Сущность понятия “деловая информация”. Технологии обработки деловой информации

– осуществление обработки данных самим пользователем;

– диалоговый режим взаимодействия пользователя с ЭВМ как в процессе решения задач управления, так и в процессе их проектирования.

Таким образом, АРМ в системе  управления представляет собой проблемно-ориентированный комплекс технических, программных, лингвистических (языковых) и др. средств, установленный непосредственно на рабочем месте пользователя и предназначенный для автоматизации операций взаимодействия пользователя с ЭВМ в процессе проектирования и реализации задач.

Множество известных АРМ  может быть классифицировано на основе следующих обобщенных признаков:

– функциональная сфера использования (научная деятельность, проектирование, производственно-технологические процессы, организационное управление);

– тип используемой ЭВМ (микро-, мини-, макро ЭВМ);

– режим эксплуатации (индивидуальный, групповой, сетевой);

– квалификация пользователей (профессиональные и непрофессиональные).

Внутри каждой из выделенных групп АРМ может быть проведена  более детальная классификация.

Например, АРМ организационного управления могут быть разделены на АРМ руководителей организаций и подразделений, плановых работников, работников материально-технического снабжения, бухгалтеров и др.

Деловые АРМ сближают пользователя с возможностями современной  информатики и ВТ и создают условия для работы без посредника - профессионального программиста. При этом обеспечивается как автономная работа, так и возможность связи с другими пользователями в пределах организационных структур (с учетом особенностей этих структур).

Параметрический ряд  деловых АРМ позволяет создать  единую техническую, организационную и методологическую базу компьютеризации управления. Первоначально информационная технология локализуется в пределах персонального или группового АРМ, а в последующем (при объединении АРМ средствами коммуникации) создаются АРМ сектора, отдела, учреждения и формируется коллективная технология. Тем самым достигается гибкость всей структуры и возможность наращивания информационной мощности.

Можно выделить три класса типовых АРМ:

– АРМ руководителя;

– АРМ специалиста;

– АРМ технического и вспомогательного персонала.

Состав функциональных задач и видов работ (административно-организационный, профессионально-творческий, технический) требует применения различных инструментальных средств при создании АРМ.

Например: административно-организационная работа – контроль исполнения, анализ текущего состояния дел и планирования работы. Профессионально-творческая - разработка документов, анализ информации... Техническая работа – получение, передача, хранение, печать документов, сводок,  контроль за движением документов.

Для автоматизации каждой категории работ в настоящее  время ПЭВМ оснащены различными типами ПО.

Программное обеспечение  любого АРМ подразделяется на общее  и функциональное: рис. 1

При проектировании ПО АРМ  необходимо соблюдать принцип ориентации разрабатываемых программных средств на конкретного пользователя, что должно обеспечить реализацию функций, соответствующих профессиональной ориентации АРМ. В целом, разрабатываемое ПО АРМ должно обладать свойствами гибкости, адаптивности, модифицируемости и настраиваемости на конкретное применение.

 

Рис. 1 Программное обеспечение (ПО)

 

Структуру программ бухгалтерского учета мы рассмотрим на примере программы 1С:Бухгалтерия:

– Ведение синтетического и аналитического учета применительно  к потребностям предприятия;

– Возможности ведения  количественного и многовалютного учета;

– Получение всей необходимой  отчетности и разнообразных документов по синтетическому и аналитическому учету;

– Полная настраиваемость: возможность изменять и дополнять план счетов, систему проводок, настройки аналитического учета, формы первичных документов, формы отчетности;

– Возможность автоматической печати выходных (первичных) документов.

 Программа отличается  удобством в работе, быстротой  проведения операций и легкостью освоения.

Один раз освоив универсальные  возможности программы, бухгалтер  сможет автоматизировать различные разделы учета: кассу, банк, материалы, товары, основные средства, расчеты с организациями, зарплату и т.д.

За счет полной настраиваемости  «1С:Бухгалтерия» успешно используются на малых предприятиях, в торговле, в бюджетных организациях, в СП, на заводах и т.д.

Система программ «1С:Предприятие» содержит три основных компонента: «Бухгалтерский учет», «Оперативный учет»и  «Расчет», которые основаны на единой технологической платформе, имеют схожие принципы функционирования и тесно интегрированы друг с другом. Они различаются наличием в каждом из них механизмов, являющихся специфическими для решения определенного типа задач обработки учетной информации.

Компонент «Бухгалтерский учет» ориентирован на решение задач  бухгалтерского учета, прежде всего на отражение хозяйственных операций в системе счетов бухгалтерского учета. Поэтому в нем активно используются такие специфические для бухгалтерского учета понятия, как счет, план счетов, проводка и т.д. Компонент «Расчет» ориентирован на решение задач, требующих выполнения сложных, периодически повторяющихся и взаимосвязанных в динамике расчетов (расчет заработной платы и разного рода компенсаций, расчетов стоимости заказов и т.д.). Компонент «Оперативный учет» является универсальный средством решения задач учета наличия и движения различного рода средств и ресурсов. Он может быть настроен на различные схемы учета складских запасов, взаиморасчетов, средств на расчетных счетах и в кассе, кредитов, товаров, выданных и принятых на консигнацию и т.д. Именно этот компонент и является ядром для создания прикладных решений, ориентированных на решение задач оперативного учета торговых операций. Сами по себе эти компоненты являются лишь технологической платформой для создания прикладных решений на их основе. Собственно прикладные функции, обеспечивающие решение задач учета на основе системы «1С:Предприятие», реализуются в виде так называемых конфигураций.

Важнейшим понятием системы  программ «1С:Предприятие» является понятием информационной базы.

Информационная  база – это определенная совокупность массивов данных, необходимых для решения задач учета, выполняемого конкретной конфигурацией системы программ «1С:Предприятие».

Система программ «1С:Предприятие» позволяет одновременно вести несколько информационных бах на одном компьютере. Это нужно тогда, когда требуется одновременно вести учет хозяйственных операций нескольких компаний. Различные информационные базы следует применять в случае, если это компании никак не связаны друг с другом. Если же несколько юридических лиц, ведущих обособленный бухгалтерский учет, должны рассматриваться как единая компания и требуется получать консолидированные отчеты по всей совокупности совершаемых ими хозяйственных операций, то учет лучше вести в одной информационной базе.

 

Тема 2.2 Технология компьютерного бухгалтерского учета

Данные о хозяйственных  операциях предприятия в системе 1С:Предприятие хранятся в виде операций. Каждая операция  содержит одну или несколько проводок, полностью отражающих в бухгалтерском учете хозяйственную операцию.

Каждая из проводок, в  свою  очередь, может состоять из одной или нескольких корреспонденций. Проводки, содержащие несколько корреспонденций, называются сложными. В сложных проводках дебет одного счета корреспондирует с кредитом нескольких счетов или наоборот.

Операция включает в  себя не только проводки, но и некоторую  общую часть, характеризующую ее в целом, - это содержание операции, ее общая сумма, дата, номер, а также другие реквизиты, определяемые конфигурацией.

Операции могут автоматически  формироваться документами, или  вводиться вручную. Операции, введенные  вручную, фактически являются документом специального вида «Операция», который не имеет собственно данных, как другие документы, а имеет только операцию.

Для просмотра операций в 1С:Предприятии  предусмотрено  два вида журналов –журнал операций и журнал проводок.

Журнал операций позволяет просмотреть список операций. При этом каждая операция отображается в нем одной строчкой, содержащей наиболее важную информацию, идентифицирующую операцию: дату, вид документа, содержание, сумму  операции и т.д. В журнале операций существует  возможность просмотра проводок текущей операции (той, на которой установлен курсор). Они могут выводиться как в отдельном окне, так и нижней части окна журнала операций.

Журнал проводок позволяет просмотреть список проводок, принадлежащих различным операциям, в общей последовательности. Информация в журнале проводок отображается более детально, в нем выводятся и данные самой операции, и данные проводок (дебет, кредит, количество, сумма и т.д.).

Оба журнала имеют  возможности отбора операций (проводок) по различным критериям.

В обоих журналах существуют практически одинаковый набор действий для манипулирования операциями, вызов режима ввода или редактирования операции, удаление операции и т.д. При этом все действия в журналах выполняются всегда на уровне целых операций.

И журнал проводок, и журнал операций предназначены для просмотра данных операций в виде списка, а ввод и редактирование операций всегда осуществляется в форме операции.

Форма операции вызывается всякий раз, когда необходимо ввести новую операцию, просмотреть или изменить существующую операцию. Обычно эти режимы вызываются из журналов операций или проводок. Форма операции отображается и дает возможность изменять как общие данные операции, так и проводки операции.

Редактирование операции в отдельной форме обеспечивает целостность бухгалтерской операции, с точки зрения полного отражения в бухгалтерском учете хозяйственной операции.

В системе 1С: Предприятие  журнал операций служит для просмотра  списка введенных бухгалтерских  операций. Каждая операция отображается в нем одной строчкой, содёржащей наиболее  важную информацию об операции: дату, вид документа, содержание, сумму операции и т.д. В журнале операций существует возможность просмотра проводок текущей операции.

В журнале операций, можно  просматривать как все операции, так и выборочно, руководствуясь при этом различными условиями. Так например, можно сделать «видимыми» только те операции, которые  попали в заданный временной интервал. Данная возможность присутствует в системе изначально. Остальные условия отбора операций могут быть самые различные и задаются при работе в сеансе конфигурирования.

Для вывода на экран журнала  операций могут быть использованы: пункт «Журнал операций» главного меню «Журналы», кнопка «Операции» панели инструментов, а также другие действия, определенные в конфигурации.

Журнал операций представляет собой таблицу, в колонах которой отражаются основные сведения об операции. Так как каждая операция принадлежит документу, то многие данные операции являются также и данными документа. Кроме того, в журнале могут выводиться и другие данные о документе, которому принадлежит операция.

 Названия  колонок журнала операций могут  иметь следующие названия, которые в общем-то зависят от конкретной конфигурации:

–  Дата – дата операции (документа);

– Время -  время операции (документа);

– Документ – наименование вида документа, которому принадлежит операция. Если операция вводилась вручную, то она принадлежит документу специального вида  - «Операция»;

– Номер – номер операции (документа). Номера операций являются фактическими номерами документов, которым они принадлежат. Операции, введенные вручную, соответственно имеют отдельную нумерацию как принадлежащие документам специального вида «Операция»;

– Содержание – содержание операции. Строка, которая кратко описывает содержание данной операции;

– Сумма – сумма операции – числовое значение, отображающее общую или основную сумму операции. Данное значение произвольно задается пользователем при вводе операции или автоматически определяется при формировании операции документом. Сумма операции никак не влияет на бухгалтерские итого и служит только в качестве дополнительного комментария к операции.

Кроме перечисленных  колонок, в журнале операций могут  быть и другие колонки, определенные в конфигурации. Они могут отражать дополнительные реквизиты операций или документов, которым принадлежат операции.

Если значок-состояние, выведенный в левой графе, перечеркнут, то это значит, что операция помечена на удаление.

При  желании в журнале  операций можно показывать и проводки, принадлежащие текущей операции. Для этого достаточно выбрать пункт «Показывать проводки» меню «Действия». При этом в верхней части окна будут показаны данные по операциям, а в нижней части – проводки, принадлежащие текущей операции.