...	субконто проводки. Реально  может присутствовать несколько колонок. Во-первых, в проводке будут отражаться субконто дебета и кредита, во-вторых может использоваться многомерная аналитика, т. е. и по дебету и по кредиту будет указываться два и более значений субконто.
Валюта	наименование валюты проводки. Используется, если в конфигурации определено ведение валютного учета;
Курс	текущий курс валюты проводки (на дату операции). Используется, если в конфигурации определено ведение валютного учета;
Количество	количество проводки. Используется, если в конфигурации определено ведение количественного учета;
Вал. сумма	сумма проводки в валюте. Используется, если в конфигурации определено ведение валютного учета;
Сумма	сумма проводки

Кроме вышеперечисленных  реквизитов, журнал может содержать  и другие реквизиты проводки и операции, которые могут определены на этапе конфигурирования. Это может быть краткое содержание проводки или же номер журнала, к которому относится та или иная проводка. Например, использование номера журнала позволит разделить все многообразие проводок па группы, в зависимости от их принадлежности — проводки, относящиеся только к расчету зарплаты, проводки, отражающие учет основных средств и т. п.

Самая левая графа  журнала проводок является служебной  и содержит пиктограмму, поясняющую содержимое строки журнала проводок.

 Проводка операции, введенной вручную.

 Проводка операции, введенной через документ.

 Главная корреспонденция сложной  проводки, введенной вручную.

 Главная корреспонденция сложной  проводки, введенной через документ.

 Подчиненная корреспонденция сложной  проводки, введенной вручную.

 Подчиненная корреспонденция сложной  проводки, введенной через документ.

Вид пиктограммы может  изменяться для помеченных на удаление операций и операций, у которых отключены проводки.

При отображении субконто в проводках специальной строкой  «<…>» отображаются пустые (не выбранные) значения субконто. Это позволяет легко отличить при просмотре проводок те субконто, которые не заполнены при вводе операции, от тех субконто, которые не используются для ведения аналитического учета по конкретному счету.

Ввод и редактирование операций

Ввод операции можно осуществлять, как находясь в журнале операций, так и в журнале проводок, при этом предусмотрено несколько способов ввода. В простейшем случае операцию можно ввести «вручную», т. е. заполняя в диалоге все необходимые данные для новой операции. При этом, конечно, придется проделать много ручной работы — ввести правильно счета, объекты аналитического учета и т. д. Для облегчения занесения данных при вводе новой операции предусмотрены следующие способы:

• копирование операции;
• ввод типовой операции;
• копирование типовой операции;
• ввод документа;
• ввод операции на основании документа;

Рассмотрим подробнее  все вышеперечисленные способы  ввода.

Ввод операции вручную

Для непосредственного  ввода операции нажмите кнопку на панели инструментов окна журнала, или нажмите клавишу Ins, или в главном меню программы откройте меню «Действия», в этом меню выберите пункт «Новая»/ «Новая операция». При этом появляется диалог ввода операции.

Вид диалога  формы операции

Форма диалога задается при конфигурации системы. Диалог ввода операции содержит в себе как реквизиты операции, так и реквизиты проводки.

Так как операция может  содержать несколько проводок, то данные проводок в форме операции представлены в виде таблицы, каждая строка которой является проводкой  или корреспонденцией сложной проводки.

Заполнение  общих реквизитов операции

При вводе  операции в начале обычно заполняются  общие реквизиты операции: дата, номер, сумма, содержание и дополнительные реквизиты. Переход к вводу следующего реквизита осуществляется клавишей Enter или щелчком мыши в нужном поле диалога.

Дата новой  операции автоматически проставляется равной рабочей дате, установленной в режиме «Параметры — Общие». Если вы вводите большое количество операций за некоторую дату, отличную от рабочей, можно изменить рабочую дату в режиме настройки параметров.

Номер новой  операции присваивается автоматически, и при вводе реквизитов формы достаточно просто подтвердить подставленный номер. При записи операции номер, как правило, проверяется на уникальность (если эта возможность не отключена в конфигурации).

Сумма операции может вводиться вручную или рассчитываться программой автоматически. Текущий режим заполнения суммы операции устанавливается пользователем в параметрах системы «Сервис — Параметры — Операция — Расчет суммы операции».

Содержание  операции заполняется произвольно. В нем дается краткое описание операции. Очевидно, что при большом количестве вводимых вручную операций целесообразно выработать для себя некоторый стандарт заполнения содержания операции, который обеспечит наглядность представления операций в журнале.

Дополнительные  реквизиты операции (если таковые определены в конфигурации) заполняются в соответствии с их типами значений и назначением.

После ввода  общих реквизитов выполняется ввод проводок операции.

Ввод проводок (корреспонденций)

Рассмотрим подробнее  ввод проводок в табличную часть  формы диалога.

В данном разделе все  действия пользователя и поведение  системы описываются для случая использования балансовых счетов. Особенности ввода проводок по забалансовым счетам (то есть тем, для которых не поддерживается принцип двойной записи) отдельно рассматривается в разделе «Ввод проводок с забалансовыми счетами».

В системе 1С:Предприятие  проводки могут быть простыми и сложными. Простая проводка состоит из одной корреспонденции счетов, сложная проводка — из нескольких.

Для ввода новой  проводки или новой корреспонденции нажмите кнопки или на панели инструментов окна формы диалога, или нажмите клавишу Ins, или в главном меню программы откройте меню «Действия», в этом меню выберите пункты «Новая проводка» или «Новая корреспонденция».

Программа определяет по контексту, что в данный момент следует  вводить: проводку или корреспонденцию. Если один из счетов введенной строки не заполнен, то предполагается, что это корреспонденция, т. е. часть сложной проводки. Программа ожидает ввода продолжения проводки, т. е. следующей строки. При этом строка будет иметь двойной номер, разделенный знаком «/», например — 3/1 Первая часть номера — номер проводки, вторая часть — номер корреспонденции.

Ввод сложной проводки считается завершенным, когда сумма  главной корреспонденции равна сложенным вместе суммам подчиненных корреспонденции.

Ввод сложной проводки можно прервать, если в меню «Действия» выбрать пункт «Новая проводка». При этом сложная проводка окажется незавершенной, о чем будет сигнализировать пиктограмма стоящая слева от номера проводки.

По данной пиктограмме  легко определить статус корреспонденции — является ли она проводкой или лишь частью ее. Ниже приводятся пиктограммы, обозначающие состояние корреспонденции.

 проводка операции;

 главная корреспонденция сложной  проводки;

 подчиненная корреспонденция сложной  проводки;

 главная корреспонденция незавершенной  сложной проводки;

 подчиненная корреспонденция незавершенной сложной проводки.

В системе 1С:Предприятие  в операцию может быть введено  до 99999 проводок, в каждой из которых может быть до 99999 корреспонденций. На практике, разумеется, операции, как правило, содержат значительно меньшее количество проводок.

При вводе проводок осуществляется последовательный ввод реквизитов проводки, счетов, субконто, сумм и т. д.

Перемещение к  следующему значению осуществляется клавишей Enter.

Ввод счетов дебета и кредита проводки может выполняться как непосредственным вводом кода счета, так и выбором из плана счетов. При этом в проводке может быть введен или выбран только счет, не являющийся группой, то есть тот, который не может иметь субсчетов.

При вводе кода с клавиатуры используется маска кода счета, которая ускоряет ввод кода счета, если счет является субсчетом. Использование маски позволяет не вводить разделители кодов счетов и субсчетов и пропускать редко используемые позиции в коде счета. Использование маски устанавливается в параметрах системы («Сервис — Параметры — Бухгалтерия»). Подробное описание настройки использования маски кода счета приведено в главе «Сервисные возможности» в разделе «Установка параметров».

При непосредственном вводе  кода введенный с клавиатуры код  сверяется с планом счетов. Если такого кода нет, автоматически открывается план счетов для выбора счета. Если введенный код является группой, то также автоматически открывается план счетов и курсор устанавливается на первый субсчет введенного счета.

Если в конфигурации определено более одного плана счетов, то при вводе кода подразумевается план счетов, указанный в параметре «Основной план счетов» («Сервис — Параметры — Бухгалтерия»).

Вводимые счета дебета и кредита должны принадлежать одному плану счетов. Если в дебете или  в кредите уже введен счет, то при выборе корреспондирующего счета из плана счетов будет предлагаться тот план счетов, к которому относится уже введенный счет.

Корректные  проводки. При вводе операций система 1С:Предприятие всегда выполняет контроль правильности заполнения проводок с точки зрения механизма бухгалтерских итогов системы. Например, не допускается использование в проводках счетов, которые могут иметь субсчета или корреспонденцию забалансовых счетов с балансовыми.

Однако, кроме этого, 1С:Предприятие  имеет специальный механизм «Корректные проводки», который предназначен для контроля правильности заполнения операций с точки зрения методологии ведения бухгалтерского учета.

Для включения и выключения такого режима в списке счетов, открытом для выбора корреспондирующего счета, используется пункт меню «Корректные проводки» из меню «Операции» или кнопка панели инструментов. Если режим включен, то в список счетов, предлагаемых для выбора, включаются только счета, отобранные из корректных проводок для уже введенного в проводке счета соответственно по дебету или кредиту (в зависимости от того, выбирается кредитовый или дебетовый счет).

В зависимости от свойств  вводимых счетов будут запрашиваться  те или иные значения реквизитов проводки: значения субконто, валюта, сумма в валюте, количество.

Сумма проводки. Может вводится вручную и рассчитываться автоматически. Автоматический расчет суммы проводки определяется использованием в данной проводке количественного или валютного учета, а также установленными значениями параметров в режиме «Сервис — Параметры — Операция».

Дополнительные реквизиты  проводки (если таковые определены в конфигурации) заполняются в соответствии с их типами значений и назначением. Например, может быть определен реквизит «Комментарий» в котором вводится строка текста, кратко (одним-двумя словами) характеризующая конкретную проводку, например: «Оплата», «НДС», «Приход».