Сущность понятия “деловая информация”. Технологии обработки деловой информации

Для некоторых значений проводки допускается ввод пустых значений. Например, ввод пустых значений может быть разрешен в конфигурации для некоторых видов субконто. Для ввода пустого значения, если оно выбирается из списка (например, субконто «Организации» или валюта проводки) следует нажать клавишу Esc в момент выбора из списка. Если значение уже выбрано, то его можно стереть выбрав пункт «Значение — Очистить значение» меню «Действия». Данный пункт меню следует выбирать в момент редактирования данного значения в форме операции.

При отображении субконто в проводках специальной строкой  «<…>» отображаются пустые (не выбранные) значения субконто. Это позволяет легко отличить при просмотре операции те субконто, которые не заполнены при вводе проводки, от тех субконто, которые не используются для ведения аналитического учета по конкретному счету.

Завершение  ввода проводки или корреспонденции происходит после ввода последнего реквизита в строке или при нажатии кнопки панели инструментов.

Для отказа от ввода новой проводки нажмите клавишу Esc.

Ввод типовой  операции и копирование типовой  операции

Для автоматизации ввода  стандартных или часто используемых операций предусмотрен режим типовых операций.

Ввод типовых операций является частичной автоматизацией ввода операций и предназначен для ввода простых операций, требующих ввода нескольких проводок с расчетом их сумм. В более сложных ситуациях предпочтительнее пользоваться вводом операций с использованием документов.

Для ввода типовой  операции из журнала операций или проводок нажмите кнопку на панели инструментов окна журнала, или нажмите клавиши Ctrl+Плюс, или в главном меню программы откройте меню «Действия», в этом меню выберите пункт «Ввести типовую». При этом на экране появится список существующих типовых операций. После выбора типовой операции из списка на экране появляется диалог ввода операции.

В отличие от ввода  новой операции вручную, операция уже будет содержать проводки, при этом часть реквизитов операции и проводок будет уже заполнена значениями, определенными в шаблоне типовой операции. Как правило, будут заполнены содержание операции, счета проводок, иногда — значения субконто. Пользователю лишь остается дополнить проводки, используя предлагаемый шаблон. При этом программа будет автоматически переходить по реквизитам операции и проводок в соответствии с шаблоном типовой операции. Также будет выполняться автоматический расчет сумм проводок и других значений, если заложены соответствующие формулы в шаблоне типовой операции.

При начале ввода типовой  операции действует режим «Автозаполнение», в котором система «ведет» пользователя по реквизитам операции, требующим ввода.

В соответствии с шаблоном операции запрашиваются только недостающие значения реквизитов или те, для которых специально определен их запрос в шаблоне типовой операции. Переход к следующему вводимому значению осуществляется клавишей Enter или кнопкой панели инструментов.

После того, как все  необходимые (с точки зрения шаблона  типовой операции) реквизиты введены, активной становится кнопка, выполняющая  запись операции и закрытие окна (обычно кнопка «ОК»). То есть следующее нажатие клавиши Enter приведет к завершению ввода операции.

В любой момент можно отключить режим «Автозаполнение». Данный режим регулируется пунктом меню «Автозаполнение» и кнопкой панели инструментов. Для выключения (включения) данного режима следует выбрать указанный пункт меню или кнопку. Состояние пункта меню и кнопки показывает, включен режим в данный момент, или нет. Выключение режима автозаполнения позволяет редактировать вводимую операцию так же, как и обычную операцию. При необходимости режим «Автозаполнение» можно включить снова.

При вводе типовой  операции существует возможность использовать данные любой существующей операции для ввода типовой. Этот режим называется «Копированием типовой операции»

При использовании данного  режима программа делает попытку  внести данные в выбранную типовую операцию из существующей операции. В результате проводки новой операции могут оказаться почти полностью сформированными. В остальном копирование типовой операции ничем не отличается от ввода типовой операции.

Прежде всего, копирование  типовой операции используется для автоматической подстановки значений субконто. При этом назначение существующей операции никакой роли не играет, программа использует значения субконто необходимых видов для ввода типовой операции. Например, при вводе типовой операции, отражающей оплату, можно найти в журнале операцию, отражающую отгрузку, и копировать типовую операцию, при этом контрагент будет автоматически подставлен из проводок существующей операции.

Для копирования  типовой операции установите курсор в журнале операций или проводок на нужную операцию или проводку (которую предполагается использовать для копирования) и нажмите кнопку на панели инструментов окна журнала, или клавиши Ctrl+F9, или в главном меню программы откройте меню «Действия» в этом меню выберите пункт «Копировать типовую».

Редактирование  проводки (корреспонденции)

Для изменения уже  введенной проводки (корреспонденции) следует установить на нее курсор и нажать клавишу Enter или дважды щелкнуть мышью по реквизиту проводки. При этом курсор будет установлен для редактирования на активном реквизите проводки. После этого можно выполнить необходимые изменения. Для завершения редактирования проводки или корреспонденции следует нажать клавишу Enter или кнопку панели инструментов.

Удаление проводки (корреспонденции)

Для удалении введенной  проводки (корреспонденции) следует  установить на нее курсор и нажать клавишу Del или выбрать пункт «Удалить строку» меню «Действия», или нажать кнопку панели инструментов. При этом будет запрошено подтверждение «Удалить проводку?». Для подтверждения удаления проводки нажмите «Да».

Для удаления сложной  проводки следует перед удалением  установить курсор на первую корреспонденцию сложной проводки. При этом будут удалены все корреспонденции проводки.

Для удаления корреспонденции сложной проводки следует перед удалением поместить курсор на вторую и т. д. корреспонденцию сложной проводки. Будет выдаваться запрос «Удалить корреспонденцию?». При этом будет удалена только текущая корреспонденция.

При удалении проводки (корреспонденции) нумерация проводок (корреспонденции), следующих за удаляемой, сдвигается.

 

 

Бухгалтерские итоги

Бухгалтерские итоги  формируются за самые различные  периоды времени: за день, месяц квартал  год. Программа автоматически поддерживает их в актуальном состояние при любых изменениях вызванных вводом новых проводок (операций). Период, до которого (включительно) поддерживаются итоги устанавливается в режиме ведения бухгалтерского учета через меню “Операции-Управление бухгалтерскими итогами”. На экране выдается окно, которое позволяет определить существующую границу актуальности бухгалтерских итогов, а также установить новую границу поддержки актуальности итогов(см. рис. 14).

 

Рис. 14. Окно управления бухгалтерскими итогами

 

Текущая граница актуальности итогов указывается в верхней  строке окна. Эта граница может  быть изменена. Для этого необходимо в поле, расположенном ниже, указать год и квартал нового периода поддержки актуальности итогов и нажать кнопку “Установить расчет". Кроме того, в окне имеется кнопка “Полный перерасчет итогов”. Нажатие этой кнопки приведет к полному перерасчету всех бухгалтерских итогов от начала ввода бухгалтерских операций вплоть до установленной границы поддержки актуальности итогов.